银行保函管理办法Word格式.docx

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林凌

2012-4-10

1.目的

为便于公司业务部具体操作和领导及时掌握保函状况，节约费用、杜绝漏洞，特制定本办法。

2.适用范围

本公司银行保函管理办法（以下简称“本办法”）适用于公司在销售项目投标、销售项目执行过程以及融资保函，包括但不限于通过银行开具的担保协议、反担保协议、备用信用证、具有保证性质的安慰函及其他具有法律约束力的类似文件和协议（以下简称“保函”）。

本办法项下保函包括以下五种类型：

1、思源电气股份有限公司（以下简称“母公司”）为担保自身责任，通过银行开立的保函，包括国际承责保函和国内承责保函;

2、上海思源输配电工程有限公司（以下简称“本公司”）作为申请人，为担保自身责任，在合同执行地通过银行开立的承责保函；

3、本公司或由本公司管理的海外营销子公司（以下简称“子公司”）作为申请人，为担保自身责任，在合同执行地通过银行开立的本地承责保函；

4、本公司及其母子公司作为受益人的受益保函。

5、融资性保函。

思源电气或输配电公司为担保子公司责任，代替子公司开具的保函业务不在本办法管理范围之内，应按照思源电气股份有限公司有关对外担保管理规定办理。

3.定义

本办法中的下列术语及定义应具有以下含义：

3.1承责保函：

是指本公司或者母子公司为担保自身的责任、作为申请人，银行作为担保人向客户或第三方开立的、保证本公司或子公司履行某项义务的保函。

3.2融资性保函：

是指本公司根据融资银行的要求开立的，担保子公司、客户或其他第三方还款的保函，包括银行及非银行保函。

一般包括两类保函：

1）银行为子公司单独设立信贷额度，而要求本公司提供子公司的还款担保，如内保外贷；

2）项目融资中融资银行要求本公司或子公司承担一定比例的客户风险而开立的保函。

3.3国际承责保函：

是指本公司在海外（包括港、澳、台地区）销售项目的投标及销售项目执行过程中产生的承责保函。

3.4国内承责保函：

是指本公司与国内总包商合作销售项目的投标及销售项目执行过程中所产生的承责保函。

3.5受益保函：

是指客户或第三方作为申请人，银行作为担保人向本公司或子公司开立的、本公司或子公司作为受益人的、保证客户或第三方履行某项义务的保函。

3.6普通保函：

是指主要条款、金额比例、效期、费率等关键要点符合保函一般惯例的承责保函。

普通保函的种类和具体特征如下：

普通保函种类

主要条款

金额比例

有效期

投标保函

1、在规定期限内，不撤标、不修改原报价；

2、中标后，与招标人签订合同并在规定的日期内提供履约保函

一般为投标报价的1％-5％（含5%，以下同）

从开立日起生效，一般至截标日后的3－6个月失效；

若中标，有效期延至递交履约保函时止

履约保函

贸易项下，保证完成合同规定的交货义务；

工程项下，保证承包人按期、按质、按量地完成承包合同

一般为合同金额的10％-20％

从签订合同之日或收到信用证之日（如伊朗）起生效，至发货日或者工程完工日失效

预付款保函

1、根据相关合同规定开立此预付款保函；

2、保函的金额随着发货或者工程进度逐渐递减

初始金额与预付款金额一致

从收到预付款之日起生效，至发货或工程完毕失效

质量保函

商品质量出现问题时，保证及时退换或补偿损失；

或工程出现问题，保证负责维修

一般为合同金额的5％-10％

从商品销售完成或工程结束日起生效，至一定期限后失效（如一年后）

留置金保函

如货物或承包工程达不到合同规定的质量标准时，保证出口商或承包商将这部分提前收回的留置金退回

一般为合同总金额的5％

从开立日生效，一定期限后失效（期限视合同的具体规定而定）

关税保函

如未能将相应设备在一定期限内运送出境，保证支付或被索赔该笔费用作为进口关税

相应应当支付的关税金额或当地海关要求开立的金额

视具体情况而定

3.7高风险承责保函：

符合以下任一条或多条情形的保函是高风险承责保函：

1、保函金额超过上述第3.6项规定的普通保函的金额比例上限；

2、保函有效期超过上述第3.6项规定的普通保函规定的保函有效期,如敞口保函（见下文定义）；

3、保函格式与已经签署的合同附件要求不一致，并且比附件条件恶化，可能使本公司及母子公司处于不利地位；

4、保函格式比普通保函要求苛刻或含有非正常条款，可能使本公司及母子公司处于不利地位，如规定客户可任意修改保函效期、保函可自由转让给第三方等；

5、保函经延期后的合计有效期限超过三年。

3.8敞口保函：

是指未明确规定某一具体日期为到期日的承责保函，或者虽然规定到期日但有效期可以随时被展期的承责保函。

通常出现在履约保函格式内，如规定拿到初验（PAC）、终验（FAC）为保函到期日等。

3.9非敞口保函：

是指明确规定某一具体日期为到期日，且未经本公司同意、不得更改有效期的承责保函。

4.相关部门及责任人 

4.1输配电公司业务部

输配电公司业务部，及已注册的海外代表处及海外子公司，为开立保函的申请及责任单位；

业务员根据业务需要，提出保函申请，并提供真实、准确及完整的背景资料，并负责已开立保函的跟踪管理、所属项目进展反馈、到期注销及其他相关事项。

部门经理需严格把关，并在保函申请表上签字审核。

4.2输配电公司分管副总经理（总监）

分管副总对保函申请和有关条款进行复核并进行业务审批。

4.3输配电财务部保函审核人员

财务部保函审核岗位人员，为保函条款专业评审人员；

负责商务合同中保函条款及格式审核、谈判，及保函开立前的初审及其他相关事项。

4.4法务人员

为保函相关会审人员；

参与商务合同签订前保函格式的审核、保函开立过程中被定义为高风险保函的文本审核及其它相关事项。

4.5输配电公司财务总监

对保函条款及格式进行复核和审批，对高风险保函和融资性保函提出审批意见。

4.6输配电公司总经理

对保函业务进行审批，对高风险保函和融资性保函提出审批意见。

4.7股份公司财务总监

对达到一定金额的普通承责保函、所有高风险保函和融资性保函进行审批。

如有必要应提交董事长审批。

同时对融资性保函，根据需要，提交董事会及股东大会审批，负责信息披露等法定程序的履行及与对外担保事项相关的其它事项。

4.8股份公司董事长

对达到一定金额的普通保函和融资性保函，以及一定金额的高风险保函进行审批。

5.国际承责保函工作流程

本公司作为申请人向客户及第三方开立、修改、索赔、注销国际承责保函时，须按照如下工作流程办理各项具体保函业务：

5.1国际承责保函的评审流程

保函条款与格式作为商业合同的一部分，其评审与决策属于签约评审与决策的一部分，业务部和财务部应遵循事前评审原则，即对客户承诺接受保函条款之前，完成保函条款的评审。

业务人员就是否开立保函、具体保函条款等内容进行沟通和谈判，在沟通和谈判过程中，必须最大限度地维护公司利益，优化保函条款，控制保函带来的风险。

5.2国际承责保函开立的审批流程

需由公司开立的国际承责保函，由业务员填写《国际承责保函开立申请书》发起申请，并由规定的保函开立审批人进行审批，财务部负责审核申请人递交的资料并联系银行开立。

保函审批人由业务线审批人和财务审批人共同组成，两个审批决策人应在《国际承责保函开立申请书》上双签。

如果保函的两位审批决策人意见不一致，则升级到上一层级保函审批决策人决策，直至升级到公司董事长终裁。

1）财务部保函审核员，应负责判断保函是否属于高风险保函，如果为高风险保函，应逐级审批至股份公司财务总监或董事长。

2）保函金额超过50万美元（含50万美元）的普通保函，由股份公司财务总监决策。

3）金额超过20万美元（含20万美元）的高风险承责保函，报股份公司董事长决策。

4）对金额超过50万美元的普通保函和20万美元的高风险保函，除上述提到的保函开立要求外，业务员还需同时提供一份详细的《保函开立情况说明报告》，内容应包括以下几点：

a）项目背景；

b）保函开立金额和保函效期；

c）项目实施的可行性与风险分析、经营单位的项目执行计划及责任承担主体；

d）经营单位预计撤销保函的时间点。

5.3国际承责保函的开立

5.3.1提交申请

业务部业务员在各方完成《投标评审表》或《国际项目签约决策审批表》的保函风险评审意见后，启动保函开立流程，并最迟在保函要求开立之日前5个工作日向财务部提交保函开立所需资料和保函开立审批意见。

保函金额超过50万美元的（含50万美元），应在拿到标书的第一时间向财务部反馈和咨询。

5.3.1.1保函开立所需资料：

业务员申请开立保函时应提供如下文件：

1）《国际承责保函开立申请书》）

2）《国际项目投标评审表》或《合同签约决策审批表》；

3）保函格式；

4）保函背景资料（投标保函即为标书，履约、预付款保函等为合同、PO、LOI等相关贸易背景资料）；

5）如财务部或领导需要，或者银行要求，须提供项目介绍和进展情况说明；

6）其他相关资料。

如果项目发生延标或其他重要事项，申请部门应将相关信息及时通知财务部，如信息和资料提供不完全或不及时,导致银行不能按时开出保函,或保函开出后出现不应有的经济损失，责任由申请部门自负。

5.3.2开立保函

财务部对申请人提交的申请与资料进行审核，如资料无误，应在2个工作日内审核完毕；

如资料有疑点，应在24小时内反馈申请人或返回给申请人进行修正。

财务部根据标书或合同中规定的格式开立保函,若标书或合同中未作规定或客户对格式不做要求,财务部在与银行和申请人充分沟通后，按照公司利益最优原则，确定保函格式和开立银行。

如申请人提交的保函未取得审批决策人同意开具的审批意见，财务部有权拒绝按此格式开立保函，并提示业务员与客户沟通，修改保函条款。

在收到申请部人提交的齐备申请资料后，财务部负责及时从银行开出保函，及时跟踪保函开立情况。

保函开立后对保函复印存档,在保函系统登记保函信息。

5.3.3国际承责保函的修改 

银行保函开立后，根据客户要求或项目执行情况需对保函条款进行修改（如延长保函效期、增加保函金额等），由业务员填写《国际承责保函修改申请书》（见附表），在《国际承责保函修改申请书》上对有关项目进展情况及修改（尤其是展期）原因做出说明，并应该按照本制度第5.2条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策。

如原保函为金额大于50万美元的国际大额保函或者是延期后开立总时间超过三年，业务部在申请修改前还需要同时提供一份详细的《保函修改情况说明报告》，报告内容应包括：

a） 

项目当前执行状态；

b） 

保函的金额、保函开立时间、保函修改原因说明；

c）工程实施的可行性与风险分析、经营单位的项目执行计划及责任承担主体；

；

d） 

经营单位解决问题和撤销保函的时间点。

如果保函审批人不同意接受修改，须说明不同意理由。

由业务员与客户沟通，调整修改内容，并在调整修改内容后，重新发起保函修改申请并提交给保函审批决策人审批决策。

如果保函审批人同意接受修改，业务员需将附有审批人意见的《保函修改申请书》提交给财务部。

财务部负责与银行沟通，及时完成保函修改工作，并对保函修改件复印存档，同时在保函台账中登记保函相关信息。

5.3.4国际承责保函的索赔

银行保函开立后，如果客户对担保行提出索赔要求，业务部需与客户、担保行沟通，了解客户索赔原因。

并在客户提出索赔要求后，24小时内向公司副总经理和财务部接口人提供相应信息。

由业务员负责与受益人协商撤销索赔，如果确认我司需要承担该保函项下的赔付义务，业务员需要提交《国际承责保函索赔报告》（见附表）至部门经理--副总经理—总经理签字确认，并提交公司法务人员对应出具调查意见。

在相关人员出具调查意见后，将《国际承责保函索赔报告》发送给财务部，在财务总监出具审批意见后，由财务总监提交股份公司财务总监和公司董事长出具审批意见。

如因人为原因，应调查并追究相关人员责任。

在处理保函索赔事宜上，应按照保函的约定和国际惯例来处理。

并根据公司领导意见处理索赔事宜。

5.3.5国际承责保函的注销

5.3.5.1非敞口保函

对于非敞口保函，原则上是到期即自动失效。

但为了避免因工程尚未完成而保函却自动失效无法再次延期的情况，财务部和银行沟通注销流程如下：

a）银行每三个月发一份已到期保函清单给财务部确认哪些可以注销；

b）财务部把已到期保函清单分类，转发给业务员，由业务员及时与受益人联系并办理保函注销。

由业务员负责与受益人联系确认；

c）财务部根据业务部确认结果通知银行注销或续期。

保函注销后，由财务部负责登记。

5.3.5.2敞口保函

敞口保函属于高风险保函，银行一般要求保函原件退回才能撤销。

如果确认保函项下责任已经完成，或者是保函失效事件（如PAC、FAC等）已经发生，客户经理负责联系受益人取回保函原件、或取得证明保函失效事件已发生的正式书面文件（如各种验收证书等）、或受益人出具的同意我司撤销保函、解除我司保函项下责任的正式书面文件。

若为转开保函，业务员负责将取回的保函原件与相应的书面证明文件退回当地担保行进行注销，并要求转开行发出撤销电文给国内担保行。

若为直开保函，业务员可将取得的保函原件或书面证明文件退给财务部，由财务部联系银行办理撤销事宜。

6.融资性保函工作流程

融资性保函必须符合公司对外担保管理有关规定，有必要报送公司董事会或股东大会决议等。

公司由于当前业务发展状况，融资性保函应谨慎办理，除特殊情况经董事长批准办理外，一般情况下，暂时不受理此类保函业务。

融资性保函办理审批流程，必须逐级审批至股份公司董事长。

财务部对此类保函进行重点审核并跟踪。

7.国内承责保函的工作流程

本公司作为申请人向客户及第三方开立、修改、索赔、注销国内承责保函时，其流程与国际保函一致。

7.受益保函的评审:

受益保函格式作为商业合同的一部分，应遵循事前评审原则，即在与客户商定保函格式之前，完成保函格式的评审。

业务员负责合同中受益保函相关条款的拟制和修改，由业务员负责与客户、担保行等相关方就是否开立保函、具体保函条款等内容进行沟通和谈判，在沟通和谈判过程中，必须最大限度地维护公司利益，优化保函条款。

业务员拟制或修改好保函条款后，将格式提交给财务部审核，并提交财务总监审批。

保函格式确认之后，则由业务员与客户商谈接受此格式。

若客户不接受，则由业务员继续与客户沟通修改保函条款或结束谈判寻找其他合作方。

7.1受益保函的接收与审核

7.1.1海外信开受益保函的接收

客户按照合同约定或与本公司商定的保函格式，在合同执行地信开以本公司或母子公司为受益人的保函（包括保函修改件），由客户经理负责接收，并通知财务部审核。

信开保函开出后，保函原件包括保函修改件原件由业务员寄回财务部留存，财务部负责受益保函原件档案与台账管理工作。

7.1.2 

电开受益保函的接收

客户按照合同约定或与本公司商定的保函格式电开以本公司或母公司、子公司为受益人的保函（包括保函修改件），由财务部从通知银行或转开行接收保函电文（包括保函修改电文）。

保函开出之后，原件由总部国际融资部存档。

7.1.3受益保函的审核

财务部在收到客户开出的保函原件或保函电文之后，按照合同约定或事先商定的格式，对保函内容进行审核，审核内容包括但不限于被担保人名称、被担保人地址、受益人名称、受益人地址、双方合同号及签订日期、保函类别、金额（包括大小写）、有效期、单据条款、担保条款、索赔条件、是否不可撤消、是否无条件、开立银行、开立方式、法律管辖等。

7.2受益保函的修改

受益保函开立后，根据我司实际需要或者项目执行情况需对保函条款进行修改（如延长保函效期、增加保函金额等），由业务员填写《受益保函修改申请书》（见附表），在《受益保函修改申请书》上对有关项目进展情况及修改（尤其是展期）原因做出说明，以本公司和母公司为受益人的保函应按照本制度第5.2条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策；

在审批通过之后，由业务员联系客户提出修改申请，并跟踪保函的修改进展情况。

7.3受益保函的索赔

业务员按业务实际情况随时跟踪保函项下职责履行进度，如有异常先与客户沟通，视业务需要启动保函索赔。

财务部针对即将到期的保函提醒申请人。

每月将一个月内将到期的受益保函台账发给业务部，由业务员确认是否需要提出索赔。

当客户违约、符合保函索赔条件时，由业务员填写《受益保函索赔申请表》，按照本制度第5.2条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策是否索赔。

对于国内银行开出的保函，提交时间不应晚于保函到期日前十个工作日，对于海外当地银行信开的的保函，提交时间不应晚于保函到期日前十五个工作日。

因银行之间快递保函正本需要较长时间，因此申请人应尽可能提早启动索赔，提交索赔时间过晚将会造成开立银行收到正本资料时超过保函有效期而使索赔失效。

财务部对索赔申请及相关资料进行审核，如资料无误，应将索赔申请、保函中所要求的相关资料及保函正本一同提交通知银行或转开行进行索赔，如为海外信开保函索赔，由当地业务员落实向保函开立银行的索赔工作。

7.4受益保函的退回

对于已经失效的保函或者客户或供应商已经履行完保函义务的保函，如果客户或供应商要求公司退回保函原件，业务员可以提交《受益保函退回申请表》，并根据本制度第4.2条规定的审批权限提交给相应的领导进行审批。

审批通过之后，经财务部确认，由财务部将受益保函原件退回给申请人。

8.保函日常管理工作流程

对于所有保函，公司保函业务相关部门须遵守如下日常工作流程：

8.1保函存档

财务部负责存档本办法规定的受益保函的原件、承责保函的复印件，保函付费记录，各类保函申请表（包括保函开立申请书、保函修改申请书等）等保函相关资料。

代表处负责存档保函复印件。

8.2保函统计分析

财务部负责统计本办法规定的一切保函的重要信息（详见附录A）。

保函重要信息包括：

保函编号、保函类型、对应项目名称、对应合同号、对应项目号、保函开立日、保函开立申请人、被担保主体、保函开证行名称、是否转开、转开银行名称、保函受益人所在国、保函受益人名称、保函到期日等。

8.3保函的跟踪管理

财务部根据业务部申请开立保函后，负责跟踪保函的到期情况，并根据公司到期保函撤销流程，定期发布到期保函清理，根据业务员反馈的清理结果联系银行跟进后续的撤销事宜，并更新保函记录。

对于到期未能及时注销的保函，催促业务人员反馈原因。

9.记录

本标准规定记录如下表。

记录清单

记录名称

归档人

保存场所

保存期限

到期处理方式

记录形式

<

电子、文本>

国际承责保函开立申请书

管理员

财务部

5年

统一销毁

纸面

国际承责保函修改申请书

承责保函索赔报告

其他类保函开立申请书

其他类保函修改申请书

受益保函接收申请表

受益保函索赔申请表

受益保函退回申请表

保存期限指保函合同终止后保存年数。

申请部门：

申请人：

联系电话：

法定地址：

事由（投标或履约项目）：

投标或合同签订主体：

签署的外部合同号码（或招标书号码）：

项目编号（）：

公司内部的文本合同号：

项目名称（与招标书严格一致）：

保函金额（币种）：

合同金额：

保函种类：

投标保函（）履约保函（）预付款保函（）其他（）

开立方式：

信开（）由申请人带交受益人

电开：

直开（）通知银行：

转开（）转开银行：

开立语种及相关要求：

英语（）法语（）跟据英语保函格式翻译转开（）根据保函要素转开（）其它（）

保函受益人（名称、地址、电话）：

当地取保人（名称、地址、电话、证件号）：

截标日（仅适用投标保函）：

保函有效期：

要求开出日期：

申请日期：

附件齐备性：

1.保函格式（）2、《投标审批表》或《合同签约决策审批表》（）3、正式合同（须提供合同签字页验证）或标书或PO（）

业务部意见：

（描述开立保函的必要性，并出具是否同意意见）

财务部意见：

（描述保函关键条款，揭示保函风险点，并出具是否同意意见）

业务副总经理意见：

财务总监意见：

总经理意见：

股份公司财务总监意见：

董事长审批意见：

电话：

国内银行保函编号：

修改缘由：

延期次数：

签署的外部合同号码（招标书号码）：

项目编号：

修改内容：

保函日期延至：

保函金额增加（或减少）至：

其他：

保函号：

保函金额：

保函开立行：

保函种类：

保函有效期：

项目名称：

合同号：

索赔金额及内容：

索赔原因（请附详细报告）：

赔付期限：

董事长终审意见：

受益保函接收申请表 

保函背景：

保函币种及金额：

保函开立人：

从（）到（）

合同号码：

合同付款方式：

不可撤销（）无条件（）

国内（）