办公自动化系统精.docx
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办公自动化系统精
办公自动化系统（精）
办公自动化系统规格说明书
1.办公自动化规格概述
1.1办公自动化的描述
1.2预期目标
1.3实现语言
2.办公自动化结构
2.1总体结构
2.2功能描述
一、新信息
二、企业宣传
三、领导办公
四、个人办公
五、部门办公
六、公文管理
七、企业园地
八、流程中心
九、系统管理
十、综合查询
☐新建连接xx集团各部门的计算机传输网络平台,在各节点配置相应的网络设备、服务器设备和软件;
☐建设xx集团内部邮件系统;
☐建设办公自动化系统;
☐建设综合信息查询;
☐建立企业信息网站
通过本工程的建设,将为xx集团的全体员工营造一个统一的企业办公及运作支持综合平台,提高全系统的办公效率和企业管理水平。
1.2预期目标
本系统的用户是xx集团,由于该企业对核心业务类软件的应用也已较为成熟,大部分具备技术条件的单位逐渐开始应用外围服务类软件,使办公自动化的工作模式和传统的办公方式的融合;采用先进的软硬件系统和各级xx集团单位办公自动化的实际需求有机结合;建设系统具有高度安全性、保密性和可靠性;要求系统具有支持移动办公的能力,具有便捷的场所切换功能,具有广泛的信息采集、方便管理的能力。
达到更加科学的规范化管理,树立良好的企业形象。
1.3实现语言
本次项目的开发工具是:
MicrosoftVisualStudio6.0
MacromediaDreamweaver4.0
AdobePhotoshop6.0
2.办公自动化结构
2.1总体结构
☐总体结构图:
☐办公自动化系统功能模块图:
2.2功能描述
本系统主要包括以下十大子系统模块:
一、新消息,二.企业宣传,三.领导办公,四.个人办公,五.部门办公,六.公文管理,七.企业园地,八.流程中心,九.系统管理。
十.综合查询。
借助办公自动化系统可以达到规范工作制度、明确职权、提高工作效率、减少工作失误、广开信息来源、减少纸张作业、实现公司员工办公工作流自动化,使文件的处理、传输、共享等实现计算机化,加强事后分析与监督能力,明确工程负责制,提高办公效率。
系统采用工作流的方式处理公文资料的流转,在处理结束之后即可送归档资料库存文件,经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份,可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。
企业内部信息网站内容包括企业形象、常用信息查询、新闻演示文稿、电子期刊等方面的内容,由办公系统进行信息的发布、整理。
一、新消息
包括公告通知、收发文件信息（新文件通知、新法规制度信息、新图书信息。
此应用模块信息由相对应的应用模块发布,本身没有发布操作。
新信息的分类由管理员或主管人员进行管理（增加、修改、删除。
二、企业宣传
由1.领导致词、2.单位简介、3.组织结构、4.实力展现四部分组成。
企业宣传模块为新老员工了解企业提供有效的途径,主要包括企业介绍、组织结构、部门职责、企业业绩、企业精英和合作伙伴等内容。
1.领导致词
收集企业领导的意见和致词,由相关人员录入发布,体现领导对系统的重视,带动相关部门共同使用,使企业系统真正运转,提高用户使用系统的积极性。
2.单位简介
由专门的部门整理单位的简介,录入发布到系统中,对宣传企业,树立企业形象提供有效的途径。
3.组织结构
通过组织结构图的方式,提供企业组织结构和机构设置。
明确部门职能,查询部门联系方式,宣传部门等方面提供展现空间。
建设方式可由各部门发布相关信息,提高用户参与能力,增加用户使用积极性。
4.实力展现
包括企业的资质证明和企业业绩。
对企业的实力的展现,提供相关资质证明、企业业绩等内容,增强对工程承接、对外合作等方面能力,在竞争中处于有利地位。
资质证明等文件使用扫描方式录入图形,通过分类整理,把资质证明文件管理起来,便于查询和展示。
企业业绩通过业绩登记方式,可记录工程名称、评定等级等内容,方便的管理和发布,便于业绩查询和企业宣传使用。
三、领导办公
由1.总经理信箱、2.领导批示管理、3.领导讲话管理、4.领导日程安排、5.资产信息、6.财务信息、7.经营信息、8.决策实施、9.调研报告九部分组成。
1.总经理信箱
企业员工和领导沟通的简捷途径,员工可及时把自己的建议反映到领导层,达到领导与基层的直接沟通。
可用于员工对于企业发展和建设、日常工作、学习以及群众生活等方面提出建议和意见。
2.领导批示管理
将各种批示内容记录到系统中,并下发到各处室,各处室将落实的情况附加到相应的批示中,领导和相关部门可以随时查询和催查办。
3.领导讲话管理
收集和存放有关领导关于生产、经营、改革、管理、后勤保障等方面的讲话内容。
通过快速、方便的查询工具来查询讲话内容,有利于贯彻讲话的精神。
4.领导日程安排
由院办、总工办、领导本人或有相应权限的人员对领导的活动日程进行安排,并通知相关的人员,避免由于领导日程的原因所导致的工作上的不便及失误。
5.资产信息
对财务部门产生的资产信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。
6.财务信息
对财务部门产生的财务信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。
7.经营信息
提供一些前期经营信息的登记,并根据经营信息的进展情况对其进行修改,供有相应权限的人员查看。
8.决策实施
对在会议上形成的决策性信息进行登记,供有相应权限的人员查看,方便领导和有关部门进行查阅和催查办。
9.调研报告
对调研活动提供备案登记,包括调研主题、内容、时间、地点、经过、结果、参见人等等信息。
四、个人办公
由1.外出留言管理、2.通讯录管理、3.电子邮件管理、4.日程计划、5.待办事宜、6.公文包六部分组成。
1.外出留言
用于出差、请假或其它原因暂时离开工作岗位时,提供对公文处理流程中的审批、会签、签发、批示、办理等权限的委托,通过电子邮件箱系统向主管领导和上级报告外出地点、原因和时间等。
2.通讯簿
提供个人电话号码本,内容包括单位或人员的名称、电话号码、住址、电子邮件地址等。
并可以对其进行增、删、改。
3.电子邮件
对于邮件又分为对内和对外电子邮件两部分:
对内邮件涉及系统内各部门间电子邮件,此功能分布在各子功能模块中,提供内部各部门及人员间相互通信;
对外邮件涉及xx集团以外的部门和人员间电子邮件往来。
电子邮件的起草和收发功能。
如发会议通知、邀请（约会信、请假报告等具有标准化格式的邮件。
应能将有关事项记入相关人的日程安排表。
4.日程计划
用于安排个人的工作计划,提供按时间和类别两种分类方式,且两种方式间可以相互切换。
提供制定和修改工作安排日程表、对日程表进行删除管理、设置提示、查询统计个人空闲时间等功能。
5.待办事宜
待办事宜模块用于日常事务的处理和查阅。
文件分为需要办理的文件和需要查阅的文件。
需要办理的文件出现在“待办工作”和“已办工作”中,需要查阅的文件出现在“待阅文件”和“已阅文件”中。
此模块同时具备显示所有文件及丢弃、删除文件和按处理状态划分文件列表的多个视图的功能。
提供自动提醒和显示当前急需处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜。
6.公文包
收集个人相关的文件、信息等内容,便于个人整理个人信息。
五、部门办公
由1.会议管理、2.车辆管理、3.人事管理、4.信访管理、5.书刊管理、6.值班管理、7.客户管理、8.合同管理、9.工作计划、10.总结报告十部分组成。
1.会议管理
会议室基本信息:
记录会议室名称、所属部门、负责人、联系电话、电话设备情况、人数容量、有无服务员,使用情况,会议室安排情况（包括日期、时间段、使用部门、会议名称、联系人等等信息,并提供查询功能。
会议准备:
将参加会议的人员、时间、场地、内容议题等内容,以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知。
在安排时可以自动查找时间及会议场所的冲突,以便根据实际情况进行调整。
会议计划:
包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等简要内容。
提供权限查询功能。
会议纪要:
对院党政联席会议、院长办公会等决策性会议要保留议题、会议记录,对院长例会及专题会议也应保留会议记录。
记录、统计参加出席情况和会议内容,并形成会议纪要内容并向与会者和相关部门发送;会议纪要经有关领导审批后,发送相关部门和人员,并进行归档;对于会议中所形成的会议决议可在指定期限内进行督办和催办。
2.车辆管理
此功能模块具有车辆登记和用车预约功能,极大地方便了各部门查询指定时间内可用的车辆、指定车辆的可用时间,可自动避免不同部门在用车上问题上的冲突。
可实现车辆维修和司机补助进行管理。
3.人事管理
本模块不是专业的人事管理系统软件,主要功能为存储了人员的基本信息（包括在职人员、离退休人员,主要提供领导、工作人员等的查询。
对所有档案可以按部门、学历、职务、职称、工资、性别、婚姻状况进行统计和查询。
通过本功能模块除了可以方便地查询到企业每一位员工的基本信息外,还能查询离岗人员的离岗原因（离休、退休、调动、下岗、除名、开除等以及自然减员的信息。
4.信访管理
提供来访管理、来信管理两部分。
对接收的信件、来访的记录进行呈报、批示、办理等过程的流程处理。
统计总数、办理。
5.书刊管理
书刊管理模块,其主要功能是对刊物、图书从征订、登到、自动/手工编目入库,以及借阅、归档这一流程的管理,同时能对读者进行登记、注销、挂失及恢复,能查询馆藏的所有图书以及图书借阅归还情况。
通过此模块能单位的图书、期刊做到有效、方便的管理,减少繁复的借阅手续,大大提高了工作效率。
6.值班管理
本模块主要是对各单位节、假日期间的值班安排,办公室值班室录入各部门送来的值班报告、提供给有关领导批示,并对值班报告进行统一的安排和处理,模块提供企业值班情况的记录、查询功能。
7.客户管理
对用户的信息登记管理,登记用户的单位、联系人、工程名称等内容,合理的管理用户资源,为以后的工程维护、工程后续工作的开展提供用户信息。
8.合同管理
对xx集团工作中产生的外委设计项目合同、计划项目合同、工程承包合同、监理项目合同、院基建项目合同和各类合作协议等进行合同的登记、查询,以及发生金额的登记、统计等等。
9.工作计划
由各个部门针对本部门的工作计划安排进行录入,供有相应权限的领导或部门查看,方便领导了解各个部门的工作计划情况。
10.总结报告
由各个部门针对本部门的工作情况,按要求进行工作总结,供有相应权限的领导或部门查看,为领导安排今后的工作提供帮助。
六、公文管理
由1.发文管理、2.收文管理、3.档案管理、4.请示汇报、5.传真电报、6.电话记录六部分组成。
1.收文管理
收文管理是对本单位或外单位的来文进行登记、审批,直到最后归档形成正式文件管理数据库。
收文管理模块是用来接收本单位或外单位的发文,并对接收到的文件进行文件的登记、拟办、传阅等处理,用计算机实现企业文件接收过程的数据库。
支持扫描录入及调入文本文件等方式。
此模块由院办负责收文的人员在接收到对本单位或外单位的发文后,经过扫描等预处理过程,将来文的相关要素输入收文管理数据库,形成收文登记单（文件登记簿和收文签,填写流水号、文件分类等内容,对文件登记簿可以打印出文件处理卡,办公室有权阅批文件的相关人员,可通过本应用系统快速阅批文件,从而实现企业内部文件的自动流转的快速阅批分送传阅,并形成批示、传阅记录。
对有固定格式或有一定规律的属性项（来文字、主题词、流水号等,做到可选或自动生成。
涉密文件的处理功能:
对具有“绝密”、“机密”、“秘密”密级的涉密文件和其它具有权限设置的文件,在系统中只能存放收文登记记录,不能存放文件的具体内容,其登记记录也只有具有相应权限的人员才能查看,所有XX的越权查看企图都将被系统记录下来以备查阅。
应具有按分类、来文字号、主题词、来文时间、流水号、文件标题、文件字查询的
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