地产集团标准化管理工作标准Word下载.docx
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标准化管理执行标准
集团各部门工作标准制定实施后，相关检查部门与考核部门须无条件配合。
因特殊原因不能执行须以书面形式向企管部汇报，批准后方可调整。
1次/月。
2、企管部组织综合管理员对各部门标准化管理执行情况进行检查。
3、企管部综合管理员负责对各部门标准化管理执行情况考核，考核结果纳入各部门年底综合考评。
法律纠纷处理标准化管理
（一）目的：
规范企业行为，提供相关法律服务
（二）原则：
维护公司利益和形象
（三）适用范围：
集团各部室、各成员公司
（四）流程说明：
序号
执行人
内容
1
收到对方的诉讼有关材料（法院传票等）或提出起诉对方建议。
2
企管部
接收、审查诉讼材料或起草起诉请求；
咨询法律顾问，报分管领导审批后组织应诉或起诉，如属重大纠纷，须报总裁审批或董事长审批；
协助法律顾问为被诉单位或提出诉讼部门提供法律咨询。
3
各部室、各成员公司
协助应诉或起诉
4
备应诉材料，进行应诉或起诉，并将有关材料汇总、归档。
（五）法律纠纷处理流程：
董事长、总裁公司法律顾问分管领导企管部集团各部室、各成员公司
咨询法律顾问
是
否
合同标准化管理
规范企业行为，完善集团公司管理
规范化、科学化、制度化
集团各部室、各成员公司（外贸合同除外）
拟订合同文本草案，提交财务部、企管部审查
集团企管部、财务部
企管部根据法律审查合同；
财务部根据防范财务风险审查合同
集团分管领导
根据分管职责权限进行审核
总裁
根据权限对合同进行审批，重大合同需报董事长审批
5
董事长
对重大合同进行审批
6
审批通过后将合同草案返回各部室、各成员公司
7
签订合同并存档；
合同复印件送交财务部、企管部存查
（五）合同审批流程
董事长总裁分管领导企管部财务部集团各部室、各成员公司
否
是
（六）合同管理工作标准
合同管理部门职责
集团合同的归口管理部门为企管部，其职责为：
1、宣传、贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同相关部门提供法律服务。
2、建立、健全公司合同管理制度，监督、检查合同经办单位及所属单位合同管理情况。
3、常规合同标准合同文本模板的拟订，参与重大合同的论证、谈判、起草。
4、日常合同管理，法律咨询，与法律顾问沟通。
5、合同非正常履行应对处理的建议。
6、合同档案管理。
7、其他合同相关管理工作。
法律事务员
/部长
2、法律事务员每月底对合同管理情况进行自查梳理，查漏补缺。
3、部长负责对法律事务员考核。
若法律事务员未尽到管理职责致使企管部未尽到相应职责的，有相应规定的从其规定，无规定的扣除当季绩效考核分0.5分/项。
合同经办单位职责
合同经办单位对合同订立、履行、执行全面负责，其职责：
1、负责合同立项，进行可行性论证，意向接触，选择项目最优合作方；
2、组织资信调查、合同谈判；
3、起草合同文本，组织审查会签，报请审批；
4、办理合同的签订、履行、变更、解除等手续；
5、与企管部、财务部、业主或使用单位进行沟通，及时反馈信息；
6、处理合同纠纷；
7、合同整个过程有关文档资料的存档。
2、法律事务员定期或不定期的对合同经办单位进行抽查，查看各单位的合同管理记录，了解各单位对合同管理的尽职情况
3、由法律事务员对经办单位进行考核，发现经办单位未履行本单位管理职责的，责令其在三个工作日内进行修正，未进行修正的，有规定的从其规定，无规定的将视情纳入年底综合考评。
若部长抽查出法律事务员检查工作不到位，扣除当季绩效考核分1分。
合同基础管理
1、每份合同公司至少留存两份原件，企管部和经办单位各留存一份，其他职能部门需要的可以留存复印件。
2、公司收到对方通过邮递方式传递的与合同有关的法律文书时，应连同信封一并收存；
公司通过邮递方式传递与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执等备案。
3、合同涉及的各职能部门都必须做好合同管理的基础工作，企管部和经办单位还应建立合同档案和合同管理台账。
（1）企管部主导建立合同档案。
每份合同必须建立一个唯一的、不重复的编号；
包括合同书及附件，合同分批履行情况记录，变更解除合同的协议，合同纠纷处理的协议书或其他法律文书，均应系统保管。
（2）经办单位主导建立合同管理台账。
其主要包括：
序号、合同编号、受托承办人、签约日期、合同标的、价金、对方当事人、履行情况及备注。
台账的填写应准确、及时、完整。
法律事务员/部长
2、法律事务员按月抽查，各单位应对其基本管理提供记录；
部长每月对法律事务员的合同档案管理情况进行抽查。
3、经办单位未按照该标准对合同文件资料进行整理存档的，法律事务员应责令经办单位在三个工作日内按照本规定进行修正，若不进行修正的将视情纳入年底综合考评；
法律事务员未按照该规定进行文件整理的，扣除当季绩效考核分1分。
合同形成
合同经办单位通过以下方式磋商形成合同：
1、招标、谈判（重大合同）；
2、组织比价（非重大合同、工程类标的额小于10万元的）；
3、自行询价（常规类购销合同）。
每次合同形成时。
2、根据合同标的额，法律事务员检查经办单位合同拟订是否通过三种形式蹉商形成。
3、对于未通过以上三种方式，擅自拟订合同并进行合同审批的，法律事务员应及时向经办单位反馈信息，经办单位应按照该规定及时进行修正，若不进行修正的企管部拒绝合同审查，并将视情纳入年底综合考评；
若法律事务员未能检查出该情况的，扣除当季绩效考核分1分。
合同谈判
企管部应参与监督以下合同的谈判，必要时公司法律顾问也应参与谈判，经办单位应根据实际情况组织相关人员进行谈判：
1、法律关系复杂的合同；
2、保证、抵押等担保合同；
3、资产转让、出售、收购、租赁合同（房屋租赁合同除外）；
4、其他重要合同。
合同项目的技术方案或质量要求较复杂的，合同经办单位应组织技术归口管理部门与对方进行谈判，以确定质量标准和技术方案；
财务部应参与谈判，对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，担保财产合法、安全性等提出意见。
每次合同谈判时。
2、法律事务员根据合同属性、附带材料进行检查，如通过招标、比价确定的合同，经办单位可根据招标文件、投标文件、总裁办公会议纪要等资料确定内容拟订合同；
对于免招或其它由经办单位自行确定的合同，以及工作标准中所列四类合同，经办单位应组织相关部门进行合同条款的谈判；
其它不适合谈判的特殊合同除外；
。
3、经检查考核，属于应组织相关部门进行谈判而未进行谈判的，法律事务员应责令经办单位通过谈判确定或由经办单位提供谈判内容备忘录音等资料进行备案；
若不经谈判且经办单位无法提供相应资料的，将视情纳入年底综合考评；
法律事务员未发现或发现该问题未及时通知经办单位修正，扣除当季绩效考核分1分。
合同主体资格的审查
合同形成阶段，必须严格审查对方的主体资格。
1、对法人必须审查其通过最近年检的法人营业执照或营业执照副本（原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的复印件）；
对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照，对于分支机构等，应审查其所从属的法人单位的资格及其授权；
对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地；
对自然人，应审查身份证原件、最新住址。
2、对方在合同中负有提供专业性较强的劳务、工程项目或限制经营项目等义务时，应当要求对方提供由政府法定机构颁发的经营许可证或资质等级证书等证明。
3、形成合同时，还应严格审查对方的资信状况和履约能力。
审查其是否有固定的与业务相适应的专业技术人员和管理人员，具备规范的企业管理体系和质量保证体系、技术装备能力；
审查其财务状况、财务信用、优良的业绩等；
调研此前其与他人间的履约状况及与他人有无重大诉讼或仲裁；
调研其经营有无违法、违规行为，是否经营上受过行政处罚。
4、根据需要，合同经办单位可组织相关职能部门对对方进行实地考察；
或通过对方所在地的工商部门、金融部门以及与其有业务的第三方进行咨询。
考察调研形成的报告为合同签订的依据之一，由合同经办单位存档。
5.对方的承办人为法人代表的，必须持有法定代表人证明书；
其他承办人还必须出具相关授权委托书原件以及身份证复印件。
该等相关文件由经办单位与合同一并存档。
2、对于通过招标、比价确定的合同，经办单位可根据招标文件及招标会议对投标单位资质审查结果拟订合同；
对于免招、其它由经办单位自行确定的单位，经办单位应负责审查确定合同主体资格。
3、对于合同形成阶段主体资格的审查，除招标、比价确定的投标单位外，其它情况下确定的投标单位资质的审查情况主要由经办单位负责；
若因经办单位未审查确定投标单位主体资格，盲目签约，给公司利益造成造成经济损失的，按损失金额予以处罚，并将视情纳入年底综合考评。
合同审查、批准
所有合同正式确定前，必须由经办单位、归口审查部门按照规定进行审核会签。
合同会签完毕、正式签订前，必须按权限报集团领导审批。
普通类合同一般逐级报经集团总裁审批。
下列合同应逐级报集团董事长审批：
1、标的额1000万元（含）以上的矿石销售合同；
2、含有特殊条款的矿石销售合同（特殊付款方式、预放货、奖罚措施及特殊开票要求等）；
3、标的额300万元（含）以上的木薯销售合同；
4、标的额100万元（含）以上的其他货物销售合同；
5、标的额100万元（含）以上的工程类（含采购）合同；
6、矿石进口代理合同；
7、涉及资产处置、借款、对外担保、投资等特殊合同。
合同形成后，由经办单位将合同书及其附件同《合同审批会签单》（固定文本的销售类合同除外，按原有办法报批）送达合同项目相关的归口审查部门进行审查会签。
技术归口管理部门、业主或使用单位、财务部门等每个部门应在1个工作日内完成审查，若存在意见的，应及时反馈给经办单位。
完成上述会签后，经办单位将合同书以其他资料报企管部审查，企管部负责审查合同的完整性、合法性，提出修改意见，审查一般应该在2个工作日内完成，重大合同或复杂合同需要法律顾问帮助审查的，审查期限可以延长1-2个工作日。
经过会签审批，合同手续齐备、内容规范且符合公司利益的，经办单位方可办理合同签订手续。
每次合同审查时。
2、法律事务员及相应管理人员及时进行审查，经办单位应将合同审批会签单（表）及时上报企管部审查。
3、因相应部门未及时进行审查而造成合同签订延期，或不经公司同意擅自对外签订保证、抵押等担保合同或协议的，根据实际情况处以4000-8000元处罚，并将视情纳入年底综合考评；
法律事务员除因特殊情况等原因外，经延时仍未完成合同审核的，扣除当季绩效考核分1分；
合同内容的审查
合同一般应包括以下条款：
1、当事人的名称或者姓名和住所。
2、标的。
3、数量。
4、质量。
5、价款或者报酬。
6、履行期限、地点和方式。
7、违约责任。
8、解决争议的方法。
对合同关键性条款内容的审查，该等条款的约定必须按照本规定，不得存在缺失。
1、合同主体即合同当事人的名称或姓名须与签章、证照一致。
2、标的物必须明确无歧义，可以通过其牌号、商标、生产单位、规格型号、等级、达到效果等要求将标的物特定化。
3、标的物质量应该注明国家标准或行业标准或企业标准；
若约定具体标准或，应签订书面技术协议，且该约定标准具有可执行性和检验性；
若质量按样品标准，该样品须质量稳定、可以封存。
4、标的物数量，应该是确定的量，或有可明确计算的公式、标准。
5、价款或者报酬及其支付方式，必须有确定数额或计算标准；
支付条件、时间及方式须明确可执行；
6、交付（交割）的方式和时间、地点，须明确可执行。
7、验收及质量保证，应约定验收、提出异议及质量保证的时间、方式。
8、违约责任，逾期履行、履行义务不符合约定等行为的违约金应该明确可计算，赔偿、补偿金额明确。
9、争议处理及管辖：
仲裁和诉讼二者不可同时约定，且仲裁力争日照仲裁委员会管辖、诉讼力争公司所在地有管辖权的法院管辖；
次选择在第三地仲裁或起诉方法院管辖。
对合同其他条款的审查，特殊合同或复杂合同应具备该等条款。
1、合同双方的其他权利义务。
2、对方的保证与承诺。
3、不可抗力的规定。
4、其他根据合同性质、特点应具备的条款。
担保类合同或存在担保条款的合同的审查
1、存在定金条款的，定金须和预付款明确区分，定金的数额由双方当事人约定，但不得超过合同总标的额的百分之二十。
2、对方委托第三方作为其保证人的，对作为保证人的第三方，也应当进行严格的资信审查。
具有代为清偿能力的自然人、法人和其他经济组织可以作为保证人。
但法律禁止作为保证人的组织和单位除外。
3、保证内容应包括：
保证数额、期限、范围、方式以及其他需要约定的事项。
为合同提供担保的，委托担保的当事人的注册资金与保证人的注册资金或出具的资金数额之和不得低于合同总标的额的2倍。
保证方式应写明“连带保证责任”。
4、抵押担保要充分确定抵押物的所有权，不得签订无权抵押、重复抵押等无效抵押合同。
对登记后生效的抵押合同，应预先办理抵押物的登记手续。
但法律规定不得抵押的财产除外。
2、由法律事务员根据合同内容在规定的审核期限内对合同经办单位提出反馈意见及建议。
3、经办单位对各审查会签部门提出的问题进行修改，如其认为无法修改或无需修改，则在会签单上记录原因，报领导审批，除领导书面批示不需补充、修改，否则合同不予办理签订手续；
法律事务员因未认真审核造成公司利益受损的，扣除当季绩效考核3分
合同签订
1、一般情况下合同由经办单位负责人或其分管领导代表公司签订。
2、凡以公司名义对外签订合同，一律加盖公司合同专用章。
特殊情况下可以加盖公司行政章。
对方签订合同也必须加盖其合同专用章或行政章，不得加盖业务章、财务章和部门章等无效章。
3、通过传真或电子数据等形式签订的合同，经办单位须及时补签正式的合同书。
4、合同正式签订后，经办单位须在一周内将合同材料原件一份报送企管部，包括合同文本和技术协议、清单等附件。
5、根据法律规定或实际需要，合同需要办理鉴证或公证手续的，由企管部负责到相关机关办理。
每次合同签订时。
2、法律事务员围绕委托代理人签字情况、落款时间、签章情况、合同编号等内容，对合同签订进行检查。
3、经检查，经办单位违反该标准规定的，法律事务员应及时责令经办单位修正；
法律事务员未及时检查致使经办单位存在违反该标准规定情形而未得到及时修正的，扣除当季绩效考核1分。
合同履行
合同履行由经办单位组织，全面负责。
1、经办单位履行合同权利义务时须注意时效性，防止规避公司出现违约现象；
在合同履行中，经办单位须重点关注以下内容。
（1）通过及时了解对方履行义务的情况和进度，掌控交货期、工期。
（2）加强验收手续，标的物交付（交割）时，经办单位必须自主或会同其他职能部门共同验收，对验收情况做出书面说明；
需要标的物交付运行后等待一段时间方可验收的，经办单位应要求有关部门及时进行提供书面的验收记录。
（3）验收不符合合同规定的，经办单位应会同企管部和其他职能部门进行商议，及时提出异议。
（4）合同结算条件实现的，经办单位应及时办理结算手续。
财务部门在结算时应审查合同规定的结算条件，不符合规定的程序和条件的，财务部门有权拒绝结算。
2、经办单位须对对方履行合同义务进行实时监控。
根据情况变化，对对方的履约能力进行跟踪调查。
如发现问题，经办单位应及时会同有关部门共同处理。
3、为保证合同全面履行，对方存在下列情形的，公司可要求对方提供担保措施。
（1）对方注册资本小于合同标的额的。
（2）企业信誉、财务状况较差的。
（3）重大合同而对方资信情况难以查明的。
发现对方存在以上情形的，经办单位应及时向其分管领导汇报，由领导决定对方是否需要提供担保。
4、合同履行中，若有证据表明对方出现以下情形的，公司可以暂时中止合同的履行，但要及时书面通知对方；
对方如果愿意提供担保的，应恢复履行：
（1）对方企业经营状况严重恶化的。
（2）对方有转移资产、抽逃资金以逃避债务的。
（3）对方丧失商业信誉的。
（4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的。
发现对方存在以上情形的，经办单位应联合企管部对情况进行审查，必要时由法律顾问进行审查。
经审查，具有足够的明确证据的，报有关领导批示。
5、合同履行中任何钱、物、文件资料的交付和验收传递以及其他履行行为，应取得相应的有效书面凭证或交接手续。
2、法律事务员抽查经办单位是否具有合同履行情况记录
3、经办单位未按照该标准规定进行合同履行管理的，法律事务员应责令经办单位进行修正，经办单位未在三个工作日内着手进行修正的，造成损失的按照损失金额进行处罚，并将视情纳入年底综合考评；
法律事务员未进行抽查的，扣除当季绩效考核1分。
合同的变更、解除
1、变更、解除合同，必须符合有关法律法规的规定，并应按照签订合同的审批权限和程序执行。
根据法律规定或实际需要办理鉴证或公证手续的，由企管部从新办理手续。
2、因变更、解除合同使公司利益遭受损失的，除法定的免责事由外，应在变更、解除协议中对损失的责任承担做出规定。
（1）因公司原因确需变更、解除和同时，经办单位同企管部应及时收集有关证据，在审批后及时书面通知对方，并积极采取补救措施，减少损失。
（2）发现对方存在以下情形的，公司可以解除合同：
因不可抗力致使不能实现合同目的。
在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。
对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。
对方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。
每次合同变更、解除时。
2、法律事务员负责审查合同内容，确定是否存在变更或与原投标文件、招标文件不一致的内容。
3、经办单位存在不经企管部同意，擅自变更或解除合同的情形，尚未造成公司经济损失的，处以500-2000元处罚，造成损失的按实际损失金额予以处罚，并将视情纳入年底综合考评；
法律事务员未进行审查的，扣除当季绩效考核1分。
合同纠纷处理
1、合同一般性纠纷原则上以经办单位为主负责处理，涉及公司内部其他部门的，其他有关部门积极配合。
涉诉纠纷应移交给企管部负责处理，在收集相关证据、交易背景、前期双方来往交涉函件等方面，经办单位应积极配合。
2、处理合同纠纷的原则
（1）坚持以事实为依据，以法律为准绳，法律没有规定的，以合同条款为准，合同条款没有规定的，以相关政策或交易习惯为准。
（2）以双方协商为主要的解决办法。
纠纷发生后，应及时与对方友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，解决纠纷。
（3）因公司责任引起的纠纷，应尊重对方合法权益，并尽量采取补救措施，减少公司的损失；
因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合理解决。
（4）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，及时采取法律手段，保障公司合法权益不受侵犯。
（5）对方履行时出现违约情形，经办单位根据事先议定的口径通过挂号信函方式向对方提出预警。
如果对方经再三预警都无任何反应，经办单位应将该合同列入清理程序，移交给企管部，通过相关法律手段维护公司权益，挽回损失。
（6）合同履行中，经办单位必须以公司名义与对方传递合同履行相关的各种书面材料，合同履行涉及的其他职能部门不得以公司名义或以自己部门名义直接给对方出具正式的与合同履行相关的证明、说明、数据等材料。
（7）处理合同纠纷时，存在证据可能灭失或以后难以取得的情况下，公司应及时采取证据保全措施。
处理合同纠纷时，发现对方或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使公司权利难以实现时，公司应适时依法申请采取财产保全措施。
3、合同纠纷准备进入法律程序的，一般由法律顾问代理处理，企管部、经办单位、各职能部门应通力配合，并准备以下证据材料：
（1）合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料等有关资料。
（2）交付、托运、验收、发票等有关凭证。
（3）对价支付、托收凭证、有关财务账目。
（4）产品的质量标准、技术规范、封样、样品或鉴定报告。
（5）有关违约的证据材料及其他任何与处理纠纷有关的材料。
4、合同双方经协商对纠纷处理达成一致意见的，应签订解决纠纷的书面协议。
该协议须由经办单位、企管部、各职能部门会签并经集团领导审批后签订。
解决合同纠纷的协议书或调解书、仲裁书、判决书等各项法律文书，原件由企管部存档，并及时向集团有关领导汇报。
1、经办单位在出现合同纠纷后，应及时与企管部进行沟通，并按照相关程序进行办理。
2、经办单位未按照规定进行办理的，或未及时追究对方违约责任造成经济损失或因工作不负责造成公司违约而支付违约金
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