制药企业采购管理作业流程Word格式.docx

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二、按采购筹划性可以分为两类：

1、筹划内采购，2、筹划外采购。

1、筹划内采购指按各部门年筹划进行采购，各部门需按下一年度生产量做出所需物品年筹划，采购部门将此筹划报给财务部门，然后由财务部门报给总经理审核批准后方可进行下一年度采购。

2、筹划外采购是指对年筹划内不包括物品进行采购（如：

生产过程中设备故障更换导致，年产量超过筹划量导致，部门所做年筹划不够或缺失导致，依照政府部门法规新规定暂时增长物品采购等）。

三、按物品性质可以分为两类：

1、普通物品采购，2、特殊物品采购。

1、普通物品采购重要涉及常规原辅包装材料、耗材及辅助材料采购，

2、特殊物品采购重要是指采购大宗原辅包装材料和设备采购。

合同总价超过10万元以上采购需经审核小组参加调研审核，订立合同前需履行订立合同会签手续。

四、按照以上分类我公司物品采购有如下几种采购：

（一）耗材和辅助材料（普通物品采购流程）；

（二）原辅包装材料（普通物品采购流程）；

（三）大宗原辅包装材料（特殊物品采购流程）；

（四）设备（特殊物品采购流）。

（一）耗材和辅助材料

1、使用部门每年年终制定下一年度物品年筹划，报采购部门。

2、各部门依照年筹划每月记录下一种月所需物品清单，报采购部门。

3、采购部门依照各部门提供清单物品名称、规格、数量进行采购。

4、物品购进后，物供部门须对所购进物品进行物品初验，初验合格方可入库发放。

耗材和辅助材料采购流程图

（二）原辅包装材料

2、各部门按年筹划依照生产进度制定所需物品清单，报采购部门。

3、采购部门依照各部门提供清单物品名称、规格、数量进行采购，同步核对与否为合格供应商清单上所列物品。

4、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。

审核放行合格后方可入库发放。

原辅包装材料采购流程图

（三）大宗原辅包装材料

对于大宗原辅包装材料合格供应商最初选取应由质量部门、使用部门、采购部门、审核小组进行。

走特殊物品采购流程：

1、使用部门依照规定提出采购申请（内容涉及：

材料名称、用途、基本参数和质量原则等）。

2、公司副总经理审核，总经理批准。

3、采购部门联系该产品供应商，收集产品资料及供应商资质，选取同类产品国内外知名度较高供应商，依照使用者提出规定，进行初步筛选，将筛选后供应商资料交予使用部门和质量部门审视。

4、使用部门和质量部门依照资料内容选取适合自身规定产品及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。

5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、质量部门三方共同进行。

使用部门依照需要与供应商交流产品质量和参数方面内容，质量部门衡量其与否现行法规和GMP规定，采购部门与产品供应商进行初步议价。

如果需要现场考核，可由三方共同参加进行。

6、多家洽谈结束后，使用部门和质量部门提出各家优缺陷及最后意向，物供部门提供各家最后报价。

合同价款超过10万元需同步将采购意见报审核小组审核。

由审核小组对产品购买和报价合理性做最后确认。

7、公司副总经理将依照使用部门和质量部门提出各家产品优缺陷及最后意向，结合物供部门提供各家最后报价和审核小组审核意见（合同价款超过10万元），最后选取一家合理设备供应商报总经理批准。

8、总经理最后批准。

9、采购部门与供应商进行合同拟定和订立。

10、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。

11、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。

大宗原辅包装材料采购流程图

（四）设备

设备名称、用途、应具备功能等）。

3、采购部门联系该设备供应商，收集该设备资料及供应商资质，选取同类产品国内外知名度较高供应商，依照使用者提出规定，进行初步筛选，将筛选后设备及供应商资料交予使用部门审视。

4、使用部门依照资料内容选取适合自身规定设备及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。

大型设备尽量以招投标方式进行，应至少有三家设备供应商可供选取。

5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、工程部门三方共同。

使用部门依照需要与设备供应商交流设备性能方面内容，工程部门与设备供应商交流设备原理、构造、重要配件生产厂家各方面性能、设备维护保养、售后服务等方面内容，采购部门与设备供应商进行初步议价。

6、多家洽谈结束后，使用部门和工程部门提出各家优缺陷及最后意向，物供部门提供各家最后报价。

由审核小组对设备购买和报价合理性做最后确认。

7、主管副总或总将依照使用部门和工程部门提出各家产品优缺陷及最后意向，结合物供部门提供各家最后报价和审核小组审核意见（合同价款超过10万元），最后选取一家合理设备供应商报总经理批准。

9、采购部门与供应商进行合同拟定，生产部门提供合同中设备性能规定及售后服务等规定，工程部门提供设备维护等方面规定，财务部门对付款方式进行审核和提出相应意见。

10、合同最后由采购部门和设备供应商订立。

11、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。

12、对于大宗设备如果需要对设备进行厂家现场验收，可由使用部门和工程部门协同进行。

13、设备到厂后验收需由使用部门、采购部门、工程部门三方进行。

设备采购流程图

五、特殊状况采购审批：

对于筹划内物品采购可直接走各种采购流程，对于筹划外物品，须经部门总监批准，报副总经理，数额较小可由副总经理审核并批准购买，对于数额较大，须由副总经理审核，报总经理批准购买。

对于急购筹划外物品，如副总经理和总经理不在公司时，可由部门总监或部门部长向副总经理电话征求意见，待副总经理批准后，由副总经理电话告知采购部门购买。

六、采购过程各部门职责人：

使用部门主体负责人：

物供部门：

行政部门：

生产部门：

质量部门：

工程部门：

财务部门：

营销部门：

采购部门主体负责人：

物供部门：

工程部门主体负责人：

工程部门：

质量部门主体负责人：

质量部门：

审核主体负责人：

批准主体负责人：

总经理：

七、大型设备货款支付方式（参照）：

1）甲方在合同订立后支付合同总价30%作为预付款。

2）产品到客户指定地点清点后付合同总价30%。

3）设备安装调试、初步验收合格后一周内凭三方（使用部门、采购部门、工程部门）签字确认设备验收单付合同总价30%。

4）设备正常运营一年后，经设备使用部门和工程部门确认该设备可以达到合同各项规定后，支付合同总价10%尾款。