办公室各室各项工作管理细则Word下载.docx
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（3）对内行文由各部门、公司领导签收。
第六条文书的发送。
一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需回复或回执。
（1）文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
（2）公司内部文书不封缄。
（3）各部门的邮寄文书，必须于发送前填写“发信登记本”与“邮资明细账”。
第七条文书的处理。
普通文书处理原则：
（1）由部门主管领导对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体的处理。
（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。
（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处理。
机密文件的处理原则：
（1）机密文件原则上由责任者或当事人自行处理。
（2）指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
（3）到达的指名或亲启文书，原则由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。
如果某主管在职务上有权代来件所指名者，不受本条规定的约束。
第八条文书的阅览原则。
（1）某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。
如有必要。
可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
（2）有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记薄”，按“传阅登记薄”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九条收文操作流程。
（1）签收。
一切外来信件、传真，统一由办公室签收，填写登记在收件登记薄上。
写明公司或行政部门收启，统一由办公室拆封处理。
（2）写明各部门或个人收启的分送各位，如系公文，应主动送办公室登记处理。
（3）分发。
1办公室根据公文性质、要求，确切具体在办和阅批对象，填写公文阅办单。
2分发去向。
重要来文，由办公室主任提出初步意见（批办），再由公司领导批示（批办）；
一般文件，直转有关职能部门处理（承办），具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复人；
参阅性文件，直接组织传阅；
范围不明的文件，送领导审阅。
（4）催办。
催办分对内催办和对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到时时有交代、件件有着落，防止漏办、延误。
（5）结办。
文件传送完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
第一十条文书的整理与保存。
全部完结的文书，在结办后3天内，交办公室档案管理人员归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存薄”上做好登记，归档保存。
第十一条注意事项。
（1）重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
（2）保存期满以及没必要继续保存的文书，经主管领导决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。
机要文书一律以焚烧的方式销毁。
任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。
不需立卷的文件材料逐件登记，报公司领导批准销毁。
（3）销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。
（4）如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记薄上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
（5）必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。
一切借阅都必须出具借阅证。
第十二条附则。
（1）本办法适用于公司的公文管理。
（2）本办法由办公室解释、补充，由公司总经理批准颁行。
收发文管理办法
第一条总则。
为提高公司行政事务管理效率，规范收发文工作行为，特制订本办法。
第二条收发管理体制
本公司所有外来文书，均由办公室文秘统一接收负责。
公司指定专职人员负责收发工作。
第三条办公室事务内勤按下列规定处理所收到的文书：
（1）把公司文书与私人文书区分开来。
（2）由办公室事务内勤直接开启公司文书，并对文书做登记及编号，注明收发日期。
第四条对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
第五条文件要在档案室保存手写和机打的两份文件，必要时可根据需要处理。
第六条凡符合下列规定的文书，都必须做好登记：
（1）在一般文书或送交部门的普通文书中，如果开启后判断或者未开启也能判断是重要文书或者夹有重要物品的文书。
（2）专人送达的文书。
（3）标有“绝密”类或“亲启”字样的文书。
第七条办公室事务内勤必须优先处理特快专递类文书，不得拖延。
第八条凡下班后或规定工作时间以外到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交办公室。
第九条文书的分发按下列规定进行：
（1）写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门。
（2）主要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接收人，在接收人不在的情况下，嘱托部门人员转交，领取文书者必须在登记薄上签名。
（3）文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。
第一十条各部门接到文书时，在必要的情况下，应给办公室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。
第一十一条分送给各部门的文件，如果出现错误，直接退回办公室处理。
第一十二条文书的寄发。
（1）文书的邮寄、送发统一由办公室文印室负责。
（2）办公室汇集所有待发的文书，做好文书发送登记。
待发文书必须在一定时间内发送出去，特快专递等文书必须即时发出。
（3）凡机密或亲启文书，办公室必加盖“绝密”、“机密”、“亲启”等印章后发送，并给发文部门或发文者必要的回复。
（4）邮费由办公室统一开支。
（5）办公室按月结算全部邮费开支。
第十三条附则。
本办法由办公室解释、补充、有公司颁发生效。
文字打印、复印管理办法
为加强公司行政事务的统一、有序化管理，特制订本办法。
第二条适用范围。
（1）本办法适用于需公司统一打字、复印的文书工作。
（2）凡各部门专用文书工作，则不列入本办法管理，可参照执行。
第三条任务的承办。
（1）公司打字工作由办公室负责管理。
经部门有关领导审批后，申请人填写“打字、复印登记薄”，由办公室根据轻、重、缓、急统一安排。
打字员不准私自接受打印任务。
（2）公司复印工作由办公室负责，申请人填写“打字、复印登记薄”，经由部门有关领导审批后，可自行领用复印纸复印。
（3）公司公文打印任务按公文处理办法程序办理。
（4）打印件打印完后应将原稿、发文拟稿单、打印件一并交办公室。
第四条技术规范。
（1）打字员打字错误一般不能超过5‰，打字速度为100字/分钟以上。
（2）工作室保持整洁，不准吸烟，不乱推杂物。
（3）其他无关人员一律不准私自上机操作。
第五条保密要求。
（1）打字员要对保密材料保密，对其废品当场销毁。
（2）公司保密材料的打印、复印须经有关领导签字批准，绝密文件须总经理审批，机密级须副总经理签字。
第六条附则。
本办法由办公室解释、补充，由公司颁布生效。
印信管理制度
（一）印信使用和保管办法
第一章总则
第一条为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司的利益，杜绝违法行为的发生，特制订本办法。
第二章印章的刻制
第二条公司印章刻制均需报总经理批准，由办公室统一办理刻制手续。
第三条印章的形状和规格，按国家有关规定执行。
根据国际、国内先进、适用的质料和种类。
第四条下属企业和部门根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。
第三章印章的启用
第五条新印章要做好戳记，并留样保存，以便后查。
第六条印章启用需在印章启用废止登记表中注明启用日期，并留下启用印模，印模应用蓝色印油，以示首次使用。
第七条印章启用单位负责人要签订印章管理及使用规定书，另外对启用的单位公章要签订用印承诺书。
第三章印章的保管、交接和停用
第八条公司各类印章必须有专人保管。
（1）公司公章、法人私章、钢印应指定办公室保管。
（2）各部门印章由各部门指定专人负责保管。
（3）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
第九条印章保管必须安全可靠，特制印章要放在保险柜里。
印章放在办公室或随身携带，保管人不准委托他人代管。
第一十条印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处。
第一十一条印章移交手续办理，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
第一十二条有下列情况，印章须停用：
（1）机构名称改变；
上级部门通知改变印章图样。
（2）印章有损坏。
（3）印章遗失或被窃，声明作废。
第十三条印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
第四章印章的使用
第十四条使用范围。
（1）凡属以公司的名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章或是法人章。
（2）凡属公司内部行文、通知，使用公司公章；
凡属部门业务范围内加盖部门印章。
（3）凡属合同类的用合同专用章；
凡属财务会计的用财务专用章。
第十五条使用印章，一律实行审批制度。
凡经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。
凡不符合需要的，均应拒绝盖印。
用印人填写用印登记表，领导在该表上签批。
第十六条使用印章，一律实行等级制度，注明用印事由、数量、用引人、批准人、用印日期。
第十七条使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。
第十八条严禁在空白的信签、介绍信、授权委托书、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印信妥善移交，以免贻误工作。
第五章介绍信、授权委托书管理
第十九条介绍信种类：
（1）存根介绍。
（2）证明信（材料）。
第二十条介绍信、授权委托书由办公室秘书负责保存。
第二十一条介绍信、授权委托书开具要严格履行审批手续。
一般事宜由部门领导签字后办公室主任审批；
重要事宜需由各级主管签署意见后，报总经理审批。
第二十二条严禁开出空白的介绍信和授权委托书。
第六章附则
第二十三条未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任人分别进行批评教育、行政处分、经济处罚、直至追究法律责任。
第二十四条本办法由办公室解释、补充，由公司总经理批准生效。
（二）公章使用管理制度
第一条公章是公司在职权范围内进行公务活动，行使职权的重要标志。
为加强公司公章的管理，确保公章的正确使用，特制订本制度。
第二章职责
第二条总经理职责：
总经理负责行政公章的使用审批工作。
第三条分管副总经理职责:
负责授权范围内的公章是使用审批工作。
第四条公章管理员职责：
（1）负责公章的保管。
（2）负责设立公章使用登记表。
（3）负责公章使用的审核工作。
（4）负责制订所保管公章的使用程序。
第三章规定
第五条公司的公章主要包括公司行政公章、专项业务公章、经理（法人）工作用个人名章。
第六条公章的保管。
（1）行政公章和公司合同章由办公室专人负责保管。
（2）专项业务章（财务章、各部门用章等）由各专业部门指定专人负责管理。
（3）总经理（法人）工作用、个人名章两枚，分别指定办公室、财务部专人负责管理。
第七条未经总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的公章。
第八条公章的使用由各保管人员设立使用登记表，严格审批和登记制度。
第九条公章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必须经分管领导的批准，并由公章保管人携章随同。
第一十条公章使用（公司红头文件除外），必须经主管领导批准后公章管理人员方可盖章，公章管理人员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。
第一十一条公章管理人员如工作变动，应及时上缴公章，与重新确定的公章管理人员办理接收公章手续，不得私自转交他人。
第一十二条以公司名义签订的合同、协议、订购单等，由各专业人员审核，公司分管领导审核，总经理批准后方可盖章。
第一十三条私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由办公室严格审核，符合要求后办理并执行登记制度。
第一十四条任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。
第一十五条对以调出、解除、终止劳务关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经办公室主任审批后，方可盖章。
第一十六条印章应及时维护、确保公章清晰、端正。
第一十七条公章如有不慎丢失，保管人员及时向主管领导报告，并备案。
物品管理制度
第一章目的
第一条为加强低值易耗物品的管理，严格控制行政费用开支，杜绝浪费，统一供应，特制订本办法。
第二章低值易耗品分类
第二条本办法管理所指低值易耗品范围为公司办公用品、印刷品及劳动保护用品等。
第三条其他物品根据公司管理需要可列入管理范围。
第三章组织实施
第四条公司办公室为低值易耗品的采购、管理部门，设置存放地点，并设专门保管人员管理。
第五条办公室要设立低值易耗品明细账和库房统计表进行管理。
第四章物品的采购、入库程序
第六条低值易耗品原则上由办公室根据公司核定标准统一购买后按相应标准分发给各部门。
第七条遇到特殊情况，各部门需要自行采购的物品，均需填写购物申请，由办公室汇总编制计划，主管领导批准后方可购进。
第八条采购本着节省成本、价廉物美、急需办原则，统一向正规、标准厂商购买严禁以拿取回扣等方式谋取私利。
第九条采购物品后，办理入库手续，填制有关物品账目；
凭发票和入库单向财务部报销采购费用。
第五章物品管理
第一十条所有入库物品，都必须一一填写登记。
第一十一条必须清楚地掌握低值易耗品库存情况，经常整理和清扫，实行防虫等保护措施。
第一十二条在库物品，按月或按季定期盘点，填写库存统计表。
第一十三条印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的登记为基准，对领用的数量随时记录并进行加减，计算出余量。
一旦一批消耗品用完应立即写报告递交办公室主任。
第一十四条在库物品由办公室负责保管，指定专人管理。
第六章低值易耗品领用流程
第十六条公司制订各级人员低值易耗品的需用标准和使用期限，并定期改进，依据各部门的工作特点适当倾斜、变通。
第十七条公司发放物品可分定期一次性领用和随时领用。
领用人填写办公用品领用薄。
公司对员工领用费用进行内部核算，并与成本效益综合评价。
第十八条贵重办公用品，须经公司总经理批准后才能领用。
第十九条办公室主任定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。
在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。
第七章附则
第二十条公司耐用品管理可参照本办法。
第二十一条本办法由办公室解释、补充、执行，经总经理批准颁布。
接待规定
第一条为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理风范，特制订本规定。
第二章接待细则
第二条接待注意事项
（1）对来访客人应立即招呼要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。
（2）举止文明，谈吐得体，要注意公司整体形象。
第三条接待中几类情况的基本操作原则
（1）对上级政府单位、街道办事处等政府公共事项通知，应及时予以处理，有关那个部门的应及时通告。
（2）对项目部办理业务的到访人员要做好服务，及时、准确的提供工作信息，展示出我们良好的业务素质。
（3）不速之客的接待应谨慎处理，以合理的接待技巧做充分判断，消解对公司的不利影响，以此来维护公司的利益。
附则：
办公室电话接听参考此办法。
车辆管理制度
（一）公司车辆使用和管理办法
第一条总则
为了加强公司各种机动车辆的管理，确保行车安全，提高办事效率，减少经费开支，特制订本办法。
本办法适用于公司公共用车。
公司总经理专用车辆（自驾）不适用或参考本办法。
第二条车辆的适用范围。
（1）公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、办差迎送。
（2）接送公司来宾和来公司办事人员。
（3）定期开车。
（4）其他紧急和特殊用车。
第三条车辆使用程序。
车辆使用实行派车制度。
用车须填写“用车记录单”后，在办公室主任批准后，由派车调度统一安排方可使用。
（1）驾驶员按派车记录单上报批准的行车路线和目的地行车。
（2）用车完毕，驾驶员填写用车实际情况记录。
（3）在不影响公务的情况下，酌情满足员工因私用车要求，但因私用车应严格审批。
（4）对近似方向、时间的派车要求尽量合用，减少派车次数和成本。
第四条车辆管理。
（1）公司所有车辆均由公司办公室统一管理。
（2）公司所有车辆均建立车辆档案，须填写车辆登记表。
驾驶员如实填写用车里程和耗油量，经办公室和财务部联审后方可报销。
（3）公司所有车辆实行专人保养责任制。
驾驶员发现无力排除的故障，应及时报告办公室主任；
驾驶员不得带病出车。
（4）公司车辆既有按部门使用，又有公司办公室统一计划使用时，各部门和驾驶员应顾全大局，愉快听从指挥、调度。
（5）公司车辆必须按规定停放在固定地点，一般不允许在外过夜。
因保管不善造成车辆被盗、损坏，驾驶员和办公室负责人酌情共同承担责任。
第五条驾驶员管理。
（1）驾驶员应遵守公司的驾驶员岗位职责。
（2）除公司允许的特殊员工以外，禁止非专职驾驶员驾驶公司车辆。
发生交通事故，驾驶员、乘车人员必须保护事故现场，及时向交警、主管和公司领导报告，做好善后工作。
（3）交通事故、违章责任在我放的罚款和修理费用，原则上由驾驶员自行承担；
如遇特殊情况，经领导特批，可报销费用的℅。
（4）驾驶员行车补助费按派车记录单的路程和工作时间计算。
第六条机动车管理。
（1）公司的司机要严格遵守交通法规和行为规范，杜绝酒后驾车等12种严重违章行为，服从交通民警的指挥，保证安全行车。
（2）爱护车辆，保持车辆整洁，对零部件进行定期检查、维修和保养，使车辆随时保持良好状态，确保形式安全。
杜绝病车、故障车上路行驶。
（3）外单位借车，需经总经理批准后方可安排。
（二）交通事故及违章处理要点
第一条违反交通规则中“遵守交通规则的义务”的规定，因本人故意或是重大过失，造成伤害时，其赔偿金额由当事人负担。
第二条在执行公司业务过程中，除认定是本人过失或故意的情况下，违反交通规则，或发生交通事故时，其处理办法是：
（1）因违章停车、高速驾车或违反交通规则时，由当事人负担半额罚金。
（2）因交通事故造成人身或车辆伤害时，如属公司的车辆损害保险范围，当事人可免除其责，如在保险范围外，当事人应负担实额与保险金差额的1/3。
第三条当发生交通事故时：
（1）迅速与公司联系，接受公司指示。
（2）如发生人身伤害时，应迅速送到最近的医院进行治疗。
（3）应记录下对方车辆驾驶员的驾驶证号和车牌。
从对方驾驶证上，记录下对方的地址、姓名、工作单位、电话和出生年月。
（4）牢记对方车辆损坏的部位和程度。
（5）尽量取得对方的名片，以用于事后联系。
（6）记录事故现场目击者的姓名、住址和联系电话。
（7）对模糊不清或把握不大的问题，不要回答交通警察的询问。
（8）除完全认定是自己的过失外，不能把责任揽于一身。
会议管理
一、公司会议管理办法
加强会议管理，压缩会议时间，提高会议质量，是各部门的一项中哟工作任务，是提高工作效率、工作水平的重要体现，为了进一步加强和规范会议的组织工作，端正会风，精简会议，特制订本办法。
本办法所指会议，是指有公司领导主持，各部门主办的各种会议。
凡各部门主持、安排的各种会议，由各部门自行通知、组织、接待和服务。
第二章公司会议管理办法职责
第一条办公室
（1）办公室是公司会议管理的专业管理部门，负责会议的通知安排以及管理考核工作。
（2）负责会议室、接待室的管理和卫生工作。
（3）负责重要会议的接待、服务工作。
第二条其他各部门
负责部门主办的各类会议的会务组织和签到考勤工作。
第三章工作程序
第三条会前程序
（1）确定会议基本主题。
（2）及时将有关会议的参加人员、开会时间、地点等具体要求通知到位。
第四条会议考勤程序
（1）会前15分钟，会议主办部门责任人开始在会议室组织与会人员签到。
（2）与会人员在“会议签到考勤表”上签到。
（3）会议时间到后，签到工作停止，主办部门责任人将与会人员的到会情况向主持会议的公司领导进行汇报，征得领导同意后开始开会。
（4）会后，主办部门责任人在“会议签到考勤表”上对会议出勤情况进行总结，经会议主办部门负责人和主持会议领导审阅后，将“会议签到考勤表”交给办公室。
（5）办公室每月对当月各项会议出勤情况进行总结，在考核中予以体现。
第四章工作规定
第五条管理规定
（1）严格会议请假制度，应参加会议人员因特殊原因不能到会，经主持会议领导或主办部门负责人批准后，可由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。
（2）严格会议签到程序，会议主办部门要提前在会场入口处准备好“会议签到考勤表”，与会人员进入会场，应首先签到，如实填写到会人数和姓名。
（3）与会人员进入会场后，应按顺序由前往后依次就座（指定座位除外），遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。
（4）会议期间，与会人员佩戴的手机和其他通讯设备应关闭或调至静音状态，以免影响周围其他人和回忆进程。
（5）严禁无故早退。
会议期间如有特殊情况确需早退者，必须经主持会议领导或是会议主办部门负责人批准。
（6）严格例会制度，各种例会开会时间、地点与会人员要相对固定，如遇节假日，会议时间顺延。
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