第四章 金算盘财务信息化软件文档格式.docx

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金算盘财务软件中的销售模块能处理各种销售业务。

可根据客户订单、市场分析等情况制订销售计划；

针对不同的情况对外报价、调价；

及时处理定金、发货，处理退货，处理应收帐款，发出催款单。

七、工资：

八、固定资产：

七、报表管理：

金算盘财务软件中各个功能模块中都有预定好的帐册和报表，同时系统还预制了几百个模板，用户可以随时调用这些模板生成自己所需要的帐册或报表。

金算盘财务软件允许用户根据需要组织数据，并提供相应的图表分析。

一、新建账套

步骤一：

进入金算盘财务软件，在主窗口上的“文件”菜单中选择“新建帐套”下拉菜单项，出现新建账套窗口。

该窗口由“帐套名称”、“会计制度”、“行业”、“科目预置”、“本位币”、“会计年度”和“控制科目”七个页面组成。

单击该窗口底部的“下一步”、“上一步”按钮可以在七个页面中逐个切换；

也可以单击窗口顶部的页面标签进入每个页面。

步骤二：

选择“账套名称”页面，在“新建账套名称”栏输入新建帐套的名称，既单位核算主体的名称。

步骤三：

选择“会计制度”页面，在“会计制度”中选择本企业适用的会计制度。

步骤四：

选择“行业”页面，在“行业“中选择本企业所属的行业。

该页面中显示的内容与步骤三的选择有关。

步骤五：

选择“科目预置”页面，选择要生成预设科目。

可以单击详细信息按钮查看系统预设了哪些科目，但不能修改和删除。

也可以不选择生成预设科目，则所有科目都必须自己输入。

步骤六：

选择“本位币”页面。

在“本位币编码”框中输入本位币的编码，在“本位币名称”框中输入名称。

步骤七：

选择“会计年度”页面。

设置本帐套的的会计期间划分方式、会计年度及启用会计期间。

步骤八：

选择“控制科目”页面，取消使用控制科目。

步骤九：

单击“新建帐套”窗口右下角的“完成”按钮，则新建帐套建立成功。

二、新增人员

在“业务流程”窗口中单击“基础设置”按钮，出现基础设置画板，选择“财务分工”；

也可以直接选择“工具”菜单下的“财务分工”菜单项。

出现操作员权限列表窗口。

在操作员权限列表中，系统列出了所有操作员。

单击“编辑”按钮，在弹出的菜单项中单击“新增操作员”菜单，进入“新增操作员”窗口。

在“操作员名”栏输入操作员的姓名。

单击“新增”按钮，重复步骤四，直至加入所有的操作人员。

完毕后，单击确定按钮

三、设置权限：

同新增人员。

在操作员权限列表中，选择要设置权限的人员，单击“编辑”按钮，在弹出的菜单项中单击“修改操作员”菜单，进入“修改操作员”窗口。

有五种权限可以设置：

操作权限、制单科目权限、查询科目权限、工资部门权限分配、帐表权限。

选择“操作权限”页面，依据该人员的操作权限，选择对应的系统模块后，再选择该模块内具体的操作，选择完毕后，在名称栏中输入一个名称，单击保存。

金算盘软件的操作权限共有系统模块15个，每个模块内又有若干具体操作。

如果每个人员都这样设置，将是一个非常耗时耗力的工作。

为了简化工作，金算盘软件中，每个系统模块中操作权限的设置都必须有一个独立的名称。

该名称代表该系统模块的一种操作权限设置方案，以后如果有其他人员拥有与该人员在该系统模块相同的操作权限时，可以在权限组中选择该名称，而不必在重新设置。

选择“制单科目权限”页面，。

可以选择“全部科目”，则该人员制单时可以使用全部科目；

也可以单独设置，则取消“全部科目”后，选择要使用的科目。

在可选择科目列表中，选择一个科目后，单击“>

”按钮将之添加到“已选择科目”列表中；

如果要取消该人员使用某个科目，则在“已选择科目”列表中选择该科目，单击“<

”按钮。

单击“》”按钮表示添加所有的科目到“已选择科目列表”；

单击“《”按钮表示取消所有的科目使用权限。

选择“查询科目权限”页面，设置查询时能使用哪些科目。

使用方法同制单科目权限设置一样。

选择“帐表权限”页面，设置对报表操作的权限。

可以选择“使用全部帐表”，然后在操作权限中选择权限，此时设置的权限是针对所有的报表而言；

也可以单独设置，则先取消“使用全部帐表”，然后选择要设置权限的报表，最后选择权限。

设置完成后单击“确定”按钮返回修改操作员窗口。

在“修改操作员”窗口中单击“确定”按钮

四、删除操作员：

同新增操作员

选择要删除的人员，单击“编辑”，单击“删除操作员”菜单项。

已经发生业务的操作员不能删除。

五、新增科目

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“会计科目”；

也可以选择“列表”下的“会计科目”菜单项。

出现会计科目窗口。

单击“编辑”按钮中，单击“新增”菜单项，出现“新增会计科目窗口”

在“科目编号”处，录入科目编码，级与级之间采用“-”来分开。

在“科目名称”录入该级科目的名称。

选择科目的类别。

科目现有五种类别：

资产、负债、权益、成本、损益。

软件具有根据一级科目第一位数字自动判断该科目的类别，所以一般不用再去设置。

选择科目的性质。

科目现有五种六种性质：

现金、银行、应收、应付、存货、其他。

设置数量核算。

如果该科目要进行数量核算，则应选择“数量核算”。

在“计量单位”中输入计量单位。

如果该科目被设置为存货、应收、应付性质，则此处不能设置。

设置辅助核算。

如果该科目要进行辅助核算，则应在“辅助核算”中选择具体项目。

如果该科目被设置为存货性质，则此处不能设置。

如果该科目被设置为应收、应付性质，则辅助核算自动为“单位”，可以添加其他辅助核算，但不能取消“单位”辅助核算。

确定余额方向。

可以在“余额方向”中选择借方或贷方。

单击“新增”按钮，重复步骤三到八，直至输完所有的科目。

单击确定按钮。

六、修改科目：

同新增科目

选择要修改的科目，单击“编辑”按钮中，单击“修改”菜单项，出现“修改会计科目窗口”；

也可以双击要修改的科目，直接进入修改会计科目窗口。

修改与新增几乎完全相同。

单击确定按钮

七、删除科目：

选择要删除的科目，单击“编辑”按钮中，单击“删除”菜单项。

有明细科目的上级科目不能直接删除，必须删除明细科目；

有业务发生的科目也不能删除。

八、初始余额

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“科目期初”；

出现科目期初余额窗口。

依据准备的期初数据，依次录入各明细科目的金额。

录入完毕后，应单击试算平衡按钮，检查是否平衡。

九、往来单位类型设置：

步骤一、在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“往来单位”；

也可以选择“列表”下的“往来单位”菜单项。

出现“往来单位”窗口。

往来单位窗口中三个页面：

单位类型、往来的单位、工程。

步骤二、选择“单位类型”页面，单击“编辑”按钮，选择其中的“新增”菜单项，出现“新增单位类型”窗口。

步骤三、在“新增单位类型”窗中，录入单位类型编码、名称，单击“新增”按钮。

步骤四、重复步骤三，直到所有单位类型增加完毕后，单击“确定”按钮。

十、往来单位设置：

同往来单位类型设置。

选择“往来单位”页面，单击“编辑”按钮，选择其中的“新增”菜单项，出现“新增往来单位”窗口。

该页面又由四个页面组成：

基本信息、辅助信息、开户银行、收发地址。

往来单位的输入信息中，有必录项目与可录项目之分。

必录项目包括：

单位编码、单位名称、所属类型、单位性质。

其它的如：

所属地区、付款条件、联系人等为可选择录入项目。

输入单位代码、单位名称

选择单位类型、单位性质。

单位性质：

用于表明单位与本企业间的往来关系。

如果是供货关系，该单位便为供应商；

购货关系，该单位便是您的客户；

如果即是您的客户，又是您的供应商，那么便为供销关系；

如果一个单位与本企业之间的关系，不属上面这三种，可归入“其它”。

选择应收科目、应付科目。

这里选择科目的性质必须是应收应付性质。

录入折扣率、所属地区、信用额度、付款条件、税号等其他信息。

如果单位的性质为供应商，那么折扣率即为从该单位所获得的折扣，那么在“采购”录入时，将自动显示该折扣率，采购金额=数量*不含税单价*折扣率。

如果单位性质为客户，那么此折扣率，便是在销售货物时，您给予他的折扣率。

在“商品销售单”的录入中，该折扣率也会自动显示出来，销售金额=数量*单价*折扣率。

如果是供销性质的单位，折扣率也就具有双重属性。

即是采购时所获得的折扣，也是销售时，给予对方单位的折扣。

十一、录入单位期初

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“往来期初”；

也可以选择“列表”下的“往来期初”菜单项。

出现“往来单位期初余额”窗口。

双击一个往来单位。

出现“往来单位期初明细”窗口。

选择科目、币种，单击插入按扭。

录入时间、凭证、摘要、金额。

录入的时间，必须小于帐套启用日期。

单击图中的“试算平衡”，检查该处录入单位的明细合计，是否等于“科目期初”录入的单位的总数。

也就是总帐期初是否与业务帐期初相等。

十二、新增部门

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“部门职员”；

也可以选择“列表”下的“部门职员”菜单项。

出现“部门职员”窗口。

该窗口中共有4个页面组成：

部门、职员、个人所的税率、扣税标准。

选择“部门页面”，单击“编辑”，选择“新增”，出现“新增部门窗口”。

输入部门编码、名称，单击“新增”按钮。

重复步骤三，直到所有的部门添加完毕，单击“确定”按钮。

十三、新增职员

同新增部门。

选择“职员”页面，单击“编辑”按钮，单击“新增”，系统弹出“增加职员”窗口

分别录入该职员的编号、姓名、所属部门、职员类别等信息后，单击“新增”按钮。

如果企业实行银行代发工资，那么“银行帐号”项目中，录入职员在代发银行设立的帐户及银行名称

如果企业实行代扣个人所得税，那么扣税标准的录入，也成为必要

重复步骤三，直到所有的员工都录入完毕后，单击“确定”按钮。

十四、新增商品类型：

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“商品劳务”；

也可以选择“列表”下的“商品劳务”菜单项。

出现“商品劳务”窗口。

该窗口共有7个页面组成：

商品类型、商品性质、商品劳务、商品税率、商品货位、出入类别、期间费用。

选择“商品类型”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，弹出“新增商品类型”窗口。

录入“商品类型编码”，“商品类型名称”后，单击“新增”按钮。

重复步骤三，直到所有的商品类型添加完毕，单击“确定”按钮。

十五、新增商品性质：

同新增商品类型。

选择“商品性质”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“新增商品性质”窗口。

输入商品性质的名称，选择该商品性质的类别、成本计算方法、使用税率、以及其各种业务对应的科目后，单击“新增”按钮。

重复步骤三，直到所有的商品性质添加完毕，单击“确定”按钮。

十六、新增商品货位：

选择“商品货位”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“新增商品货位”窗口。

输入货位的编码，货位的名称后，单击“新增”按钮。

重复步骤三，直到所有的货位添加完毕，单击“确定”按钮。

十七、新增商品劳务：

选择“商品劳务”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“新增商品劳务”窗口。

输入商品劳务编码和名称，选择商品性质、所属类型，设置该商品的计量单位等必要信息后，单击“新增”按钮。

商品的单位可能不止一个，可以先设置一个基本单位（具有可比较性），再选择单位页面，逐一设置各个单位，并输入与基本单位的数量关系。

重复步骤三，直到所有的商品劳务添加完毕，单击“确定”按钮。

十八、设置商品期初：

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“商品期初”；

也可以选择“列表”下的“商品期初”菜单项。

出现“商品劳务期初”窗口。

该窗口共由7个页面组成：

库存期初、受托期初、委托期初、分期期初、直运期初、加工期初、暂估期初。

选择“库存期初”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“库存期初窗口”窗口。

选择商品或劳务、存放货位、计量单位（默认显示常用单位），输入数量、单价，系统自动计算金额后，单击“下一张”按钮。

重复步骤三，直到所有的期初数据输入完毕后，单击“确定”按钮。

十九、新增固定资产类别：

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“固资编码”；

也可以选择“列表”下的“固资编码”菜单项。

出现“固资编码”窗口。

选择“固资类别”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“新增固资类型”窗口。

输入类别的编码、名称，选择折旧类型和方法，以及设置使用年限和预计净残值率后，单击“新增”按钮。

有三种折旧类型：

正常计提折旧、永远提折旧、永不计提折旧。

永远计提折旧，是指该类固定资产计提折旧，不受“使用状态”的限制。

即使“使用状态”为未使用、不需用，它也要提折旧。

有五种折旧方法：

不计提折旧、平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法。

重复步骤三，知道所有的固资类别添加完毕，单击“确定”按钮。

二十、新增固资变动方式：

同新增固定资产类别。

选择“固资变动方式”页面，单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“新增固资变动方式”窗口。

录入“变动方式编码”、“变动方式名称”，选择对应科目、凭证模板、平整类型等后，单击“新增按钮。

”

凭证模板，指定固资变动生成凭证的格式。

模板：

在系统中约定为一种单据格式或凭证格式。

如凭证中的“日期”、“凭证号”、“凭证来源”、“附件”等项目，可由您任意选择，是否显示、是否打印

选择对应科目。

如是增加固资，生成凭证的借方科目为“固定资产”，贷方科目就为“对应科目”。

银行、现金科目只能在收款单、付款单中使用，对购入的固定资产，建议通过“在建工程”科目

步骤四、重复步骤三，直到所有的指固资变动方式添加完毕后，单击“确定”按钮。

二十一、设置固资期初数据：

在业务流程窗口中单击基础设置按钮，出现基础设置画板，选择“固资期初”；

也可以选择“列表”下的“固资期初”菜单项。

出现“固定资产期初”窗口。

单击“编辑”按钮，选择“新增”，出现“增加固定资产期初”窗口。

输入卡片编码、固定资产的名称，选择固定资产类别、增加方式、使用状态、使用部门、折旧对应科目，输入原值、已折旧信息等。

单击“新增”按钮。

重复步骤三，直到所有的固定资产输入完毕，单击“确定”按钮。

一、采购业务-货物入库

在业务流程窗口中单击采购按钮，出现采购画板，选择“商品采购”；

也可以选择“购销”下的“商品采购”菜单项。

出现商品采购窗口。

选择供货单位，修正业务发生时间。

如果是票货同到，还要选择“开票标志”。

然后选择发票类型，发票号

选择货物、存放货位，输入数量、单价。

如果该采购业务在签定时，输入了采购订单，则还要选择对应的订单号；

也可以通过选择采购订单来自动生成采购单。

重复步骤三，直到该业务所有货物录入完毕后，单击“下一张”按钮，填写下一笔业务；

或单击“确定”按钮退出。

二、采购业务-发票

在业务流程窗口中单击采购按钮，出现采购画板，选择“采购发票”；

也可以选择“购销”下的“采购发票”菜单项。

出现采购发票窗口。

选择供货单位和业务发生日期、发票类型，输入发票编号。

选择商品，输入数量和单价。

重复步骤三，直到该发票所有货物全部输入完毕后，单击“下一张”或“确定”按钮。

如果是货物先到，既已经输入了商品采购单了。

则可以选择商品采购单，由系统自动是生成采购发票。

三、采购业务-凭证生成

在业务流程窗口中单击采购按钮，出现采购画板，选择“采购凭证”；

也可以选择“购销”下的“采购凭证”菜单项。

出现采购业务凭证窗口。

该窗口共有四个页面组成：

单据类型、选择单据、凭证设置、生成方式。

选择单据类型页面，进行基本设置。

单击“下一步”

进入选择单据页面，选择要生成凭证的单据，包括采购单，采购发票。

采购订单不能生成凭证。

进入凭证设置页面，选择凭证类型。

进入生成方式页面，选择后单击“完成”按钮。

四、销售业务-商品销售

在业务流程窗口中单击销售按钮，出现销售画板，选择“商品销售”；

也可以选择“购销”下的“商品销售”菜单项。

出现商品销售窗口。

其余步骤与采购业务的货物入库步骤一致。

销售业务的发票录入与采购业务的发票录入步骤一致。

销售业务的凭证编制和采购业务的一致。

五、出纳业务-销售收款

在业务流程窗口中单击现金银行按钮，出现现金银行画板，选择“销售收款”；

也可以选择“财务”下的“销售收款”菜单项。

出现销售收款窗口。

选择单位，修正时间、选择对应科目、选择收款方式，输入票据编号和金额。

选择对应的往来项目。

单击“下一张”或“确定”按钮。

出纳业务的采购付款与销售收款基本一致。

六、工资发放-建立工资表

在业务流程窗口中单击工资按钮，出现工资画板，选择“建立工资表”。

出现新建工资表窗口。

工资表名称、数据来源、发放项目、清零项目、发放范围、计算公式、工龄计算。

选择“工资表名称”页面，输入名称和建立时间。

选择“数据来源”页面，选择本工资表的数据来源。

数据来源可以把以前编制的工资表的数据和结构复制到现在的表中，节约一定的时间。

但如果没有可以参照的表，则直接进入步骤四。

选择“发放项目”页面，选择本工资表需要的项目。

在可选择工资项目列表中，选择需要的工资项目后，单击“>

”按钮，将它添加到本次发放工资项目列表中。

如果已有的项目名称或长度与实际不符合，单击“修改”按钮进行修改后，再执行添加操作。

如果需要的项目不存在，单击“新增”按钮，增加自己需要的项目后，在执行添加操作。

选择“清零项目”页面，选择要清零的项目。

选择“方法范围”页面，选择本工资表的对象。

选择“计算公式”页面，填写计算公式。

在计算项目中，选择要填写公式的计算项目。

如：

职务工资。

在计算公式中，输入对应的公式。

该公式可以是数字公式，也可以是其他项目的运算公式。

可以填入数字200，也可以填入工龄*200。

在计算范围中，输入该项目该公式的使用范围。

比如：

员工姓名=‘张三’。

范围不填写，表示该公式适用于所有人员。

一个项目填写完毕后，单击“新增公式”可以填写下一个公式。

单击“完成”按钮后，出现工资数据录入窗口，输入基本工资数据，其他数据系统回自动计算得到。

七、固定资产-折旧

在业务流程窗口中单击固定资产按钮，出现固定资产画板，选择“计提折旧”；

也可以选择“财务”下的“计提折旧”菜单项。

出现计提折旧窗口。

该窗口共由3个页面组成：

设置科目、凭证设置、折旧凭证。

选择设置科目页面，选择折旧对应的科目。

选择凭证设置页面，选择凭证的信息。

选择折旧凭证页面，预览凭证的内容后，单击“完成”按钮。