Document control procedure 文件控制程序Word文件下载.docx
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更改原因
更改人
更改日期
1
文件编写
根据ISO9001:
2015体系进行编写
4/29/2016
注：
通常“文件更改记录”表位于各程序文件前面。
1.目的
本程序按《质量、环境和职业健康安全管理手册》7.5文件要求制定；
本程序针对质量/环境/职业健康安全体系有关的文件化信息（文件,资料,记录等）进行受控,确保所有使用部门使用的文件和记录处在受控状态。
1.Purpose
Theprocedureisformulatedaccordingtotherequirementof<
Quality,environmentandoccupationalhealthandsafetymanagementmanual>
7.5.
Theprocedurecontroloverthedocumentsandrecordsrelatedtothequality,Environment,OHSASsystemtoensurethatallthedocumentsandrecordsusedbyeachdepartmentarecurrentandvalid.
2.范围
本程序适合于与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件的控制和管理，包括：
1）第一层次文件：
质量、环境和职业健康安全手册，质量、环境和职业健康安全目标；
2）第二层次文件：
质量、环境和职业健康安全管理程序文件、总部文件；
3）第三层次文件：
操作规程、作业指导书、检验规程等；
4）技术文件：
产品工艺技术要求、技术图纸、企业标准等；
5）行业产品标准和产品检验标准；
6）客户提供或确认的技术/质量/商务文件/产品标准；
7）适用的法律法规及其他要求文件。
2.Scope
Theprocedureissuitableforcontrollingandmanagingthedocumentsandrecordswhatrelatedtothequality,environment,OHSASmanagementsystem.Including:
1）Thefirstlevelfiles:
Quality,environmentandoccupationalhealthandsafetymanagementmanual
2）Thesecondlevelfiles:
Theprocedureofquality,environmentandOHSAS,Headquartersfiles.
3）Thethirdlevelfiles:
Workinstruction,inspectinstruction.Etc,
4）Technicaldocuments:
Producttechnologyrequirement,technicaldrawing,QB,etc.
5）Industryproductstandardsandproductinspectionstandards
6）Applicablestatutoryandregulatoryrequirements
3.职责Responsibility
3.1总职责
质量部负责文件控制的管理工作，确保本文件的适宜性和有效执行。
3.1Totalresponsibility
QADepartmentisresponsibleformanagingthedocumentcontrol,toensurethedocumentiscurrentandvalid.
3.2具体职责Specificduties
1）质量部负责质量、环境和职业健康安全管理体系第一、二、三层次有关文件、内部标准、法律法规和其他要求文件的控制与管理，以及文件控制的日常监督和管理工作，确保本文件的有效实施；
2）质量部负责有关环保协议、调查、承诺书等有关环境和职业健康安全管理方面外来文件管理.
3）技术部负责顾客提供的技术/质量文件和外来标准/文件的控制与管理；
4）销售/市场助理负责商务合同文件的控制与管理。
3.2Specificduties
1）QADEPTisresponsibleforcontrollingandmanagingthefirst/second/thirdleveldocumentaboutQMS,EMSandOHSAS,controllingandmanagerthestatutoryandregulatoryrequirementsfiles,toensurethedocumentiscurrentandvalid,
2）QADEPTisresponsibleforenvironmentandOHSAS,suchasenvironmentalagreements,survey,etc.
3）TechnologyDEPTisresponsibleforcontrollingandmanagingdocumentsabouttechnology,qualityandstandard.
4）SalesorSOareresponsibleforcontrollingandmanagingbusinesscontractdocumentandrecords.
4.定义Define
无
5.工作流程图WorkFlow
备注：
系统策划者指的是文件最初版本的审核部门。
Comment:
Systemleaderisthedepartmentwhateditthedocumentfirsttime.
6.工作程序
6.1文件的分类及标识
1）原装文件：
在其页面以盖有《原装文件》章的绿色印迹予以标识。
第一，二，三层次受控文件源于原装文件。
2）受控文件：
在其页面内以盖有《受控文件》章的红色印迹予以标识，或在中国区内部网上发布的文件。
所有体系文件，包括技术文件、法律法规及其他要求文件在中国区内部均为受控文件。
3）作废保留文件：
在其页面内以盖有《作废文件》章的蓝色印迹予以标识，并长期保存。
6.1Documentsclassificationandidentification
1）Originaldocument:
Chaptercarriesonthepagewiththeoriginaldocumentsofthegreenmarktobeidentified.Thefirst,secondandthirdlevelcontrolleddocumentsarefromtheoriginaldocument.
2）Controlleddocument:
Withinitspageswithstampedwith"
controlleddocuments"
chapterredmarktobeidentified,orwhichareissuedintheinternalinternetofChina.Thewholesystemdocument,includingtechnologyfiles,statutoryandregulatoryrequirementsarecontrolleddocuments
3）Invalidkeepdocument:
Withinitspagestoboreablueprintofchapter"
invaliddocument"
logo,andlong-termpreservation
6.2文件架构及格式
6.2.1二级文件架构
1目的；
2范围；
3职责；
4定义（无时填无）；
5工作流程图；
6工作程序；
7相关文件（无时填无）；
8相关表格（无时填无）
6.2.2三级文件架构
1目的；
2范围；
3工作流程；
4相关文件（无时填无）5相关表格（无时填无）
6.2documentarchitecture
6.2.1Thefirstleveldocumentarchitecture
1Purpose;
2Scope;
3Responsibility;
4Define（Nocontentnofill）;
5Workflow;
6Workinstruction;
7Relateddocuments（Nocontentnofill）;
8relatedform（Nocontentnofill）
6.2.2Thethirdleveldocumentsarchitecture
1Purpose;
3Workinstruction;
4Relateddocuments（Nocontentnofill）;
5relatedform（Nocontentnofill）
6.3体系文件的编号指南Systemdocumentnumberguide
6.3.1第一层次文件编号Thefirstleveldocumentnumber
QEOM-XX（QEOM：
质量、环境和职业健康安全管理文件；
XX：
用阿拉伯数字表示文件序号）
QEOM-XX（QEOM:
Quality/Environment/EHSmanagedocuments;
XX:
UsetheArabicnumeralstostanddocumentsnumber.）
6.3.2第二层次文件编号Thesecondleveldocumentnumber
AAP-XX（AA：
部门编码；
P：
程序文件；
用阿拉伯数字表示文件序号），如QAP-01，代表质量部（QA）程序文件
AAP-XX（AA:
Department;
P:
proceduredocument;
UsetheArabicnumeralstostanddocumentsnumber）.Forexample,QAP-01,itisstandforqualitydepartmentproceduredocument.
6.3.3第三层次文件编号Thethirdleveldocumentsnumber
AAI-XXX（AA：
I：
作业文件/指导书；
XXX：
用阿拉伯数字标示文件序号），如QAI-001，代表质量部（QA）的作业文件。
AAI-XXX（AA:
I:
Workinginstruction;
XXX:
UsetheArabicnumeralstostanddocumentsnumber）.Forexample,QAI-001,itisstandforqualitydepartmentinstructiondocument.
6.3.4企业标准编号Enterprisestandardnumber
QB/LS-XX.YY-ZZZZ
表示标准类别：
01-企业产品标准02-企业原材料/辅料标准03-其他标准
（Standforstandardcategory:
01-Enterpriseproductstandards;
02-Enterprisestandardsforrawmaterials/auxiliarymaterial）
表示诺尔达超导科技（中山）有限公司
（StandforLuvataSuperconductors（Zhongshan）Limited）
表示企业标准（Standforcompanystandard）
6.3.5其他文件编号Othersdocumentsnumber
其他文件编号格式不限定，但要求能够惟一识别且能够便于检索。
Theformofothersdocumentsnumberarenotprovision.Butrequiredthathaveonlyidentificationandcanfacilitateretrieval
6.3.6文件相关记录编号Documentrelativerecordnumber
文件编号-RXX（R:
代表表格；
用阿拉伯数字标示表格序号）
Documentnumber-RXX（R:
Form;
UsetheArabicnumeralstostandformnumber）
6.4文件版本号Documentversion
VER□.YY
用01/02/03/04/05表示该版本的修改次数（Indicatethenumberofchangestothisversion）
用A/B/C/D/E…表示版本号（Standforversion）
备注:
当修改次数>
5次后,需要升级版本.或一次性进行大修改,需升级版本.
Whenmodifiedmorethan5times,oraone-timelargechanges,thatneedtoupgradetheversion）
6.5文件的编写、审核和批准
第一层文件由质量部编写,总经理审核并批准;
程序文件由各部门编写,质量部经理审核,总经理批准.
作业文件由各部门编写,各部门负责人审核,质量经理批准.
6.5Documentpreparation,reviewandapproval
Thefirstlayerdocumentsarepreparedbyqualitydepartment,thegeneralmanagerreviewandapproval.
Theproceduredocumentsarepreparedbyeachdepartment,andreviewedbyqualitymanager,approvalbythegeneralmanager,
Theworkinginstructionarepreparedbyeachdepartment,andreviewedbyeachdepartmentmanager,approvalbyqualitymanager.
6.6文件受控及发放Controlandissue
6.6.1文件待审核并批准后，由质量部盖“原装文件”章并扫描电子档，纸档由质量部保存。
电子档存入公共盘。
6.6.1Afterreviewandapproval,thedocumentwouldbestamped<
originaldocuments>
andscanned.Paperfilewouldbesavedbyqualitydepartment,andelectronicfilewouldbesavedinpublicdisk
6.6.2文件审批部门提出文件发放范围及发放形式（电子档或纸档）
6.6.2.1纸制档发放
质量部按照发放范围进行影印文件，在文件上盖“受控文件”章，并按要求进行分发，领用人签收确认。
6.6.2.2电子文件的发放
1）由公司IT部门设置权限，应确保除文件管理者外其他人只能读取电子版文件而不能做任何修改；
2）当文件有更改时，电子版文件所在公共盘的文件应由QA工程师将其即时更新；
3）电子文件在公共盘更新后，QA工程师应将更新信息以邮件的形式在公司内部通知。
6.6.2Thedepartmentwhichreviewthedocumentwanttoputforwardthescopeofthedocumentandissueform（electronicfileorpaperfile）
6.6.2.1Thepaperdocumentissue
Thequalitydepartmentcopythedocumentaccordingtotheissuescope,andstampedwith<
controlleddocuments>
andissuebyrequirement,andthereceivedpersonsignforconfirmation
6.6.2.2Electricdocumentissue
1）TheITdepartmentwantsetpermissionsandensurethatallthepersononlycanreadandcan’tmakeanychangebutthedocumentmanager..
2）Whentheoriginaldocumentsarechanged,QAengineershouldupdatetheelectricfilesaswell.
3）Afterupdateinthepublicdisk,QAEngineershouldnoticeothersbyemail.
6.7文件回收
6.7.1电子文件的回收:
在公共盘中取消电子版文件，并在原件中盖上“作废文件”后归档保存以供以后参考之用。
6.7.2书面文件的回收
1）按台帐要求回收并登记失效文件；
2）失效原件由文件管理员盖“失效文件”印章后，归档保存供以后参考之用，其他失效文件上盖“失效文件章”后销毁以防止非预期使用。
6.7.2
6.7Recovery
6.7.1Electricfilesrecovery:
Canceltheelectronicfilesinpublicdisk,andstampedwith"
andsaveforreference.
6.7.2Paperfilesrecovery
1）Recoveryandregisterthefailurefilesaccordingtotheaccountingrequirement.
2）Failuredocumentoforiginaldocumentsstampedwith"
andsavedforreference,otherfailurefilesstampedwith“invaliddocument”anddestroytopreventunintendeduse.
6.8文件更改
6.8.1当文件不适用时需要更改，由申请部门进行更改，并按要求进行审核并批准。
6.8.2审批并批准后由质量部安排受控，并回收旧文件，发放更新的文件。
6.8documentschange
6.8.1Whenthedocumentisnotsuitablewanttobechanged,theapplicationchargestochange,andreviewedandapprovedaccordingrequirement.
6.8.2Afterreviewingandapproving,QAdepartmentarrangecontrol,andrecalltheolderfiles,issuethenewfile.
6.9定期评审
针对两年之内均无修改的文件，需要重新评审其有效性，如有效则直接升级版本继续使用，不适用则由责任部门进行修改再评审。
6.9Periodicreview
Ifthedocumentisnotmodificationintwoyears,itneedstoreviewitseffectivenessagain.Ifitissuitable,thedocumentcandirectupgradeversiontocontinuetouse.Ifnot,itwanttobechangeandreview.
7.相关文件Relateddocuments
8.相关表格RelatedForm
9.备注Remark
9.1Luvata各部门代码表
英文全称
部门代码
备注
质量部
Qualitydepartment
QA
物流部
Logisticsdepartment
LG
销售部
Salesdepartment
SL
技术部
Technicaldepartment
TC
生产部
Productdepartment
PD
生产部/维修
Maintaingroup
MT
人力资源部
Humanresource
HR
会计部
Financedepartment
FN
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