企业管理采购管理办法Word文档格式.docx

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负责组织对供应商的资格确认和管理。

（三）企业管理部采购室：

负责采购活动的具体实施；

对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商的情况进行跟踪收集，并及时反馈给企业管理室；

参与对供应商的甄选；

建立采购物品及外协产品价格信息库；

负责采购物品及外协产品的交货与协调；

负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔。

（四）质量管理室：

负责对采购物品及外协产品的质量检测，建立采购物品及外协产品的质量记录；

负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系的考核，参与对供应商的甄选；

参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理。

（五）审计监察部：

负责对采购全过程的审计监察，包括制订计划、签订合同、质量验收和结帐付款等采购过程的每一环节。

（六）财务部：

采购计划及采购预算的审核；

采购物品及外协产品付款凭证的审核及采购款项的支付。

（七）仓库：

负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放。

第三章　采购计划

第六条企业管理部企业管理室负责采购计划的编制和下达。

第七条采购计划制订的依据

制订采购计划时应根据生产计划、物品需求单位的采购申请、预算、库存情况、公司资金供应情况等确定采购的先后时间表，对生产急需物品，应优先考虑。

只有出现下列情况时，才能将成品、半成品或材料外协制造。

（一）公司人员、设备不足或生产能力负荷已达饱和时。

（二）特殊零件无法购得现货，也无法自制时。

（三）协作厂商有专门性的技术或特殊工艺，利用外协加工质量较佳且价格较低。

（四）客户指定专门厂商生产加工的物品。

第八条采购申请的提出

（一）工程、产品项目需要的材料、设备（包括外协加工）等，由项目负责人根据合同及设计任务书所作的预算，结合生产进度编制材料、设备采购清单（又称“材料表”）作为采购申请。

（二）为生产所需的原材料、配套件、辅助材料、包装材料、低值易耗品等，由生产部门提出采购申请。

（三）为研究开发所需要的标准零部件和原材料，由研究开发部门提出采购申请；

（四）工具及配件、劳保用品、量检具、测量等由使用部门提出采购申请。

（五）生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、办公等需要的设备和工具，由使用部门在年初编制设备采购申请。

（六）普通办公用品、劳保用品、办公家具由行政后勤部根据使用部门需求统一编制采购申请。

（七）制造部因本部门的生产工艺、技术条件、生产饱和等因素不能对某些产品、半成品、零部件或材料进行生产而需进行外协加工由制造部计划管理员提出外协申请。

（八）计划管理员在库房管理员的配合下提出常备用料的采购申请。

（九）采购申请应注明材料的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、安装尺寸、生产厂家（参考）、交货期、是否直发现场（若直发现场，注明直发地址）。

第九条采购申请审批

请购人填完采购申请单后交所在部门总经理或授权人批准。

采购申请在合同预算范围内的，由部门总经理审批，在合同预算范围外的，按超预算的审批程序确定。

部门经理或授权人的姓名和签名样本应在企业管理室及财务部备案以待核实。

有权批准请购单的部门经理/授权人在签字批准之前应检查请购单的内容是否准确、完整，若不完整或有错误则应予以纠正。

第一十条经审批后的采购申请表由企业管理室审核汇总。

审核内容包括采购申请各栏填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。

第一十一条采购计划的制订

（一）月度常备用料的采购计划：

由企业管理室计划管理员根据仓库管理员的采购申请、库存情况及当月生产任务制定，经企业管理室经理审核后报请公司主管领导批准。

（二）其它用料的采购计划：

由企业管理室计划管理员根据各部门的采购申请制定。

经企业管理室经理审核后报请公司主管领导批准。

（三）采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司资金的安排。

（四）计划管理员应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品。

只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。

（五）如采购申请表所列物品为公司内其它部门生产产品，在质量、性能、交货期、价格相同的情况下，必须采用公司内产品，不得列入采购计划内。

（六）下达给采购室的采购清单，应分类列表，必须是经过汇总、计划后的材料清单。

（七）对于无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知请购部门。

（八）物品需求单位对于申请采购物品若需要变更规格或数量时，必须立即通知企业管理室或采购单位，及时根据实际情况更改采购计划。

（九）未列入采购计划内的物品不能进行采购。

如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门总经理审批后，由公司采购主管领导核准后才能列入采购范围。

第四章　采购实施

第一十二条采购作业的执行

采购作业由采购室根据企业管理室下达的采购计划组织实施。

采购应按照“择优、择廉、择近”的原则并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。

第一十三条采购方式的选择

采购人员应按照采购物品及外协产品的不同，分别采取以下几种方式进行采购：

定点供应商长期议价采购、比价采购和招标采购。

属于定点供应商供货范围内的物品，不管价值多少，可以直接从定点供应商处采购，不需招标。

不在定点供应商供货范围内的物品，需采用招标采购或比价采购。

（一）招标采购的物品范畴：

1.一次采购金额超过以下金额的大宗材料与设备

?

进口材料和设备≥5万元

国产检测仪表≥3万元

计算机、工控机、显示器以及附件≥5万元

二类机电产品≥2万元

变压器、电抗器≥3万元

电子类产品≥1万元

生产制造用原材料（包括硅片、钼片、管壳、钢板、铜带、散热器、绝缘材料等）≥5万元

常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等≥1万元

2.重点工程项目中的一些关键材料与设备。

3.一年内可在同一供应商处累计采购金额超过5万元的某类物品。

（二）比价采购的物品范畴：

除常用材料与设备以及符合招标采购条件的物品以外的采购，按三家以上供应商的报价加以比较，最后选择价格最低者予以订购。

第一十四条采购询价的发出

采购人员按照企业管理室下达的采购计划材料清单，参考采购物品及外协产品的市场行情、公司相关人员的信息提供、过去采购记录、厂商提供的价格资料等各种渠道的价格信息，对采购物品及外协产品的供应商进行充分的询价、议价。

（一）采购人员在询价、议价过程中必须向供应商提供足够的信息以使供应商能顺利报价，这些信息包括采购物品或外协产品的品名、规格、质量要求、数量、服务、交货期、地点、付款办法等因素。

（二）询价方式应采用书面询价，要求供应商提供签字或盖章的报价单，如只能采用电话询价方式，应获得采购室经理批准。

（三）采购人员应要求供应商在接到询价资料后７天内以书信或传真形式反馈其报价意向（若供应商拒绝报价，则应将询价资料退还给公司），若询价资料寄出后供应商没有任何答复，采购人员应打电话或电子邮件与供应商联系，问清情况（如收到询价资料与否？

）。

（四）在询价过程中供应商如要求对采购物品及外协产品内容、技术要求、规范等作进一步澄清，采购员应该协调相关人员尽快作出答复，以使供应商有充足的时间作出适当报价。

（五）属于比价采购物品范围的询价，同类、同规格产品应有三家以上的供应商的价格资料，同时应建立比价采购台帐。

台帐内容要包括：

材料名称、型号、规格、主要技术参数、分承包方的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用，并有综合分析说明和比价依据。

（六）特殊情况下允许对由采购申请人或客户指定供应商的物品进行“单一货源”询价。

这些物品包括：

研发项目、产品开发过程中的先期选点、价值低于１０００元的采购、涉及到供应商专利的物品、一次性采购、以及紧急采购等。

必要时采购室应该对单一货源在同类供应商中的竞争水准作出评估。

第一十五条询价资料的整理

（一）采购员接到供应商的报价后，要评审报价的完整性和准确性，并了解报价的详细构成，需要时应通过会议或电话沟通以弄清供应商的报价。

同时应整理收到的询价资料备查。

（二）若供应商报价的物品规格与请购物品规格略有不同或属代用品者，采购人员应在请购单上详细注明相关信息，并报经企业管理室、使用部门或请购部门同意并备案。

（三）采购员应确定一个初始目标价，以利于在随后进行的多轮谈判（3–4轮）及每轮谈判后目标价格的重新确定。

多轮谈判的过程中如果需要，可要求供应商用以成本细分的方式再次报价。

第一十六条价格核准：

（一）招标采购物品的价格由评标小组决定。

在技术性能、服务标准、付款方式相同的情况下，价格最低者中标。

如分歧较大，由公司主管领导或公司总经理决定。

（二）供应商长期报价采购物品及外协产品，在事先议定的价格范围内，由采购室经理核准；

超出议定价格范围外的，根据超出价格的多少，分别报公司主管领导或公司总经理审批。

（三）比价采购物品，一次采购金额小于1万元的，由采购室经理核准；

一次采购金额大于1万元的，由采购室经理审查后，呈公司主管领导或总经理核准。

第一十七条采购

（一）供应商及价格确定后，由采购室统一向供应商订购，发出订购单或签订采购合同。

（二）属于下列特殊情况的，可实行委托采购。

1.特殊材料与物品，采购室无法进行采购时，经公司主管领导审批后，可委托业务部门进行采购，但应严格执行本办法的相关规定。

2.工程调试人员在现场急需材料（价格低于500元），但在采购后应及时回公司经部门总经理审核签字并向企业管理室补交采购及出入库手续。

（在现场自行采购的材料累计金额在5000元以下的，经事业部总经理批准；

累计金额高于5000元，由公司主管领导批准。

）

（三）采购金额10000元以上或有附带条件的采购活动应签订合同。

（四）采购合同必须经过主管领导审批后方可盖章生效。

经招标确定的采购合同可直接盖章生效。

审批权限：

参照“资金管理办法”

（五）　采购合同应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应分送企业管理室、财务单位、验收单位等存档备查。

第一十八条交货及验收

订购后采购人员应按采购合同及公司的生产计划、工程进度对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。

无法于约定交货期内交货时，应及时通知请购部门并列入重点催办项目。

交货时一般物品由库管员负责验收，包括品质与数量的验收。

特殊物品由使用单位、质量管理室负责品质验收，库管员仅负责数量验收。

品质如有不符，应立即予以退回。

数量不符，应在检验报告中注明，要求限期补足或退款。

库管员验货后方可办理入库手续。

在执行有直发现场的采购计划单时，由现场使用者负责验收并及时将供货商发往现场的发货证明及验收证明返回到企业管理室备案，由库管员办理相关的入库手续，领用单位办理出库手续。

需提货的物品由采购员负责提货并验收，费用由用货单位支付。

入库时，库管员应根据采购合同或订单再次审核，采购物品直接给领用单位的，应有库管员或领用单位的当场审核，并及时办理出入库手续。

第一十九条付款及报销

（一）采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间由财务部统一支付。

（二）付款申请由采购人员或被委托采购人员提出。

申请付款应严格按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急。

必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票。

申请付款单上应注明预付款、已付款、余款。

按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。

（三）只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：

1．紧急采购且不能及时办理财务支付手续。

2．在外埠采购且供应商要求立即付款时；

3．在现场调试期间急需材料的采购；

4．1000元以下的零星采购。

（四）报销：

由采购人员办理报销手续。

报销凭证由采购室部门负责人、资金管理办法规定的负责人签字，经企业管理室经理审核后，直接到财务部报销。

报销单据应附上企管室下发的采购计划单和库管员盖章的入库单。

第二十条进度控制与事务联系

（一）采购实施过程中，采购室应按询价、订购、交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。

如未能按进度完成采购作业时，应撰写异常原因及预定完成日期，经主管领导审批后转送请购或使用部门，以便采取应对措施。

（二）采购物品及外协产品在使用中出现问题，采购员应负责联系供货商，处理有关质量问题的解决、退换货、索赔等事宜。

（三）外协产品生产加工过程中，相关业务部门应负责提供外协产品的设计图纸并负责对加工单位的技术支持与质量监督。

第五章　采购监控

第二十一条采购活动实行全过程、全方位的监督制度。

在制订计划、签订合同、质量验收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。

监督方式由行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，确保没有遗漏，形成严密的监督网。

第二十二条统一采购。

公司所有材料、设备、其它物品的采购，除系统集成部的技贸产品和产品开发中规格型号不明确的非标材料外，所有物品的采购由采购室统一执行，任何其它部门均无采购权。

第二十三条不相容职权分离。

采购权、价格控制权、质量验收权三权分离，各自负责，互不越位。

物料管理人员、验收人员和财务人员实行严格的封闭管理，不能与供应客户单独见面。

第二十四条采购款项由财务部统一审核支付。

第二十五条确定最佳库存量。

企业管理室计划管理员应与仓库管理员根据生产计划、物料收发存情况共同制定最佳库存量，达到既能满足生产需要，又能减少资金占用。

第六章　采购招标管理

第二十六条凡符合第十三条所规定物品的采购，均需实行招投标采购。

第二十七条招标工作由企业管理室负责组织，采购室、物品请购或使用部门、质量管理室、财务部、审计监察部等部门参与。

第二十八条招标程序

（一）招标前，按招标项目管理权限向公司主管领导提交招标报告。

报告具体内容应当包括：

招标内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、评标小组组建方案以及开标、评标的工作具体安排等；

（二）编制招标文件；

（三）发布招标信息（招标公告或投标邀请书）；

发售资格预审文件；

（四）按规定日期接受潜在投标人编制的资格预审文件；

（五）组织对潜在投标人资格预审文件进行审核；

（六）向资格预审合格的潜在投标人发售招标文件；

（七）接受投标人对招标文件有关问题要求澄清的函件，对问题进行澄清，并书面通知所有潜在投标人；

（八）组织成立评标小组，企管室为组长单位。

小组成员在中标结果确定前保密；

（九）在规定时间和地点，接受符合招标文件要求的投标文件；

　　　　以上工作在企管室监督下，由采购室具体承办。

（一十）组织开标评标会；

（一十一）在评标小组推荐的中标候选人中，确定中标人；

（一十二）发中标通知书，并将中标结果通知所有投标人；

（一十三）进行合同谈判，并与中标人订立书面合同。

第二十九条招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。

一般情况下应采用公开招标方式，采用邀请招标方式的应在采购报告中予以注明。

第三十条采用公开招标方式的项目，应当在相关媒介上发布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的办法等事宜。

发布招标公告至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔一般不少于10日。

招标公告不得限制潜在投标人的数量。

　采用邀请招标方式的，应向3个以上有投标资格的法人或其他组织发出投标邀请书。

第三十一条?

企业管理室应当组织相关部门对投标人进行资格审查并提出资格审查报告，经参审人员签字后存档备查。

资格审查不合格者不得参加投标。

第三十二条招标文件的制作与发出

（一）招标文件主要内容包括：

1．招标公告或投标邀请书；

2．投标人须知，主要包括如下内容：

招标项目概况；

招标项目名称、规格、型号、数量和批次、运输方式、交货地点、交货时间、验收方式；

有关招标文件的澄清、修改的规定；

投标人须提供的有关资格和资信证明文件的格式、内容要求；

投标报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料；

标底的确定方法；

评标的标准、方法和中标原则；

投标文件的编制要求、密封方式及报送份数；

递交投标文件的方式、地点和截止时间，与投标人进行联系的人员姓名、地址、电话号码、电子邮件；

投标保证金的金额及交付方式；

开标的时间安排和地点；

投标有效期限。

3．合同条件（通用条款和专用条款）；

4．技术规定及规范（标准）；

5．货物量、采购及报价清单；

6．安装调试和人员培训内容；

7．其他需要说明的事项。

（二）按本制度规定必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不应当少于１0日。

（三）招标文件应当按其制作成本确定售价。

第三十三条投标人应当按照招标文件的要求编写投标文件，并在招标文件规定的投标截止时间之前密封送达招标人。

在投标截止时间之前，投标人可以撤回已递交的投标文件或进行更正和补充，但应当符合招标文件的要求。

第三十四条投标人在递交投标文件的同时，应当递交投标保证金（视情况而定）。

公司与中标人签订合同后5个工作日内，应当退还投标保证金。

第三十五条开标

（一）开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

（二）开标应当按招标文件中确定的时间和地点进行。

开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人组成，上述人员对开标负责。

（三）有下列情况之一的投标文件，可以拒绝或按无效标处理：

1．标文件密封不符合招标文件要求的；

2．逾期送达的；

3．投标人法定代表人或授权代表人未参加开标会议的；

4．未按招标文件规定加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）的签字（或印鉴）的；

5．招标文件规定不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称的标记的；

6．未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键技术方案、关键工期、关键质量保证措施、投标价格的；

7．未按规定交纳投标保证金的；

8．超出招标文件规定，违反国家有关规定的；

9．投标人提供虚假资料的。

第三十六条评标

（一）评标工作由评标小组负责。

成员人数为五人以上单数，技术性很强的招标应邀请有关专家参加。

（二）评标小组成员不得与投标人有利害关系。

（三）评标小组成员名单在招标结果确定前应当保密。

（四）在一个项目中，对所有投标人评标标准和方法必须相同。

（五）评标标准分为技术标准和商务标准，一般包含以下内容：

投标价格和评标价格；

质量标准及质量管理措施；

组织供应计划；

售后服务；

投标人的业绩和资信；

财务状况。

（六）评标小组经过评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求时，可以否决所有投标，招标人应当重新组织招标。

对已参加本次投标的单位，重新参加投标不应当再收取招标文件费。

（七）评标小组应当进行秘密评审，不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。

（八）评标小组按招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐顺序。

（九）在评标过程中，评标小组可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容采取书面方式作出必要的澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。

（一十）评标小组完成评标后，应当向招标人提交评标报告，在评标小组三分之二以上成员同意的情况下,通过评标报告。

评标小组成员必须在评标报告上签字，若有不同意见，应明确记载并由其本人签字，方可作为评标报告附件。

第三十七条中标

（一）评标小组经过评审，从合格的投标人中排序推荐中标候选人。

（二）中标人的投标应当符合下列条件之一：

1．能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；

2．能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。

（三）公司可授权评标小组直接确定中标人，也可由公司经理办公会或公司主管领导根据评标小组提出的书面评标报告和推荐的中标候选人顺序确定中标人。

（四）中标人确定后，招标组织人应当在招标文件规定的有效期内以书面或口头形式通知中标人，并将中标结果通知所有未中标的投标人。

（五）中标通知发出之日起１0日内，招标人和中标人应当按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

招标人和中标人不得另行订立背离招标文件实质性内容的其他协议。

（六）当确定的中标人拒绝签订合同时，经公司经理办公会讨论决定，可与确定的候补中标人签订合同。

第三十八条定点供应商的招标选择应参照本章所规定执行。

第七章　供应商管理规定

第三十九条供应商信息收集与调查

供应商信息收集与调查由企业管理室负责组织，采购室、物品请购部门、使用部门和质量管理室等部门负责提供供应商信息及推荐合格供应商。

（一）凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填写“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。

“供应商调查表”交企业管理室审核并存档备查。

如果供应商的生产经营条件发生变化，应要求供应商及时对该表进行补充和修改。

（二）企业管理室应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。

（三）在每次供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商管理档案”，作为评审供应商业绩的资料。

第四十条供应商的评审与选择

供应商的评审由采购人员提出评审申请，经采购室经理批准后报企业管理室。

企业管理室组织采购室、质量室、各业务部门等有关人员参加评审。

（一）供应商的评审一般应在对“供应商调查表”及供应商报送的相关资料的分析基础上进行，必要时由企业管理室负责组织质量室、采购室门、物品请购部门、使用部门对供应方进行实地调查，就工艺技术，质量控制，供货能力等写出调查报告。