机关公文处理中需注意的问题和事项.docx

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机关公文处理中需注意的问题和事项

机关公文（gōngwén）处理中需注意的问题（wèntí）和事项（shìxiàng）

佚名

近年来，机关公文处理工作有了长足的进步，但仍存在着一些问题：

一是机关公文处理尚不够严谨（yánjǐn）规范的问题时有发生；二是机关公文处理中未按程序拟稿（nǐgǎo）、审核、复核、印制、归档的问题仍然存在；三是机关公文拟稿中错用文种、主题词、发文字号的问题仍比较突出。

上述问题将不利推动机关公文处理的规范化、制度化和科学化。

下面，我们结合厅机关公文处理实际，汇报有关公文处理的心得体会，不妥之处，敬请领导和同志们批评指正。

一、基本概念

（一）什么是公文？

公文是公务文书中的简称。

它是一个国家统治阶级在管理国家、处理各种公务时制作使用的文字工具。

在我国，公文是党和国家在领导党的事业和治理国家方面，用以表态意志、传递策令、沟通信息的文字工具和手段。

公文有广义和狭义之分。

从广义上讲，凡是按照一定程序和格式处理各种公务的行文都称之为公文。

因此，广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。

狭义的公文，则专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种。

其中包括1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）中所明确的14种正式公文种类——决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）中规定使用的13种正式公文种类——命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

为进一步理解和把握公文的特定含义，需要了解公文、文书、文件这三个概念之间的相互关系。

从内涵（nèihán）方面看，公文、文书、文件在许多情况下是通用的，具有同一性。

例如，文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文，公文既包括党政两大公文法规中所明确规定的各种法定公文，也包括机关常用应用文，而法定公文就是我们通常所说的“文件（wénjiàn）”。

同时，在实践中这三个概念称谓还存在使用上的习惯（xíguàn）问题，即人们一般将国家行政机关使用的文书称为“公文（gōngwén）”，而将党的机关（jīguān）使用的文书称为“文件”。

由此可见，公文、文书、文件在某种意义上是相同的，方向完全一致。

但它们之间也有一定区别，主要表现在外延上的不同，即文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围更窄。

从我厅实际出发（chūfā），我们重点分析研究国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和四川省人民政府办公厅发布的《四川省国家行政机关公文处理实施细则》（川府发〔2004〕19号）在我厅公文处理中应注意的有关问题。

（二）公文处理（chǔlǐ）的原则及要求

1．公文（gōngwén）处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2．公文处理应当坚持（jiānchí）实事求是，精简、高效的原则，做到及时（jíshí）、准确、安全。

3．公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

（三）国家行政机关的公文种类及适用范围

1．命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2．决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告

适用于向国内外宣布重要（zhòngyào）事项或者法定事项。

4．通告（tōnggào）

适用于公布社会各有关方面（fāngmiàn）应当遵守或者周知的事项。

5．通知（tōngzhī）

适用于批转（pīzhuǎn）下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6．通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示

适用于向上级机关请求指示，批准。

10．批复

适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

适用（shìyòng）于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题（wèntí），请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

适用于记载、传达会议（huìyì）情况和议定事项。

（四）国家行政机关（jīguān）公文的分类

1．按公文的来源（láiyuán）分收文和发文。

2．按行文关系分为上行文、平行文、下行文。

（1）上行文：

指下级机关向上级机关报送的公文。

如报告、请示等。

（2）平行文：

指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。

如议案、函、通知、通告等，会议纪要有时也可作为平行文。

（3）下行文：

指上级机关向所属下级机关发送的公文。

如命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、会议纪要等。

特别需要说明的是，意见可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。

无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。

通知、通告、会议纪要可以用于平行文和下行文。

用于平行文的通知、通告、会议纪要主要涉及需要周知性的有关事项。

3．按性质（xìngzhì）、作用分为指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

（1）指挥（zhǐhuī）性公文：

指上级机关（jīguān）制发的对下级机关进行组织、指挥、协调和管理的公文。

主要有命令（令）、决定（juédìng）、通知、批复等。

（2）公布性公文：

指将有关事项与要求，通过新闻媒体或张贴等形式发布（fābù）的公文。

主要有公告、通告等。

（3）报请性公文：

指向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议或意见，请求指示或批准的公文。

主要有报告、请示等。

（4）知照性公文：

指通知、关照类公文。

主要有决定、公告、通告、通知。

（5）记录性公文：

指以记载公务活动、归纳会议精神、议定事项等情况的公文。

主要有会议纪要。

4．按时限要求分为特急公文、紧急公文、常规公文。

5．按保密要求分为保密公文和非保密公文。

二、机关常用公文写作中的注意事项

（一）通知

1．文种特征

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。

通知的使用范围最广、使用频率最高。

按照通知的内容（nèiróng）及作用分为（fēnwéi）以下（yǐxià）四类：

（1）指示性通知。

主要是上级机关（jīguān）向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知。

（2）转文性通知。

上级机关向下转文，必须标注主送机关，说明转文目的，并对受文机关提出执行（zhíxíng）要求。

具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。

（3）事务性通知。

用来传达、安排事务性工作的通知。

如会议通知、机构变动通知，更改名称通知、启用印章通知等。

（4）任免通知。

上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。

2．结构模式

（1）标题。

通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。

（2）主送机关。

要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。

对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。

（3）正文

A．指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语（特殊表述可不用尾语）构成。

B．转文性通知主要分二种写法，一是简写式，直接写明转文的原因，依据或目的，提出转文的一般性要求。

二是繁写式。

在简写式的基础上，强调二点，一是被转公文所涉及工作的重要性，二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。

C．事务性通知。

大致由通知的背景、根据及目的（mùdì），通知的事项，通知的尾语三部分组成。

D．任免通知。

大致（dàzhì）由任免依据和任免事项二部分组成。

（二）报告（bàogào）

1．文种（wénzhǒnɡ）特征

报告（bàogào）是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。

报告可依据不同的标准进行多角度划分。

按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。

2．结构模式

（1）标题。

通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。

（2）报告引据。

这部分是报告正文的开头。

要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。

然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。

（3）报告事项。

这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。

撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。

如是答复上级机关的询问（xúnwèn）和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到（yùdào）的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。

如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。

（4）结尾。

报告的结尾一般有较为（jiàowéi）固定的结语，常用的有“特此（tècǐ）报告”等，要另起一段，独占（dúzhàn）一行。

3．写作要点

（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。

写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。

写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。

（2）篇幅要简短，用语要精炼。

（3）报告一般采用以下三段式写法：

A．情况——做法——问题（意见）；

B．做法——问题——今后意见；

C．情况（qíngkuàng）——问题（wèntí）——今后（jīnhòu）意见；

D．情况（qíngkuàng）——原因（yuányīn）（责任）——下一步打算；

E．情况——原因——责任及处理意见；

F．情况——问题——建议等。

撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。

但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。

（三）请示

1．文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。

请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。

各机关都有自己的职权范围，对属于超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。

请示文种的分类比较复杂。

从不同的角度，依据不同的标准可以将其分成不同的种类。

为方便起见，我们从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：

一是批准性请示。

即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。

二是批转性请示。

此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。

2．结构（jiégòu）模式

请示的内容结构（j