鄂水利函288号Word格式.docx

1、附件：第一次全省水利普查归档文件材料整理方法 二一二年四月二十六日一、整理依据1、纸质文件材料参照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）进行整理。2、电子文件参照电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）进行整理。3、照片参照照片档案管理规范（GB/T118212002）进行整理。4、音像材料参照磁性载体档案管理与保护规范（DA/T151995）进行整理。二、纸质文件材料整理方法（一）分类依据第一次全国水利普查档案管理办法（水办2011161号）对收集的文件材料进行分类，共分为水利普查管理文件类、河湖基本情况普查类、水利工程基本情况普查类、经济社会用水情况调查类

2、等10类（具体分类情况见水办2011161号附件10）。（二）组卷组卷就是将各类文件材料，按其形成规律，把一组有联系的文件以卷的形式组合在一起，便于保管、保密和利用。水利普查文件材料按“卷”进行整理，组卷要求如下：1、原件要求：归档的纸质文件材料应为原件，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整、齐备。书写和装订材料应符合耐久性要求，对于用热敏纸和用铅笔、园珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久书写字迹的文件材料，可复印后与原件一并存档。2、案卷内的文件材料应反映一个相对独立的问题或内容。若此内容反映的文件材料较多，则组成多卷，依序排列。每卷厚度以不超过20mm为宜。3、案卷内

3、不应有重份文件。4、案卷内文件材料的保管期限、密级应大体相同。5、成册、成套的科技文件可保持其原有形态；精装和平装等书本式文件材料自成一卷的，可保持原状。（三）卷内文件材料排列1、案卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。2、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。3、文字材料排列时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其它文种版本在后（特殊规定除外）。（四）卷内文件材料页号编写1、案卷内文件材料以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。2、单面有内容的，页号编写在右下角；双面有

4、内容的，页号编写在正面的右下角和背面的左下角。3、成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，不必重新编写页号；如与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一件文件填写卷内目录。4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（五）案卷封面编制1、案卷封面，应采用无酸牛皮纸制作，式样见附图一。2、案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。3、立卷单位，应填写负责文件材料组卷的部门或单位。4、起止日期，应填写案卷内文件材料形成的起止日期（年度应填写四位数字）。5、保管期限，应填写依照有关规定给案卷划定的保管期限。6、密级，应填写卷内文件材料的最高密级。7、档号，应按照规定的编制方法填写（参

5、见第14页）。（六）卷内目录编制1、卷内目录是登录卷内文件材料题名等并固定排列次序的表格，应排列在卷内文件首页之前。用纸幅面尺寸用A4型297mm210mm（长宽）。卷 内 目 录档号：序号文件编号责任者文 件 题 名日期页数备注2、序号，用阿拉伯数字从1依序标注卷内文件排列顺序。3、文件编号，应填写文件文号（包括代字、年度、序号）或图号等。4、责任者，应填写文件材料的形成者或第一责任者，填写责任者应使用全称或规范化简称。5、文件题名，应填写文件材料的题名，文件材料没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。6、日期，应填写文件材料形成的时间年、月、日。7、页数，应填写每件文件材料的总页数。8

6、、备注，可根据实际填写需注明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。9、档号，填写方法同前。（七）卷内备考表的编制1、卷内备考表是卷内文件状况的记录单。应排列在卷内全部文件之后（不需编写页号），用A4纸，式样见附图二。2、卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。3、立卷人，应由立卷责任者签名。4、立卷日期，应填写完成立卷的时间。5、检查人，应由案卷质量审核者签名。6、检查日期，应填写案卷质量审核的时间。7、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。8、档号，填写方法同前。（八）案卷目录编制1、案卷目录是登录案卷题名、档号、保管

7、期限等并按案卷号次序排列的档案目录，用A4纸。案 卷 目 录序号档号案 卷 题 名总页数保管期限2、序号、档号、案卷题名、保管期限，填写方法同前。3、总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。4、备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。（九）案卷装订1、案卷需整卷装订。每卷案卷附案卷封面后用棉线采用三孔一线的方法装订，装订长度160mm，装订位置位于案卷左侧中部，距订口边l0mm。装订线外有字迹的文件材料需加边。2、装订前应先将订书钉、回形针等金属物品拆掉。对破损、小于A4规格或纸质较脆、较薄之类的文件材料，用A4白纸进行修复与托裱。对文字模糊或易褪变的文件进行复制（包括以纯蓝墨水

8、、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料）。3、精装、平装等书本式的文件材料自成一卷的，保持其原状。4、对大于A4纸型规格的报表、图样、图纸等文件材料，应按照A4（297210mm）纸型的尺寸进行折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，折叠后标题栏露在右下角。5、散装的图纸可不装订，在每张图纸的右上角（或适当的位置）注明档号；一套图纸一个档号，但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括弧注明“几分之几”，如：KSPl211（1/18）。散装图纸若要装订要加垫纸板。（十）装盒1、卷盒采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。卷盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度

9、设置为60mm，式样见附图三、附图四。2、同一保管期限的案卷按照档号顺序装盒。3、卷盒背脊处填写档号。三、声像档案的整理声像档案包括照片、录音、录像材料，应分别整理。通过分类、装盒、排列、编号、编目等步骤完成整理工作。（一）照片的整理具有典型代表性的底片、数码照片应印制成纸质照片。1、照片的分类。照片按“保管期限年度项目”分类。保管期限分为永久和长期。2、照片的排列。照片按形成时间、内容排列，同一组内容的照片按由总到分顺序排列。3、照片的编号。照片归档应编制档号。档号内容及书写格式为“全宗号-分类号-张号”。如：SZ133-KSPl.10.1.1-5，表示SZ133号全宗 科技（K）第一次全国

10、水利普查（SP1）照片档案（10.1）管理类（1） 第5张。照片档号分别填写在照片背面和该照片存放位置说明处，二者应保持一致。4、照片装具的选用。照片应存放在国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作）中，大幅照片可卷放或平放在档案盒中。5、照片说明的填写。单张照片放入照片档案册中，应填写照片说明，包括：题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等项目。题名应概括说明照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容；照片号填写照片的档号；参见号填写本照片与其他相关档案的互见号；拍摄时间用8位阿拉伯数字填写；拍摄者一般填写个人姓名，必要是可加写单位；文字说明应综合运用时间、人物（

11、含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项。大幅照片说明可另纸书写，与照片一同保存。一组有密切联系的照片应拟写组合说明，概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项，标明本组照片的起止张号和数量。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简，不填写重复项。同组照片应在每张照片说明的左上角用“”、“”、“”符号标出组联符号。6、照片的编目。纸质照片应编制册内目录和基本目录（格式见下表），分别存放在册内和检索柜中。纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档案之间有相互联系的，应在备注栏中说明互见号。照片档案册内目录照片号题

12、 名时间页号底片号照片档案基本目录拍摄者7、数码照片的整理。数码照片用光盘或移动硬盘备份成电子档案，一式两盘。数码照片按“年度保管期限”分类，依工作、活动、项目内容建立文件夹。不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹。同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列。每张数码照片应编写说明，说明编写方法同纸质照片。数码照片有打印照片的，应注明互见号。数码照片和说明文件（TXT格式）统一用档号命名。数码照片说明性目录文字说明参见号（二）录音录像的整理录音、录像带分别整理。一般按“保管期限年度”分类。录音、录像档案以件（盘、盒）为单位在保管限内编制大流水档号“全宗号分类号流水号”，并编制声像档案目

13、录。SZ133-KSPl.10.1.2-1，表示SZ133号全宗 科技 第一次全国水利普查（KSPl） 录像档案（10.1.2） 第1盘录像。数码照片、录音、录像档案目录载体类型保管期限起止四、电子档案的整理电子文件按电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）的规定整理。电子文本文件应按国家有关规定的通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。电子文件可采用在线或离线方式归档。但需移交的电子文件应用光盘或移动硬盘备份成一式二套，按年度排列、编号，电子档案编号“全宗号分类号流水号”，如：SZ133-KSPl.10.2-1，表示SZ133号全宗 科技 第一次全国水利普查（KSP

14、l） 电子档案（10.2） 第1盘光盘，并编制电子档案目录。离线备份的光盘或移动硬盘应编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据。归档电子文件目录形成时间稿本代码类别注：电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。电子档案目录五、实物档案的整理实物材料包括水利普查印章、工作证书、标志、奖牌、锦旗等，按形成或年度顺序排列、编号，实物档案编号“全宗号分类号流水号”，并编制实物档案保管单位目录。SZ133-KSP

15、l.10.3-1，表示SZ133号全宗 科技 第一次全国水利普查（KSPl） 实物档案（10.3）第1件实物。实物档案目录实物六、档号编制方法水利普查档案档号由全宗号、分类号（科技档案K）、第一次水利普查档案类别代码（SPl）、文件材料类别代码、案卷流水号组成。单位如没有全宗号，可空着不填。如:全宗号-KSP1.1-1.2.3n案卷流水号文件材料类代码表示科技档案 第一次水利普查档案类别代码单位全宗号（如：湖北省水利厅为SZ133）各类文件材料具体编制办法如下：1、水利普查管理文件类：全宗号-KSPl.l-1，2n；2、河湖基本情况普查类：全宗号-KSPl.2.1-1，2n；（其中：2.1指河

16、流普查；2.2指湖泊普查）3、水利工程基本情况普查类：全宗号-KSPl.3.1-1，2n；3.1指水库工程；3.2指水电站工程：3.3指水闸工程；3.4指泵站工程；3.5指引调水工程；3.6指堤防工程；3.7指农村供水工程；3.8指塘坝工程；3.9指窖（池）工程。）4、经济社会用水情况调查类：全宗号-KSPl.4.1-1，2n；4.1指居民生活典型用水户；4.2指灌区：4.3指规模化畜禽养殖场；4.4指公共供水企业；4.5指建筑业和第三产业；4.6指建筑业和第三产业；4.7指河道个生态环境用水。5、河湖开发治理保护情况普查类：全宗号-KSPl.5.1-1，2n；5.1指河湖取水口普查；5.2指

17、地表水水源地普查；5.3指河流治理保护情况普查；5.4指湖泊治理 保护情况普查；5.5指入河湖排污口普查。6、水土保持情况普查类：全宗号-KSPl.6.1-1，2n；6.1指土壤侵蚀普查；6.2指侵蚀沟道普查；6.3指水土保持设施普查。7、水利行业能力建设情况普查类：全宗号-KSPl.7.1-1，2n；7.1指水利行政机关；7.2指水利事业单位；7.3指水利企业；7.4指水利社会团体；7.5指乡镇水利管理单位。8、灌区专项普查类：全宗号-KSPl.8.1-1，2n；8.1指灌区面积普查；8.2指50（含）-2000亩灌区普查；8.3指2000亩及以上灌区普查。9、地下水取水井专项普查类：全宗号

18、-KSPl.9.1-1，2n；9.1指规模以上机电井普查；9.2指规模以下机电井、人力井普查；9.3指规模以上地下水水源地普查。10、水利普查音像类、电子、实物：全宗号-KSPl.10.1.1-1，2n。10.1指音像类；10.2指电子类；10.3指实物类。音像类10.1.1指水利普查工作照片；10.1.1指水利普查工作录像；10.1.1指水利普查工作录音。附图一：单位统一为mm案卷封面式样附图二：卷内备考表式样附图三：卷盒封面及脊背式样附图四：单位统一为mm 卷盒展开式样主题词：水利普查 档案 管理 通知 抄送：水利部办公厅、湖北省档案局。湖北省水利厅办公室 2012年4月28日印发共印100份