档案职称考试复习题精华版Word下载.docx

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由于自然和社会原因，档案处于渐变性自毁过程，甚至是突变性的破坏。

为了延长档案寿命，对其采取保护措施，进行妥善管理，就是保管。

档案工作基本原则：

实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

档案工作基本含义解释：

1.实行统一领导、分级管理，是组织原则

2.维护档案的完整与安全，是基本要求

3.便于社会各方面的利用，是根本目的。

全宗：

是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。

全宗原则：

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。

立档单位：

其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或个人。

构成立档单位的条件：

1.可以独立行使职权，对外单独行文

2.是一个会计或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划

3.设有人事机构或人员，有人事任免权

我国现存最古老的档案：

甲骨档案，在河南省安阳小屯村出土的甲骨卜辞

二、公文管理

公文与私人文书的根本区别：

公文在公务活动中产生，不是任何人可以随意制发的，只能由法定作者制成和发布。

公文的划分：

1.从行文关系和运行方向：

上行文、平行文、下行文

2.从机密程度和阅读范围：

公布文、内部文、机密文

机密公文分为：

绝密、机密、秘密。

文种：

命令、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要

定稿：

已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过的最后完成稿。

反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，能产生正是法定效用。

任何公文在制发过程中必须形成定稿，必须归档保存。

正本：

向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。

代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是受文者办理公务、解决问题的依据。

应归档保存。

公文整理含义：

指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

公文整理原则：

1.遵循公文形成规律

2.保持公文之间的有机联系：

有机联系表现在公文的来源、内容、时间、形式等方面。

3.区分不同价值

4.便于保管和利用：

这是公文整理归档的最终目的。

公文整理方法：

案卷级公文、文件级公文

案卷级公文整理方法：

1.主要特征立卷：

问题特征、时间特征、责任者特征、公文名称特征

2.主要类型立卷：

会议文件、案件材料、信访材料、简报刊物

案卷题名：

即案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括。

应包括：

责任者、主要内容、公文名称（文种）

“件”的概念：

一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件的正本、定稿、附件、被转发文、复制件、发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单。

报表、名称、图册等一册（本）为一件。

归档工作作为一项制度，各单位都必须要贯彻执行。

归档制度包括：

归档范围、归档时间、归档案卷质量要求等。

归档范围三要素：

本机关的职能活动、公文办理完毕、具有查考利用价值

归档时间：

指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。

应在第二年6月底之前。

三、文书档案

文书档案收集工作：

指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。

文书档案收集工作要求：

1.归档文件材料齐全完整、符合长期保管质量要求

2.归档文件材料精炼准确、反映立档单位主要职能

3.档案部门加强收集工作的调查和指导

文书档案收集工作方法：

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1.按照本单位归档制度有关规定进行接收

2.建立相关制度，加强对零散文件的收集

如领导及有关业务人员学习、参观、考察或参加各种会议待会的有价值的文件材料。

要建立制度，采取措施，确保零散文件齐全归档。

在实际工作中，可采取的作法：

一是将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地向档案部门移交；

二是对于外出学习或开会的人员，应规定只有将带回的文件向档案部门移交归档后，才可到财务部门办理报销手续；

三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。

3.明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整：

具体到人

一是对于通过公文处理程序运转的文件，无论收文还是发文，应明确规定由文书人员负责文件的收集；

二是对于各种会议文件，包括本单位召开的党、政会议等，应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向档案部门移交；

三是对于本单位形成的综合性文件，如规章制度、计划、总结、各类报表等，应由文书人员随时收集；

四是对于各部门形成的文件，应由该部门制定的兼职档案人员负责收集并向档案部门移交。

文书档案整理工作的原则：

充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

1.充分利用原有的整理基础

2.保持文件之间的历史联系：

表现在文件在来源、时间、内容、形式上的联系。

3.便于保管与利用。

文书档案整理工作的分类：

（一）一般方法

1.年度分类法：

根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。

2.组织机构分类法：

根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。

特点：

能够较好地保持文件在产生和形成过程中的来源联系，客观地反映出各个组织机构历史活动的真是面貌。

3.问题分类法：

按照文件内容所反映的问题或事由将文书档案划分成各个类别。

（二）复式结构分类法

1.年度—组织机构：

优点：

简单易行，分类客观自然，不受机构变动影响；

缺点：

按问题查询不便。

2.年度—问题：

将各年度的文书档案集中在一起，便于按年度排列和查找档案。

3.年度—机构—保管期限：

不用倒架，便于档案实体查找。

4.保管期限—年度—机构：

便于档案移交进馆；

排架时每个保管期限要预留空间。

档号：

是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。

文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括：

全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。

档号编制原则：

唯一性、合理性、稳定性、简明性

案卷目录：

也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。

是档案室最基本的检索工具。

案卷目录的作用：

1.固定文书档案的分类体系和案卷排列顺序

2.概括地介绍案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具

3.是文书档案登记的基本形式，是对文书档案进行统计和检查的重要依据。

文书档案鉴定工作基本内容：

制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；

鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；

提出无保存价值的档案予以销毁或做相应处理，以及围绕上述工作开展的一系列鉴定组织工作。

文书档案鉴定工作原则：

从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。

文书档案价值鉴定的标准：

1.档案的来源标准：

通常指档案的形成者。

形成者地位越高，档案价值越大

2.档案的内容标准：

应依据档案的内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。

3.档案的形式特征标准：

指档案的名称、形成时间、稿本、外形特点。

4.相对价值标准

5.效益标准

文书档案鉴定工作方法：

直接鉴定法：

直接、具体地审查档案

四、科技文件

科技档案的特点：

专业技术性、成套性、更改性、通用性、现实性。

科技文件编号要求：

1.每份科技文件必须有独立的编号，同一个代号不能代表两份以上的科技文件。

2.编号与所反映的对象代号相对应。

3.首先应编制科技文件编号方案。

4.编号由代字和代号组成，代字用汉语拼音字母，代号用阿拉伯数字。

科技文件编号方法：

1．项目结构编号法：

包括产品隶属编号法和工程结构编号法

2．分类编号法：

将一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件按其性质、特征、用途、专业采用十进位制分类方法进行编号。

底图的更改方法：

划改、刮改、更换底图（底图以张为单位保管）

科技文件管理措施：

1．实行三纳入、四同步管理

三纳入：

将科技文件的形成和积累纳入工作计划、程序纳入工作、纳入部门和人员职责范围。

2.将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围

3.档案部门要按价各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。

4.应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督和检查。

科技文件整理工作主要内容及程序：

对形成的科技文件进行鉴别；

把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位；

对组成的保管单位进行编目和装订。

科技文件的鉴别主要内容：

完整性鉴别、准确性鉴别

科技文件案卷题名：

即案卷标题，应简明、完整、准确揭示科技文件的内容。

科技文件案卷题名组成：

1.项目名称、代字、代号；

2.项目的组件、部件、专业、阶段的名称、代号（文件材料内容特征）；

3.科技文件的名称。

案卷题名举例分析：

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科技文件归档制度内容包括：

归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续

科技文件归档时间：

在项目全部结束时间归档；

在项目工作阶段或项目子项结束时间归档。

科技文件归档份数：

指同一项科技文件应归档几份。

一般是归档一份，但重要的、使用频繁的应归档两份以上。

五、科技档案

科技档案定义：

企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施：

1.按照归档制度的规定接受科技文件材料归档。

2.纳入管理计划，实行多种方式结合的收集方法。

3.确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。

4.抓住重要环节和关键阶段进行收集：

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（1）产品档案：

抓住样机鉴定阶段；

抓住产品小批试制鉴定或产品定型阶段。

（2）工程设计档案：

抓好初步设计完成阶段；

设计结束和总结阶段的收集工作。

（3）纪检档案：

抓住工程竣工验收阶段。

（4）设备档案：

抓住设备开箱验收、安装和调试完毕阶段。

（5）科研档案：

抓住年度总结和成果鉴定阶段。

科技档案整理：

包括系统整理和科学编目

科技档案整理工作原则：

遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

科技档案分类方法：

第一步，对库藏的全部档案，按种类划分打类。

第二步，对每种科技档案进行分类。

1.工程项目分类法：

适用