最新公文处理公文格式公文主题词Word文件下载.docx

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（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；

联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；

除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十一条“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章发文办理

第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

第二十五条草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；

如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；

以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。

是否应由杜机关办理；

是否符合行文规则；

内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；

文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十四条收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；

如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第三十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。

没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文归档

第三十八条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十七条公开发布行政机关公文，必须经发布机关批准。

经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五十一条销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章附则

第五十四条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

第五十六条各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

有关规定另行制定。

第五十七条本办法自2001年1月1日起施行。

1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1月起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

机关公文格式规范简介

发文机关标识：

推荐使用小标宋体

发文字号:

三号仿宋用六角括号括入“〔〕”发文机关标识下空2行

签发人：

签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

标题：

小标宋体（2号）红线下空两行如有小标题用三号小标宋体或黑体标题中除法律法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号

主送机关：

标题下空一行左顶格（如回行仍顶格）三号仿宋体冒号为全角

正文:

主送机关下一行3号仿宋体，每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行数字用西文TimesNewRoman字体一级标题用3号黑体二级标题用3号楷体不加粗首页正文文字不得少于2行

排版规格：

每页22行28字/行三号仿宋体

附件:

正文下空一行左空两字三号仿宋如有序号后加阿拉伯数字如：

附件：

1.×

×

附件名称后不加标点

成文时间：

用大写汉字将年、月、日标全“零”写为“○”居右空4格

发文印章：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文时间成文时间右空4字加盖印章

主题词:

三号黑体顶格后标全角冒号词目用三号小标宋体词目之间空一字

抄送：

公文如有抄送在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”后标全角冒号机关之间用顿号，最后一个机关后用句号

印发机关:

三号仿宋体左空一字

印发日期:

阿拉伯数码右空一字

正文下空一行左空2格用3号仿宋体标注“附件”后标全角冒号和附件名称末尾不使用标点符号附件左上角第一行顶格用3号黑体标注“附件”及序号

国家行政机关公文格式（GB／T9704－1999）

（国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日起实施）

　　1范围

　　本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。

其他机关公文可参照执行。

　　使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

　　2引用标准

　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　　GB／T148－1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

　　3定义

　　本标准采用下列定义。

　　31字word

　　标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。

　　32行line

　　标识公文中纵向距离的长度单位。

本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

　　4公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g／m2～80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为75～95。

　　5公文用纸幅面及版面尺寸

　　51公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×

２９７mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

　　52公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头（上白边）为：

37mm±

１mm。

　　公文用纸订口（左白边）为：

28mm±

1mm

　　版心尺寸为：

156mm×

225mm（不含页码）

　　6公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文图文的颜色均为黑色。

　　7排版规格与印制装订要求

　　71排版规格

　　正文用3号仿宋休字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　72制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　73印刷要求

　　双面印刷：

页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。

印品着墨守，均匀；

字面不花、不白、无断划。

　　74装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±

4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；

无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±

1mm，四角成90。

，无毛茬或缺损。

　　8公文中各要素标识规则

　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含）以下主题词（不含）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

　　81眉首

　　811公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制苦干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角等1行。

　　812秘密等级和保密期限

　　如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　813紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘书等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　814发文机关标识

　　由发文机全称或规范化简称后加“文件”组成；

对一些特定的公文可只标识发文机全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×

15mm。

　　联合行文应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　815发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　816签发人

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

　　82主体

　　821公文标题

　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　822主送机关

　　标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　823公文正文

　　主送机关名称下一行，3号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

数字用西文TimesNewRoman字体。

一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷体，不加粗。

首页正文文字不得少于2行。

　　824附件

　　公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×

”）；

附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）

　　825成文时间

　　用汉字将年、月、日标全；

“零”写点“○”；

成文时间的标识位置见826。

　　826公文生效标识

　　8261单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；

加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

　　当印章下弧无文字时，采用下套形式，即仅以下弧压在成文时间上；

　　当印章下弧有文字时，采用中套形式，即印章中心线压在成文时间上。

　　8262联合行文印章

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；

主办机关印章在前；

两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；

最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；

印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右印章右空2字标识成文时间。

　　8263特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　827附注

　　公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

　　83版记

　　831主题词

　　“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体字；

词目之间空1字。

　　832抄送

　　公文如有抄送，在主题词下一行；

左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　833印发机关和印发时间

　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；

用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　834版记中的反线

　　版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　　835版记的位置

　　版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后