局机关档案管理达标实施方案文档格式.docx
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2002年以后至今，按照《归档文件整理细则》，将文件以每份为一件，进行整理，以件为单位进行装订扎线、分类、排列、编号、编目、装盒。
2、科技档案
包括基建档案和设备档案
办公楼、家属楼、宿舍楼等施工全过程，形成的项目书、施工图纸、审批文件、报告、竣工等等纸质材料。
按照国家规定的《基本建设项目档案资料管理规定》进行整理保管，并且编写总目录和分类目录。
设备档案主要是交通设备和办公设备相关的材料。
3、专业档案
包括会计档案和税收征管档案
会计档案的整理又包括会计凭证、会计账簿、会计报表的整理。
征管档案的整理需要征管、法规、税政、纳税服务科、稽查局以及各分局依据豫洛国税发〔2006〕233号《关于印发<
洛阳市国家税务局税收征管档案资料管理办法（试行）的通知>
》的具体标准整理。
4、声像档案
包括对重要照片、录像带、光碟、录影带的整理。
分别编写目录及说明。
5、实物档案
实物档案现存的是获得的各类奖项，荣誉证书、奖牌、奖杯、作废印章、字画等，把每年的获得的奖项牌匾，进行收集和编号，编号按照分类，各编各的流水号并且按照从高等级到底等级来排列，并编检索目录、编制标签（编号）。
五、文字材料的编写
1、档案认证达标申报材料：
（1）申请报告；
（2）自查报告；
（3）《河南省机关档案规范化管理认证申报表》，一式三份。
2、制定各项制度
（1）档案员岗位制度
（2）立卷归档制度
（3）档案统计制度
（4）档案保管制度
（5）档案保密制度
（6）档案利用制度
（7）库房管理制度
3、《全总卷》材料
（1）全总介绍
（2）本机关立卷说明
（3）档案分类方案
（4）鉴定报告
（5）交接凭证
（6）销毁清册
（7）检查记录
（8）机构沿革
（9）归档范围和保管期限表
4、编研材料
（1）专题材料（地方志、自然灾害、名人人物）
（2）大事记
（3）会议简介
（4）基础数字汇编
5、管理验证材料
（1）成立档案领导小组文件（销毁、综合档案室文件等）
（2）年度工作计划、总结
（3）档案发展规划
（4）局里目标管理和岗位责任制（涉及档案工作其中占一条）
（5）局会议记录（其中有领导小组、安排、宣传档案工作活动记录）
（6）对下属单位档案指导检查（下发文件、通知、信息、通报）
（7）档案保管、安全应急处置方案文件和信息应急方案文件
（8）编有5年档案卷件统计表
（9）建立借阅登记簿
（10）建立收进移出档案登记簿
（11）建立利用效果登记簿
（12）编辑近10年本单位利用典型事例汇编（3—5个）
六、硬件设施的整改
按照《河南省机关大难工作规范化管理认证标准》的要求对档案室、阅览室及荣誉室进行整改。
1、库房、阅览室、办公室、荣誉档案室（一级）
2、档案防护设施：
档案框架、防盗门、灭火器、防虫药、温湿度计、防磁柜、吸尘器、去湿机、空调机、排气扇，达到有关部门关于档案室防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染的“十防”要求。
3、办公设施：
照相机、摄像机、复印机、计算机、扫描仪
四、实施步骤
（一）准备阶段（2010年3月）
1、考察学习，借鉴经验。
由局分管档案工作的领导带队，办公室相关人员参加，到档案管理水平达到省二级标准以上的单位学习。
同时已联系**县档案局，确定其帮助具体计划实施。
2、严格执行和完善各项制度。
根据国家档案局《机关文件材料归档与不归档范围》，结合我局实际，在深入调查的基础上，完善《局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表》等各项制度，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。
3、成立档案管理达标领导小组。
4、召开动员大会。
召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成的档案达标成员参加的档案升级达标工作动员会，安排部署我局档案升级达标工作。
同时，组织相关人员学习《档案法》和相关档案业务知识以及《河南省国家税务局关于做好争创最佳档案管理系统工作的通知》（豫国税发[2009]281号）。
（二）实施阶段（2010年4月－2010年7月）
四月至五月：
1、制定**县国税局档案分类说明（见附件一）；
完善基础设施，改善档案保管条件
一是重新按照档案部门要求布置档案室，其位置、防护结构达到国家规定要求。
二是合理安排档案库房、阅档室（荣誉室）和档案人员办公室；
配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。
三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。
2、邀请县档案局的专业人员来我局培训指导；
收集整理各门类档案资料
（1）文书文件材料的收集整理
按照归档范围对2009年度以前的文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的历年文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。
（2）科技档案
对以前年度的基建图纸等科技档案进行进行重新装盒、编号整理。
（3）会计档案收集齐全，进一步规范。
（4）声像、图片文件材料的收集整理
对我局在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。
（5）电子文档文件材料的收集
对以前年度产生的的电子文档等进行收集和保护，规范整理。
（6）征管业务档案的整理
征管业务档案涉及征管、法规、税政、稽查等多个科室（局），需要责任领导统筹安排、具体规划，对历年档案材料进行收集和整理。
（7）监察档案的收集整理
（8）实物材料的整理
对我局历年获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。
六月至七月：
1、制定和完善七项档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》、《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、统计、借阅、岗位（责任）、防护等档案规章制度。
同时结合本局工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。
2、做好档案信息编研工作
编写《全总卷》材料（包括全宗介绍、立卷说明、档案分类方案、档案鉴定报告、交卷凭证、销毁清册、检查记录、组织沿革、归档范围和保管期限表）和编研材料（包括专题资料、大事记、会议简介、基础数字汇编、管理验证材料，其中管理验证材料又包括12种）。
3、档案规范入盒，按保存期限分类上柜。
（三）申报验收阶段（2010年8月至9月）
八月：
自查；
申报
1、自查。
各科室、分局对照上级有关机关档案工作目标管理考评标准，每项进行自查打分，查缺补漏，统计档案数据，撰写自查报告、升级工作报告等。
2、申报。
编写档案认证达标申报材料，完善各类申报和验收材料，整理汇编成册，向档案部门正式申请验收评审。
九月：
验收
2010年9月接收省局及市局检查，2010年度报告月底前接受档案部门评审验收。
四、工作专班及任务分解
（一）文书档案工作专班
责任人：
工作任务：
负责文书档案的收集整理，对现行收发文处理进一步规范。
（二）制度及编研材料工作专班
负责档案管理的各类制度的制定及修改完善，各类编研材料的编写、总结，申报材料的撰写以及整理汇编等。
（三）会计档案工作专班
负责历年财务档案的收集整理。
（四）科技档案专班
负责基础建设（文字、图纸等）档案和单位设施（办公设施、交通设施）档案的收集、整理。
（五）声像档案专班
负责局历年来大型活动的电子文档、图片资料等实物进行收集整理归档。
（六）基础设施工作专班
负责局档案室各类硬件设施的购置，落实各类防护措施，改善档案保管条件。
（七）荣誉实物档案专班：
负责全局荣誉实物档案的收集、整理工作。
（八）监察档案专班
负责领导：
负责监察档案的收集和整理
（九）征管业务专班
责任人：
负责有关征管业务的各项档案的收集、整理。
五、工作要求
（一）统一思想，形成共识。
开展档案目标管理达标工作，是适应档案工作发展，进一步夯实档案工作基础，是国税事业发展的迫切需要，是改善我局档案工作面貌，进一步规范管理、提高工作效率的重要举措。
全体机关干部职工都要高度重视此次档案升级达标工作，充分认识档案管理的重大意义，增强档案意识，自觉配合和支持档案升级达标工作，并在今后的工作中规范各门类档案管理。
（二）各负其责，有序推进。
档案的升级达标工作周期长、头绪多、任务重，是一项复杂而系统的工程，涉及局各分局、各科室，必须齐抓共管，密切配合才能完成。
局办公室要做好各项工作的统筹协调，聘请档案局专业人员进行具体业务指导，解决各种具体问题。
各责任领导要在认真研究、明确职责任务，弄清所分管的相关门类档案管理现状的基础上，及时召集工作专班成员开会，研究具体措施，安排具体工作。
对过去不规范的档案要查缺补漏，集中时间和人员花大力气进行收集整理，并及时建立规范的管理制度。
各专班在档案收集整理过程中，加强与局办公室的联系，办公室要联系专业人员进行业务指导，确保档案整理质量。
（三）严肃纪律，规范管理。
凡按照本方案以及文件材料归档范围的规定需收集、整理的档案资料，局属各分局、各科室要不折不扣、毫无保留地收集整理，移交档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。
凡因档案资料收集不配合，不支持，移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关责任人的责任。
（四）加强督办，确保进度。
局档案管理工作领导小组要认真履行工作职责，定期进行检查督办，随时掌握各门类档案收集整理进展情况，检查整理质量，协调解决各种具体问题，确保档案升级工作顺利进行，按时达标。
2010年3月22日
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