企业供应商档案管理要求Word下载.docx
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四、采购管理制度
洁自律，严守工作纪律。
不接受供应商礼金、礼品和宴请；
严格遵守采购规范流程，按流程办事；
能及时按质按量地采购到所需物品；
严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采
购质量；
科学、客观、认真地进行收货质量检查；
处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
做好采购相关文档的存档、备份工作；
在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
所有采购，必须事前获得批准•未经计划并报审核和批准，，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；
凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应
商；
五、供应商选择标准
具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识;
注册资金达到50万以上的一般纳税人；
健全的商务管理流程和制度；
良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；
具有优势的产品资源；
相对有利于我公司的供配货地理区位;
积极的合作态度；
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。
因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。
对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。
具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》
1、供应商档案管理要求
对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供
应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、《采购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。
电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。
供应商选择流程
选择供应商的程序流程图
3、供应商选择考察表
供应商选择考察表
考察人：
年月日
称名
扁RH由
人系联
M-性营经
口RR产营主
经济实力
号
專士口
注备
1
2
是不是
3
4
久多是般
5
7
市场信誉
数次光体媒被
优势资源
/
一
计传h总主知与经
品产关相
久多是间时货送短最
管理水平
BTC專士口
怠务业
程流出进货的善完有没有
见意理经务商
4、合格供应商名录
合格供应商名录
表格更新日期：
序号
编号
企业名称
等级
地址
提供的产品及折扣
联系人
电话
备
注
5、供应商资料卡
供应商资料卡
供应商编号：
产品类别：
公司名称
建卡日期：
建卡人：
联系人/职务
公司地址
传真
仓库地址
传真帐号
公司类别
□代理商代理级别：
□生产商
创立时间
注册资本
法人代表
公司性质
公司规模
人员构成
管理层
技术人员
普通员工
合计
人数
比例
经营范围
考核年度
准时交货率
品质
服务
总分
评等
考核表
备注
开户行
6、供应商考核办法及考核表
供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。
供应商考核表
NQPUR-KS-流水号
供应商名称
考核日期
主要考核人
产品名称
考核评语
评分
考核内容
准时交货率
其它
综合评价
意见
是否取消其资格
各权
责部门
审批意见
7、终止供应商的报告
终止供应商的报告
年月日
供应商编号.
供应商名称：
建立联系时间：
最初联系人：
目前联系人：
来往主要业务：
终止原因：
目前来往财、物、帐等情况：
终止该供应商可能造成的影响：
终止供应商的步骤：
终止供应商申请人签字：
商务经理签字：
运作总监批示：
七、采购流程
1、采购原则
采购经办人员接获"
请购单"
后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。
采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖“撤消”章。
采购经办人员询价完成后，于”请购单”详填询价或议价结果及拟订”订购厂商””交货期限”与”报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核
2、常规采购
3、小额应急采购
八、货物检验
1、抽货检验标准
来料名称
抽样数
验收准则
接收数量
计算机主机
100%
1）运行测试正常，配置正确
2）机箱无破损、变形
3）全新设备
不合格拒收
CPU
2）外观无破损、变形
内存
主板
硬盘
板卡（显示卡、网卡、声卡等）
软盘驱动器
光盘驱动器
键盘
50%
鼠标
显示器
UPS
网络交换机
路由器
集线器
网线
30%
1）机箱无破损、变形
2）原厂包装和无开箱痕迹
3）全新产品
接插件（面板、模块等）
2、货物检验报告
NQ
供应商：
检验日期：
型号规格
来货数量
来货日期
抽样数量
验证记录
验证项目
标准要求
实测结果
结论
验证结论：
检验人：
复核：
不合格批处理意见：
□可用□挑选口换货口退货审批：
九、采购中心职责与绩效考核
1、采购中心工作职责
i.
建立供应厂商与价格记录；
ii.
采购方式设定及市场行情调查;
iii.
询价、比价、议价、订购工作;
iv.
送货进度控制与逾送督促；
V.
来货质量、数量异常处理；
vi.
付款整理、审查；
vii.
提交采购工作报告。
2、采购主管绩效考核标准
采购主管的绩效标准
工作职责
绩效指标
绩效标准
完成项目所
需的采购工作
使申请部门得到所需
的设备和材料
1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超过1次；
2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次；
3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。
优秀绩效的表现：
尽可能地推迟付款时间；
控制进货速度，使库存最小；
向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。
改进采购的工作流
程和标准
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