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excel在财务管理与财务分析中的应用基础知识

第2章Excel在财务管理与分析中的应用基础知识

2.1公式及函数的高级应用

（1）

 公式和函数是Excel最基本、最重要的应用工具，是Excel的核心，因此，应对公式和函数熟练掌握，才能在实际应用中得心应手。

2.1.1 数组公式及其应用

数组公式就是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式。

在数组公式中使用两组或多组数据称为数组参数，数组参数可以是一个数据区域，也可以是数组常量。

数组公式中的每个数组参数必须有相同数量的行和列。

2.1.1.1 数组公式的输入、编辑及删除

1．数组公式的输入

数组公式的输入步骤如下：

（1）选定单元格或单元格区域。

如果数组公式将返回一个结果，单击需要输入数组公式的单元格；如果数组公式将返回多个结果，则要选定需要输入数组公式的单元格区域。

（2）输入数组公式。

（3）同时按“Crtl+Shift+Enter”组合键，则Excel自动在公式的两边加上大括号{}。

特别要注意的是，第（3）步相当重要，只有输入公式后同时按“Crtl+Shift+Enter”组合键，系统才会把公式视为一个数组公式。

否则，如果只按Enter键，则输入的只是一个简单的公式，也只在选中的单元格区域的第1个单元格显示出一个计算结果。

在数组公式中，通常都使用单元格区域引用，但也可以直接键入数值数组，这样键入的数值数组被称为数组常量。

当不想在工作表中按单元格逐个输入数值时，可以使用这种方法。

如果要生成数组常量，必须按如下操作：

（1）直接在公式中输入数值，并用大括号“{}”括起来。

（2）不同列的数值用逗号“,”分开。

（3）不同行的数值用分号“;”分开。

Ø        输入数组常量的方法：

例如，要在单元格A1:

D1中分别输入10，20，30和40这4个数值，则可采用下述的步骤：

（1）选取单元格区域A1:

D1，如图2-1所示。

图2-1 选取单元格区域A1:

D1

（2）在公式编辑栏中输入数组公式“={10,20,30,40}”，如图2-2所示。

图2-2 在编辑栏中输入数组公式

（3）同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，即可在单元格A1、B1、C1、D1中分别输入了10、20、30、40，如图2-3所示。

假若要在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入10、20、30、40、50、60、70、80，则可以采用下述的方法：

图2-3 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组常量

（1）选取单元格区域A1:

D2，如图2-4所示。

图2-4 选取单元格区域A1:

D2

（2）在编辑栏中输入公式“={10,20,30,40;50,60,70,80}”，如图2-5所示。

图2-5 在编辑栏中输入数组公式

（3）按Ctrl+Shift+Enter组合键，就在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入了10、20、30、40和50、60、70、80，如图2-6所示。

图2-6 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组常量

Ø        输入公式数组的方法

例如，在单元格A3:

D3中均有相同的计算公式，它们分别为单元格A1:

D1与单元格A2:

D2中数据的和，即单元格A3中的公式为“=A1+A2”，单元格B3中的公式为“=B1+B2”，…，则可以采用数组公式的方法输入公式，方法如下：

（1）选取单元格区域A3:

D3，如图2-7所示。

（2）在公式编辑栏中输入数组公式“=A1:

D1+A2:

D2”，如图2-8所示。

图2-7 选取单元格区域A3:

D3

图2-8 在编辑栏中输入数组公式

（3）同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，即可在单元格A3:

D3中得到数组公式“=A1:

D1+A2:

D2”，如图2-9所示。

图2-9 同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组公式

2．编辑数组公式

数组公式的特征之一就是不能单独编辑、清除或移动数组公式所涉及的单元格区域中的某一个单元格。

若在数组公式输入完毕后发现错误需要修改，则需要按以下步骤进行：

（1）在数组区域中单击任一单元格。

（2）单击公式编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号“{}”在数组公式中消失。

（3）编辑数组公式内容。

（4）修改完毕后，按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

要特别注意不要忘记这一步。

3．删除数组公式

删除数组公式的步骤是：

首先选定存放数组公式的所有单元格，然后按Delete键。

2.1.1.2 数组公式的应用

1．用数组公式计算两个数据区域的乘积

【例2-1】如图2-10所示，已经知道12个月的销售量和产品单价，则可以利用数组公式计算每个月的销售额，步骤如下：

图2-10 用数组公式计算销售额

（1）选取单元格区域B4:

M4。

（2）输入公式“=B2:

M2*B3:

M3”。

（3）按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

如果需要计算12个月的月平均销售额，可在单元格B5中输入公式“=AVERAGE（B2:

M2*B3:

M3）”，然后按“Crtl+Shift+Enter”组合键即可，如图2-10所示。

在数组公式中，也可以将某一常量与数组公式进行加、减、乘、除，也可以对数组公式进行乘幂、开方等运算。

例如在图2-10中，每月的单价相同，故我们也可以在单元格B4:

M4中输入公式“=B2:

M2*28”，然后按“Crtl+Shift+Enter”组合键；在单元格B5中输入公式“=AVERAGE（B2:

M2*28）”，然后按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

在使用数组公式计算时，最好将不同的单元格区域定义不同的名称，如在图2-10中，将单元格区域B2:

M2定义名称为“销售量”，单元格区域B3:

M3定义名称为“单价”，则各月的销售额计算公式为“=销售量*单价”，月平均销售额计算公式为“=AVERAGE（销售量*单价）”，这样不容易出错。

2．用数组公式计算多个数据区域的和

如果需要把多个对应的行或列数据进行相加或相减的运算，并得出与之对应的一行或一列数据时，也可以使用数组公式来完成。

【例2-2】某企业2002年销售的3种产品的有关资料如图2-11所示，则可以利用数组公式计算该企业2002年的总销售额，方法如下：

图2-11 某企业的月销售总额计算

（1）选取单元格区域C8:

N8。

（2）输入公式“=C2:

N2*C3:

N3+C4:

N4*C5:

N5+C6:

N6*C7:

N7”。

（3）按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

3．用数组公式同时对多个数据区域进行相同的计算

【例2-3】某公司对现有三种商品实施降价销售，产品原价如图2-12所示，降价幅度为20%，则可以利用数组公式进行计算，步骤如下：

图2-12 产品降价计算

（1）选取单元格区域G3:

I8。

（2）输入公式“=B3:

D8*（1-20%）”。

（3）按Crtl+Shift+Enter组合键。

此外，当对结构相同的不同工作表数据进行合并汇总处理时，利用上述方法也将是非常方便的。

有关不同工作表单元格的引用可参阅第1章的有关内容，关于数据的合并计算可参阅本章2.3.5节的内容。

2.1.2 常用函数及其应用

在第1章中介绍了一些有关函数的基本知识，本节对在财务管理中常用的一般函数应用进行说明，其他有关的专门财务函数将在以后的有关章节中分别予以介绍。

2.1.2.1 SUM函数、SUMIF函数和SUMPRODUCT函数

在财务管理中，应用最多的是求和函数。

求和函数有三个：

无条件求和SUM函数、条件求和SUMIF函数和多组数据相乘求和SUMPRODUCT函数。

1．无条件求和SUM函数

该函数是求30个以内参数的和。

公式为

=SUM（参数1，参数2，…，参数N）

当对某一行或某一列的连续数据进行求和时，还可以使用工具栏中的自动求和按钮。

例如，在例2-1中，求全年的销售量，则可以单击单元格N2，然后再单击求和按钮，按回车键即可，如图2-13所示。

图2-13 自动求和

2．条件求和SUMIF函数

SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和，公式为

=SUMIF（range,criteria,sum_range）

式中 range—用于条件判断的单元格区域；

criteria—确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本；

sum_range—需要求和的实际单元格。

只有当range中的相应单元格满足条件时，才对sum_range中的单元格求和。

如果省略sum_range,则直接对range中的单元格求和。

利用这个函数进行分类汇总是很有用的。

【例2-4】某商场2月份销售的家电流水记录如图2-14所示，则在单元格I3中输入公式“=SUMIF（C3:

C10,211,F3:

F10）”，单元格I4中输入公式“=SUMIF（C3:

C10,215,F3:

F10）”，在单元格I5中输入公式“=SUMIF（C3:

C10,212,F3:

F10）”，单元格I6中输入公式“=SUMIF（C3:

C10,220,F3:

F10）”，即可得到分类销售额汇总表。

图2-14 商品销售额分类汇总

SUMIF函数的对话框如图2-15所示。

图2-15 SUMIF函数对话框

当需要分类汇总的数据很大时，利用SUMIF函数是很方便的。

3．SUMPRODUCT函数

SUMPRODUCT函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

公式为

=SUMPRODUCT（array1,array2,array3,…）

式中，array1,array2,array3,...为1至30个数组。

需注意的是，数组参数必须具有相同的维数，否则，函数SUMPRODUCT将返回错误值#VALUE!

。

对于非数值型的数组元素将作为0处理。

例如，在例2-2中，要计算2002年产品A的销售总额，可在任一单元格（比如O2）中输入公式“=SUMPRODUCT（C2:

N2,C3:

N3）”即可。

2.1.2.2 AVERAGE函数

AVERAGE函数的功能是计算给定参数的算术平均值。

公式为

=AVERAGE（参数1，参数2，…，参数N）

函数中的参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。

如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。

但是，如果单元格包含零值则计算在内。

AVERAGE函数的使用方法与SUM函数相同，此处不再介绍。

2.1.2.3 MIN函数和MAX函数

MIN函数的功能是给定参数表中的最小值，MAX函数的功能是给定参数表中的最大值。

公式为

=MIN（参数1，参数2，…，参数N）

=MAX（参数1，参数2，…，参数N）

函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或表示数值的文字串。

例如，MIN（3，5，12，32）=3；MAX（3，5，12，32）=32。

2.1.2.4 COUNT函数和COUNTIF函数

COUNT函数的功能是计算给定区域内数值型参数的数目。

公式为

=COUNT（参数1，参数2，…，参数N）

COUNTIF函数的功能是计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。

公式为

=COUNTIF（range，criteria）

式中　range—需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域；

criteria—确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

COUNT函数和COUNTIF函数在数据汇总统计分析中是非常有用的函数。

2.1.2.5 IF函数

IF函数