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五、供应商资质审查管理规定40

六、法律纠纷证据管理规定42

七、调研管理规定45

八、法律事务档案管理规定46

九、培训制度48

第五部分格式标准51

一、文本格式52

（一）合同授权委托书文本格式52

（二）其他事项授权委托书文本格式52

（三）法定代表人身份证明书文本格式52

（四）合同审查意见书文本格式52

（五）诉讼、仲裁用提交法院管辖权异议手续文本格式52

（六）诉讼、仲裁用提交法院延长举证期限手续文本格式52

（七）诉讼、仲裁用提交法院证人出庭手续文本格式52

二、表格格式52

（一）合同审签表52

（二）合同签订履行情况统计总表52

（三）合同签订履行情况表52

（四）合同移交签收登记表52

（五）公司领导身份证复印件使用审批单52

（六）定期授权委托书签收表52

（七）制度审查意见登记表52

第一部分总则

一、法务职能

（一）宗旨

公司法务的宗旨在于协助公司管理层依法决策，引导公司健康发展，理顺公司内部的各项规章制度，评判和控制公司生产经营中可能遇到的法律风险，为公司正常的生产经营和茁壮成长保驾护航。

（2）目的

维持公司正常生产经营秩序，维护自主品牌，维护公司知识产权，防范法律风险。

二、工作职责

（一）全衡企业发展管理顾问有限公司工作内容

1.协助公司领导正确执行国家法律、法规，对公司重大经营决策活动提供法律意见。

2.对公司所有合同、招标文件进行审查，对合同签订、履行情况进行检查、监督。

3.参与审查公司重要规章制度。

4.经授权参与公司的合并、分立、投资、担保、租赁、资产转让、招标、重大合同谈判等重大经济活动。

5.办理公司授权委托事宜。

6.处理公司法律纠纷事务。

根据法定代表人的委托，代表公司参加诉讼和非诉讼活动，维护公司合法权益。

7.跟踪国内法律、法规、规章的修订和变化，定期收集整理、公布并适时提出应对建议。

8.配合公司有关部门进行法律知识宣传、公司知识产权事务。

9.选聘、联络外聘律师开展工作，对外聘律师的服务进行监督和评价。

10.提供与公司生产、经营有关的法律咨询业务。

11.公司领导安排的其他法律事务。

（二）法务专员工作职责

1.负责公司法务的全面工作，组织实施并落实全衡顾问公司各项工作的完成情况，安排布置临时性工作并督促落实。

2.负责公司法务的基础管理工作。

3.负责公司合同、招标文件、规章制度的审查工作，对合同签订、履行情况进行检查、监督。

4.负责办理公司的授权委托事宜。

5.参与公司的合并、分立、投资、担保、租赁、资产转让、招标、重大合同谈判等重大经济活动。

7.配合公司有关部门进行法律知识宣传、公司知识产权事务。

8.负责跟踪国内法律、法规的修订和变化，定期收集整理、公布新颁布的法律法规。

10.完成领导交办的其他工作。

三、工作行为规范

（一）法务专员日常行为规范

1.行为准则

1.1爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成本职工作任务。

领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音。

1.2严守工作纪律，遵守作息时间。

工作日保证提前十分钟到办公室，打扫完卫生后，准时进入工作状态。

不迟到，不早退，有病有事要请假。

不在办公时间串岗闲聊，不做与工作无关的事。

1.3尊敬领导和同事，待人真诚。

同事之间友好相处，平等对待，虚心学习他人的长处和优点，互相团结，互相帮助。

1.5不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。

1.6诚实守信，言行一致。

做到“今日事、今日毕”，“当日清、当日报”。

1.7保证工作期间衣着干净，外表整洁，形象良好。

1.8工作时间内不脱岗。

因事请假，要向部门负责人申请。

法务专员请假前，须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。

1.9正常工作期间，法务专员有事外出要填报外出登记表，并保证通信畅通，便于联系。

2.电话礼仪

2.1电话铃响三声内，要接听电话，开头语为：

“你好，我是xxx公司法务专员”。

声音清晰、悦耳、吐字清脆，接电话时，应有“我代表公司法务形象”的意识。

2.2打电话时要保持良好的心情。

2.3打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

2.4随时牢记5WIH技巧，5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行。

电话记录既要简洁又要完备。

2.5接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。

首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的。

2.6要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

2.7使工作顺利的电话术。

2.7.1迟到、请假由自己打电话；

2.7.2外出办事，随时与部门联系；

2.7.3外出办事应告知去处及电话；

2.7.4延误拜访时间应事先与对方联络；

2.7.5用传真机传送文件后，以电话联络；

2.7.6同事家中电话不要轻易告诉别人；

3.文件管理

3.1文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，语言简洁，通俗易懂。

3.2文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误。

3.3打印、发放文件必须经相关领导审核后方可印发。

3.4凡正式行文应加盖公司公章。

使用印章必须报经部门领导批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅。

3.5打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅。

4.会议礼仪规范

4.1着装整洁大方。

4.2提前到场。

事先阅读会议通知，提前到达会场，自觉签到，不得早退。

4.3保持安静。

进入会场后，将移动电话关机或置于静音状态，不随意接、打电话，如确实需要接、打电话，应轻步走出会议室。

4.4专心聆听。

做好记录，不与周围的人私下小声说话或交头接耳，不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。

4.5切题发言。

发言要先做好准备，发言次序遵从议程表或主持人的安排。

发言音量适中，以参会人员都能听到为宜；

发表见解要言简意赅，不脱离主题。

4.6文明礼貌。

会议结束，让上级领导、客人先离开会场。

离开会场时，座椅归位，清理好自己区域内卫生。

（二）公司诉讼代理人行为规范

1.为了保障代表公司办理诉讼案件的代理人依法履行职责，规范诉讼代理人办理公司诉讼业务的行为，制定本规范。

2.本规定适用于公司人员作为公司代理人参与诉讼案件的行为规范。

3.公司诉讼代理人办理诉讼案件中，应当按照法定代表人授权的范围和权限，诚实守信，勤勉尽责，忠实地维护公司的利益。

4.公司诉讼代理人应当保守国家机密、商业秘密及个人隐私；

5.出庭准备

5.1公司诉讼代理人在举证期限内要将诉讼案件的委托代理手续及时提交法院。

授权委托书应载明委托人、受托人、案由、代理权限和审级并由法定代表人签字，公司盖章。

5.2公司诉讼代理人要认真整理证据，编制证据目录，遵守举证时限，按对方当事人人数和法院需要提交证据份数；

要按时到达开庭地点，保证准时出庭。

6.参加庭审

6.1要求诉讼代理人遵守法庭规则和法庭纪律；

首次发言应说明出庭身份；

6.2公司诉讼代理人为特别授权的唯一代理人的，陈述起诉、答辩意见时应观点明确、说理清晰全面；

举证、质证应围绕证据的合法性、真实性和关联性有针对性地发表意见；

庭审辩论中应围绕争议焦点，运用证据和法律进行论证，重点突出，观点鲜明；

及时掌握庭审变化情况，对新的辩论焦点进行针对性的答辩；

休庭后认真阅读庭审笔录，需要补正的及时申请补正；

应有书面代理意见或辩护意见，并提交人民法院；

6.3尊重审判人员，非因审判人员明显违反法定程序不得当庭评论庭审活动，对于庭审中存在的问题，可在休庭后向其提出。

7.庭审礼仪

7.1要求公司诉讼代理人应有良好的文化修养和风度，尊重其他诉讼参与人，不得有不恰当的、过激的言辞和行为；

7.2出庭应穿着职业装，出庭服装应当保持清洁、平整、不破损；

出庭时男同志不留披肩长发，女同志不施浓妆，不佩戴过分醒目的饰物；

使用语言规范、文明、准确；

7.3严禁酒后参加庭审；

庭审中坐姿端正，仪表端庄；

集中精力，专注庭审；

不得使用通讯工具，不得随意进出法庭。

第二部分业务流程

一、合同管理流程及流程说明

业务流程名称

合同签订流程

运行责任部门

法律事务室

流程图

流程说明

1.合同签订前的主要准备工作：

按照相关规定，对合同对方进行资信审查；

合同归口业务部门组织相应的准备工作。

如：

市场调研、询价；

以及合同的预算书审查、制定技术方案、完成设计图纸、编制招标方案，确定标底等；

根据《招标管理办法》进行招标、比质比价、竞价；

做好与所承办合同相关的其它必要工作；

2.订立合同依据：

公司年度计划，费用渠道已落实；

对计划外项目，各部门提出申请，经总经理办公会讨论后，增补计划。

3.公司所有合同均根据审批权限逐级审核：

3.1.销售合同:

金额在10万元以下（含10万元），由部门经理审批；

金额在10万元—100万元（含100万元），由分管副总审批；

金额在100万元—500万元（含500万元），由总经理审批；

金额在500万元以上，由法定代表人审批。

3.2.原辅材料、燃料、设备、备品备件、检修、基本建设及更新改造合同：

金额在5万元以下（含5万元），由部门经理审批；

金额在5万元—50万元（含50万元），由分管副总经理审批；

金额在50万元—200万元（含200万元），由总经理审批；

金额在200万元以上，由法定代表人审批。

3.3.其他定量的合同：

金额在50万元以下（含50万元），由分管副总经理审批；

金额在50万元—100万元（含100万元），由总经理审批；

金额在100万元以上，由法定代表人审批。

3.4.关联交易合同：

由部门经理审核、分管副总经理签字、总经理签字、经过董事会讨论通过、股东会批准、法定代表人或委托代理人签订.

4.合同由法定代表人或经公司法定代表人授权获得“授权委托书”的委托代理人签订。

5.加盖合同专用章时，合同多页，须加盖骑缝章并有小签。

6.合同承办部门、财务部门、法务专员各持一份，使用5#合同章的合同业务部门留存一份。

1.合同签订流程及流程说明

资信调查流程

1.主体资格调查：

审查营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营许可证（若存在）、特种经营许可证（若存在）原件或经核实的复印件，复印件要加盖法人的公章。

2.如果是企业法人所属的分支机构，可以在授权范围内，以其所属的企业法人名义签订合同，调查时，应同时调查其所属的企业法人主体资格。

3.对外方当事人的调查：

3.1企业的法律地位和性质；

3.2企业组织是否合法存在；

3.3法定名称、法定代表人姓名、国籍、企业的注册地；

3.4企业是有限公司还是无限公司，是否具备法人条件，自身状况以及资信能力。

4.对保证人的调查：

4.1是否具有民事行为能力；

4.2是否具有代为清偿债务能力；

4.3下列人员不能成为保证人：

国家机关、学校、幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体、企业法人分子机构（除法人单位的书面授权外）、职能部门。

5.签约人是否合法：

签约人是法定代表人的，要求出具法定代表人身份证明书，签约人是委托代理人的，要求出具法定代表人的授权委托书，委托书有法定代表人签字，公司盖章。

审查内容：

审查其是否具有代理人身份和代理资格，代理行为是否超越了代理权限，代理权是否超出代理期限。

6.主体信誉情况调查

6.1财产状况调查：

近期经营年报表、资产负债表、损益表、利润表、所有者权益表（若需要）、资信证明（若需要）、业绩情况、有业务往来的金融机构出具的资本信用证明。

6.2生产能力调查：

对方企业厂房、设备条件、原材料、辅助材料、能源供应状况、生产规模、技术水平、交货能力。

6.3经营能力的调查：

经营金额、销售渠道、经营做法、近年的盈亏情况、产品销售情况及市场竞争能力强弱情况、经营业绩。

6.4是否同公司曾经合作，合作信誉，企业信用情况、客户评价等。

6.5调查方式：

6.6实地调查

6.7委托调查：

通过行政、银行、法律服务部门、其他企业协助、咨询。

6.8间接调查方式：

信息、媒体收集有关企业的资信情况。

2.资信调查流程及流程说明

3.合同审查流程及流程说明

合同审查流程

1.程序性审查：

1.1合同承办人员持合同承办部门负责人、财务部、业务部门（使用5#合同章的合同和使用1#、4#合同章的更改、改造项目部分）签署意见的合同审签表

1.2新增供应商签约方的营业执照复印件（加盖对方公章并经合同承办人员核对）、法定代表人证明（见样本3）、合同交法务专员审查。

2.合同主体资格审查：

2.1订立合同的主体资格是否合法和适当

2.2签订合同主体需为：

依法成立的法人或其他组织。

法人依法设立并领取营业执照的分支机构。

未领取营业执照的法人的分支机构、职能部门如有法人的合适充分的授权。

厂家代理商是否具有代理人身份和代理资格，代理行为是否超越了代理权限，代理权是否超出代理期限。

3.签约人合法性

签约人是法定代表人的，应出具法定代表人身份证明书；

签约人是委托代理人的应出具授权委托书；

委托书有公司盖章，法定代表人签字

3.1资质文件

营业执照（注册资本额----经营范围---年检）-----税务登记证---组织机构代码证

生产许可证（若存在）---代理资质证或授权（若存在）---特种经营许可证（若存在）

3.2如果是企业法人所属的分支机构，可以在授权范围内，以其所属的企业法人名义签订合同，审查时，应同时调查其所属的企业法人主体资格。

3.3担保人的资质。

3.3.1是否具有民事行为能力；

3.3.2是否具有代为清偿债务能力；

3.3.3下列人员不能成为保证人：

国家机关、学校、幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体、企业法人分支机构（除法人单位的书面授权外）、职能部门。

3.3.4其他要求

新增供应商，付款方式对公司具有一定风险的，同时，应审查其信誉情况，具体可要求合同承办部门出具资信情况调查报告。

4.合同可行性审查

4.1可行性审查定义：

根据自身、对方企业的条件和能力，分析、预见、判定合同能否履行，保证合同的顺利履行。

合同内容审查

4.2主要审查项目

商业信用

生产供货能力

支付能力

4.3合同内容审查

4.3.1合同名称：

符合相关法律规定

同公司制度规定的要求一致性；

同合同内容一致性；

协议、契约、合约，都是合同

5.合同内容

5.1双方基本情况

单位的名称应当准确，一字不少，不多，不错

5.2合同条款是否完备

标的条款：

标的物名称---牌号商标--规格型号---生产厂家---原产地---颜色、特定使用要求.

数量条款：

合同数量、期限

质量条款：

对于质量条款而言其最核心的是明确、可操作。

质量标准包括：

等级、技术标准、质量标准（国际标准、国家标准、企业标准、行业标准、自行约定标准）

合同的价格：

价格包括合同单价、总金额、总金额包括的内容、税率。

计价依据：

是依据验收单确定的数量，还是依据入门单据，还是依据装车量，应当尽可能的明确。

否则难免不生疑义。

交提货时间、方式、地点和数量：

交付时间：

如果可以明确的约定交付时间，就直接约定具体的时间点。

如果要求在某一时间以前，或者在某一期间内，就应当明确约定交付期间。

如果订立合同当时，交付的时间尚不能确定的，可约定由一当事人之通知确定交付时间。

供货方式：

买受人自提还是出卖人送货。

是一次性交货还是分批供货。

如是分批供货，每批货的数量

货物包装（包装标准、包装费承担、包装物回收）

验收条款：

验收方式（全面验收、依照样品验收、依据封印验收、依据试运行验收、依据现状验收、依据双方约定的其他方式验收）；

验收标准（同质量标准吻合）

验收期限

购货企业自提的，在提货时当面点清验收，供货企业送货或代运的，货到后日内验收完毕，特殊情况的双方在到货时或合理期限内验收，没验收的，不得动用，一旦动用，就视为验收合格。

验收异议：

验收异议提出期限，验收异议提出方式，验收费用约定。

结算条款：

结算方式、付款时间或收款时间

所有权、风险转移条款。

合同解除、违约责任。

结合合同实际请况避免法律漏洞的其他条款。

对合同签订地、签订时间、诉讼管辖地约定。

6.合同内容注意事项

是固定价还是可调价、价格变化大的货物是否调价以及调价的措施。

进口货物需要提供原产地证明、铭牌

配套货物的清单、品牌、型号、规格。

二、合同授权委托办理流程及流程说明

合同定期授权委托流程

1.法务专员是合同授权委托承办责任人，负责办理授权委托书的签字、盖章手续、统一管理，统一印制。

2.法定代表人授权委托代理人签订合同必须采用书面形式，由法定代表人签发授权委托书，规定授权范围、代理权限和有效期限。

3.定期授权委托的期限原则上为一年，如法定代表人对定期授权期限变更的，法务专员根据法定代表人指定的期限重新起草定期授权委托书草案并办理相关授权。

4.法定代表人签署定期授权委托书并加盖公司公章，复印件交付受委托人并由受委托人在定期授权委托书签收单上签字，原件由法务专员负责归档留存。

1.合同定期授权委托流程及流程说明

2.合同专项授权委托流程及流程说明

合同专项授权委托流程

3.常规性合同授权由法务专员根据合同情况，请示公司法定代表人后办理专项授权委托书。

委托书复印件交付给合同承办部门，原件法务专员归档留存。

4.需要交付授权委托书原件的，需由经办人向法律事务室提出申请。

5.申请书内容包括申请部门名称、需要授权人的姓名、身份证号、授权期限、用途等，申请应由部门领导签字并加盖部门印章。

6.法务专员根据申请，经审查符合条件的，办理授权手续；

不符合条件的，应说明情况并要求经办人补充。

7.法务专员根据申请书内容请示法定代表人并办理相关的授权委托手续。

8.授权委托书一式两份，一份留法律事务室备查，另一份交被委托人作为代理人的法律依据。

三、法律纠纷办理流程及流程说明

1.诉讼、仲裁案件流程及流程说明

诉讼、仲裁案件流程

1.法务专员收到有关法律文书或接到公司各部门报送的法律纠纷应在2日内通知有关部门，有关部门在接到通知2日内以书面形式向法务专员说明案件的相关情况，并办理法律纠纷登记手续。

2.收到有关部门提交的有关案件情况说明材料后，5日内向公司法定代表人和总经理汇报法律纠纷情况，并向法定代表人提出法律纠纷案件处理方案和建议；

法务专员根据有关部门案件汇报情况，提出证据清单；

3.有关部门在收到证据清单5日内向法务专员提交有关证据材料，法务专员根据案件情况向公司法定代表人提出委托外聘律师或其他人员参加仲裁、诉讼活动的建议并根据法定代表人的委托办理有关授权委托手续；

4.根据案件情况向公司各部门调取与法律纠纷相关的各类证据材料，各部门和相关人员应当支持与配合；

5.将法律纠纷处理结果报告公司董事长（总经理）

6.整理法律纠纷材料并归档。

7.纠纷包括：

因合同关系引起的经济纠纷；

因侵权行为引起的民事纠纷；

因行政机关的具体行政行为引起的行政纠纷；

因劳动关系引起的劳动争议纠纷；

其他法律纠纷。

8.证据材料包括：

8.1合同及附件、补充协议、当事人签字、盖章的会议纪要、对合同的变更记录、双方签订的协议、同案件相关的有关函件及传真；

8.2履行合同、协议的各种交付凭证，包括发货单、提货单、入库单、托运单、款项支付存根、结算单据等；

8.3履行合同、协议中当事人的签字凭证，如对帐单等；

8.4有关行政机关或第三人制作的能证明客观事实的文书或单据；

8.5有关单位作出的鉴定结论、检验报告、勘验笔录等；

8.6照片、视听资料；

8.7其他票据、单证等有关证据材料。

9.纠纷材料按下列种类和顺序收集、整理：

9.1领导的批示；

9.2有关单位或部门关于纠纷的报告；

9.3案件受理通知书；

9.4授权委托书；

9.5仲裁申请书或起诉状；

9.6财产或证据保全申请及裁定书；

9.7答辩状；

9.8开庭通知书或开庭传票；

9.9代理词；

9.10有关证据材料复印件；

9.11仲裁裁决书或判决书、裁定书；

9.12对仲裁裁决或判决的意见及分公司领导的批示；

9.13上诉状；

9.14二审代理词；

9.15二审判决书、裁定书；

9.16对终审判决、裁定的意见及分公司领导的批示；

9.17强制执行申请书、强制执行通知书；

9.18和解协议；

9.19执行程序中的有关裁定。

9.20上述材料，有时间顺序的，按发生的时间先后整理。

2.非诉讼业务流程及流程说明

非诉讼业务流程

1.有关部门应将有关函件、材料、处理方案、调解意见报