声像档案的归档整理文档格式.docx
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注意其成套性特点。
依照声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：
底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位〔那个地点类别的划分可依照自己单位声像材料形成情形来确定〕。
每个声像档案的实体上〔照片在实体的背面，其它为脊背或盘面〕要加盖其相应的档号。
1、底片、照片类材料的整理：
〔1〕底片的归档按其形成的时刻，顺序编号入册。
一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。
底片编号方法例如：
G1.1-1〔3〕
底片张号〔一册编一个流水号〕
底片册号
底片类代号
照片类代号
声像档案大类代号
底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。
底片案卷号的编制例如：
G1.1-1
第一卷
底片类
照片类
〔2〕正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。
设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时刻先后顺序装入照片册内，不同类〔指最下位类〕内容的照片不能组合在一册内〔照片的分类参考附件一〕。
照片册内的每一组照片〔即同一时刻、同一活动内容的照片〕要编写总说明：
将该组照片反映的时刻、地点、要紧内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。
总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。
单张照片不需形成总说明。
总说明一样不超过200字，其样式见附件二。
册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。
已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。
分说明的条目能够在档案专用治理软件上进行著录〔分说明样式见附件四〕，并依据照片分说明打印出照片档案的卷内名目〔即〝卷内名目〞以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的〝题名〞，通栏标题不超过50个字、占一个空行〕，一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷名目一起装订成检索名目册。
正片号的编制方法例如：
G1.2．2-01〔003〕
正片张号〔一册编一流水号，册号断那么张号也断〕
正片册号〔一册为一卷〕
正片分类代号〔如会议类、人物类等〕
正片类代号
声像类代号
每册正片作为一卷拟写照片档案案卷名目〔底片名目已包含其中，不需另外再写名目〕，案卷题名应概括案卷内照片的要紧内容，必须包含责任者、年度、要紧内容三大要素。
照片档案案卷名目可在档案专用治理软件上进行著录，并打印出照片档案案卷名目，与相应的卷内名目一起装订成检索名目册〔用墨绿色的声像名目夹装订〕，照片名目册封面标签格式见附件三。
照片档案名目册的编号方法例如：
G1-03
正片名目册号〔表示第三册名目〕
照片档案大类代号
2、其它载体声像档案的整理
录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒〔张〕编一个档号，同类按时刻顺序编流水号，直截了当填写案卷名目，不需填写卷内名目。
其编制方法如下：
G3-003
盒〔张〕号
录像带类
以盒〔张〕为案卷，填写案卷名目，并在档案专用治理软件上著录、打印，装订成检索名目册〔用墨绿色的声像名目夹装订〕。
名目册的编号和标签格式参考照片类档案〔见附件三〕；
磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五；
录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下：
题名
档号
密级
责任人
制作时刻
长度
分钟
张数
3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上（通常为脊背或背面）均要贴上一打印的标签〔必须贴牢〕，如：
档号
附件一
声像载体档案材料归档范畴
及保期限表
序号
类目名称
内容
保管期限
1
建设面貌类
本单位建设面貌的声像材料
永久
2
人物类
历届领导班子照片（单人照）
3
会议类
各种党政重要会议的声像材料
4
参观视察类
上级机关领导来本单位视察、检查工作、本单位外出参观学习活动的声像材料
5
业务活动类
本单位重大活动及重要外事活动情形的声像材料
6
荣誉类
被评为市级以上劳模、先进集体、先进工作者、及反映本单位荣誉实物的声像材料
7
文体活动类
本单位组织的各项文娱体育活动的声材料
长期
此表所列为机关单位产生的声像类档案的要紧内容，供参考。
各单位原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。
附件二
机关照片档案总说明例如：
题名：
广州市×
×
到本单位参观、指导〔本组照片共6张〕
说明：
2000年7月20日，广州市×
在区×
局×
局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。
在参观后的座谈会上，本单位×
向市、区的领导汇报了本单位在近年来×
工作及取得的成绩。
照片起止号：
G1.2.8—3〔026〕～〔031〕
底片起止号：
G1.1—2〔008〕～〔013〕
附件三
照片名目夹标签格式例如（机关）：
正面脊背
附件四
机关照片档案分说明标签〔分横与竖两种〕例如：
附件五
磁盘盒与光盘盒标签样式:
密级
应用软件〔版本〕
应用环境
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