鄂水利函288号Word格式.docx

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第一次全省水利普查归档文件材料整理方法

二〇一二年四月二十六日

一、整理依据

1、纸质文件材料参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）进行整理。

2、电子文件参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）进行整理。

3、照片参照《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）进行整理。

4、音像材料参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995）进行整理。

二、纸质文件材料整理方法

（一）分类

依据《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办〔2011〕161号）对收集的文件材料进行分类，共分为水利普查管理文件类、河湖基本情况普查类、水利工程基本情况普查类、经济社会用水情况调查类等10类（具体分类情况见水办〔2011〕161号附件10）。

（二）组卷

组卷就是将各类文件材料，按其形成规律，把一组有联系的文件以卷的形式组合在一起，便于保管、保密和利用。

水利普查文件材料按“卷”进行整理，组卷要求如下：

1、原件要求：

归档的纸质文件材料应为原件，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整、齐备。

书写和装订材料应符合耐久性要求，对于用热敏纸和用铅笔、园珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久书写字迹的文件材料，可复印后与原件一并存档。

2、案卷内的文件材料应反映一个相对独立的问题或内容。

若此内容反映的文件材料较多，则组成多卷，依序排列。

每卷厚度以不超过20mm为宜。

3、案卷内不应有重份文件。

4、案卷内文件材料的保管期限、密级应大体相同。

5、成册、成套的科技文件可保持其原有形态；

精装和平装等书本式文件材料自成一卷的，可保持原状。

（三）卷内文件材料排列

1、案卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。

2、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。

3、文字材料排列时，正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

复文在前，来文在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前、复印件在后；

不同文字的文本，中文文本在前，其它文种版本在后（特殊规定除外）。

（四）卷内文件材料页号编写

1、案卷内文件材料以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。

2、单面有内容的，页号编写在右下角；

双面有内容的，页号编写在正面的右下角和背面的左下角。

3、成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，不必重新编写页号；

如与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一件文件填写卷内目录。

4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（五）案卷封面编制

1、案卷封面，应采用无酸牛皮纸制作，式样见附图一。

2、案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。

3、立卷单位，应填写负责文件材料组卷的部门或单位。

4、起止日期，应填写案卷内文件材料形成的起止日期（年度应填写四位数字）。

5、保管期限，应填写依照有关规定给案卷划定的保管期限。

6、密级，应填写卷内文件材料的最高密级。

7、档号，应按照规定的编制方法填写（参见第14页）。

（六）卷内目录编制

1、卷内目录是登录卷内文件材料题名等并固定排列次序的表格，应排列在卷内文件首页之前。

用纸幅面尺寸用A4型297mm×

210mm（长×

宽）。

卷内目录

档号：

序号

文件

编号

责任者

文件题名

日期

页数

备注

2、序号，用阿拉伯数字从1依序标注卷内文件排列顺序。

3、文件编号，应填写文件文号（包括代字、年度、序号）或图号等。

4、责任者，应填写文件材料的形成者或第一责任者，填写责任者应使用全称或规范化简称。

5、文件题名，应填写文件材料的题名，文件材料没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

6、日期，应填写文件材料形成的时间——年、月、日。

7、页数，应填写每件文件材料的总页数。

8、备注，可根据实际填写需注明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。

9、档号，填写方法同前。

（七）卷内备考表的编制

1、卷内备考表是卷内文件状况的记录单。

应排列在卷内全部文件之后（不需编写页号），用A4纸，式样见附图二。

2、卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

3、立卷人，应由立卷责任者签名。

4、立卷日期，应填写完成立卷的时间。

5、检查人，应由案卷质量审核者签名。

6、检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

7、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

8、档号，填写方法同前。

（八）案卷目录编制

1、案卷目录是登录案卷题名、档号、保管期限等并按案卷号次序排列的档案目录，用A4纸。

案卷目录

序

号

档号

案卷题名

总页数

保管期限

2、序号、档号、案卷题名、保管期限，填写方法同前。

3、总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。

4、备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

（九）案卷装订

1、案卷需整卷装订。

每卷案卷附案卷封面后用棉线采用三孔一线的方法装订，装订长度160mm，装订位置位于案卷左侧中部，距订口边l0mm。

装订线外有字迹的文件材料需加边。

2、装订前应先将订书钉、回形针等金属物品拆掉。

对破损、小于A4规格或纸质较脆、较薄之类的文件材料，用A4白纸进行修复与托裱。

对文字模糊或易褪变的文件进行复制（包括以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料）。

3、精装、平装等书本式的文件材料自成一卷的，保持其原状。

4、对大于A4纸型规格的报表、图样、图纸等文件材料，应按照A4（297×

210mm）纸型的尺寸进行折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，折叠后标题栏露在右下角。

5、散装的图纸可不装订，在每张图纸的右上角（或适当的位置）注明档号；

一套图纸一个档号，但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括弧注明“几分之几”，如：

KSPl．2．1—1（1/18）。

散装图纸若要装订要加垫纸板。

（十）装盒

1、卷盒采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。

卷盒的外形尺寸为310mm×

220mm（长×

宽），盒脊厚度设置为60mm，式样见附图三、附图四。

2、同一保管期限的案卷按照档号顺序装盒。

3、卷盒背脊处填写档号。

三、声像档案的整理

声像档案包括照片、录音、录像材料，应分别整理。

通过分类、装盒、排列、编号、编目等步骤完成整理工作。

（一）照片的整理

具有典型代表性的底片、数码照片应印制成纸质照片。

1、照片的分类。

照片按“保管期限—年度—项目”分类。

保管期限分为永久和长期。

2、照片的排列。

照片按形成时间、内容排列，同一组内容的照片按由总到分顺序排列。

3、照片的编号。

照片归档应编制档号。

档号内容及书写格式为“全宗号-分类号-张号”。

如：

SZ133-KSPl.10.1.1-5，表示SZ133号全宗科技（K）第一次全国水利普查（SP1）照片档案（10.1）管理类

（1）第5张。

照片档号分别填写在照片背面和该照片存放位置说明处，二者应保持一致。

4、照片装具的选用。

照片应存放在国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作）中，大幅照片可卷放或平放在档案盒中。

5、照片说明的填写。

单张照片放入照片档案册中，应填写照片说明，包括：

题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等项目。

题名应概括说明照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容；

照片号填写照片的档号；

参见号填写本照片与其他相关档案的互见号；

拍摄时间用8位阿拉伯数字填写；

拍摄者一般填写个人姓名，必要是可加写单位；

文字说明应综合运用时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项。

大幅照片说明可另纸书写，与照片一同保存。

一组有密切联系的照片应拟写组合说明，概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项，标明本组照片的起止张号和数量。

采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简，不填写重复项。

同组照片应在每张照片说明的左上角用“①”、“②”、“③”……符号标出组联符号。

6、照片的编目。

纸质照片应编制册内目录和基本目录（格式见下表），分别存放在册内和检索柜中。

纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档案之间有相互联系的，应在备注栏中说明互见号。

照片档案册内目录

照片号

题名

时间

页号

底片号

照片档案基本目录

拍摄者

7、数码照片的整理。

数码照片用光盘或移动硬盘备份成电子档案，一式两盘。

数码照片按“年度—保管期限”分类，依工作、活动、项目内容建立文件夹。

不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹。

同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列。

每张数码照片应编写说明，说明编写方法同纸质照片。

数码照片有打印照片的，应注明互见号。

数码照片和说明文件（TXT格式）统一用档号命名。

数码照片说明性目录

文字说明

参见号

（二）录音录像的整理

录音、录像带分别整理。

一般按“保管期限—年度”分类。

录音、录像档案以件（盘、盒）为单位在保管限内编制大流水档号“全宗号—分类号—流水号”，并编制声像档案目录。

SZ133-KSPl.10.1.2-1，表示SZ133号全宗科技第一次全国水利普查（KSPl）录像档案（10.1.2）第1盘录像。

数码照片、录音、录像档案目录

载体

类型

保管

期限

起止

四、电子档案的整理

电子文件按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的规定整理。

电子文本文件应按国家有关规定的通用格式存储。

归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。

电子文件可采用在线或离线方式归档。

但需移交的电子文件应用光盘或移动硬盘备份成一式二套，按年度排列、编号，电子档案编号“全宗号—分类号—流水号”，如：

SZ133-KSPl.10.2-1，表示SZ133号全宗科技第一次全国水利普查（KSPl）电子档案（10.2）第1盘光盘，并编制电子档案目录。

离线备份的光盘或移动硬盘应编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据。

归档电子文件目录

形成时间

稿本

代码

类别

注：

①电子文件稿本代码：

M—草稿性电子文件；

U—非正式电子文件；

F—正式电子文件。

②电子文件类别代码：

T—文本文件；

I—图像文件；

G—图形文件；

V—影像文件；

A—声音文件；

O—超媒体链结文件；

P—程序文件；

D—数据文件。

电子档案目录

五、实物档案的整理

实物材料包括水利普查印章、工作证书、标志、奖牌、锦旗等，按形成或年度顺序排列、编号，实物档案编号“全宗号—分类号—流水号”，并编制实物档案保管单位目录。

SZ133-KSPl.10.3-1，表示SZ133号全宗科技第一次全国水利普查（KSPl）实物档案（10.3）第1件实物。

实物档案目录

实物

六、档号编制方法

水利普查档案档号由全宗号、分类号（科技档案K）、第一次水利普查档案类别代码（SPl）、文件材料类别代码、案卷流水号组成。

单位如没有全宗号，可空着不填。

如:

全宗号-KSP1.1-1.2.3…n

案卷流水号

文件材料类代码

表示科技档案第一次水利普查档案类别代码

单位全宗号（如：

湖北省水利厅为SZ133）

各类文件材料具体编制办法如下：

1、水利普查管理文件类：

全宗号-KSPl.l-1，2…n；

2、河湖基本情况普查类：

全宗号-KSPl.2.1-1，2…n；

（其中：

2.1指河流普查；

2.2指湖泊普查）

3、水利工程基本情况普查类：

全宗号-KSPl.3.1-1，2…n；

3.1指水库工程；

3.2指水电站工程：

3.3指水闸工程；

3.4指泵站工程；

3.5指引调水工程；

3.6指堤防工程；

3.7指农村供水工程；

3.8指塘坝工程；

3.9指窖（池）工程。

）

4、经济社会用水情况调查类：

全宗号-KSPl.4.1-1，2…n；

4.1指居民生活典型用水户；

4.2指灌区：

4.3指规模化畜禽养殖场；

4.4指公共供水企业；

4.5指建筑业和第三产业；

4.6指建筑业和第三产业；

4.7指河道个生态环境用水。

5、河湖开发治理保护情况普查类：

全宗号-KSPl.5.1-1，2…n；

5.1指河湖取水口普查；

5.2指地表水水源地普查；

5.3指河流治理保护情况普查；

5.4指湖泊治理保护情况普查；

5.5指入河湖排污口普查。

6、水土保持情况普查类：

全宗号-KSPl.6.1-1，2…n；

6.1指土壤侵蚀普查；

6.2指侵蚀沟道普查；

6.3指水土保持设施普查。

7、水利行业能力建设情况普查类：

全宗号-KSPl.7.1-1，2…n；

7.1指水利行政机关；

7.2指水利事业单位；

7.3指水利企业；

7.4指水利社会团体；

7.5指乡镇水利管理单位。

8、灌区专项普查类：

全宗号-KSPl.8.1-1，2…n；

8.1指灌区面积普查；

8.2指50（含）-2000亩灌区普查；

8.3指2000亩及以上灌区普查。

9、地下水取水井专项普查类：

全宗号-KSPl.9.1-1，2…n；

9.1指规模以上机电井普查；

9.2指规模以下机电井、人力井普查；

9.3指规模以上地下水水源地普查。

10、水利普查音像类、电子、实物：

全宗号-KSPl.10.1.1-1，2…n。

10.1指音像类；

10.2指电子类；

10.3指实物类。

音像类10.1.1指水利普查工作照片；

10.1.1指水利普查工作录像；

10.1.1指水利普查工作录音。

附图一：

单位统一为mm

案卷封面式样

附图二：

卷内备考表式样

附图三：

卷盒封面及脊背式样

附图四：

单位统一为mm

卷盒展开式样

主题词：

水利普查档案管理通知

抄送：

水利部办公厅、湖北省档案局。

湖北省水利厅办公室2012年4月28日印发

共印100份