努力提高档案信息化处理工作质量服务局中心工作Word文档下载推荐.docx
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有些文件是《广州市规划局规划管理业务档案整理规范》的《规划管理档案归档内容及文件排列顺序》没有罗列和说明的……等等业务上理解不同，导致在文件排序上出现差别。
解决建议是简化整理，不要教条地规定哪份文件一定放在哪份文件后面，只按大原则排列：
结论性文件、规划局办案过程文件，上级领导批示，建设单位递交材料，照片，图纸，附件。
4.编目不规范。
编码、备考表随意涂改等。
应加强监管。
示例如下，附图3为正确更改方法：
附图1（乱画）附图2（涂改液改后）附图3（正确）
5.装订不牢固、档案盒脊背上的信息与盒内实体案不符等。
原因是装订工作人员流动性较大，工作态度、业务水平参差不齐。
解决措施是加强业务培训和工作监管，附件也应用订书钉钉牢固，不能随意捆绑、散落。
二、档案著录方面
1.著录信息不准确。
错别字、乱码、采集错误等。
2.著录信息不齐全。
漏输、少输等。
少输是著录系统字段字符的限制，致使部分信息不能完整保存。
一个案卷不仅要著录立案号、发文号、单位、地址、相关发文号等案卷信息；
著录面积、层数、栋数、规格等项目专业信息；
还要著录每份文件题名材料、文号、时间、页码等等文件信息。
需著录的信息量太大，需信息化处理的案卷工作量太大，一直以来只有精力追求产量，自做自检，验收环节缺失，奖惩不明，容易造成质量不高。
例子：
（著录错误，按照下图修正。
文号输错：
D6.1分类对应“穗规验证”类发文号；
建设位置所属区域选择错误：
区号08是番禺区，不是荔湾区；
项目名称漏输。
）
（正确）
三、档案数字化扫描方面
我们扫描的质量要求是与原件相符，但遇到以下情况，必须靠经验判断，扫描时单张手动调整合适的色调，才能保证扫描影像既清洁、看得清也印得清。
但这会影响批量设置扫描参数，如果存在很多需要根据原件对比度、大小等不同情况手动调整扫描参数的情况，会使扫描速度和产量大受影响。
解决措施：
1.要加强与发证处室、分局的沟通，取得归档文件形成单位的支持和配合，重视归档文件的质量。
2.要加强档案信息化从业人员的业务交流和质量监管。
3.是无法解决时，在扫描影像右下角加注：
原件不清晰。
（一）电子件模糊，原因有:
1、原文不清晰、原文色浅。
如许可证，因为打印机和色带原因，套打印出来的许可证，审批结论内容字迹太浅。
虽肉眼观看没有问题，却影响存档和扫描质量。
示例如下：
图1（原图）
图2（手动调色合适）
图3（手动调色太深）
2、纸质差、字迹材料不耐久。
历史档案存在热敏纸、油纸、复写纸、铅笔字迹等。
以下是热敏纸扫描效果示例：
（热敏纸原件） （热敏纸手动调深颜色后）
（二）彩色扫描的图纸，以黑白打印出来不清楚。
《广州市城建档案馆纸质档案数字化技术要求（试行）》第4.2.3条规定：
“规划局红头、红印章文件、用地红线图、规划彩图及经鉴定需要彩色扫描的采用彩色模式。
”。
所以部分图纸彩色扫描是必须的，如何平衡视觉利用和打印利用的矛盾，解决措施如下：
1.指导分局打印彩色扫描图纸时，或是用彩色打印机出图。
或是先运用Photoshoup软件去除彩色图像的底色，再黑白打印。
2.加强档案信息化从业人员学习教育，分辨清楚用地红线图和规划彩图。
3.加强质量监管，严格执行技术标准。
除用地红线图和规划彩图外需彩色扫描的，行使审批流程。
（三）大幅面图纸经分幅扫描后，图像对接不上。
或分幅扫描的图像，打印出来后拼接不上。
规划管理业务档案中，有部分图纸超大幅面、超长、不规则（如下图1）。
横竖尺寸都超过了A0，无法通过大型图纸扫描仪，必须对原图进行处理。
以前的做法是先对大幅面图纸进行分幅裁切（如图2），分别扫描后，再用透明胶把原图粘贴回来。
因工作量巨大，扫描图像不拼接，只在图像右下角标注文字：
第**页的分幅图1、第**页的分幅图2……。
经研究，发现导致图像拼接不上的原因，一是对扫描图像进行了裁边等编辑处理。
而一切的编辑处理，都会影响图像参数变化，导致打印出来的图纸大小、位置发生变化。
两张图纸的图像参数不一致，就会拼接不上。
二则可能是打印时对两副图像的输出尺寸、规格的选择不一致，打印件出来也拼接不上。
1.是尽量不要对原件裁切，采用折叠分幅。
分幅需保持一定的重叠部分。
2.是分幅扫描图像不做裁白边等编辑处理，保持分幅图像参数的一致性。
3.是提醒打印人员选择一致的打印规格。
图1（大幅面图纸）
图2（裁切处理）
四、利用方面：
（一）查找不到电子文件。
原因：
1.备份时把电子文件放错位置。
如D3.1.1-2011-0001应放到市局D3类的2011年里，却放到D3类的2010年里，在利用时未能快速寻找。
工作人员应在备份时注意备份路径是否正确，备份完成后重复检查备份的数据和路径的准确性。
2.上传电子文件时错误选择分局数据库。
因市局和10个分局的著录系统、数据库各自独立。
软件数量多，容易选择错误，导致上传电子文件出现张冠李戴现象，如黄埔分局电子文件上传到天河分局的数据库里，导致黄埔分局的扫描图像无法在检索系统上正常显示。
工作人员应在上传时注意上传数字化工程软件的准确性。
另建议增强计算机数据管理手段，设计计算机自动检测功能，档号不符合本备份区、本数据库或系统规则的，提醒出错。
3.未能及时备份数据、未能及时上传上网数据。
档案扫描、文图合并成电子案卷、质检后，必须把原始扫描格式的电子文件数据上传到指定服务器，在线备份一套。
然后把电子文件格式统一转换成JPG上网格式，再上传到另一指定服务器的待上网区域，俗称“上传上网”。
之后还要刻录光盘，脱机备份数据一套。
技术部对待上网区域的数据检查并释放（更新上网数据库）后，才能在网上查阅得到。
未能及时备份、上传数据原因
①目前信息部部分场地在机械大厦，由于工作环境和网络的限制，在机械大厦完成的数据必须用移动硬盘拷回信息部上传上网及备份。
以前存在工作人员怕麻烦，积攒工作，不及时备份、上传的现象（已改正）。
②技术部提供给机械大厦工作人员的移动硬盘容量有限，不能满足大量电子文件的存放，使部分电子文件未能及时备份和转换格式后上传。
③备份区空间有限和服务器不稳定也一定程度上致使无法及时备份和上传。
4.档案在信息化处理过中被调阅原件。
在信息化工作中常会遇到案件急需调阅，马上要借出。
信息部未能完成信息化处理，使其他部门需要利用时不能在网上查阅得到。
建议借阅部在借出此类档案后能尽快催还，并及时送达信息部处理。
或把握预约借阅到提供实体的时间，给出档案信息化处理的时间，也是保证档案完整、准确和安全性的需要。
6.部分历史档案未数字化。
分局及市局的规划管理业务档案共有80万卷左右，而历史上各分局档案信息化水平发展是不平衡的，至今仍然有相当部分历史档案未信息化处理。
情况如下表：
广州市规划局及分局规划管理业务档案扫描情况列表
归档单位
已扫描业务档案年份
备注
市局
1950-2013
未扫描：
①1952～1955年用地许可证因太破旧。
②1952-1997年市政、管线报建因资金。
③部分总规和控规因文本。
④2002-2009年依申请公开或其他类案件（分类号D8）因旧标准。
越秀
2011-2013
海珠
荔湾
1967、2005-2013
天河
1988-2005、2011-2013
白云
2003-2013
黄埔
1990-2013
花都
2008-2013
番禺
1991-2013
部分正在数字化
南沙
2002-2013
罗岗
分局自己组织扫描，因数据格式问题，暂时未能共享。
增城
1982-2012
数据未共享
（统计于2013年4月）
（二）部分图像打不开。
我馆从2002年开始规划管理业务档案标准化整理、著录和扫描，多年来，档案扫描技术指标亦根据国标、利用情况不断与时俱进，有所改进和发展。
但也因此存在多种数据格式，部分数据与现有管理系统有兼容困难的问题，影响到现时利用。
解决办法是对历史数据重新处理，据了解需逐张图像进行处理，处理速度慢、量大。
目前扫描数据量已达5000万页，受影响量待统计。
广州市城建档案馆规划管理档案数字化技术指标发展情况表
2002年始
2007年始
2009年始
2010年始
2011年至今
精度发展（dpi）
黑白文
200
无
彩色文
100
黑白图
彩色图
扫描格式发展
TIF
无（文字全部彩扫，只进行裁边和纠偏，可减少图像去污等处理时间；
也减少排序乱的问题，可提高工作效率。
缺点是存储空间大些。
JPG
GIF
GIF（以前清洁质量要求很高，而图片编辑软件对TIF格式不能做去污点、精确裁边等编辑，对GIF格式则有强大编辑功能）
GIF（全部图纸JPG不可行，因过机慢、容量大、还不一定清楚）
TIF（无损格式，且因不用做去污和精确裁边等复杂编辑，图片编辑软件能满足现对TIF格式编辑）
上传上网格式发展
TIF转成GIF，JPG不变（两种格式并存上传）
TIF、GIF全部转成JPG（一种格式上传）（转换时有压缩，值为50），所以全部转成JPG。
JPG（考虑GIF格式是IBM的专利，应避免用，且发现GIF转换格式容易出现坏图）
备份格式发展
GIF、JPG{2008.8端午节停电，备份区所有数据受损：
画面不完整、无法读取、文件夹空白。
花了大半年时间从光盘或ori区（上传预上网区）中读取，重建备份区。
}
原始扫描格式，备份时不压缩（TIF、GIF无损格式、JPG有损格式）
（三）全宗挂接错误
1.全宗挂接不全：
目前已经实现违章、验收、报建、规划各个规划环节与用地许可证关联挂接，形成地块信息全宗。
全宗不全情况及原因有两种：
（1）用地许可证之间不能关联，造成同一块地，不能从全宗中看到用地许可证变更的情况；
也造成一块地，可能形成多个全宗，而每个全宗可能只是这块地的部分信息。
原因是系统设计还欠周密。
（2）全宗信息不全。
只有部分规划审批信息，如只有验收信息，没有报建信息等。
原因是：
①是我馆从2002年开始规划管理档案批量标准化整理著录和扫描，2009年以后才增加案卷相关发文号的采集及输录要求，用于全宗关联。
所以部分历史档案没有输录其相关规划环节的审批发文号信息，无法参与关联。
②案件办理不规范，没有注明相关规划审批信息，档案整理中无法采集到信息；
③相关发文号标注位置不固定，档案整理工作人员业务水平低，无法判断和发现相关发文号。
2.全宗挂接不准：
一块用地信息下，挂接的是别块地上的报建或其他信息。
原因有下：
①系统设计还欠周密。
我们检查过部分全宗下所有档案的著录情况，并未发现著录错误。
②案件办理不严谨，标注的相关规划审批信息本身就是不准确的，档案整理中采集和输录到的必然是错误信息，造成挂接错误。
③工作人员输录错误。
如果有必要完善档案全宗管理，需要投入较大人力物力解决以上问题。
1重新查阅所有规划管理业务档案，采集案卷相关发文号，输录到系统。
2研究和编制项目全宗工作标准，根据不同时期案件情况，随时加强业务档案整理从业人员的业务培训。
3增加人手，加强著录信息的核对、验收环节。
五、著录系统问题。
数据管理系统不稳定，影响数据处理的质量和时效。
著录系统不稳定，影响著录工作效率、产值。
如：
1.突然提示著录系统错误，随后自动关闭。
导致已著录信息未能保存，著录人员只能重复工作，造成进度和工作量的损失。
2.著录数据XML与电子件完整上传后，检索系统中无法显示或不完整显示内容，如：
发文号显示空白，发文号输入为2280，检索系统却显示为0228。
加大了检查核对的工作量，也耽误了快速正确查找档案。
建议技术部提高系统的技术性和稳定性，提升备份区和服务器硬件性能和容量，把备份区统一整合。
全面提高技术水平，营造良好的服务技术平台。
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