常见的项目会议管理的问题Word格式文档下载.docx

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这就是在现实中经常发生的会议实景）然后，PM或对某些想法进行深入阐释，或对错别字的问题表示道歉，或与个别专家就一个要点进行辩论，最后恼羞成怒开始对所有的意见都从心里进行抵制而却依然笑着应答！

专家们终于占了上风（专家总是占上风的），快要散会的时候，发现已经是4个小时之后了——而原来的计划只是2个小时开这个会议！

大家迅速散去，各忙各的！

此时，项目组成员问PM，主创意到底如何订？

如果是一个怯懦的PM会说——按照X总说的办吧！

如果是一个有些专业精神的PM会说——原方案不变，这是什么会？

简直就是浪费时间，……

　　由此，我们要表达一些对于“会议”的看法：

　　第一，会议是什么？

　　会议天然就有公司政治色彩，但是，决不要将这样的想法放在具体解决问题的战术性的、项目型的会议上！

而我们很多项目公司，不能摆脱这个束缚，认为会议就是要强化权力，要打击对手，要怎么样怎么样！

项目过程中的种种会议，是要解决具体问题，这里不能有所谓权威，只能有专业的激辨，越是这样越是精彩而且能够有成果！

但国内公司所有会议的政治气氛太浓，一直蔓延到了项目的会议之中！

　　第二，会议的成本

　　我们干过这样一个事情，与客户方7、8个人一起，从9点钟开会讨论一个问题，最后到了12点钟还没有任何结果，而其中主要的问题，就是领导的尼尼喃喃不能决策，或左或右，又觉得不动最好！

搞得所有人不知如何应付，疲惫不已！

终于轮到我们发言，我们拿着计算机，边说边算，这里在座的日工资30000元，用了半天，就是15000元，没有任何结果就是净亏损，按照公司毛利就是需要实现15万的订单才能挽回上午这个会议的损失。

当然，这里没有计算机会成本，因为在座的每人都有自己的岗位，如果不参加这个会议还可以在其它方面或获得收益或降低成本，尤其几个高级管理人员机会成本损失更是严重！

我们付出了这样的代价，我们获得了什么结果？

什么结果都——没有！

这席话震惊了在场所有人，此后只是用了10分钟，将几个方案的优势劣势进行了一个对比分析很快作出了结论！

并由此，客户方领导让我们设计并推动实施了该公司的会议管理体系！

　　第三，会议的形式

　　我们可以发现这样一个问题，有领导参加的会议，大家都不太发言，等着定调子！

没有领导的会议则争吵的利害！

什么是好的会议，其实后者看起来好像有伤同事情谊，但这才是好的，任何一个决策都会有两面，有人看到好的一面，有人看到坏的一面，看到坏的一面的人因为某些原因不说，这叫聪明还是叫不专业，在不同的企业可能会有不同的看法！

但是，我们的观点是，专业人之所以被称为专业，就是要有点坚持，要知道什么东西在自己所知识/能力/经验系统是好的，或是不好的——否则，你也就没有必要参与这个会议——更重要的是，敢于表达！

因此，我们认为项目过程中的会议，尤其是重要的会议，有争吵的会议是好的，一团和气的会议简直就不用去开！

　　以上都还没有涉及会议管理技术层面的问题，实际上在具体的会议管理中，还有很多所谓“机会点”，如果不能认识并改善将会给公司带来很大的损失！

项目组织规划的原则

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　　1．目的性原则

　　项目组织成员的配备、组织结构选择的根本目的，是为了产生组织功能实现项目目标。

项目组织规划要从这一根本目的出发，因目标设事，因事设岗，因职责定权力。

　　2．精于高效原则

　　大多数项目组织是一个临时性组织，项目结束后就要解散，因此，项目组织应精干高效，力求一专多能，一人多职，应着眼于使用和学习锻炼相结合，以提高人员素质。

　　3．项目组织与企业组织一体化原则

　　项目组织往往是企业组织的有机组成部分，企业是它的母体，项目组织是由企业组建的，项目管理人员来自企业，项目组织解体后，其人员仍回企业，所以项目的组织形式与企业的组织形式密切有关。

　　4。

管理跨度原则

　　管理跨度也称管理幅度是指一个主管人员直接管理的下属人数。

管理跨度跨度大，管理人员需要协调的人与人之间的关系就多。

管理跨度小，管理人员需要协调的人与人之间的关系就少。

另外，管理跨度的大小决定了管理层次的多少。

在组织规模一定的情况下，管理层次与管理跨度成反比。

因此，应根据项目负责人和班子成员的能力和项目的大小进行权衡。

　　5．系统化原则

　　由于项目实现的过程中，不同专业、工序之间

　　存在着大量结合部，这就要求项目组织要形成一个有机整体，防止职能分工、权限划分和信息沟通上相互矛盾或重叠，在设计组织结构时要使组织结构成为严密的有机系统。

　　6．及时更新原则

　　项目的单件性、阶段性和一次性必然带来任务量的变化，带来资源配置种类和数量变化。

这就要求组织结构随之调整，及时更新，以适应项目活动内容的变化。

项目计划与跟踪

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　　项目计划是项目管理的第一步，它可以让思想成为产品。

一个项目的管理是否混乱的判断首先应该从项目计划开始。

以一个项目为例，我们可以将从混乱到清晰的状态分成几种情况：

　　第一种是知道目标，知道现在该作什么，知道将来该做什么，称之为“清晰”。

　　第二种是知道目标，知道现在可以做什么，但是不清楚将来该做什么，这称之为“半混乱或者半清晰”。

　　第三种是什么都不知道，那就是“混乱”。

　　我们实际遇到的大部分是第二种情况。

在这种情况下，项目开始是有计划的。

出现这种情况大概有以下几种原因：

　　对计划认识不清，长远计划或者是整体计划不实际、不准确、不具备实施的指导意义。

　　计划是为了应付领导或者客户，仅以此搪塞而已。

而且领导/客户对拖延、返工司空见惯，不足为奇，所以就完全接受。

　　计划不够周密，计划总是赶不上变化，总是出现较大的差错。

久而久之失去耐心就置之不理。

　　实际操作中几乎不可能100%的遵照计划，总有些没有想到的事情，这些事情就会影响计划的实施。

计划是为了使事情变简单，使事情可见，但是如果计划被变化打乱，那就必然重回混沌状态，计划也就成了摆设！

计划被打乱不足为奇，关键是及时的修正计划。

所以对于计划必须有一个跟踪。

项目跟踪就是及时发现实施中的问题，能够及时的修改计划，使整个项目处于控制之中。

　　1.项目计划

　　项目计划直接关系到项目的好坏、成败。

它是整个项目的头脑，项目计划越详细越好。

但是在项目工作中，这种情况是很难达到的，而且项目计划可能会有不同的层次和结构，所以项目计划不应该是一个人完成的，应该是整个项目组成员思想的结晶。

项目计划就是项目的设计书。

　　计划是给自己用的，因为它就为指导自己的工作。

计划不是靠拍脑门子搞出来的，这样的计划会给你带来很大的麻烦，因为对于这种计划你只有两个选择：

要么抛弃；

要么修正。

修正肯定会产生新计划。

抛弃就又面临两个选择：

要么重新做计划；

要么破其计划陷入混乱。

所以这种计划最终的结果只有两种：

一是制作新计划，二是陷入混乱。

所以与其做两次，甚至更多，不如一次就完成。

陷入混乱那就不用多说了。

计划的内容最少应该包含任务、时间和资源。

但这里不谈这些，而是说说其他几个容易被忽视的地方。

　　重视管理首先应该重视计划工作，先认识、再重视、然后实施。

认识就是要弄清计划的必要性和科学性，那些内容需要计划，那些内容需要明确。

重视就是行动，这个行动就是加强计划的管理，确定计划编制、修改的方法和过程。

实施就是计划真正的指导实际工作。

　　1.1.计划的层次和结构

　　计划难以一次性彻底完成，所以项目计划应该保持一个层次机构。

应该分成大、中、小三个层次，大计划由中小计划构成，中计划由小计划构成，小计划可以说就是个人任务的规划。

这样做也是为了使我们工作容易进行。

这样做的好处是：

　　首先层次结构体现了工作流程，符合项目的实际工作需要。

在项目开始时，一般是很难具体的策划项目的细节工作，所以这时要求制作大计划，一般不包含细节内容，但列出了相对精细的中计划。

之后中计划就开始被清晰的制定了出来，此时的中计划包含了粗糙的小计划。

随着中计划的实施，小计划也就从粗糙变成了详细了。

这个结构赋予任何成员一个自我施展的空间。

当然计划的制定必须经过项目经理的认可。

只要项目经理愿意，可以设计自己的所有工作。

　　其次层次结构是分工的体现，同时也体现出项目组的组织结构。

在一个大项目组中（如果有十几个人的时候）就需要再分组。

而这种分组，必然是基于工作上的分工。

分工的同时也把压力、责任等分配了下去。

这种小组的计划当然应该主要由这样的小组制定。

这既是减轻项目经理工作压力的办法，也是发挥成员积极性的渠道。

在实际操作中，大计划由项目经理负责协调、整理、编写，中计划可以由组长负责编写，项目经理负责协调、整理，小计划可以有项目成员完成。

　　1.2.计划的详细程度

　　“计划越详细越好”。

计划至少应该有三个要素被真正的落实下去，这就是任务、进度和资源。

计划的详细程度就取决于对这三项的考虑。

按照现在的情况来说，计划应该细到人/日（小计划的粒度），项目越紧计划就应该越细。

做计划的时间，绝对不会拖延项目。

计划越细项目中不确定的东西就越少，项目就越顺利。

正所谓“磨刀不误砍柴工”。

　　针对不同层次的计划，详细程度有不同的要求，大计划应该确定中计划的任务，安排各任务实施的先后和用时的多少，以及人员组织；

中计划应该确定阶段中的子任务（如编码阶段的某个模块），任务开始和结束时间，任务负责人；

小计划应该确定个人进度的详细安排（日进度）。

因为很多项目经理可以不用考虑资金、办公场所等资源，所以这里重点考虑人力资源。

如果用一个例子来说明它们之间的关系的话，那么大计划是整个身体，中计划是支持身体的骨骼，小计划是血和肉。

所以他们组成一个有机的整体。

以瀑布模型为例，项目整体计划作为大计划，阶段（设计、编码……）计划作为中计划，然后分配到具体个人的工作为小计划。

（具体情况视项目大小而定）

　　计划不但需要任务明确，还需要明确的完成标准。

这个标准应该能够衡量产物的优劣。

每个人的工作都有一个不同的标准，所以如果标准不明确，