excel表格到期提醒操作手册Word格式.docx
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一、插入函数。
下面是一张只列了表头的空表,用的时候大家可以在表中直接添加这些列。
1)提醒时间的函数设置
按照下图的位置,选中G2,点击工具栏中的“公式”,选插入函数;
1.1、会出现如下图1内容:
1.2、我们选择DATE函数,确定后如下图2:
图1图2
1.3、输入需要提示的日期,假设是2014-11-6,如图3。
1.4、确定后表格中G2单元格就会显示提醒时间如图4:
图3图4
2)大家根据需要设置提醒时间,这里先把时间都拉成2014-11-6,
然后就是设置到期提醒的函数,选中H2单元格,依次选“公式”、“插入函数”(与操作1)相同):
这里我们需要用IF函数进行设置,如图5:
图5图6
在Logical_test一栏输入:
G2=TODAY(),即逻辑条件是,如果H2单元格的日期是系统所显示的当天日期;
在Value_if_true一栏输入:
到期,即如果逻辑条件是真,则在此单元格输出到期,具体输出内容大家可以根据需要自由设定;
在Value_if_false一栏输入:
“”,即如果逻辑条件是假,则在此单元格输出“”。
如图6。
点击确定后,H2单元格会根据IF函数的设定输出内容;
然后拉H列将H2单元格的格式套用整列。
3)设置临近时间,选中I2单元格,设置函数,还是用IF函数;
AND(G2-TODAY()<
=14,G2-TODAY()>
0),即条件是,G2单元格的日期减去当天日期大于0,小于等于14
(14代表提醒14天之内的项目,大家可以根据需要自由设置提醒期间);
"
&
G2-TODAY()&
天到期"
,即如果上述条件是真,则输出n天到期;
“”,即如果上述条件是假,则输出“”。
点击确定后,I2单元格会根据IF函数的设定输出内容;
然后拉I列将I2单元格的格式套用整列。
我们把更改一下G列中的个别数据,会输出不同内容,如图7:
图7
4)设置过期提醒,选中J2单元格,依然使用IF函数:
在Logical_test一栏输入:
G2-TODAY()<
0;
过期;
“”。
点击确定后,J2单元格会根据IF函数的设定输出内容;
然后拉J列将J2单元格的格式套用整列。
如图8:
图8
这样我们的函数设置部分就完成了,下面是条件格式设置,即给不同条件的项目填充不同的颜色。
二、条件格式设置
设置条件格式时,我们需要全选表格(随意选中一个有数据的单元格,ctrl+A就会全选表格);
然后选择“开始”,“条件格式”,如图9:
图9
1)点开条件格式后,选择新建规则,如图10;
先设置到期的项目,选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入=$H1=”到期”,如图11。
图10图11
2)点击格式,选择填充,如图12:
图12
可以任意选择颜色,这里选的是红色,点确定后,表格就如图13所示,到期的行全部标红:
图13
4)设置临近提醒项目:
全选表格后,依次点开条件格式,新建规则,同样是选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入=COUNTIF($I1,"
*天到期*"
)=1,即I列中包含“天到期”的项。
同样选择格式,填充,选择颜色,这里选的是黄色,点确定后,如图14所示:
图14
5)设置过期项目,同设置到期项目一样,点开条件格式后,选择新建规则,选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入=$J1=”过期”,
点格式,填充,选择颜色,这里选的是绿色,点确定后如图15:
图15
操作完成后,整个设置就完成了。
如果需要每天查看,可以将需要查看的Excel表添加到开始——启动中,开机时会自动打开添加的表格。