供应商管理采购手册Word格式.docx

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所有物资采购将由下列部门执行：

2.1生产部

2.1.1采购部

a）原材料

b）化学试剂

c）劳保用品及安全防护用品

d）设备、配件、仪器、仪表、电器

e）装卸服务

2.1.2操作/设备部

a）设备维检修

b）外委施工

a）计量服务

2.2人力资源部

a）各部门办公用品，邮政及急件服务

b）计算机用品：

包括调色剂、色带、打印纸、传真纸等

c）办公设备租用。

例如：

复印机等办公室设备、家具等购买及修理/维修，餐厅内服务和供应卫生清洁服务

d）保安服务、办公楼租用（包括：

公用工程、改造和维修）及汽车租赁

e）旅馆和旅行代理

f）印刷内部杂志、出版物和产品手册等

g）公司赠品和纪念品

h）外籍人员的住房和家具的租用、公用工程、管理和维修

i）雇员重新搬迁的安置

j）电信设备-包括电话、传真机等相关设备和维修

2.3财务部

所有电脑、电信和相关材料与服务。

包括：

a）主机、微型电脑和其它电脑硬件和软件，包括连接件和所有相关的附件（参照财务）

b）个人电脑和相关设备-包括记忆卡、软盘、电缆等

c）电脑打印机和相关设备-包括打印台、电缆等

d）

e）电信设备-包括数据/长途信息传送系统、调制解调器等

f）应用软件

g）电脑及电信修理及维修服务

h）从其它供应商购买个人电脑、软件服务、微型机和主机系统

i）与交换系统的修理与维修服务

2.4市场部

a）运输服务

b）储存/运输/检验运作

c）关于展览和广告的咨询服务

2.5技术部

a）外委技术服务

b）分析设备维检修

c）第三方实验室的使用

2.6经理办

b）环保服务

c）消防/工业卫生服务

所有采购需求都应由上述列出的相关部门负责执行。

第三章订单种类

3.1订单/协议/合同的种类

一般来讲，采购订单应包括以下几种形式：

a）一次性合同

采购一种（或一种以上）特殊的货物时使用。

b）协议（长期合同）

采购部只签合同，发出订单。

通常情况下长期合同能最大限度地保证供货，但我们不能确保全部执行合同数量。

长期合同的一般期限为1-2年。

c）非标准合同（特殊要求的）

与长期合同的使用方式一样，但因其比较复杂，需采用特殊要求的非标准合同。

3.2长期合同和非标准合同的订货方式

a）长期合同-采购员向供应商直接发出标准的订单。

b）非标准合同-通过电传或传真的方式向供应商订货。

c）生产制约

如存在生产制约（生产急需）时，可先通过电话向国内的供应商发出订货通知，然后再及时用传真或电传确认。

第四章供应商选择

4.1供应商的选择

根据公司的要求在选择供应商时应考虑以下几方面的因素：

a）与其它有良好信誉的供应商相比在价格、服务等方面具有竞争性。

b）具有足够的生产及仓储能力。

c）具有连续供货的能力。

d）具有技术服务的能力。

e）供应商的产品应具有质量好、种类多的特点，特别是对重要的物资我们更需注意。

f）供应商应具有较多的分销商和/或服务站。

g）供应商应具有一定的经济实力和商业信誉。

h）供应商应能提供关于其产品的危险及毒害等方面的信息。

i）供应商应具有或正在准备申请质量保证体系（如ISO9002）。

j）供应商应具有或正在准备工艺过程、产品质量等方面的改进计划（如全面质量管理）。

公司应对已有的供应商给予足够的重视；

同时也应积极发展新的供应商、新的原料和更好的服务。

只有基本具备上述条件的供应商才能被批准为合格的供应商。

当我们使用两家母公司或其关联公司的产品时，只有其产品和服务具有竞争性时，才从两家母公司或其关联公司采购。

当供应商也同时是客户时，不允许供应商给公司任何限制，但应给予其公平竞争的机会。

公司应确保每名采购员能及时得到国内及国际市场上的有关信息。

当国际供应商所提供的物资的价格、质量、服务等方面均有优势时，则可以向国际供应商购买。

如果供应商联合起来企图垄断，则应考虑发展新的供应商和新的货源，即使物资价格会因此而暂时上升，也应要求有关管理人员同意采取相应的措施。

4.2批准的供应商数量

如只有一个供应商是合格的，则应通知有关的管理人员其潜在的危险性；

如有两个供应商是合格的，在费用合理的情况下应努力寻找第三个合格供应商以便确保供货；

在费用较低或已有开发费用的情况下可以发展四个或更多的供应商。

对每一个竞标的项目，应至少有三个合格的供应商。

第五章采购方法分类

5.1简介

采购的基本目的是在符合公司政策的前提下获取最佳的物资、服务及价格。

不同行业间的购销行为差别很大。

从控制的角度看，特别是对货物的质量和数量均有严格要求时，竞争投标是较好的方式。

但一般来说，化学工业倾向于采用协议的方式来完成其产品的销售和采购，招标方式往往会得到化学品供应商的抵制，事实上我们也反对我们的客户采用招标的方式。

协议的方法能给化学品的采购者提供较大的灵活性。

通常情况下，我们只有估计的所需要的数量（采购时），因此我们应尽量避免签署需预付定金的合同。

近几年来，原材料成本的剧烈波动也说明招标的方式对化学产品的采购并不适合。

市场稳定而其产品具有统一规格的品种可以采用招标的方式，但即使是这样，供应商也会反对采用招标的方式。

任何时候，采购程序都应允许供应商全面、公平地竞争。

当采购采用协议的方式时，应遵循公平合理的商业原则处理所有的协议。

协议程序应在一开始就与供应商谈清楚。

一般我们可以采用正式报价或不太正式的发送报价的方式作为协议的基础。

5.2协议（需咨询）

不仅仅在采购化学品，而且在下列情况下我们也希望采用协议的方式：

a）当某种原料规格要求不全面或某种设备是新产品时。

我们称之为发展的合同。

b）当采购员通过（原料或成品和/或服务）某项成本的变化得知生产商或分销商的价格过高时。

c）当所有的投标几乎一样时，则可以接触一个或更多的投标者要求其提供价格、运输费、仓储费等方面的优惠。

d）当出现下列一种或几种情况时可以放弃招标：

①当材料只有一个来源时；

②当情况紧急，而可能的损失将超过因采用招标所节省的费用时；

③当数量很小时；

④当招标的成本超过可能节省的费用时；

e）当一个新的供应商所提供的价格等条件优于原有的供应商时。

f）当采购者想到一个对公司和供应商均有利的设想，但不适合采用投标的方式，而我们的采购者又缺乏这方面的经验时。

在这种情况下，采购员应将情况通知相关的管理人员及采购员的上级管理部门。

g）当原有的订单或合同的某些条款需撤销或更新时。

h）当上一次招标没超过3个月，且市场价格没有明显的变化时。

在这种情况下，可以根据上一次的招标结果作出决定。

5.3投标和发标

我们鼓励合格供应商之间的公平竞争。

它可以刺激供应商改善质量和服务，从而节省成本，并使我们的工作更有成效。

在招标过程中，采购员决不能将希望得到的价格告诉任何一个投标者。

然而，为提高下述a到f中所提到的情况下的效率，采购员可以提供其个人对市场的分析。

供应商在提出正式报价时经常需要时间考虑，并可能发生一些费用。

我们不能要求无竞争能力的供应商参加投标。

为保证投标具有竞争性，应注意以下几方面内容：

a）应详细阐明采购（招标）的有关情况及要求。

b）所有的报价均是保密的，不能泄漏给竞争者。

但如果我们认为建设性的反馈信息可以提高招标的效率，则可以将其提供给所有的投标者（参看f）。

c）一般来说，我们不接受修订的投标。

我们应与供应商之间建立并保持这样一条原则，即供应商应在第一次就报出其最优价格。

我们应对所有的供应商一视同仁。

然而，如果供应商的投标中有明显的错误或/和误解，则应允许供应商第二次投标。

所有其它有同样要求的投标者应享有同样的权力。

如公司的招标条件有所变化时，应允许所有的供应商修改其投标。

d）一般来说，招标后紧接着的协议（标后协议）是最有效的。

在招标时公司就应阐明我们有权与我们最感兴趣的投标者进一步商讨协议。

此条款将意味着投标者没有第二次投标的机会，他们也没有权力要求进一步商讨协议。

采购者也许会经常改变其要求，这样投标者将无法预测是否有机会进一步商讨协议。

投标者应该明白它需要在第一次就将其最优的价格报出来。

e）我们应鼓励供应商提出可选择的投标或可替代的产品，以使我们有更多的选择，并尽可能为公司节省费用。

当供应商提出的可替代的材料或服务很有吸引力，而我们打算接受时，就不应再要求其它供应商提出同等条件下的二次出标。

f）基于礼貌和公平的考虑，在已确定中标者之后，我们应将有关情况通知其它的投标者或其关联公司。

当中标者的价格和其它一些条款需要保密时，如其它投标者要求，我们也应向他们说明未中标的原因－如价格没有竞争性、服务质量不如其它公司等。

第六章询价、招标和协议的程序

6.1询价、招标和协议的程序

这部分概括了所有材料（不管是材料资金还是其它费用）在招标时应遵循的程序。

我们采用招标的方式是为了能使公司的成本在公平合理的前提下降至最低。

我们需要给所有的投标者提供平等的机会且保持公正并维护公司的利益。

为确保达到上述目的，在招标或商讨协议时我们应根据其不同的要求遵循以下方法。

6.2招标的自动放弃

当存在三个或三个以上被批准的合格供应商时，如采购人员不欲招标，则应根据公司的授权指引（GARP）中的规定向有关管理人员申请批准，招标将被自动放弃（除了有竞争力的投标以外）。

6.3协议

采购员应系统公正地处理协议。

采购人员应首先确定几个供应商，然后分别接触讨论。

理论上至少要有两个供应商。

如果在实际运作中无法与两个供应商接触讨论，在报告中应说明其原因。

协议的讨论应在严格保密的情况下进行，且应遵循以下原则：

a）技术谈判的内容：

技术讨论应围绕着最终的技术规格的要求来进行。

讨论应涉及所有的细节，应尽可能避免后续的修改，且供应商应明确了解自己的职责。

b）商务谈判的内容：

商务谈判应尽可能详细，其中应包括发货、付款、价格、包装、收货地点、保障、价格调整方案、惩罚、不可抗力、委托等方面的内容。

6.4密封投标

a）每一个招标书都应告诉投标者其投标书应放在密封的信封中，上面清晰地写明投标者的名称、招标号码，并标上密封投标的字样。

b）收到的投标应密封地放入投标箱中保存。

6.5投标的开启

在预定的投标日或同意延期的日期，在有证人的情况下按下列程序开启投标并签字盖章：

a）所有的投标（不包括电传和传真）均放入了投标箱。

b）投标箱的钥匙由职能监督保管，他应与采购