EPC工程档案管理Word文档格式.docx
《EPC工程档案管理Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《EPC工程档案管理Word文档格式.docx（48页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
（2）负责项目前期的设计文件管理工作；
（3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；
（4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。
（5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。
16.2.3公司其他部门职责
负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。
16.2.4监理单位
监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。
16.2.5承包单位
承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。
项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。
16.3档案管理界面
16.4档案管理流程
16.4.1前期文件归档流程
16.4.1.1前期文件归档流程
编号
业务活动
操作岗位/部门
业务表单
描述
1
工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件
集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位
2
收集整理并移交归档
指挥部相关部门
相关岗位
3
检查验收并存档
设计管理部
工程验交岗
档案资料移交清册
16.4.1.2前期文件归档流程步骤
施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。
16.4.1.3前期文件归档移交清单
档案材料移交清册
交接性质
移交部门：
负责人：
年月日经办人：
年月日
接收部门：
监督部门：
档案材料移交清单
种类：
第 页共页
序号
编号
档案（材料）名称
形成
日期
数量
备 注
件（册）
页（张）
（公章） 分管领导：
接收部门：
移交时间：
年 月 日
移交人：
接收人：
16.4.2竣工文件归档流程
16.4.2.2竣工验收文件归档流程步骤
16.4.2.1竣工文件归档业务表单
竣工文件归档业务表单
项目名称：
单项工程名称：
单项工程编号：
移交单位（公章）：
接收单位（公章）：
接收人：
移交日期：
接收日期：
16.4.3竣工验收文件归档流程
16.4.3.2竣工验收文件归档流程步骤
01
组织专项验收工作
HSE、公司档案
室、财务部、审计部
02
完成消防、环境保护、安全
设施、职业病防护设施、档
案及竣工决算审计等专项
验收
专项验收报告
03
组织编制单项总结
工程管理部、工程计划部、
设计管理部工程验交岗位
04
完成勘察设计、采购、引进
工作、施工、工程总承包、
监理、生产准备及试运考核
总结
勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监理单
位、工程管理部、生产技术部、设计管理部相关岗位
单项总结
05
组织编写竣工验收报告
竣工验收委员会
竣工验收报告
06
收集全套竣工验收文件，整
理并移交归档
综合管理部工程验交岗位
07
检查、验收并存档
公司档案室档案收集岗
建设项目归档文件
移交清单
16.4.4档案查阅制度及流程
16.4.4.1档案查阅制度
（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；
查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。
如需借出，须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。
若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；
（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；
（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；
（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。
确因工作需要过期不能归还时，必须带所借档案资料办理续借手续；
逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。
通知其单位领导并取消其借阅资格；
（5）外单位查阅一般档案资料，凭单位介绍信，经接待单位负责人签字同意，填写有关登记表。
经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。
属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。
（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的1—5倍赔偿。
要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。
（7）借阅者在查阅保密资料时，必须签订保密协议，并严格履行保密规定。
丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部费用。
对造成失密的将按公司《保密制度》的规定进行处理。
（8）借阅档案资料，一般不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时，必须详细填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。
必须经综合管理部负责人批准，并办理相关手续；
档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，方能生效。
带有密级和比较重要的档案资料不准复制。
外单位来我厂索取档案资料时，应持单位介绍信，按规定收取工本费。
知识产权范围之内的图纸资料提供时，须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定提供。
（9）归还档案时，要按档案资料的顺序排好，由档案人员当面清点，并按要求填写利用效果。
借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，必须将各类档案资料如数归还档案室，并按规定办理注销手续。
（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室签字，方能办理离公司手续。
16.4.4.2档案查阅流程
借阅人
查阅方式
审批部门
本专业部门负责人
非本专业部门负责人
档案室负责人
总经理/档案室分管领导
档案室管理员
本专业
借阅
→
登记
借出
审批
非本专业
审批
审批
外单位
说明：
1.只允许借出复印件；
2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批。
16.4.4.3档案借阅申请单
档案借阅申请单
借阅时间：
编号：
部室
电话号码
跨专业借阅
是□否□
限制借阅
借阅期限
归还
时间
档案号
档案名称
份数/页数
正/副本
库存
份数
备注
用途：
档案室经办人：
审批意见
部门负责人
资料所在
部室负责人
档案室
分管领导
主管领导
本申请单一式两份，一份申请人持有，一份档案室留存。
16.4.4.4档案查阅登记表
档案查阅登记表
查阅时间
部门
查阅人
查阅内容
档案号/文件编号
归还时间
档案室经办人
16.4.5档案验收流程
16.4.5.1档案验收流程图
相关表格
编制档案验收申请报告，并填报《建设项目档案验收申请表》
公司档案室
建设项目档案验收申请表
档案管理岗位
进行建设项目档案专项验收，分初步验收和竣工验收两个阶段进行，重点在初步验收阶段。
公司档案验收组
组织档案验收。
组织验收的建设项目，需将验收结果报集团公司备案。
公司档案验收
升级会员 