提高工程资料归档率QC小组文档格式.docx
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50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
□匸程设计资料归档率
图1工程设计资料归档率•目标设定图
三、目标可行性分析
1、小组针对2019年1至3月工程设计资料归档情况进行调查如表2所示。
表22019年1至3月工程设计资料归档情况统计表检査内容~»
不完整归档工程设计资料
26
不及时归档工程设计资料
14
逾期未归的借出工程设计资料
9
完整归档工程设计许料
151
应编制工程设计许料
200
2、可行性分析：
根据表2可以看出“不完整归档工程设计资料”26份，“不及时归档工程设计资料”14份、“完整归档工程设计资料”151份。
“逾期未归的借出工程设计资料”9份。
不考虑是否及时和完整的情况，已归档材料191份，即达到191/200=95.5%可达成目标!
四、分析原因
在分析了目标可行性后，小组开展头脑风暴，集思广益，针对数据采集时间这个主要问题进行讨论，并绘制了鱼刺图，如图4所示。
图2原因分析鱼刺图
五、确定要因
小组成员对各种末端因素的确认方法和确认标准进行了分析，并据此制定了要因确认计划表，如表3所示。
表3要因确认计划表
原因原因分析方法标准人员结论
7
1.要因确认一：
资料重要性意识差
确认依据：
管理松懈，绩效奖罚不到位，工程设计资料重要性意识差
确认方法：
调查分析
确认情况：
2019年2月1日至2019年3月30日，小组成员杨植民对资料归档情况进行调研分析，生产部门管理松懈，绩效奖罚不到位，员工离职资料交接不完整。
表4部门内部归档情况统计裘
■部门
变电部
送电部
市场部
已归档数
52
75
3
应归档数
70
92
4
74%
81.5%
75%
从上表可知，各部门內部归档率均小于目标值85%o确认分析：
小组对设计资料归档情况开展了现场调查，统计发现生产部门因生产任务较重，归档管理制度不到位，绩效奖罚不分明，导致员工对工程设计资料重要性意识差。
综上，资料重要性意识因素对问题症结影响很大。
确认结果：
要因
2.要因确认二：
人员调动
由于公司不断发展的需求，人才的紧缺，在领导的大力支持下，选拔优秀大学及青年职工担任生产部门档案管理工作。
现场调查
2019年4月1日至2019年4月30日，小组成员张弦、张思捷对生产部门进行调查发现，如表5所示。
表5生产部门档案管理员人数统计表
部门
2018年档案管理员数莹
1
2018年转岗的档案管理员数量
2019年档案管理员数童
确认分析：
生产部门生产任务过重，以前兼职担任档案管理员的新员工已成长起来担任主设人等职务，但每年每个生产部门都有新入职的员工，部门主任安排新员工接替档案管理工作。
综上，人员调动因素对问题症结影响不大。
非要因
3.要因确认三：
归档资料表格不统一
式汉院要求按照《设计质量管理程序文件》填写设计过程校审文件
2019年5月1日至2019年5月30日，小组成员杨植民、张弦在变电部、送电部，对归档资料表格进行了统计,如表6所示。
表6归档资料表格
使用16年版本
20
18
使用19年版本
127
134
借鉴外院版本
2
总表格数量
149
156
从上表可知，表格使用正确率影响程度为85.6%,影响程度
较小。
4.要因确认四：
工程资料存储空间小
设计院要求工程资料存储在专用的位置
现场测试
2019年5月1日至2019年5月30日，小组成员张弦、张思捷在安质环部，对档案柜存储量进行了统计，如表7所示。
表7档案柜存储量统计表
柜号
存储资料数
76
121
114
小组对档案柜存储量开展了现场调查，统计发现3个档案储物柜都已存满，1号储物柜因用老式档案盒储物档案较少。
综上，档案柜存储量因素对问题症结影响大。
5・要因确认五：
资料归档顺序不科学
院要求设计人员熟悉式汉设计院归档制度，定期进行设计资料归档。
2019年6月1日至2019年6月30日，小组成员杨植民、张弦在武汉设计院，对设计院人员进行调研。
表8了解归档制度人员统计表
人员
13
10
总人数
综上，了解归档制度人数25人，占比25/51=49%<
85%,工程竣工资料管理制度因素对问题症结影响大。
6.要因确认六：
缺乏相应的电脑软件
以往查询资料凭个人记忆进行翻阅，花费大量的时间，影响工作效率。
现场认证
2019年8月1日至2019年8月30日，小组成员杨植民、张弦、张思捷在式汉设计院，对电子档归档进行了统计文档资料搜索时间，如表9所示。
表9文档资料搜索时间统计表
序号
搜索时间总用时（s）
电脑等待时间用时（s）
614
2.90
590
2.78
595
2.81
604
2.85
608
2.87
6
613
2.89
591
2.79
8
594
2.80
598
2.82
605
11
593
612
小组对文档资料搜索时间开展了现场认证，统计发现12组数据中每人将近用10分钟于搜索中，浪费时间，影响工作进度。
综上，缺乏相应的电脑软件因素对问题症结影响大。
确认结果：
7.要因确认七：
工程设计电子资料归档空间小
院要求工程电子资料定期统一归档到院安质环部确认方法：
2019年4月1日至2019年4月30日，小组成员杨植民、张思捷在武汉设计院进行调查分析。
已进行电脑更新和购置大容量移动硬盘。
综上，工程设计电子资料归档空间小因素对问题症结影响小。
从表可知，造成“资料归档率低”的主要原因包括：
仁资料重要性意识差；
2、工程资料存储空间小；
3、资料归档顺序不科学；
4、缺乏相应的电脑软件。
六、制订对策
（-）对策方案优选
1、资料重要性意识差
小组针对“资料重要性意识差”的问题展开了讨论，提出了两种不同的解决方案，即培训宣贯和制度制定，
通过制度宣贯，使设计人员产生资料归档重要性的意识。
结合院内实际，制定相关归档制度，规范资料归档管理。
2、工程资料存储空间小
小组针对“工程资料存储空间小”的问题展开了讨论，提出了两种不同的解决方案，即分类摆放和档案盒更换成档案袋，解决储存空间小的问题。
3、资料归档顺序不科学
小组针对“资料归档顺序不科学”的问题展开了讨论，提出了解决方案，即设置工程设计资料编号规则，整理档案柜。
4、缺乏相应的电脑软件
小组针对“缺乏相应的电脑软件”的问题展开了讨论，提出编辑excel档案目录，即将所有归档的工程设计资料编号完成后录入exceI表格中，通过excel表格查询，解决查询资料时间长的问题。
（-）制定对策实施表
小组通过方案选优确定立了相对应的解决方案后，随即编制了对篆实施表，以指导后期改进工作的具体开展，具体如表10所示。
表10对策实施表
序号
对策
目标
措施
负责人
完成时间
资料重要性意识差
制度制定和培训宣贯
載育，学
习
仁制定院内档案管理制度
2、召开会议进行宣贯
杨植民
2019.02-
2019.04
工程资料存储空间小
档案盒更换成
档案袋
合理使用储存柜空间
1、分类摆放
2、档案盒更换成档案袋
张思捷
2019.04-
2019.05
资料归档顺序不科学
整理档案柜
制订科学的资料归档顺序
2.制定归档编号规则
张弦
2019.05-
2019.07
缺乏相
应的电
脑软件
编辑exceI档案目录
快速查询档案
1、编辑excel查询目录
2019.08-
2019.09
七、对策实施
对策实施一：
制度制定和培训宣贯
措施一：
制度制定
档案管理制度是本次活动开展的基础，需结合院内实际制定档案管理制度。
院内安质环部制定《工程电子成品归档管理办法》和《文件归档检查清单》，保证工程的电子文件完整性，提高成品文件的检索速度。
1•总则1
2勒测设计成品归档管理1
3科标信文件归档管理2
4专业会议文件归档管理2
5《工程成品归档检案表》的填写管理2
6E成品归档佶息检索茨》的检索使用方法3
7奖惩规定3
8其它说明4
图3工程电子成品归档管理办法（封面及目录）
II录
1变电工程3
1.1可研设计阶段3
1.2初歩设计阶段3
1.3施工羽设计3
2配电工程7
3送电工程
图4文件归档检查清单（封面及目录）
措施二：
培训宣贯
由安质环部牵头，组织全院全体员工，邀请安质环部杨植民主任开展档案管理宣传教育工作，宣贯《工程电子成品归档管理办法》和《文件归档检查清单》，从思想上提高对工程资料归档重要性的意识，要求每位归档员提交学习计划，制定工作日志，为增加归档员职业素质教育。
经过培训，新上岗人员已经基本可以编制的竣工资料已满足归档要求。
QC小组成员发现，在此期间又出现了新的人事变动，针对新出现的问题，小组成员经过讨论研究决定，对新人发放培训资料现场举例讲解，并使用以老人带新人的“传、帮、带”方式，使新人能够迅速胜任本职工作，并对各工程负责人再次考核。
实施效果
2019年7月1日至7月30日，小组成员杨植民、张弦对各部门归档能力进行了考核，活动前，各部门资料编制人员考核平均分数刚刚合格，活动后各项目部人员均可以熟练掌握编制程序，考核成绩均为优秀。
如表门、图6所示。
表11新任职人员工程资料编制能力考核平均分数表
平均数■
考核分数（实施前）
67
71
68
69
考核分数（实施后）
91
94
93
□实施前
升级会员 