大型活动策划与管理复习重点2.doc

大型活动策划与管理复习重点2.doc

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《大型活动策划与管理》复习重点

1、大型活动的定义

随着全球政治、经济一体化时代的到来，国际性、地区性、行业性、政府、社团、行业、企业自行组织的各类各样的大型活动越来越成为人们沟通、交流、宣传、公关、推广的重要手段和渠道。

大型活动项目的策划、组织、管理和实施也就理所当然地成为政府、企业及各行各业都必须面对的一项重要工作。

在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等。

大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。

国外的定义：

对活动组织者来说，大型活动是赞助商或组织机构举办的非常规性的一次性或不经常发生的活动；对活动参观者来说，大型活动是为人们提供的非正常选择范围内的或非日常经历的娱乐、社交或文化经历的机会。

2、大型活动的特点

第一，鲜明的目的性。

大型活动往往耗费很多资源，包括人力、物力、财力。

无论是企业上市举办大型活动，还是现在世界各国政府举办的奥运会、社会团体举办公益活动、群众组织举行的品牌活动都具有明确的目的性。

没有明确目的的活动不可能成为大型活动。

目的：

沟通交流；推广认可；宣传公关。

对象：

消费者与市场；政府；社会。

第五，很强的协调性。

一是协调举办方、参与者、邀请方等为社会各方、国内外各方。

二是协调现场。

活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补。

三是协调临时出现的变化。

3、传统活动包括：

民族生产生活娱乐活动——巫术礼仪与祭祀；庙会和集市；传统节庆，主要有15个为主要节日：

元日、上元节（元宵节）、花朝节（花神节）、上巳节（女儿节）、寒食节、清明节、端午节、七夕节、中元节（鬼节）、中秋节、重阳节、冬至节、腊八节、祭灶日（小年）、除夕；民族节庆。

4、新兴活动

（1）节庆：

中国一年节庆活动的数量已过万。

曲阜的孔子文化节、青岛啤酒节、潍坊风筝会、烟台的葡萄酒节、荣成的渔民节、淄博的陶瓷艺术节、平阴的玫瑰文化节、长岛的扇贝节、栖霞的苹果节、菏泽的牡丹花节、莱西的山楂节、济宁的名酒文化节、平度的大泽山葡萄节、莱阳的梨花节、青州的蜜桃节、峄城的榴花节、乐陵的金丝小枣节、肥城的桃节、莱州的月季花节、德州的扒鸡节等等

利用旧节日增加新内容；借历史的和民间文化的优势创办的节日；政府举办的文化艺术节；企业节庆

（2）企业营销与公关；

公关活动的目标是提高美誉度，提升亲和力；促销活动的目标是提高销售额、市场占有率。

公关活动的重心是公众、媒体、政府，促销活动的重心是消费者。

企业同时需要营销、公关两种职能，两种职能不能通用。

公关是社会行为，营销是经济行为，公关活动关注公众，促销活动关注消费者。

公关活动是产品市场营销活动中的一项重要内容。

公关活动可以提升企业形象，扩大企业知名度和产品知名度，促进产品销售，挤兑竞争对手，提高产品市场占有率。

（3）会展；贸易性质的展览是为产业即制造业、商业等行业举办的展览。

展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易展览中是为公众举办的展览。

消费性质的展览基本上都展出消费品，目的主要是直接销售。

展览的性质由展览组织者决定，可以通过参观者的成分反映出来：

对工商办开放的展览是贸易性质的展览，对公众开放的展览是消费性质的展览。

具有贸易和消费两种性质的展览被称作是综合性展览。

经济越不发达的国家，展览的综合性倾向越重；反之，经济越发达的国家。

展览的贸易和消费性质分得越清。

（4）公益活动：

社区服务，环境保护，知识传播，公共福利，帮助他人，社会援助，社会治安，紧急援助，青年服务，慈善，社团活动，专业服务，文化艺术活动，国际合作

慈善活动：

为帮助改善社会上的弱势社群的困难生活而发起的团体活动。

金钱捐助、物资捐助、慈善表演、心理救助、施粥

（5）旅游

（6）会议

（7）博览（文博；世博；园博；艺博）

（8）网络与媒体炒作

5、大型活动的意义

一、综合实力的展现

大型活动举办本身就是综合实力的展现。

国际大型活动是综合国力和地区综合实力的表现——经济实力、政治实力（感召力）、文化实力。

二、较强的拉动力

（1）直接拉动力——主要是从电视转播、公司赞助和场馆门票等方面获得的，主要是经济效益；

（2）间接拉动力——主要是由于主办大型活动而改善了目的地的硬软件环境，提升了目的的整体形象和声誉，从而促进了旅游、投资、电信、商业等行业的发展。

三、高度的被关注性

（1）高度的国际关注

（2）高度的媒体关注

（3）高度的民众关注

（4）高度的商家关注

第二，商家还关注投资与合作项目。

四、长远的影响力

大型活动的长远影响力表现在社会与文化、设施与环境、政治、旅游和经济4个方面。

6、大型活动按活动内容划分为

展会、赛事、会议、庆典、游行、宴会、集会表演、狂欢等。

7、大型活动策划的创新性特点

概念创新和理念创新是策划的本质特征，资源整合在一起，能不能产生新的绩效、有没有创新，这是策划的关键。

资源整合所聚集的能量就是创新，没有创新的资源整合过程，我们不认为是策划。

策划追求创新，是策划与计划的根本区别，策划创新非常强调通过资源整合进行创新，这与科技创新、通过实验发明创造创新是有区别的，通过资源整合创新就是策划的精髓。

8、应急计划的内容

（1）分析有可能出现的危机；

（2）成立专门的应对部门；（3）应对措施和应对保障；（4）重在安全保障：

消防应急预案；保卫应急预案；水电应急预案；饮食、卫生应急预案；交通与人员分流应急预案；等等。

9、“角色管理”

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，所以如何控制好现场的每个人的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。

根据活动参与者的角色来分配管理工作，分工明确、各负其责。

如大型演出：

活动组织方、场馆方、演员/主持/选手等、舞台/灯光/音响制作方、嘉宾/观众方和媒体记者方。

角色管理的内容：

①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。

例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；

②负责各角色人员之间的信息沟通。

参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；

③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；

④及时向项目负责人报告工作进展情况；

⑤现场出现的其他相关事务。

10、可行性研究的内容

大型活动的社会适应性——包括社会环境和目标公众的适应性与社会物质水平的适应性——大型活动需要动用许多社会物质。

如场地、器械、音响、运输、餐饮、原料等等。

财力适应性。

效益的可行性——从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用？

如果我投放媒介做广告，比做大型活动更有效，大型活动就不一定做了。

创意的支持性——许多创意需要物质的支持，因而需要策划人员把握现代科研成果。

应急能力的适应研究性，需要那些应变措施？

如户外活动要考虑天气的情况，室内和露天活动考虑更多的是安全设施问题。

11、安全管理：

制定安全管理制度，确保安全

规范性文件国令（第505号）:

《大型群众性活动安全管理条例》、《各省市自治区市大型群众性活动安全管理条例》

管理范围：

凡在广场、公园、街区、礼堂、体育场（馆）、活动中心、影院、图书馆等公共场所举办的，参加人员超出本单位或本组织范围的，或人数在100人以上的各种大型活动，如会展、集会、会议、电影、录像、舞会、文艺演出、运动会、比赛等，都在管理范围之内。

遵循“谁主管，谁负责”原则，落实安全责任人实行安全责任制。

主办单位负责安全保卫工作，应将安全保卫工作纳入活动计划，除保证活动的正常进行外要严防发生各类政治案件、事件严防发生刑事案件、治安案件、治安灾害性事故和各类安全事故。

12、立项的步骤与内容

（1）确立问题

（2）可行性研究。

（3）需求分析

（4）哪些人、什么公司，具有哪些条件能承担这个任务。

（5）活动概要设计，搭建框架。

（6）详细设计活动内容

（7）项目预计的经济效益及社会效益、媒体效益、长远效益。

（8）大型活动的预想效果、测试模拟、场地、服务、设施等保障措施。

（9）资金概算及合理使用的详细列表。

损益、现金流量、资金来源与运作、资产处置。

（10）组织与人员分工

（11）应急预案。

（12）其他需要说明的问题。

13、行政审批要求

由于投资主体、投资的行业、投资规模、项目性质（盈利与非盈利等）的差异，政府有着不同的项目报批规定。

按照前述要素将投资项目划分为禁止类、限制类、许可类和鼓励类等四类。

除禁止类不允许建设外，其余的分别执行审批制、核准制和备案制。

其立项审批所处的阶段、要求提交报批的资料、报批前应先行取得的其他行政许可各有不同。

14、可行性的分析要素

进行可行性研究考虑的因素很多。

这些因素（视活动的具体情况）包括可能的预算需求、管理技能的需要、活动举办地点容量、主办团体和目的地的影响、志愿者、赞助商和辅助性服务（如设备租用公司）的可用性、预计到场人数、基础设施需要、公共与私人财政支援的可用性、该活动所得到的政治支持率、盈利、媒体、社会效益等事项的跟踪记录。

15、大型活动常用广告形式

（1）电视时段广告

（2）户外广告、活动广告：

电子广告、霓虹广告、路牌广告、街车广告、售点广告、邮递广告。

（3）网络、手机新媒体广告

16、大型活动宣传推介方法

推介会；演唱会；北京人民大会堂；电视专题节目；宣传专题光盘、音像资料；宣传册页；主流杂志、报纸活动准备等情况的宣传报道；形象大使及其评选。

17大型活动的项目筹备

（1）活动宣传点（文化印证；地方特色；独到的活动；感恩回报）；

（2）媒体广告——网络媒体、平面媒体类型软广告硬广告规格彩色双通单通整版半版费用、广播套餐规格天数广播稿文案、户外大牌；

（3）客户邀请；

（4）活动现场——主现场分现场、布置营造气氛热烈大气豪迈专业人性（大型背景板、表演秀、气拱门、飘空大气球、LED巨屏、刀旗指示牌、场地布置平面图、领导分工、礼仪小姐、保安）；

（5）物料准备；

（6）人员培训（战前动员；倒计时彩排）

18、大型活动执行方案的写法

第一部分：

活动概况

第二部分：

各单位分工表

第三部分：

进度推进表：

第四部分：

物料表：

第五部分：

设计清单：

第六部分：

现场执行表

第七部分：

费用预算

第八部分：

活动布局

第九部分：

活动简要流程

19、大型活动导致风险的因素

管理：

活动管理的某个环节发生疏漏可能对整个活动正常开展带来风险。

宣传：

宣传部分也需要进行风险管理。

宣传人员本身具有的特点决定了他们在工作中更加关注行动所能带来的成果，而倾向于忽视潜在的风险。

人群：

无论采取何种场地设计方案，过多的参与者都会造成活动资源的极度紧张。

即使是免费举办的活动，如果参与人数过少也会影响整个活动的既定目标。

利用在进行活动之前发布正确的信息做好参加人数的预计工作。

道具：

道具的运输、停放存在潜在的危险，应该引起足够重视。

资金：

如果活动的资金是来源于赞助商，那么存在赞助商中途撤出的风险。

此外还有气候天气自然灾难与人为的安全事故灾患。

20、志愿者服务内容

维护交通、保护环境、宣传发动、信息、后勤保障、部分行政工作；

国际性活动中的翻译、引导、陪同工作；

比赛、竞赛中的啦啦队、文明观众等。

21、保安服务的形式

一站服务，包括现场流程与接送机入住宾馆等等；现场与场地服务；团体安全服务如考察、旅游团队的安全陪同。

22、节庆活动的类型

按照内容可分为祭祀节庆、纪念节庆、庆贺节庆、社交游乐节庆等。

按照性质分：

（1）政治类节庆活动：

如国庆节，六一儿童节，五一国际劳动节等。

（2）传统民俗节庆活动。

如中国的春节、元宵节、中秋节、端午节，美国的感恩节