商务函电写作的7C原则文档格式.docx
《商务函电写作的7C原则文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《商务函电写作的7C原则文档格式.docx(21页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。
用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁:
在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。
而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体:
内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌:
文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。
最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅:
为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:
站在对方立场。
在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括:
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。
从商务函电的具体使用功能来讲,又可分为:
来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商业英语之商业信函的书写原则
(1)completeness实例解说:
CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2x5yds,1,000doz.这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。
中文意思是:
纤维素带(幅)宽半英寸,长码,带塑料包装容器,打;
同上,但(幅)宽宽半英寸,长码,打。
主要问题是后半句不清楚。
ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括带塑料包装容器,因此,幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。
所以最好改成:
CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2x5yds,withplasticdispenser1000doz.这样即完正,又清楚明确,不会引起误解。
商务英语之商业信函的书写原则
(2)Clearness
(一)避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇例一AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船,)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月一次?
不明确。
因此,最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次:
(a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.(每月两次直达船)(b)WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.(每半月一次直达船)(c)WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.(每两个月一次直达船)
(二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:
a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;
b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的assoonaspossible修饰的内容不同:
a)你们要求我们尽快做些什么。
b)请尽快告诉我们。
所以a)可译为请告你们要我们为此尽快做些什么;
b)可译为请尽快告知,你们要我们为此事做些什么。
(三)注意代名词,关系代词和先行词的关系按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。
例句:
不好:
TheyinformedMessrs.John&
Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好:
Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.(四)注意前后一致和紧凑,连贯不一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.Or:
Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.(五)仔细和恰当地分段落(Paragraphing)商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落,一般的分段落原则是一个段落一个意思(Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.).现举例说明:
DearSirs,ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.Yoursfaithfully,以上这封信只有一段,供两句。
第一句39字,第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容,但读起来很不舒服。
信的内容大体有三点:
伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;
这临时措施,新的进口政策一订,这个措施可能取消;
希望对方随时告之有关情况。
按照这三点,适当地分分段落,把信重新改写一下,可能读起来比原来的清楚易懂:
DearSirs,ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.Yoursfaithfully商务英语之商业信函的书写原则(3)Correctness商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利,义务,厉害关系,是各种商业单据(如合同)的根据。
广义的说,商业书信的正确性表现在:
(一)运用正确的语言水平
(二)叙述得正确(三)数字要正确(四)正确理解和运用商业术语(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个。
一正确的语言水平()正式的和非正式的语言水平所用词汇比较:
FormalInformalterminate停止,结束,终止domicilen.住所,住宅;
v.(使)定居deem认为,相信transpire发生;
发散,泄露Conflagrationn.大火,大火灾,突发edifice大厦,大建筑物endeavor尽力,努力obtain;
procure获得,取得peruse细读remunerate酬劳utilize利用subsequent后来的,并发的ascertain确定,深知contingentupon视而定anticipate预期;
预定,预见,可以预料interrogateend审问,询问Stophome本国,产地think(or:
believe)认为,以为;
相信happen发生,碰巧,偶然FireBuildingtry尝试,试图GetReadorstudyPayUseNextorfollowingfindout找出,发现,查明(真相),认识到,想出,揭发Dependingonexpect期待,预期,盼望,指望Ask()正式的和非正式的语言比较Formal&
Informal1)Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold2)Renderusmoredetail.Wewillinstituteamailsearch.Sendusmoreinformation.Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.3)Wethankyouinantici