证照管理制度Word文档格式.docx

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一、公司证照主要包括营业执照（正、副）本、保险许可证、保险兼业代理许可证、机构代码证、银行开户许可证、贷款卡等。

二、各级机构负责贯彻执行总公司证照管理工作的相关制度和流程，制定各自的证照管理制度，及时向总公司报告本单位证照变更的相关信息，做好证照核查等方面的工作，负责各级机构证照的年检、变更、借用、保管工作。

第二章职责分工

三、总公司行政办公室负责总公司营业执照（正、副）本、保险许可证的年检、变更以及相关新证照的申请办理。

四、总公司财务中心负责总公司银行开户许可证、机构信用代码证、贷款卡的年检、变更、借用与保管以及相关新证照的申请办理。

五、总公司互联网直销事业部负责保险兼业代理许可证的年检、变更以及相关新证照的申请办理。

六、总公司印章管理中心负责总公司营业执照（正、副）本、法人许可证以及其它证照的借用与保管；

负责拟定总公司证照管理制度；

负责对各分公司证照管理工作的监督检查。

七、分公司办公室负责分公司营业执照（正、副）本、保险业务许可证的年检、变更、借用与保管工作。

1.负责拟定分公司证照管理制度。

2.负责制定分公司证照管理规范、标准及流程。

3.负责所保管范围内各类证照的接收、保管、利用。

4.对分公司各单位证照管理工作进行检查。

5.负责不限于经营保险业务许可证、营业执照等证照的申请、变更、公示及台账维护。

6.各机构办公室负责所保管范围内各类证照的接收、保管。

7.对分公司各机构证照管理工作进行培训、指导与检查。

八、分公司财务部负责开户许可证、机构信用代码证的年检、变更、借用与保管工作。

第三章管理内容

九、证照申办

（一）在新机构成立过程中，证照管理部门指定专人按照政府、监管单位、行业协会的要求办理证照。

（二）所有证照办理完毕后，必须将复印件备案存档同时报总公司档案室存档。

十、证照年检

（一）证照年检必须按政府、监管单位所规定的时间进行，时间通常为：

每年3月1日至6月31日；

每年9月1日至12月31日。

（二）所有证照办理完毕后，必须将复印件报总公司档案室存档。

十一、证照变更

（一）当证照的经营范围、营业地址、股东、注册资金、企业法定代表人等需要变更的，各级机构及相应部门指定专人按照政府、监管单位、行业协会的要求办理。

（二）证照变更完成后，必须将复印件备案留存，同时报总公司档案室存档。

如需登报公告，须在监管部门规定的时间内,指定的报纸上进行公告。

公告后除递交监管部门外，分公司必须将报纸原件留存一份，剩余份数报纸随报件报总公司档案室存档。

总公司证照变更公告完毕后，除递交监管部门外，剩余份数报纸随报件报总公司档案室存档。

各分公司办公室负责分公司及下辖机构经营保险业务许可证的申办及变更，各机构自接收新经营保险业务许可证之日起，须在20个工作日内完成营业执照办理、信息变更手续。

各分公司证照申办或变更完成后，经办部门须在1个工作日内将提交的整套用印资料扫描件、新营业执照扫描件、变更通知书在OA系统中提交变更资料报总公司阅知。

并将证照原件移交于各分公司办公室进行备案，填写证照借用申请表（附件），由分公司办公室交于指定管理部门进行保管。

十二、证照借用

证照使用类型分为复制、借用、上缴三种方式。

分公司各部门、各机构如需利用证照，应由经办人提交OA流程签报审批，并选择使用类型。

证照使用审批通过后，经办人须在办公室进行备案登记。

（一）各部门及各级机构因工作需要借用公司证照复印件时，应至少提前3日通过OA系统提交签报审批，审批后持报批件向证照管理部门提交《证照借用申请表》，经证照管理部门负责人审核同意后，办理借用手续。

（二）各部门及各级机构因工作需要借用公司证照原件时，须通过OA系统提交签报审批，并按照在《证照借用申请表》中描述的用途正确使用公司证照，并派专人到公司借取公司证照，使用后应按时归还。

如借证时间到期后需要续借，应在借用到期前3日提出签报申请。

审批通过后方可继续使用，借用人将填写完整的《证照借用申请表》转证照管理部门备案登记。

（三）证照复印件须注明用途并加盖“再复印无效”印章，除特殊情况不得对证照进行彩印。

（四）所有向监管机构上缴证照原件的，均须留存复印件或扫描件进行复查。

（五）任何非公司内勤员工不得申请利用证照。

代理人因业务需要须申请利用证照的，由相应条线内勤员工负责提交申请。

（六）借出证照必须按时归还，因工作需要逾期无法归还的，应提交延期使用手续。

归还完成后，应在使用登记台账上备注说明。

（七）借出证照必须保证原样归还，不得损坏、抽换、圈点、划线、涂改或做其他任何标记。

（八）建立健全台账管理机制，对于证照的领用、出借、变更、遗失等情况均应进行台账登记。

管理台账登记内容应与请示内容一致，明确领用原件、复印件、领用用途、领用人、接交人、借用时间、归还时间等。

十三、证照保管

（一）公司证照由保管部门设专人保管，并保证证照完好。

（二）证照原件放置，按监管部门要求执行，以备查验。

（三）任何机构和个人不得伪造、变造、出租、转借、转让证照。

（四）证照遗失的，各机构应当自发现之日起在规定时间内，在监管部门指定的报纸上声明作废，并持书面说明及声明作废的相关材料向监管部门重新申领。

（五）证照污毁的，各机构应当按规定时间向当地监管部门缴回原证，并领取新的证照。

十四、自查工作

（一）各分公司应每季度开展一次全面自查，做到网点全覆盖，并定期巡查，及时纠正不规范行为。

（二）因管理不善遗失证照的、要严格落实上级机构管控责任和岗位责任，做到本级上级两级机构问责，直接间接责任人员同时问责。

考核条款

（一）因证照保管不利导致证照破损，责任人按《行政管理办法》戊类考核。

（二）因证照保管不利导致证照丢失，直接责任人按《行政管理办法》甲类考核；

部门负责人按《行政管理办法》乙类考核；

上级监督部门负责人按《行政管理办法》丙类考核。

（三）因证照借阅未履行借阅手续，导致证照丢失，证照管理负责人、证照借用人按《行政管理办法》甲类考核。

（四）借出证照出现损坏、抽换、圈点、划线、涂改或做其他任何标记，责任人应承担因更换新证照产生的费用。

（五）未履行检查职责，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

（六）因未及时办理证照变更，而影响日常业务责任人按《行政管理办法》乙类考核。

附　则

（一）解释权

本制度由印章管理中心负责解释。

（二）生效日期

本制度自发布之日起实施。

10月20日

附件：

附件1：

《证照借用申请表》

附件2：

《xxx分公司（中支公司）证照管理台账（202x年度）》

xxx分公司（中支公司）证照管理台账（202x年度）

序号

证照名称

（原件、复印件）

用途

借阅部门

借阅人

交接人

借阅日期

归还日期

备注

附件：

3

分公司证照原件借阅流程（FGS--NBLC-ZYYJJY-001）

1、流程图

2、流程说明

流程步骤

工作内容

责任岗位

流程说明

完成时限

对应制度

对应上报流程

发起人

发起流程

需求部门

发起证照借阅流程。

1日内

《证照管理制度》

证照借阅流程（FGS--NBLC-ZYYJJY-001）

审核步骤1

审核

分公司合规岗

对证照借阅签报内容进行审核，审核借阅相关材料是否完善。

2小时内

审核步骤2

分公司总经理

审核步骤3

总公司条线负责人

审核步骤4

审批

分管总经理

审核步骤5

总经理

执行6

执行

分公司行政办公室

4

总公司证照借阅流程（NBLC-YZGLZX-001）

1、工作流程

证照借阅流程（（NBLC-YZGLZX-001）

印章管理部总经理

证照借阅流程（NBLC-YZGLZX-001）

合规部总经理

分管副总

审核步骤6

按批示意见执行

证照管理专员