采购管理培训教材一Word格式文档下载.docx

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使用采购订单包括两件主要工作：

1.创建采购单

-进入供应商和订单资料

-进入需购买的产品和服务

2.过帐采购单

-采购订单过帐

-收货列表过帐

-送货单过帐

-发票过帐

系统自动针对用户对采购订单的操作完成以下的项目:

∙计算相关的税费

∙更新存货价值

∙查证貸項

∙操作错误提醒

∙更新可付帐户

∙更新总分类帐

∙Axapta确定以贸易协议为依据的正确价格，数量优惠和折扣优惠等

供应商资料维护

1.创建供应商主记录

∙供应商资料维护

∙供应商外部物料维护

∙供应商采购记录查询

∙供应商采购预测

1.1.操作采购订单各功能

采购单组件提供所需要运行工作相关的所有工具，采购订单界面有两种显示模式，一种为当前订单模式，另一种为订单列表模式提供如下相关操作功能：

∙采购订单

∙各类单据过帐

∙税金及各项杂费设置

∙采购价格，折扣的贸易协议。

∙采购订单统计

∙相关库存查询

1.2.使用采购单

以下列举了使用采购订单时可能产生的动作：

∙采购订单下达

∙采购订单退货

∙供应商送货单

∙内部收货列表

∙供应商发票

∙订单超交及短交情况

∙采购订单供货时间表

∙其它杂项收费

∙查询

∙统计

∙相关报表

1.3.了解采购程序

Axapta对采购过程中的每一阶段:

阶段

工作

采购订单下达

输入采购单并联络供应商

供应商送货单

输入货物资料（发货单）

供应商付款

记录及更新供应商的发票

采购单通常按以下方式建立：

∙进入采购订单模块，手动建立采购订单。

∙进入销售订单模块，从销售单复制建立采购订单。

∙进入主生产计划模块，将MRP计算后系统将生成计划采购订单转换建立采购订单。

∙从己有采购订单复制建立采购单。

进入采购单以后，收集和标示报价。

产品验证之后，收集供应商的订单，并将购买文件送出。

当货物到达的时候,比对订单中的质量和价格差异。

除此之外，在系统将资料传送到应付帐目之前，发票将与采购订单比较。

并针对可支付运输费，税和其它的费用进行统一计算并根据用户的指定进行分配，甚至可以分配到某一采购订单行的货物款项中分配这些费用。

1.4.了解数据流

采购订单把有关的模块相连，从而提供有效的数据流给Axapta系统。

采购订单数据关系到：

∙应付帐款管理

∙库存管理之存货管理

∙总分类帐管理

采购单中主要的表格是采购输入表，但是模块也参考了应付帐款中的供应商资料，以及库存管理之存货模块的货物表格。

创建采购单而且进入供应商号码的时候，系统从供应商表格中提取资料，例如付款方法，送货协议，付款时间和现金折扣等都将自动带入到采购订单中。

最终在应付帐款中创建一个供应商交易项。

创建采购订单行时，每当用户输入一个货物号码时，系统自动从库存管理之物表项资料表中提取资料，例如货物描述，外部物料描述，价格情况和存货地点将自动带入到采购订单中。

2.采购价格的设定

本部分解释采购价格的设定程序。

同一物料对不同的供应商、不同的数量可设定不同的价格，不同的价格折扣。

同一供应商也可对不同的物料、不同的物料数量设定不同的采购价格、不同的价格折扣。

对于同一张订单的不同的订单行可设定不同物料不同数量的价格行折扣，多行订单可设定采购物料总数达到一定数量后可得到的价格的多重行折扣；

可设定当订单总金额达到一定数额时可得到的价格总折扣。

在Axapta里价格折扣以折扣（单价直接减去）和折扣百分比（单价减折扣后直接相乘）的形式表示。

采购价格的确认，我们常通过贸易协议来保存与供应商协定的采购价格和折扣信息，系统的处理过程中我们通过贸易协议日记帐来进行录入操作，通过过帐功能进行审核采购价格和折扣信息。

当新的采购订单建立，在新的采购订单行中选择需采购的物料，系统将标准采购价格从物料主文件之价格折扣-采购价格中提取价格，输入采购数量，系统将再次从贸易协议中搜索与供应商匹配的价格协定信息，然后将自动从搜寻出的信息中找出适合适当前采购数量的价格或折扣信息。

2.1.日记帐方式创建采购价格贸易协议的基本步骤:

1）在图2—1单击应付帐款。

2）进入日记帐,价格/折扣,贸易协议日记帐

3）在图2—2建立一个新的贸易协议日记帐。

4）单击贸易协议。

出现贸易协议日记帐

5）图2-2中按Ctrl+N或新建图标以建立一条采购贸易协议日记帐。

日记帐类别可为价格或折扣。

图2—1

图2—2

6）新创建的日记帐项目完成后，点击行按钮。

进入图2-3

7）选取价格所用的货币、供应商（帐户代码）（如果针对所有供应商则在帐户代码中选全部、针对分组供应商则选组、单个供应商则选表，再在帐户选择中选取指定的供应商）、物料的配置、物料采用的计量单位、价格的起止日期（不选表示所有日期），输入价格和相对应的数量（不输入则表示任何数量都是一个价格）。

8）输入价格单位（默认为1），如有需要输入其它收费价格和交货的提前天数。

9）对不同的供应商、数量要设定不同的价格则重复6—8步即可。

图2—3

10）输入完毕后过帐该贸易协议日记帐以使之生效

2.2.直接设定采购价格贸易协议的基本步骤:

1）在图2-4单击库存管理。

2）双击物料，出现图2-5。

3）在图2—5选择要设定价格的项目。

4）单击贸易协定。

5）在出现的下拉菜单中选取采购价格，出现图2-6

图2-4

图2—5

6）在图2—6按CTRL+N或按新建键创立新的价格行。

7）选取价格所用的货币、供应商（帐户代码）（如果针对所有供应商则在帐户代码中选全部、针对分组供应商则选组、单个供应商则选表，再在帐户选择中选取指定的供应商）、项目的配置、项目单位、价格的起止日期（不选表示所有日期），输入价格和相对应的数量（不输入则表示任何数量都是一个价格）。

图2—6

2.2.采购订单中行折扣的创建:

1）在图2-5中选取行折扣（上面的第5步）出现图2—7。

2）图2—7按CTRL+N或按新建键创立新的价格行。

3）选取价格所用的货币、供应商（帐户代码）（如果针对所有供应商则在帐户代码中选全部、针对分组供应商则选组、单个供应商则选表，再在帐户选择中选取指定的供应商）、项目的配置、项目单位、折扣的起止日期（不选表示所有日期），输入折扣和相对应的数量（不输入则表示任何数量都是一个折扣）。

4）输入折扣百分率1（默认为0）和折扣百分率2（默认为0），折扣百分率1和折扣百分率2是一种累计关系。

5）对不同的供应商、数量要设定不同的价格折扣则重复2—4步即可。

图2—7

2.3.多重行折扣的创建

多重行折扣是针对物料组或全部物料，在采购订单所包括的物料采购数量达到一定量时所享有的折扣。

1）在图2-5中选取多重行折扣出现图2—8。

2）图2—8按CTRL+N或按新建键创立新的价格行。

3）选取价格所用的货币、供应商（帐户代码）（如果针对所有供应商则在帐户代码中选全部、针对分组供应商则选组）、折扣的起止日期（不选表示所有日期），输入折扣和相对应的数量。

4）输入折扣百分率1（默认为0）和折扣百分率2（默认为0）。

5）不同的量要设定不同的价格折扣则重复2—4步即可。

图2—8

2.4.总折扣的创建

总折扣是针对采购单的总金额达到一定的数量可享有的折扣

1）在图2—5中选取总折扣出现图2—9。

2）在图2—9按CTRL+N或按新建键创立新的价格行。

3）选取价格所用的货币、供应商（帐户代码）（如果针对所有供应商则在帐户代码中选全部、针对分组供应商则选组、单个供应商则选表，再在帐户选择中选取指定的供应商）、折扣的起止日期（不选表示所有日期），输入折扣和相对应的金额。

5）不同的供应商、金额要设定不同的价格折扣则重复2—4步即可。

图2-9

2.5.设置价格/折扣组别

可以设置使用相同价格和折扣的供应商组别,这样可以区别不同的供应商类型。

这些组别可以是价格组别、单栏折扣组别、多栏折扣组别和全部折扣组别。

供应商价格组别跟供应商表格中的供应商帐户放在一起。

确定用于各组别的货物价格和折扣，这些组别来自基于货物的项目表中的贸易协议，或者来自基于供应商的供应商表中的贸易协议。

设置供应商价格/折扣组别

1）从应付帐款菜单中选择设置项目下地的价格/折扣，然后再选择价格/折扣组别。

2）从文本框的清单中选择需要创建的价格或折扣组别类型。

3）在价格组别栏中，输入价格/折扣组别的字母或数字标记。

使用容易识别的价格或折扣组别类型标记。

例如，使用DISTRIB表示分配价格（供应商），或者RETAIL表示零售价（供应商）。

4）在名称栏中输入有关价格/折扣组别的简介。

例如，RETAILERPRICE。

5）为每一组别以及需要创建的每一特定价格或折扣类型重复第二至第四步。

见图2-10

图2-10

2.6.启动价格和折扣

Axapta将使用需填写的配置组合，来快速确定将运用价格或折扣的供应商和货物的组合方式。

1）从应付帐款菜单中选择设置,价格/折扣,启动价格/折扣

2）窗口将显示价格，行折扣，多行折扣，总折扣四个卡片并分别以组中的方示排其对应关系如图2-11所示：

根据以上图例中各种项目的一一对应关系选择您所需要的启动的对应项目，包括供应商，供应商组，所有供应商与之对应的物料，物料组，所有物料的价格，行折扣，总折扣。

三重的对应的关系。

图2-11

3.了解各种其它收费

各种其它收费可能包括船运费、运输费、保险费、交通保险费，回收费，额外包装费，邮费。

3.1.建立各项其它收费代码

建立采购单登记过程中出现的各项其它收费的代码

1）从应付帐款菜单中选择设置，杂项收费，然后再选择杂项收费代码，出现图3-1

图3-1

2）在杂项收费代码栏中输入各项代码的字母或数字标记。

标记应能容易识别，例如用货物来表示交通费用。

3）在描述栏，输入对于费用的简介。

4）项目税组任何收费可能有关的货物税。

5）在过账页面中完成以下设置,如图3-2所示：

图3-2

字段

动作

借方账目

条件是已经在DEBIT类型栏中选择了分类帐户。

通常在为了已付费用，比如运输费，装船费和保险费时使用这个分类帐户。

借方类型

表示要选择收费的类型。

供应商收费中，不宜使用。

帐目登记分类帐户，条件是已经在DEBIT类型栏中选择了分类帐户。

使用

情形

供应商

供应商在发票中进行收费，然后公司将包括了供应商总结帐户收费的全部发票金额过账。

分类帐户

公司将货物输入到借方类型栏中，来给货物成本价格增收费用，这些费用不包括在供应商发票中。

这一收费被记录在借方帐户中的货物接收帐户，并记录在公司指定在貸項帐户栏中。

贷方过账

貸項过账表明交易类型与收费相同，例如运输费，关税费，保险费等

贷方账目

条件是已在貸項类型栏中选择了分类帐户

6）还可以点击语言文本按键，输入需要显示在各项其它收费中的文本。

3.2.建立各项其它收费组别

可建立各项收费组别，来处理同时出现的收费问题。

1）从应付帐款菜单中选择设置，其它收费，然后再选择其它收费组（混杂卖主收费组，混杂项目收费组）。

出现图3-3

图3-3

2）分物料类别和供应商类别在各项其它收费组别栏中输入各其它收费组的字母或数字标记。

3）在描述栏中，输入各项其它收费组的简介。