勤哲Excel服务器学习要点Word文件下载.docx

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客户登记表_V1”，菜单栏右侧多出来一项“工作流”。

也就是说，此时处于模板“客户登记表”的设计状态，画出表样如下图。

图1-15模板的设计状态

7）关闭当前文件，弹出如下对话框，按【保存】。

图1-16保存模板窗口

至此，您已经成功地建立了一个新模板，并且定义了该模板的表样。

二、模板的属性

具有“基本信息”、“初始填报权限”、“最终查阅权限”、“版本”、“高级设置”。

1．基本信息

图1-2-1模板基本信息窗口

2．初始填报权限

图1-2-2模板填报权限窗口

图1-2-3模板高级填报权限窗口

3．最终查阅权限

图1-2-4模板最终查阅权限窗口

图1-2-5模板高级查阅权限窗口

4．版本（在这里设置表单的“锁定”）

图1-2-6模板版本窗口

5．高级设置

图1-2-7模板高级设置窗口

第二、定义数据项（数据项也叫“字段”）

1．什么是数据项

数据项指的是模板表样中需要填写内容的那些空白单元格。

若干相关的数据项可以组成一个数据表。

数据项的定义包括以下内容：

1）区域地址和名称：

它表明所填写的位置和信息的含义。

比如在《客户登记表》模板中，C3单元格就是一个数据项，它的名称是“客户名称”

2）数据类型：

它表明空白单元格中可以只能填写什么类型的信息，比如“客户名称”数据项，只能填写不超过100个字符的文字，而不能填写数字或日期。

3）是否必填：

它规定按模板格式填写实际的表单时，此数据项可否空白不填。

比如在《客户登记表》中，“客户名称”是必填项，而“收货地点”不是必填项。

4）填写规范：

指对所填数据的要求，通常有几种情况，一是默认值，如“登记日期”的默认值是当前日期；

二是下拉列表选择或树型选择，如“大区”就不能随意填写，而是在相应的位置有一个事先定义好的下拉列表，列举了全部大区的名称，填表时只需要从中选择。

三是自动编号，如“客户编号”可以自动产生。

（下文还将说明）

5）主键：

主键的目的是保证唯一性。

比如在“客户登记表”模板中，我们把“客户编号”定义为主键，就意味着不管填了多少张《客户登记表》，“客户编号”都必须彼此不同。

因为通过Excel服务器填写的表单上的内容最终都保存到数据库中，所以这里所说的“彼此不同”不是靠人为的小心谨慎来做到，而是由系统自动控制的；

如果您填了两张编号相同的《客户登记表》，第二张表保存时系统自动会通知您发生了数据重复，保存无法通过。

6）其他内容：

包括是否隐藏、填写下一张时是否清空，如何排序等。

2．定义单一数据项

数据项又分“单一数据项”和“重复数据项”两种，在《客户登记表》模板上，我们先来定义单一数据项，至于两者的区别，到下面再叙述。

1）在《客户登记表》模板的设计状态下，按住Ctrl键，然后用鼠标左键依次选中空白单元格C2，E2，G2，C3:

E3，…，C8:

G8，如下图所示：

图2-2-1同时选中要定义数据项的空白单元格

2）选择菜单“模板定义单一数据项”（或者单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“定义单一数据项”）。

弹出如下窗口：

图2-2-3定义单一数据项

“选中单元格”处显示的是上一步选中的那些空白单元格/单元区域的地址。

每一个选中单元格/单元区域都要定义成一个数据项。

3）点击按钮【左侧单元名称】，意思是用空白单元格左侧的单元格中的内容为空白单元格命名。

例如，用C3单元格左侧的单元格（B3）的内容为C3单元格命名，而B3的内容是“客户名称”，所以C3单元格对应的数据项命名为“客户名称”。

4）点击【下一步】窗口显示如下图所示。

选择“组成新数据表”，命名为“客户表”，按【下一步】

图2-2-4定义单一数据项

5）窗口中显示出数据项的列表，选择每个数据项的数据类型，在“客户编号”、“销售员”、“客户名称”和“登记日期”对应的“必填”处单击打勾，然后按【下一步】。

图2-2-5定义单一数据项

6）窗口显示如下图，不改变默认选择，直接按【完成】

图2-2-6定义单一数据项

7）窗口消失，回到客户登记表模板的设计状态。

8）关闭模板。

3．定义重复数据项，组成明细表

（1）单一数据项和重复数据项的区别：

图2-3-1表样

上图是我们要建立的《订单》模板的表样。

如前所述，模板上可以填写内容的那些空白单元格称为“数据项”。

在订单的表样上，有表头----2~4行的客户信息、表尾---第12行的审批信息，也有明细----7~10行的订货产品信息。

我们说在《订单》模板上，有两种不同性质的数据项。

第一种，即表头和表尾处的空白单元格，为“单一数据项”。

它们的特点是在一份表单上只出现一次。

比如C3:

F3处的“客户名称”，一份订单上只能有一个“客户名称”。

第二种，即明细中的空白区域，为“重复数据项”，它们的特点是在一份表单上会填多次，比如区域C7:

C10处的“产品名称”，一份订单上会包括多种产品。

该区域的每一行的单元格的内容都不一样，但它们都是“产品名称”。

（2）定义重复数据项，组成明细表

1）在订单模板的设计状态下，选中区域B7:

H10，右击鼠标，选择弹出菜单“定义重复数据项”

图2-3-2选中要定义为重复数据项的区域

2）弹出如下图所示的“定义重复数据项”对话框，点击带图标的大按钮【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，按【下一步】。

图2-3-4数据区域可向下扩展

3）选择“组成新数据表”，命名为“订单_明细”如图，按【下一步】

图2-3-6组成新表

4）选择各字段的数据类型，设置所有字段必填，点【下一步】。

图2-3-7定义数据类型

5）在下一屏上直接点【完成】，窗口关闭，回到订单模板的设计状态。

6）关闭并保存模板。

（3）操作员填报时如何扩充明细表的行数

在订单模板的表样上，我们只预留了4行明细的位置，但实际的订单可能不只4条明细。

因为我们在定义“订单_明细”的重复数据项时，指定了“可向下扩展”，填报时，工作表的上方会出现“报表操作工具栏”。

当输入焦点进入“订单_明细”表所在区域时，工具栏中的【增加行】和【删除行】按钮可选，如下图所示。

通过这两个按钮，可以向明细表增加新行或删除多余的空行。

图2-3-8报表操作工具栏

4．管理数据表，即设计之后，如何修改数据项（比如修改“填写规范”）

为了使录入客户信息的过程更方便、快捷、准确，我们继续对《客户登记表》模板做改进：

1）登记日期自动填上当前日期，不需要再输入；

2）每次填新的客户登记表时，让系统自动生成客户编号；

3）“大区”能够下拉选择，而不需要输入汉字；

类似上述这些为了简化和规范化数据的输入过程所做的设置，统称为“数据规范”。

1）以Admin账户登录，选择菜单“模板打开模板”。

2）在弹出的“打开模板”窗口中选中“客户登记表”，点击右侧的【打开】按钮（或双击下面窗格中的“V1（在用）”图标），进入模板的设计状态。

图2-4-1打开模板

3）选择菜单“模板管理数据表”，如下图。

图2-4-2在模板的设计状态下，选择“管理数据表”菜单

4）弹出“管理数据表”窗口。

点击【字段定义…】按钮，弹出字段定义窗口。

图2-4-3管理数据表窗口

5）在表格中选中“登记日期”，然后点击窗口下方“附加属性”标签页上的【…】按钮，弹出数据规范选择窗口。

图2-4-4“字段定义”窗口

6）在左侧选择“系统变量”，在窗体右侧选择“当前日期”，点击“确定”按钮，返回“字段定义”窗口。

图2-4-5数据规范选择窗体

7）用同样方式（5～6步）设置“销售员”字段的填写规范为“当前用户姓名”.

8）在“字段定义”窗口中，点击【修改字段】按钮，点击【返回】，回到“管理数据表”窗口。

9）点击【返回】，回到模板的设计状态。

关闭模板。

5．“数据项”中重点是“填写规范”

数据项中的“填写规范”包括以下内容：

1）系统变量：

如当前时间，用户姓名等。

以上一项是系统默认。

2）自动编号：

3）下拉列表：

一是固定取值，二是来自数据表（动态取值）。

4）列表选择：

（与第3项区别：

前者是选定一个数据，后者选定一个，多个数值自动填入）

以上三项是先通过“管理控制台”设置，然后再在模板中使用。

5）树型列表：

（不常用）

第三、定义表间公式

一、如何定义表间公式

1）打开模板，进入设计状态

2）选择菜单“模板定义表间公式”，弹出“表间公式”对话框

3）按【新增】按钮，弹出如下图所示的对话框，选中第一个单选按钮，按【确定】

图3-1-1选择表间公式类型

二、表间公式解释：

1．提数公式：

从其它表中提取数据，自动填写到本表单。

如图：

图3-2-1选择表间公式类型

2．回写（修改）：

保存（或删除）本表单时，要刷新其它表表单内的数据。

比如，填写出库单时，要减少库存表中数据。

回写公式必须成对出现。

因为表单有保存也会有删除，待办事宜有提交也会有撤销，所以回写公式通常要成对出现。

回写公式定义如下图：

（不能忽视下图中的“应用时机”的不同）

图3-2-2选择表间公式类型

图3-2-3选择表间公式类型

3．回写（补充明细）：

“补充明细”公式的作用是：

保存一份表单的同时，向另外的已有表单的明细表中追加记录，例如，我们在第13章举过“员工信息卡”模板的例子，第14章举过“请假单”模板的例子，现在假设我们要在“员工信息卡”上增加一个明细表“考勤记录”，每请假一次，就在员工考勤记录上登记一笔，则需要用到“补充明细”公式。

因为这时不需要产生一张新的“员工信息卡”，只需要在已有的“员工信息卡”上补充一条明细记录。

示意如下：

图3-2-4补充明细回写公式的作用

4．回写（删除明细）：

与上面“回写（补充明细）”“成对使用。

5．回写（新建表单）：

这种回写公式的作用是，保存一份表单的同时，自动新建一份其他的表单。

这种类型的回写公式应用十分广泛，例如：

输入订单的时候，如果订单的客户尚未在“客户登记表”中登记过，则保存订单的同时，自动填报一份“客户登记表”

保存库存“调拨单”的同时，自动产生一张出库单（从调出仓库出库）和一张入库单（向调入仓库入库）

保存库存“调价单”的同时，自动产生一张出库单（按旧价格出库）和一张入库单（按新价格入库）。

回写（新建表单）的重要用途：

初始化表单数据或批量增加数据。

比如为库存增加批量数据：

1）事先整理好所有物料的数据，放在一个Excel文件中。

格式同“库存表”模板

图3-2-5

2）新建模板。

按照“库存表”模板一摸一样的格式，建立一个用来批量增加数据的新模板，比如叫“物料批量增加表单”。

一是字段同“库存表”中的字段，二是明细的行数要足够，三是定义成重复数据项。

3）在这个模板上定义一条“新建表单”公式

图3-2-6

4）批量增加的操作：

进入工作台，单击“物料批量增加表单”，再单击工具栏按钮“新建”。

把Excel文件中的内容拷贝粘贴进去，保存。

这样，通过“新建表单”公式，“物料批量增加表单”模板上的每一条数据，被自动报存成一份“物料表”，库存表被批量增加，如下图示意。

这种方式，相当于我们一次性地填报了2万多张“库存表”。

图3-2-7

第四、工作流

工作流是对某种表单的规定流转过程的描述，它包括：

要流经几个步骤；

每个步骤由何人处理；

每个步骤要处理（填写）表单上的哪些栏目；

从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件，等等。

工作流实际上是管理制度的具体体现，它明确了责任分工、规定了工作程序，使每项工作都能高效、有序地进行。

Excel服务器中提供了工作流管理的功能。

我们可以针对一个模板定义工作流，使得基于该模板的所有表单都能够按规定方式进行流转。

计算机化的流程管理与纯粹手工模式的流程管理相比，有两大优点。

首先，每个步骤的经办人，都有一张自己的待办事宜列表，待办事项由计算机自动产生，并且可以规定完成时限，防止延误或漏办；

其次，更重要的是，表单流转方向可以由计算机强制控制，减少人为操作的随意性，防止违规操作。

设计见有关材料。

第五、管理控制台主要用途

1．建立部门、角色、用户：

Administrators，又称“系统管理员”，是权力最大的角色，拥有此角色的用户，可以操作Excel服务器提供的所有功能，我们一直用来登录的用户“Admin”，就是此角色的成员。

ReportDesigners，又称“报表设计者”，该角色的用户拥有设计模版的权力。

不过要由Administrators在“模板属性”中赋予权限。

ReportOwners，又称“报表所有者”，拥有此角色的用户，能够在我的工作台上对表单加锁和解锁。

ProcessAdmin，又称“流程管理员”，拥有此角色的用户，可以整体删除工作流。

关于工作流，详见第9章。

NoticeAdmin，又称“公告管理员”，拥有此角色的用户，可以在填报网站的主页上发布公告。

。

DeptAdmin，又称“部门管理员”，拥有此角色的用户，可以做一些本部门内的系统维护工作,比如增加本部门的用户,修改本部门的用户密码,审批本部门的账户申请等等。

注意：

只有拥有“Administrators”、“ReportDesigners”和“DeptAdmin”角色的用户才可以登录到管理台。

2．设置“数据规范”：

1）自动编号：

2）下拉列表：

3）列表选择：

前者是选定一个数据，后者选定一个，多个数值自动填入）。

4）自定义数据类型。

3．数据的备份与恢复

4．模板的导入导出

5．删除模板或数据。

6．管理当前活动的人数。

7．安全策略

8．定义报表分类