销售合同档案管理文档格式.docx

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合同档案管理规定

一、目的

为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。

二、范围

本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。

三、责任部门及责任人

合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；

定期对部门内的合同档案进行清理核对；

合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。

四、合同档案流转管理

（一）合同资料提交管理：

1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。

2、提交的合同资料符合以下要求：

（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；

如有修改，必须加盖相应的合同修正章。

（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。

（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；

特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。

（4）修改协议的提交：

营业科室需提交修改协议书3

份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。

（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。

（二）、合同资料移交管理：

1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：

（1）合同资料的移交：

2、移交流程：

（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；

（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。

3、移交合同签收要求

（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。

（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。

五、合同资料归档管理

1、合同档案编号及排列归定

（1）合同号编制：

归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。

（2）柜编号：

合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：

A、B...AA、AB

柜等。

（3）盒编号：

按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。

（4）合同档案排序：

按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。

（5）合同的整理单位：

归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

（6）一份完整的合同的装订顺序：

电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。

2、合同档案电子化检索编制及执行

（1）编制目的：

电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。

（2）期望效果：

可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。

（3）更新时间：

每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。

（4）相关信息：

入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。

3、保管事项

1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。

2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。

3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。

每天下班前要检查门窗是否锁好。

4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；

特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。

六、合同档案借阅规定

本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、

涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：

1、内部查阅：

即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。

需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。

2、外借使用：

即借阅人将合同资料原件带出公司使用

（1）由借阅人员在0A系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；

（2）

借阅人员科室领导审批；

（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；

（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借

阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；

如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。

（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。

七、合同档案保密规定

1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。

2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；

非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。

八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。

合同管理科

XX年5月10日

附表：

1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用

2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）即资料欠补详细情况6、合同提

交登记表（二级子表）即资料收取详细情况7、合同

修改登记表（二级子表）即合同修改资料情况8、合

同移交登记表（二级子表）即资料移交详细情况9、

合同借阅记录薄（二级子表）即资料借阅详细情况

10、合同内附记录（综合三级子表）单个合同内

附入库、修改、补交、借阅详细情况

篇四：

浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性

龙源期刊.cn浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性作者：

李莹

来源：

《商业文化》XX年第05期

目前，油田企业的合同管理工作存在着很多问题，在一定程度上影响了企业之间的关系，同样对市场秩序和社会秩序的稳定造成了伤害。

本文主要简述合同档案管理中存在的问题，并提出相应的整改措施，以此保证油田合同档案管理的有效性和公平性。

合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。

采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。

一、合同档案建立的必要性

夕卜部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。

随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。

而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。

其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都

需要通过合同档案进行处理和解决。

因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。

二、油田企业合同档案管理存在的问题

（一）难以收集合同档案资料合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。

在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。

在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。

而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。

具有流程复杂，周期长等特点。

在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。

所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。

（二）企业对合同档案管理缺少重视在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收

篇五：

档案管理制度与销售合同签订流程

档案管理制度与销售合同签订流程（XX-10-07

14:

47:

01）

标签：

合同签订销售合同档案管理客户资料分类：

销售管理档案管理制度与销售合同签订流程

马到

一、设计目的

1、增强合同签订的规范性，降低履约风险；

2、完善并及时修正客户档案；

3、加强公司对销售过程的全面监控能力。

二、档案管理的原则与内容

（一）客户档案管理的原则

1、详尽务实：

每一个与我司有合作关系的客户，均应建立健全客户档案；

客户资料力求详尽、全面、具体；

2、动态管理：

每月对客户资料的真实性及有效性做一次评估，力求客户资料能真实反映出客户经营状况的变化。

（二）客户档案管理的内容

1、客户资料及其他基本资料

（1）客户资料：

客户类别、名称、地址、联系电话、经营项目、经营规模、经营时间、信用级别、付款方式、所需产品种类、产品月需求量、供应商结构（我司占多大份额）毛利率标准；

（2）其他基本资料：

营业执照复印件、采购合同、补充采购合同、各项证明书、税务登记证复印件。

2、客户特征资料：

资金实力、固定资产、厂房所有权、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、内部管理状况、经营历史等；

3、业务状况资料：

财务表现、销售变动趋势、内部人员素质品行、与本公司的业务关系及合作态度。

三、档案资料的存放、查阅与修正1、档案资料统一存放于客户服务部客户档案文件柜中，必须分类准确、标识清楚、便于查阅。

2、部门经理以上人员有权查阅档案资料内容，并可提出对档案资料的完善性意见；

商务经理或其他人员取阅客户档案，应征得部门主管/经理的批准。

3、各销售部经理应定期将新成交客户档案资料送交客户服务部存档。

四、销售合同签订流程

1、针对对象：

根据我司销售管理需要，凡拟长期合作的客户，均应与之签订采购合同，约定有关事项。

2、考察资信：

待签订采购合同的客户，必须经商务经理及部门经理实地考察核实；

重点客户，应经副总以上领导核实。

3、确定条款：

采购合同的基本内容，以我司的范式合同内容或与客户协商约定好的内容为准。

采购合同的内容审核由部门经理负责。

经审核拟签订的采购合同，必须客观、平等，签约双方彼此具备均衡的权利与责任，不得有不适当的偏向。

4、签字盖章：

采购合同的签字盖章由公司总经理负责。

拟签字盖章的采购合同应当附有客户基本资料；

重要客户，应当同时附有客户特征资料，以便公司权衡判断履约风险与客户成交价值。

5、客户优先：

经审核无误的采购合同，一般先由客户方签字盖章。

6、履约管理：

合同的履行监督由商务经理负责，保证合同签订双方严格履行合同中约定的责任与义务。

7、异常情况：

双方履约过程中发生的异常情况，应及时协商处理。

8、变更与终止：

如采购合同确需变更或签订补充协议，由各销售部经理负责与客户协商；

合同到期终止，双方应对是否继续合作进行协商。

篇六：

合同档案管理实施细则（试行）合同档案管理实施细则

1目的

为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现合同档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据公司《档案管理制度》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本实施细则。

2范围

适用于全公司范围内文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。

3职责

总经办：

负责组织档案管理制度的制定和修订；

负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；

负责公司合同档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。

发生合同的各部门负责人：

对本部门合同档案的收集、整理、保管、移交工作负责，对本单位的合同档案工作进行监督、检查、指导和考核。

发生合同的各部门档案管理人员：

负责合同档案收集、整理档案资料按要求对合同档案进行移交；

对本单位合同档案完整性、归档质量负责。

要求合同签订后3个工作日内原件移交给总经办档案室，并随附合同会签审批单、附件、说明等（如有）。

4术语定义收集：

指档案接收及征集档案的活动。

归档：

指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案保存的过程。

整理：

指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

编目：

指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织

成目录的过程

案卷：

由互有联系文件按相同类目（二级、三级类目）组合成的档案宗卷。

（详见案卷目录）

案卷目录：

指以全宗为单位登记案卷，按二级类目进行分类的，按类目次序编排而成的一种档案台账目录。

卷内文件目录：

指案卷内合同档案按排列次序的表格，排列在相同类目卷内文件之前。

备考表：

卷内合同状况的记录单，排列在卷内合同文件之后。

编件号：

是合同归档在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份合同编一个件号。

在合同档案中，为卷内目录的序号。

5细则内容总则合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同、销售类客户档案合同）。

归档主体、范围及保管期限归档主体：

合同档案按全宗收集归档。

归档范围：

合同档案归档范围包括：

合同（包括附表）；

合同会签审批表（须从0A内打印）；

合同订立与履行过程中的所有书面材料。

详见《档案归档范围及分类编号表》。

保管期限：

合同类档案保管期限分别为：

永久、30年、

10年。

收集经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附表由职能部门合同经办人交付公司档案管理员及时归档；

各相关部门及人员可留复印件留档。

合同档案在档案形成后3个工作日内移交档案室归档。

整理

档案的整理工作是按照一定的原则建立档案实体的管理次序。

按二、三、四级类目，装订、分类、排列、编号、编目和装盒上架八个环节进行。

装订：

以“件”为单位进行装订。

1一般以一份合同文件为一件。

2归档文件属永久保存的，拆除金属钉，须用线在文件的左侧装订，属30年、10年的可不再用线装订，可用不朽钢钉装订。

装订方法应尽量不破坏档案原貌。

3凡文件尺寸大于A4纸张规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪；

破损的，要按A4纸张规格另加纸进行裱糊。

（注:

小于A4的不加边）

4归档的文件应为原件。

确因故无法找到原件的，在用副本或复印件代替时，应附有证明作用的文件材料。

复印件一般不归档，公文传递过程中重要的传真件、复印件，如无原件，可进行归档。

分类

按照合同档案的二级类目、三级类目、四级类目依次划分。

排列

对同一类四级类目下的合同文件按时间顺序进行排列，排列顺序应相对固定。

编号

按照合同档案的二级类目、三级类目、四级类目依次排列后编写流水号

编目

合同档案档号：

全宗号—一级类目号•二级类目•三级

类目•四级类目号一案卷号01-G•X•XX-XX-XXXX

案卷号（1〜9999）

四级类目号（01、02、03、04、05、06）

三级类目（例：

房建•信华城一期、房建•安置房及酒店）

二级类目号（1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类）一级类目号（G）

全宗号（01）

一级类目号：

G（合同类）

二级类目号：

1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类三级类目号：

1管理类分为：

1资产类，2融资类，3其他类

2房建类，3酒店类，4市政类：

按照工程项目的编号，详见附表《项目编号对照表》

四级类目号：

01土地类，02前期类，03施工类，04采购类，05环境，06营销类

案卷号：

同一四级类目合同档案，归类后同一类目的归档案卷从1开始编写流水号

指编制案卷内文件目录，即合同档案案卷内文件目录（具体格式见《合同档案卷内文件目录》），包括：

1序号：

案卷内文件排列顺序号。

2档号：

即合同档案四级目录的档案编号。

2签约方：

与信华置业公司签约的签约单位或个人，一般为乙方。

3合同编号：

合同的编号。

4合同名称：

即关于xxx的合同。

5合同金额：

合同具体签订的金额，默认为人民币的金额，保留两位小数点。

如，单位默认为元。

6部门：

合同形成的部门或主办部门。

7签订日期：

合同正式签订的时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。

例如：

XX0101。

⑧页数：

为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。

⑨备注：

用于填写需要说明的情况，如原件或者复印件。

卷内文件目录一式二份，一份放在盒中，另一份作为手工检索工具。

装盒

①将完成上述流程的文件按档案类目顺序及案卷号次序装入档案盒。

②填写备考表（具体格式参见《合同档案备考表》，盒内文件材料情况栏主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

整理人、检查人、整理时间填写齐全。

③合同档案盒可用工程档案盒代替。

上架由档案管理人员将档案实体按相对固定的顺序，按组卷顺序从上到下、从左到右排列上架。

档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。

6附则

本制度的最终解释权归总经办。

对未按本实施细则执行档案管理的单位责任人员，按公

司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。

7附表

《合同档案卷内文件目录》

《合同档案备考表》