时间处理培训教程2Word文档下载推荐.docx
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时间管理的个性化很强,每个人都有自己的时间
管理特色,以便和自己的生活方式及环境相适应。
课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用,光记住它们,对改进我们的时间管理是没有意义的。
我们最好一边学,一边运用起来,以便印证它们是否真的有效。
祝你在这一周里学习愉快,学有所成!
第一天
今天是课程的第一天,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。
请先完成下面这个小练习,在后面我们将以它作为讲解实例。
练习
假设现在是星期一的晚上,你要计划未来五天的日程,面前是这五天要做的事情:
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生
2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试(19点以前),估计要花1小时。
5.明晚8点有个1小时长的电视节目,与你的工作有密切关系
6.明晚有一场演唱会
7.你在图书馆借的书明天到期
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份
10.明天下午2点到4点有一个会议
11.你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议
12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗
15.你想好好洗个澡
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时
17.你身上只有5块钱,需要取钱
18.大家明天晚上聚餐
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需2小时
21.你收到一个朋友的信1个月了,没有回信,也没有打电话给他
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有
24.下个星期二,你要参加一次业务考试
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级,按优先级把它们重新排序,然后根据这些事件,制订一个周末的时间安排表。
在这些项目中,有些是互相冲突的,有些则富有弹性。
如何制订一份合理实用的计划表呢?
在制订时间表以前,请:
1.把要做的事情全部看一遍
2.确定每件事情的重要等级
3.根据重要程度把事情重新排序
时间表可以参照下页的格式:
时间星期二星期三星期四星期五星期六
每天上班时间为8点-18点(含往来交通时间,中午有1小时休息)
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00
编好时间表以后,请考虑:
哪些事情被放弃不做?
为什么?
哪件事情有最高的优先级?
你会高兴地执行这个计划吗?
请把你的回答写在下面:
为什么?
第二天
前一天,我们动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有了亲身体会。
现在,我们来学习有关的知识,以便能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
1明确你的价值观
2确定你的目标
3对你的目标按优先级排序
4明确你的任务
5对任务按优先级排序
价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。
我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。
大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的?
家庭?
工作?
金钱?
你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。
如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别:
健康——看牙医,洗澡,等等
家庭——给家里打电话,等等
友谊——买礼物,回信,参加聚餐,拜访朋友,等等
爱情——准备烛光晚餐,等等
工作——简报,电视节目,会议,整理材料,考试,等等
金钱——夜间兼职的面试,等等
兴趣——看演唱会,等等
重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放在首位,把哪些放在无关紧要的地方。
这就是你的价值观。
目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。
它们应该直接源于我们的价值观。
否则,我们所做的事将无法满足自己的需要。
目标往往不能由单个行动达到,需要花费相当长的时间,并需要采取若干步骤。
例如,周末有一对矛盾:
要么去外地拜访朋友,要么准备星期天的报告。
如果你决定去外地访问朋友,而不为报告做准备,你的目标很可能是:
保持友谊,哪怕自己做出某些牺牲。
如果你不去访问朋友,而是准备报告,你的目标很可能是:
尽最大努力完成工作。
当然,保持友谊和完成工作都是你的目标。
但你对它们的重视程度取决于你的价值观。
把友谊放在前一位的价值观可能是:
你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。
把工作放在前一位的价值观可能是:
你对生活的真正满足来自于追求卓越。
再如,任务表中还有一对矛盾:
星期二和星期三晚上,在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样,舍弃一样。
它们分别代表的是工作、金钱和兴趣,对它们如何排序,也完全取决于你的价值观和目标。
一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你的修饰语:
是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?
总是经常很少
1我觉得我可以工作得更努力
2我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3我常常把事情留到最后一分钟才做
4对我来说,开始一项工作很难
5我对下一步要做什么不很确定
6我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
7我不知道我做的是否足够多
8我在不同的任务之间频繁地换来换去
9我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12我不可能完成我想做的全部事情
13我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底
15我工作时没有任何计划
请把你的答案和后面的解释互相对照。
1.我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗?
如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学会善用时间。
2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象:
我好象一直在工作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。
如果你对自己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。
3.我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况,有两种可能原因:
一是你忽视时间管理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。
4.对我来说,开始一项工作很难
哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于“行动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服拖延的技巧。
5.我对下一步要做什么不很确定
如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表现。
6.我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
请参见对第4项的解释
7.我不知道我做的是否足够多
请参见对第1项的解释
8.我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不同的影响,只不过人们往往没有留意这一点。
如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。
这有助于你进行时间管理。
10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
请参见对第9项的解释。
11.我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12.我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不切实际,就是执行的过程出现问题。
13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先级,优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘,则说明对自己的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14.到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15.我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你
对自己的评价是否适当。
第三天
经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解,管理起时间来更轻松了呢?
时间管理的精髓远不止此,今天,我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内容:
任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目