总经办的定义和岗位职责Word下载.docx
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总经办负责接受处理外界来文来函，接待政府、企业界、同行的参观和访问，处理各种公务往来，接受员工投诉等等。
一般与外界的联系，首先要经过总经办，外界对企业的第一印象也常常是看总经办的精神面貌、工作心态、管理水平与工作效率等，总经理要获得外界的各种信息，也首先要靠总经办这个“窗口”。
总之，总经办是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助总经理决策的“外脑”和处理日常事务的手足。
不同性质企业的总经办工作，固然有不同层次、不同类型的具体要求，但其地位却是大致相似的，因此，总经办工作做得好坏，直接关系到企业经营决策、方针等能否得到充分落实，直接关系到企业文化的建设与发展。
总经办的性质和特点
总经办是一个企业的综合管理机构，具有明显的综合性和服务性。
一、综合性
总经办的综合性主要是由以下四个方面的组合所形成：
1．多方面基础工作的组合。
总经办的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、公文传阅与处理、会务、接待、人事、后勤、工务、车辆、印章、档案、机要机密、内外事务联系等大量的行政性和事务性的基础工作，都在总经办承办。
2．多方面信息的组合。
国家政策、行业信息、公司总体规划、目标管理、总经理决策和其他经营过程中所形成的文件资料、各部门落实总经理决策等方面的情况；
其他各方面的管理资料和员工关系等等，都在总经办汇集和组织，并且发挥出信息的综合效应。
3．多知识多技能结构人员的组合。
由于总经办的工作是多向性多功能的组合，要求总经办工作人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才”和“专才”相结合的有机整体。
例如，总经办主任要当好总经理的参谋和助手，必须具备较好的职业素质、知识修养和组织能力，能比较准确地领会总经理意图，善于统观全局、善于集中总经理意见和全体干部、员工的智慧；
从事总经理秘书工作的人员，必须具备较高的企业管理知识和写作能力，具有较强的企业法规观念，熟悉企业业务流程，视野开阔，视觉敏锐，善于冷静地思考；
从事前台服务的人员，必须具有热情、耐心、任劳任怨、不怕麻烦、灵活周到；
从事人事、后勤、文控管理等方面工作的人员，要有各自工作相适应的专业知识与技能。
4．总经办本身也是由多种专业组成，并相互渗透，结合交叉形成的一个整体。
总经办只有在企业的管理目标下，分工协作、步调一致，才能取得综合的整体效益。
二、服务性
总经办除了具有综合性外，还具有服务性，不论是参与经营还是内务管理，都是为了搞好服务。
因为总经办与业务部门不同，业务部门有明确而具体的业务目标，如销售部的销售指标、市场占有率，生产部的生产达成指标等。
所以说，总经办的任务就是服务，为领导工作服务、为各部门服务、为员工服务，这三种服务是做好总经办一切工作的指导思想。
已知服务就是总经办工作的一大特点，从其服务性质中，我们又可初步看出总经办的具体特点所在：
1．政策性强。
总经办的重要任务是处理文件，传递信息、办理事务、受理问题，这些都是政策性很强的工作。
故总经办对企业的有关方针政策要有较全面的认识。
工作中要有严谨负责、一丝不苟的作风，以深得各部门的认同和赞赏。
2，头绪多、综合性强。
我们知道总经办本身就是一个多功能、多层次、多向性的综合体。
故总经办作为综合管理部门，它的每一项工作都是企业整体工作的一部分，它处理的许多事情往往带有全局性，会产生较大影响。
因此，总经办必须从企业整体出发，统筹安排各项工作，防止顾此失彼。
3．要求高、时间性强。
总经办各项工作如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的服务是不受欢迎的。
同时总经办工作人员应有很强的时间观念，没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好总经理的助手。
4．内容杂、服务面广。
总经办工作要搞好优质服务，必须牢牢树立整体观念和服务思想，经常保持同总经理和各部门的密切联系，及时完成总经理交办事项，同时面向员工，热情关心每一个在职员工。
再则，总经办作为企业的窗口，公司内部人员外出办事和外部企事业机构人员来公司参观访问都要经过这个窗口，总经办工作优劣直接反映着企业的精神面貌和企业的管理水平。
5．联系广、协调任务重。
总经办特有的协调平衡作用，使得总经办必须也持整体观念的原则，熟悉企业各业务部门工作，扩大知识面，增强适应能力，只有这样才能及时协调部门之间的矛盾，调动各方面的积极性。
6．机要保密性强。
总经办保密范围很广，诸如：
文件保密、会议保密、技术保密、商业保密等，这是总经办保密工作的一个主要特点。
另外，总经办为总经理工作，接触机密的机会多，知道机密的时间早，所以总经办的保密工作与总经办每一个成员有直接的关系。
要做好总经办的保密工作必须使总经办人员有很强的机密观念，自觉遵守保密制度。
7．被动性与突击性。
总经办的辅助地位决定了它的工作被动性。
其被动性主要表现在两个方面：
一是作为领导的辅助层，处于从属地位，总经办必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是；
二是总经办又是企业整个行政管理的枢纽，内外往来的文件、信函都要经过这里，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一面。
除上述两大性质外，总经办在处理日常事务中还经常要完成突击性的工作。
如举行重大的年终晚会，召开经营类大型会议等等。
在这种情况下，既要组织力量完成临时任务，又不可因完成突击工作而影响日常工作。
又如受命凋查某一事件、为临时决定的会议准备材料、向临时前来公司参观访问的人员提供专题资料等等也具有突击性。
要完成这些任务，要求总经办应在平时做好扎实的基础管理工作。
还有一些偶发的突击性工作，如发生重大灾情、重大事故，必须刻不容缓去处理，这就要求总经办要有严密的组织和制度，要求总经办工作人员有丰富的经验，处惊不变、当机立断，在突击中组织协调有关部门的力量，共同努力，及时解决问题。
总经办的工作原则及任务
一、总经办的基本原则
概括地说，总经办工作的基本原则有如下几项：
1．准确的原则。
总经办的任何工作都与总经理的工作相关联。
可以说，总经办工作的准确性，相当程度地保证了总经理工作的准确性，保证了总经理工作的正常运转。
总经办工作的准确性，涉及的方面很多，简单地说，办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。
总之只要准确无误，就可事半功倍。
做到这些，就须态度认真，作风过细。
比如说办文，就应保证文件的原文一字不错，保证文件质量不被破坏。
为此，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记装封、递送、收拆、复制、分阅等等每一步都不发生差错。
有了错，就可能破坏文件的内容，降低文件的质量。
工作出错有时虽然是难免的，但错出多了就是个工作态度、工作作风问题，而且会贻误大事。
“准确”是提高时效的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的一种保证。
2．迅速的原则。
迅速，就是要求工作及时、高效。
所有的文件都有自己的使命，所有的文件都是为了办事而发的。
一切要办的事，欲达目的，都有两个要素，一是准确，二是时限。
两者任何一条失误，事情就办不成。
况且讲求时效是当今社会的要求，有些文件、信息常常需要瞬间即到。
办事不及时就会贻误大事。
3．保密的原则。
总经理制发的文件，大部分都具有不同程度的秘密性，尤其是董事会制发的文件，有许多涉及公司重大决策，涉及公司行政、财务、营销、研发等核心机密，是竞争对手猎取的主要对象。
总经办人员经常接触总经理和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，这里有两个方面的要求：
一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全；
在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施；
二是总经办人员要保证自己知密不泄密。
对于总经办工作的安全与保密问题，务必引起思想上的足够重视，并在组织措施上给予必要的保证。
比如，一切尚未公布的机密文件，不得随便给无关人员阅看或谈论；
文件的运转交接应当严格登记，履行签收手续，明确责任；
绝密文件应有专人负责，不得擅自携带外出，总之，要有制度，要检查，严防泄密。
4．关心员工的原则。
总经办直接贯彻总经理的各项决议，为总经理服务，又直接面对公司员工，代表总经理为员工着想。
所以，总经办是总经理联系员工的纽带和桥梁。
关心员工应成为总经办各方面工作的首要原则。
总经办工作加强员工关系主要应从以下三个方面着手：
（1）关心员工的工作和生活。
总经办每天都要跟员工打交道，因此，总经办不能像某些旧衙门或新官僚，而应该处处关心员工，为员工着想。
虽然，总经办工作种类繁多，但不管什么工作，都应该以员工的工作和生活为基本出发点。
（2）做好员工咨询。
总经办在很大程度上是把员工的情况和意见反映到总经理，再把总经理对员工的关心意念落实到员工身上，所以，真实、准确、及时、全面地向总经理反映员工的意见和建议，是总经办最重要的工作之一。
多年来的工作实践证明，要把员工关系搞好，并不是一件容易的事。
它要求总经办工作人员能深入员工工作及生活的地方，亲自跟员工谈心、访谈，对员工反映的问题加以解决。
由于总经办是总经理的参谋助手，因此将员工的真实信息反映给老总可谓至关重要。
（3）汇聚员工智慧。
总经办人员应协助总经理采取不同方式扩大员工对企业管理的参与程度，集思广益，通过各种有建设性的提议和建议，调动全体员工的积极性，群策群力，积极参与，团结协作，促进各项管理工作的有效实施。
5．精简高效的原则。
精简高效是总经办的重要组织原则，我们知道，组织形式历来为适应工作任务的需要而设置。
由于工作任务的不同及其变化，组织形式也必然随之不断改进。
所以，只有从不同的具体任务出发，根据管理需要设置下属单位，才能实现精简、高效的目的。
6．严谨科学的原则。
总经办工作的特点，要求我们要有严谨的作风，严密的原则。
首先是各项计划的制定，工作部署必须严密。
要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和时间上的衔接等。
总之，事前考虑得越周密，计划目标的实现就越有保证。
作为总经办的经常工作，周、月、季、年度都应事先作出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，才能使工作按部就班，不断提高预见性。
其次，是执行计划中组织管理工作必须严密，没有严密的组织，计划往往落空，特别是大型会议和活动的组织，更需要精心筹划，每一件事情都要具体落实到人，有布置、有检查。
最后，总经办工作有许多是文字性、技术性工作，更需严密细致。
文件和报告，应做到整齐、干净、没有错字，甚至连一个标点符号也要认真推敲，不出错误。
文件收发、传递、归档，应做到准确无误，一丝不苟。
对文件的保密工作尤其要加倍谨慎，做到万无一失。
随着办公自动化的提高，总经办人员应会熟练地应用计算机，对工作要求也应更加精细，否则将会贻误工作。
总经办工作的特点，还要求我们讲究科学的原则，面对复杂的工作，要使我们的认识比较正确，能够达到预计的目标、减少失误，就必须按照人类认识发展的规律，对总经办工作的对象进行深入了解，摸索其运动的规律性，掌握事物各个方面的制约关系，用正确的认识指导实践。
7．协作配合的原则。
总经办要协助总经理推动各项任务的完成，总经办每一位工作人员之间的协作配合尤其必要。
没有这种协作配合，不发挥总经办的整体功能，难以制定出好的行动方案，有了方案也不可能很好地付诸实施。
当然，协作配合要建立在明确分工，建立部门责任制和岗位责任制的基础上，没有分工，就谈不上协作。
必须把建立和完善责任制作为部门改革的重要内容，在此基础上，才能运行协作配合的原则。
二、总经办的基本任务
总经办的任务，总的来说就是参与内务、管理事务、搞好服务，但企业因规模、体制的不同．其任务也不尽相同。
然而，就总经办的共同性质、地位和作用来说，其基本任务主要有以下几个方面：
1．辅助决策。
帮助总经理制定总体规划，参与目标管理，协助总经理抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验，提出新思路，这是总经办最重要的任务。
2．信息管理。
要建立一个完整的信息网络，保持信息渠道的畅通。
并建立一套科学的信息工作制度，使信息的收集、传递、处理、利用、存储等一系列环节紧密衔接。
3．公文起草。
公文包括命令、决定。
公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，以及发展规划、工作计划、总结等等。
同时，还要根据总经理的意图，起草诸如董事长或重要人物会议上的讲话初稿，或者提供有关资料，供董事或总经理备用。
4．协调关系。
协调是总经办基本和经常性的工作，总经办的协调范围有企业内各部门之间的协调、上级与下级之间的协调、公司与外界企事业单位的协调等，协作的内容一般都涉及到人、财、物等方面的问题，工作中有一定难度。
所以说，协调工作的好与差，是衡量总经办工作质量和办事能力的一项评估标准。
5．建章立制。
组织制定企业各项管理规章制度，包括对工作规范、行政管理、人事管理、经营管理、企业发展方面所制定的各项规划、章程和制度等。
建章立制是科学管理的必然要求，是实现管理目标的重要保证，也是由“人治”到“法治”的重大转变。
6．人事管理。
人事工作作为总经办的重要环节，它关系到企业的人才建设和队伍稳定。
人事管理包括：
人力的规划、需求，招募、甄选、聘用、考勤、考核、晋升、劳资等方面的管理。
在有些企业，人事管理作为人力资源与总经办分开行使权限，这也说明人事在企业的地位越来越重要了。
7．后勤管理。
员工衣食住行是总经办最应该重视的环节，古人有“兵马未动，粮草先行”之说，这说明做好员工的后勤管理工作，是企业搞好经营管理的前提。
8．工务管理。
公司的机器设备、水电安装维护等，是总经办须加以重视的另一方面，每个企业都有其自身的工务队伍，负责土木工程建设和维护。
故对总经办来说，这份差事不是件容易的事。
9．会议管理。
开会议事自古至今都是一项重要工作，总经办是会议工作的主要组织者，总经办对会议工作的主要任务是：
组织、监督、执行、效果评估等。
10．督促检查。
总经理的重大决策、会议决议、重要工作部署等，都需要总经办去办理。
这些重要事项可能涉及到员工管理、部门管理，因而在执行过程中，可能会遇到这样那样的问题．这就需要总经办认真督促检查和抓好落实。
11．机要保密管理。
在实际；
工作和管理中，总经办会涉及很多需保密的工作。
因此．我们要认识到总经办不仅仅是办事机构，同时又是机要保密部门，应该将保密，工作寓于总经办的日常事务工作中。
12．员工关系管理。
员工关系最基本的管理要素是搞好员工福利建设，在满足员工的生活福利之后，接下来是考虑员工的精神激励，因此，总经办应根据工作需要设立员工关系机构，企业规模较大的可以配备专职的员工关系管理人员，小企业也要由人兼职承办。
总之，一定要在公司允许的范围内切实为员工着想，树立和维护总经办的良好形象。
13．档案管理。
每家企业都有档案室，而档案管理是一项专业性较强的工作，总经办应根据专业特点搞好档案管理，切实抓好档案的收集、整理、鉴定、保管，统计，使用等环节的工作，以发挥档案的利用价值。
14．外事管理。
外事工作有其一定的特殊性，它同档案管理一样应没专人负责。
企业因性质不同，其外事工作内容也不相同，不过值得注意的是，所有的外事工作都心贯彻外事工作原则，处理好相关的外事问题。
15．日常事务管理。
总经办的业务范围除文秘、信息、人事、后勤、督查等工作外，还包括日常事务工作，诸如前台接待、车辆管理、门禁管理、安全卫生等等。
有的还需要搞好企业或部门内事务管理工作，如“5S”活动、合理化建议等。
16．部门自身建设。
要完成总经办上述的各项任务，关键在于人和制度。
总经办自身建设的任务．就是要有一个合理的群体结构，使其能发挥整体效应；
要有计划、有闩的地培养内部专业人才，提高其业务素质以及工作水平，同时也要对办公设备不断更新和改进，以提高总经办工作效率。
总经办组织结构分析
总经办属于综合性部门，从横向角度来看，它是和各业务部门共同组成的，其组织结构如图1；
从纵向角度划分，它可以分为不同的级别和层次，其组织结构如图2。
1．总经办机构的领导与管理。
一个有多个事业部或分公司组成的集团企业，它的总经办机构可能也是多个的（如图1所示），但由于总经办是直接为集团或本事业部（分公司）领导服务的办事机构，故对集团总经办（总裁办）来说，对下各事业部的总经办只是间接行政领导关系。
这一特点决定了集团、事业部之间不可能形成一个自上而下的、独立的垂直领导体系，也即事业部的总经办如事业部的其他部门一样，它是由事业部总经理直接领导和管理的。
从这个意义上讲，集团内各总经办部门具有一定的“封闭性”。
2．总经办之间的横向关系。
企业内总经办机构之间虽然存在一定的封闭性，但这并不意味着总经办机构之间没有垂直或横向联系，相反，在新经济时代，这种联系有很大的发展，纵向联系表现为，集团总经办有义务，也可以对事业部（分公司）总经办进行业务上的指导。
这种业务指导关系体现在总经办的各种管理制度、条例、规定的制定和实施上。
而且，对下属总经办人员的培养、能力评估等，集团总经办能从专业的角度来加以执行，故从某种意义上说，上级总经办和下级总经办又不完全是“封闭性”的。
总经办的管理职能及人员要求
1．总经办工作职责。
（1）人事资料、文件、档案和相关法律、法规的管理。
（2）人力资源计划的制定、管理和实施。
（3）各岗位职责的权限及需求标准的制定。
（4）外部行政文件的收集、管理和分发。
（5）人员的招聘、调动、人事关系的管理。
（6）人员考核制度的制定、实施及相关记录的管理。
（7）培训计划的制定、组织，相关培训记录的存档、管理。
（8）人事管理制度的制定与实施。
（9）薪资制度、职位设定的制定和管理。
（10）公司会议的组织、协调。
（11）董事会和总经理的文秘工作及交办的特殊事项。
（12）管理评审的计划、组织和实施。
（13）行政管理制度的制订和实施。
（14）后勤、总务管理，公司设备维护。
（15）办公没备、用品的庶务采购和维护。
（16）食堂、宿舍、车队、保安的管理及相应管理制度的制定和实施。
（17）质量管理体系文件的管理、发放。
（18）各种认证的申请、准备、联系与取得。
（19）员工福利、医疗、工伤、保险的管理。
（20）员工关系的咨询、信息的取得与维护。
2．总经办工作人员的素养。
通常对总经办工作人员所下的定义是：
总经办工作人员是掌管文书并协助总经理或各部门处理相关事务的人员。
可见，总经办工作人员是总经办工作的主题，能否做好这份工作，在很大程度上取决于总经办工作人员所应该具备的素质修养。
（1）思想修养：
总经办工作人员必须具备正确的就业观和强烈的事业心，还要有较高的工作能力和实于作风。
（2）知识结构：
总经办工作综合性强、接触面广，这就要求总经办工作人员尽可能具备相当广博的知识与合理的知识结构。
当然，不同性质的企业，其总经办工作的层次也不同，对总经办工作人员的知识结构要求也不尽相同。
一般来说，总经办工作人员的知识结构可分为：
①基础知识：
这是总经办人员不可缺少的，是知识结构的奠基。
②专业知识：
它是总经办工作人员知识结构的核心，也是区别于其他人才知识结构的根据。
③相关知识：
这部分知识是独立于专业知识之外，但是又与总经办工作密切联系的知识。
④心理素养：
总经办工作人员由于工作岗位的特殊性，不仅人际关系较复杂，在紧张的工作中所遇到的矛盾和困难挫折也较多，如果总经办工作人员没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中出现的各种情况，产生心理上的不适应。
所以提高总经办工作人员心理素质，具有十分重要的现实意义。
（3）总经办工作人员良好的心理素质包括：
①要树立正确的人生观。
②确定适度的抱负水平。
③克服不良的心理影响。
④学会调节心理压力，培养健康的情绪、情感。
⑤培养健康的兴趣和爱好。
⑥克服不良的嗜好、养成良好的生活习惯。
⑦积极参加各种形式的娱乐活动。
3．总经办工作人员的能力要求。
总经办工作人员既要有知识。
更要有能力。
知识素养再高．没有实际的动手能力，算不上是一个好的工作者。
能力是指工作人员在实践中高效率完成各项任务的本领．这些能力主要包括以下几个方面：
（1）分析判断能力：
这是一种高级思维形式。
（2）表达能力：
它包括口头表达能力和书面表达能力两方面。
（3）协凋能力：
它是总经办工作的重要内容之一。
（4）咨询能力：
它是指咨询访谈的能力。
（5）办事能力：
它包括组织能力和应变能力等。
（6）反应能力：
这是一种原则性和灵活性相结合的能力。
（7）交际能力：
它是指与各种公众、组织打交道的能力。
（8）运用OA的能力：
这是要求总经办工作人员必须掌握运用OA的能力。
4．总经办工作人员的职业道德要求。
道德是一种社会意识形态，是人们调整自身与他人及社会之间关系的行为规范的总和。
职业道德是具有一定职业特征的道德规范和行为准则。
作为企业总经办，由于其工作的特性，工作人员应具有以下职业道德：
（1）忠于职守
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