商务接待新标准Word文档格式.docx

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①行政部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待效劳及参观介绍。

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。

②前台：

负责来客引入及会议室的环境保持。

3．接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。

第五条：

商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。

主要划分为4个级别：

普通接待、业务接待、贵宾接待、政府接待。

1.普通接待

工程名称

说明

适合人群

供给商、外协单位、中间商、普通商务类考察人员、技术人员等；

交通标准

按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；

住宿标准

按对方人员要求，公司不负担住宿费用；

餐饮标准

简餐消费控制在 

20元/人以下，宴请消费控制在 

50元/人以下；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管；

接待车辆

商务车或出租车；

其他接待

1．公司会议室布置投影机、白板、饮品〔饮用水、茶、咖啡〕。

备注

2．业务接待

适合人员

普通客户、地方机关一般工作人员

50元/人以下，宴请消费控制在 

80元/人以下；

接口业务人员、部门主管、主管副总；

公司轿车、商务车或出租车；

1．必要时制作来宾接待手册；

2．公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋〔信笺纸、笔〕、饮品〔饮用水、茶、咖啡〕。

3．高级接待

公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等；

按对方人员要求订购，公司不负担费用；

住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；

简餐便消费控制在 

100元/人以下，宴请消费控制在 

200元/人以下；

接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；

必要时安排董事长、股东；

公司轿车或租用专车；

1．制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间布置迎宾卡、鲜花、水果；

2．公司显著位置布置迎宾条幅等；

3．公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋〔笔记本、笔〕、饮品〔瓶装饮用水、茶、咖啡〕、鲜花、水果、香烟、烟具等；

4．安排公司领导与来宾合影并制作相框；

必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；

5．安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

6．必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 

500元/人以下。

4.政府接待：

依照政府所属部门及级别，按照业务接待及高级接待标准.

第六条：

商务接待流程

1．商务接待的申请与审批

①各部门实施商务接待前，应填写"

商务接待申请表"

，经部门主管审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待；

②申请部门在"

应明确来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写"

商务接待申请"

，并作为接待负责人；

④行政部接到"

后，应根据公司商务接待标准进展商务接待行程设计并核定接待预算后，填写"

接待行程安排表"

，反应至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的"

，按接待标准进展审批，审批层级如下：

接待标准

行政部

审核

部门负责人

审批

总经理

普通接待

√

业务接待

贵宾接待

⑥如接待申请部门要求局部或全面超标准接待，"

应按照相应接待标准进展审批；

⑦接待负责人应将获批后的"

报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。

2．商务接待的实施

①接待负责人依据获批的"

，落实各项接待安排的责任人及物品置办；

②部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间；

③行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；

④贵宾客户要制作"

来宾接待手册"

，由接待负责人，送至来宾；

⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职责；

⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；

⑧公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；

⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写"

商务接待总结报告"

，以便公司进展改良。

3．商务接待行程的变更

①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进展调整，现场陪同人员〔接待负责人、司机及其他陪同人员〕应及时将调整意见通知行政部；

②行政部收到行程调整意见后，应立即对"

进展调整；

③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的"

报总经理审批后执行，并将"

副本发至相关人员；

④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的"

按审批流程重新进展审批前方可执行，并替换原"

正、副本；

⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作"

，并送至来宾。

第七条：

费用报销

1．商务接待完毕后，参与接待人员应在5天将相关票据全部交至行政部，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；

2．实际发生费用在已获批预算额度的，由行政部持发票至财务部报销；

3．实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写"

费用超额审批表"

说明超额原因，按照商务接待审批权限进展审批，获批前方可报销；

第八条：

商务接待过程要求

1．接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；

2．接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

3．接待环境标准

①物品摆放整齐，且外表无灰尘；

②地面干净无脏物，空气流通清新；

③室温适度，灯光适宜，电视调好；

④备品齐全。

4．公司参观规定

①安排来宾参观公司，须报行政部批准；

②参观过程中，原那么上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；

③参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。

6．接待礼仪要求

①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；

③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行；

④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行送至房间；

⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行，办理相关手续；

九、附那么

1．本手册为公司商务接待的规性文件，各部门应严格参照执行；

2．本手册由行政部依据实际情况变化，不定期进展修订；

4．本手册由行政部附那么最终解释；

4．本手册于2014年1月1日起执行。

除有特殊说明外，本制度适用围为集团各部门，子公司可参照执行。

子公司与集团公司发生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行原那么。

商务接待申请表

申请部门：

　负责人：

1．客人信息：

姓名

单位

职务

电话

2．接待时间：

年月日至年月日共日

3．接待事由：

4．洽谈参加人员：

5．陪同人员：

6．招待工程：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、其它要求：

接待部人

签字：

日期：

行政部

接待行程安排表

接待部门：

接待负责人：

制表人：

日期/时间

接待事项

主讲/陪同

其它参加部门

地点

第一天〔月日〕

第二天〔月日〕

第三天〔月日〕

配合容清单：

配合工程

时间

配合容

责任人

部门

招待费用预算：

□交通：

□住宿：

□宴请：

□娱乐等：

合计：

接待部门确认

商务招待费用超额审批表

1．招待对象：

2．招待时间：

年月日至年月日

3．招待事由：

4．获批招待费用预算：

5．实际招待费用情况：

超额：

超额原因说明：

来访接待总结报告

接待工程：

一、来访目的：

□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它〔〕

二、接待总结：

1、接待情况：

2．效果总结：

3．后续工作：

4．费用总结：

预算

实际

超标*

交通费

住宿费

餐饮费

游览费

其它

合计

情况说明

注：

超标是指超预算、超工程、超时间

接待负责人〔签字〕：

年月日