财务审批制度文档格式.docx
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因工作性质原因(如采购、销售等)资金使用频繁的人员,需借用备用金的,参照下表规定的限额填写借款单,并在借款单上将用途注明为备用金。
如借款人岗位发生变动,应及时归还备用金。
原借款人未归还备用金前,同岗位人员不得再借用备用金。
2.特定用途借款
指因出差或业务需要等指定的用途而发生的借款。
在办理此类借款时,必须在借款单上注明详细用途、出差地点、天数、还款日期。
3.单据的签批,必须按流程走。
超越流程或不按流程审批的单据,均予以退回。
特殊紧急情形下,不得不先行办理的经济事项,必须由总经理或执行高董事授权后执行。
但一定要在最短的时限内,补齐所规定的批准手续。
4.以上借款,均应于借款单所注明还款日期前进行报销。
如特殊情况不能及时还款的,应书面报总经理审批,并在财务部备案。
逾期未报销或还款且未书面备案者,所借款项将从最近一期的工资中扣除。
5.公司严格执行“前款不清,后款不借”的审批原则。
6.借款单上,必须填写日期、借款人所属部门、姓名、借款事由、借款大、小写金额、预计还款报销日期。
7.借款人填写上述内容后,必须交总经理在审批意见栏确认签字,经财务部审核后,上报总经理、执行董事审批,经签名同意后,将借款单交出纳员。
出纳员根据审批后的借款金额,将现金支付给借款人。
借款人在签收栏签署收款日期和签名,出纳员在借款单上盖具“现金付讫”章。
如不能到现场领款的,可在单据上正确填写银行账户账号,并在领款人处签字,由出纳员办理转款。
以银行转款记录为准。
8.出纳员在借款单上签字后留存。
原则上借款人在借款当月进行费用报销还款,在费用报销时多退少补。
如果特殊情况下,借款人跨月报销的,出纳员将借款单交会计员入账(挂借款人个人往来账)。
待借款人报销时,作冲销个人往来账处理(不退还借款单),财务部开具收据给借款人(填写收到费用报销单单据张数/金额)。
第二章付款审批
第三条公司所有的付款必须按月编制资金计划。
用款部门应于每月底编制“资金需求计划表”(后附:
《****资金需求计划表》),由总经理审批,并与每月初(5日之前)交财务部审核后,报公司总经理、执行董事批准。
第四条对现款现货供应商付款,由经办部门凭发票及已签字的送货单提出申请,经总经理审批,报执行董事批准审批签字后,方可办理付款。
第五条外购申请付款,发票未到的,由财务部在“付款申请书”上备注说明,确认收到发票后,通知出纳办理付款。
第六条财务部当月不再办理计划外付款。
确因特殊原因需紧急付款的,由经办部门申请(填写“领用支票审批单”),交财务部审核,并送公司总经理、执行董事批准审批后方可办理。
第七条应支付给供应商的采购货款、仪器设备款、印刷喷绘款、宣传广告费、活动费等,付款申请书上必须填写收款单位全称、收款账号及开户行名称、大写付款金额,并在付款原因内填写付款情况说明,总经理审核签名。
付款金额必须与供应商提供的发票金额相符。
第八条付款申请书上,必须填写附件张数、制单人姓名,并经财务部审核,交公司总经理、执行董事批准审批同意后,方可支付。
附件必须用胶水黏贴在付款申请书的后面。
第九条财务付款需审核单据附件
1.基建、装修工程:
项目审批表、合同、发票、工程竣工验收单、工程预(决)算书和报价单(原则上应附三家以上的报价,金额高于30万元的附五家以上,一家报价必须注明原因)。
2.设备、电脑、办公管理用固定资产采购:
采购申请表或固定资产申购表、设备购置合同。
明细超过10条,另附清单。
付款超过50%,必须开齐全款发票,并附入库单或固定资产验收单。
3.办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购:
采购申请单、报价单、合同、发票、入库单或验收单(选定合格供应商的备品备件、工具器具采购付款同材料)。
4.模具:
预付款附申请单、合同,付款超过50%,必须开齐全款发票、验收单;
置于供应商处的模具需填写《模具借用书》。
5.广告费用:
合同、发票、播出(或推广)证明。
6.其他按规定不需合同的采购:
采购申请单、发票、入库单。
7.租金:
租赁合同、租金通知单、发票。
8.培训费:
培训内容相关资料、外训培训审批单、发票
9.招待费:
销售、经营业务的合理需要而支付的应酬费用。
10.以上所有费用必须经总经理或者执行董事审批方可执行。
第三章费用报销审批
第十条费用支出采取年度制定预算、月度执行预算、年中进度平衡控制考核的管理原则
各部门根据审批后的预算严格控制本部门的费用开支,对超预算费用或预算项目外支出,应事前报总经理审批。
否则,财务部不予受理付款、报销手续。
(一)业务费
1.严格控制礼品、礼金支出,经理级以上方可支付礼品、礼金。
其他人员支付礼品、礼金,应提交专项报告报总经理审批,否则发生的业务费用自理。
2.餐费必须在报销单上注明招待日期、招待对方单位、级别、招待人数,同次的餐票号码有连续性。
3.对于客户来公司发生的住宿费及长途差旅费(机票、火车票、船票)原则上不予报销,特殊情况需经公司总经理批准。
(二)差旅费
1.差旅费报销由出差员工填写“差旅费报销单”,出差中发生的各类发票、单据,按业务费、差旅费(长途交通、住宿费)、出租车费、电话费、杂费进行分类并填报合计数。
当次出差所发生的费用必须一次报销结清,不得分次报销。
2.员工因出差需临时借款时应结清前次借款,否则,不得申请办理新借款。
3.出差到国内地区,选择飞机出行时,不得乘坐商务仓。
住宿费、交通费、餐费在定额内凭票实报实销,交通费需列明行程,餐费需注明人数。
如出差过程中发生了宴请客户的餐费,按招待费开支标准执行。
4.所有人员出差到本市关内,按所发生的费用凭票实报实销。
报销时注明详细行程、事由。
原则上不允许报销的士费,特殊情况需注明原因并经总经理审批批准。
5.司机开车出差到广东省范围内长途每天生活补贴50元(佛山市范围内无补助),如当日不能返回,所发生的住宿费实报实销,但每晚不超过150元。
6.公司组团参加展览会、交流会、研讨会等大型活动的,依据会议通知、邀请函等,由部门人员拟定详细的出差计划,同时列表报集体差旅可能费用明细呈报公司总经理、执行董事批准,由集体差旅负责人统一调配,控制费用,超支自负。
7.凡出差范围超出公司所在地城市,不论是否当天回来均应填报《****出差申请审批单》,描述出差城市、行程、事项、需要完成的任务和达成的目标。
员工出差由总经理审批,总经理出差,由执行董事审批。
没有已审批同意的《出差申请审批单》,不予报销。
出差人员应于回到公司后当天办理费用报销的单据填报。
附:
****出差申请审批表
****出差申请审批表
申请日期:
年月日
申请人
部门
交通工具
出差事由(需要完成的任务和达成的目标)
出差地
出差时间
是否需要借款
□是□否
预借金额
¥
部门负责人
审核
行政部审核
总经理
审批
董事长审批
备注:
1、人员出差计划,请提前三天,将此审批单提交行政部,经批准后方可出差。
否则不予报销差旅费。
2、出差时间如与申请时间有异,应及时与行政部说明情况,另记考勤。
3、普通员工申请由总经理审核签字确认,执行董事审批确认。
8.相关标准
国内出差差旅费标准一览表单位:
元/人
出差人级别
出差地点
住宿费
(凭票报销)
交通费
餐费
固定补助
员工/技术人员
市外周边--广东省内
100
20
其它地区
150
销售人员
一类地区
240
60
30
二类地区
220
三类地区
180
经理
280
250
公司总经理以上
所有地区
400
50
①.一类地区:
北京、上海;
②.二类地区:
各省会城市、直辖市及沿海开放城市;
③.三类地区:
广东省外除一、二类城市以外所有城市或地区;
④.市外周边/广东省:
广东省内除广州以外所有地区
⑤.出差地点指由公司起至目的地止,市内交通含公司到机场或火车/汽车站,客户处至当地机场或火车/汽车站。
第十一条费用报销原则:
根据现行会计法规“权责发生制”及“收入费用配比”原则,制定费用报销原则:
“当月费用,当月报销”。
第十二条条费用报销单填写标准:
1.费用项目有:
费用名称
说明
长途交通费用
购买的汽车票、火车(轮船)票、飞机等
住宿费用
出差地酒店和旅馆开具的正规税务住宿发票
出差补助
出差天数×
补助标准
办公费
购买办公用品费用。
汽车费用
汽车加油费、停车费、过路费、维修保养费用
邮递费
邮递物品或文件的费用,须正规快递发票
通讯费
公司固定电话、宽带及手机费用,须注明所属月份
租赁费
注明费用所属月份。
水电费
物业费
在深圳市内乘坐地铁、出租车、公交的费用。
修理费
办公设备的修理安装费用。
业务招待费
所有招待用途的支出。
2.报销部门:
填写费用开支归属部门。
3.日期:
报销单填写日期。
4.单据及附件:
指费用发票(或收据)、费用明细清单、与费用相关的申请单、审批表、说明等。
5.“用途”此处填写支出的用途,按不同项目分列填写。
“金额”填写实际发生金额,大小写金额必须相符。
6.单据的填写,必须使用签字笔,严禁使用铅笔、红笔、圆珠笔。
字迹工整,不得涂改。
7.备注栏:
费用开支情况说明、总经理审核签名。
8.复核:
有财务部会计审核。
审核主要项目包括但不限于:
报销内容是否与原始单据一致;
原始单据是否有涂改,金额计算是否准确;
报销单据是否有经办人,总经理是否确认签字;
审核相关的合同、协议等。
9.如先前有预借款,必须填写原借款金额及应退(补)余额。
10.“金额大写”填写合计的大写金额。
如:
合计金额450.40元,在此行填写为:
?
拾?
万?
仟肆佰伍拾零元肆角零分
人民币大写字样:
壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾。
11.在费用报销单右下角的“报销人”处签字。
12.差旅费报销单中,按机票费、车船费、市内交通费、住宿费、出差补助分别填写。
13.差旅费须单独粘贴报销,不得将