材料出入库管理制度Word文档格式.docx

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第四条：

出入库等常用单据及说明。

1、《请购通知单》，以下简称“请购单”；

2、《材料入库通知单》，以下简称“入库单”；

3、《材料领料单》，以下简称“领料单”；

4、《材料出库通知单》，以下简称“出库单”；

5、《提货单》；

6、《材料退料单》，以下简称“退料单”。

为简化流程，便于操作，上述单据除了“请购单”需要最后由领导在“核准”上签字后，方能进行生效采购外，其它的出入库存单暂不需要由公司领导签字，只由经办及库管人员签字即可。

退料单是生产线未用完原材料退回仓库的凭证，也是客户退货换货的凭证。

目前还没有退料单。

第五条：

工作岗位。

目前由于公司生产经营规模偏小，人员配置因此也不齐备，公司为此要求全体员工在必要时，一人双岗或多岗。

根据目前实际情况，经理办公会决定：

1、库存管理员和仓库保管员定为一人，以下简称“库管员”或“库管”，由现任库存管理员杨素芳负责。

2、财务室出纳员向丽姣兼任产成品的发货工作，由其收款，并开据“发货单”。

3、车间统计员职责暂由厂长或班组长代理，负责车间已领用物料的安全完整、账实相符。

4、所有车间（含新车间）的设备安装工作、零配件领用与更换，均由安装环节班长杨永红负责。

安装环节根据需要在库管员处开据《领料单》，领用当前需用的物料，一般不库存多余的物料。

省去安装环节单独立账登记的工作，但安装环节有责任保证其负责安装期间的设备的安全完整。

5、其他有需要兼任的工作，同样的由经理办公会指定。

第六条：

工作时间。

由于车间生产时，实行的是24小时运转，在此情况下的原材料领料工作和产成品出库工作也不能间断，为此规定：

每星期的周一至周五，每天的上午8：

00时至12：

00时，下午的14：

00时至17：

00时，由库管员杨素芳负责。

其余时间全部由厂长程厚明负责。

厂长负责的时间段内，所发生的领料及其它出入库存工作由厂长办理，在库管员杨素芳当班时，厂长要及时详细地向其说明经手情况，以便于其记录登记，和敦促有关人员补全出入库存手续，实现无缝作业。

第七条：

物料采购。

所有物料采购前，必须由拟使用车间或部门提前制定使用计划，报库管员查实是否有库存。

如没有需采购的，则由仓库和采购人员共同确认后，由采购人员开据《请购单》，并在“申购人”上签字，交库管员在“仓库保管员”上签字，再由采购人员交公司领导在“核准”上签字，方可进行采购。

《请购单》有白、红、绿三联，白联交库管员存档，红联由采购人员撕下作采购和费用报销用，最后随同发票报销。

绿联由采购人员留存。

对物料的出库使用，各车间或部门也应提前上报使用计划，由仓库确认库存量是否满足使用，如果库存不足，仓库应及时和采购人员沟通，尽快确定采购计划。

第八条：

采购入库程序。

1、物料购回后，库管员凭采购员交来的《请购单》、填写清楚完整的销售发票或收据，核对购入的物料，经确认准确后方可入库。

如果出现票据中内容不全、字迹不清、没有经手人签字，或者物料和票据明显不符的情况，库管员有权拒绝该批物料入库，并协同采购员和使用部门一起查明情况后方可入库。

入库后，必须由库管员开据《入库单》，填写的内容必须和销售发票（或收据）上的内容一致，并在“保管员签字”上签字，然后由采购员在“采购员签字”上签字。

入库单分为“白、红、兰、绿”四联，白联是库管员的存根，红联撕下交给采购员，作为其找领导进行费用签字报销的入库证明附件，兰联由保管员撕下，及时交给会计，便于会计与各方检查核对，绿联由库管员撕下，作为当月汇总装订凭证，及与会计对账及用。

第九条：

采购员找领导签字报销费用时，必须向领导提供经库管员签字确认过的《请购单》，由库管员开据的《入库单》、和销售方提供的销售发票（或有效收据），发票（或收据）上必须注明物资名称、具体型号、数量、单价、金额、购买日期和采购人员的签字等基本信息，不同性质的物料不可以混用一张单据。

满足以上条件方可签字报销。

第十条：

物资先回，发票或收据后到情况的处理。

这类情况分以下两类：

1、销售方不能提供发票或收据；

2、销售方近期可开据发票或收据；

第一类情况，采购人员在口头请示公司领导后，可用白条自制报销凭证，凭自制凭证找库管入库，开据《入库单》，随同《入库单》找领导报销。

第二类情况，采购人员可视实际情况处理。

即

A、发票或收据不能及时回，又需要及时报销的，采购员在口头请示公司领导后，可用白条自制报销凭证，找库管员入库，并开据入库单，随同《入库单》报销。

报销时，采购员必须向财务室的出纳员说明情况，以便出纳员将此发票单独存放。

正式发票或收据回来后，不再需要找领导签字，而是直接交给出纳员，作为会计处理的正式凭证，领导原签字的白条凭证作为附件附后。

B、预计发票或收据近期可回时，采购员可先将物料交库管员存放仓库，库管员根据实物开据《入库单》，但并不签字，等发票回来后，再由采购员找库管员补签字，才算正式入库。

之后再报销，报销程序同上。

C、对后期可以回来发票，又先用白条报销的采购，采购员有责任及时收回发票或收据，并及时交给财务人员处理。

由于出纳员处单独存放着这类已经报销的白条，所以出纳员也应实时敦促采购员交来发票。

第十一条：

先付款，物资未回的情况处理。

这种情况只有经公司领导授权才能进行。

未经请示这样做的，则自行负责。

任何情况下，先付款，物资未回时，都不能要求库管员开据《入库单》，更不能报销费用。

第十二条：

领料出库程序。

所有物料领料出库时，必须由物料使用车间或部门的专人开具《领料单》报给库管员，领料单上必须注明所需的物料的名称、具体型号、数量、用途等基本信息，并由领料人在“领用人签字”后签字。

库管员在收到清楚有效的领料单后，立即按照要求备齐物料，在最短时间内将物料交给使用车间或部门；

如果出现领料单内容不全、字迹不清、没有领料人签字，或者物料和票据明显不符的情况，仓库管理人员有权拒绝物料出库，并应立即协同车间负责人查明情况后方可执行出库程序。

采购员采购物料后，又要直接领用的，必须先入库，完成入库和领料的全部程序后，方可领用。

对于采购后不入库，而自行使用的，需经过领导同意方可，但必须完成入库和领料的全部手续，否则领导不能为其签字报销采购款项。

第十三条：

销售出库程序。

产成品的销售出库（含其它物料的销售），先由出纳员根据领导指示办理收款手续，或待收款程序，再由其开据提货单。

提货单有五联，提货单上应详细注明购货单位名称，销售产品品名，数量，并在“发货员签字”上签字。

提货单有五联，第一联是存根，第二联交给公司会计，第三交给提货人；

第四联交给司机作结算运费的凭证；

第五联交给库管员。

库管员根据第五联提货单发货数量登记账簿，在月末据此开据一张总出库单，随同月末汇总表一同报送会计做账。

第十四条：

产成品入库程序。

经车间生产加工后的合格成品入库（以下简称“产成品”），由厂长和库管员共同确认产成品数量后，由厂长开据《入库单》，将入库单的“采购员签字”中的“采购员”三个字划掉，之后在“采购员签字”后面签字。

然后交给库管员在“保管员签字”后签字。

入库单的红联（第二联）由厂长交给会计，暂定为一个月交付一次；

兰联（第三联）则当时撕下交给库管员；

第一联（白联）是存根留存，绿联（第四联）由厂长撕下，作为月末与库管员等人员的兰联汇总对账用。

第十五条：

产成品作为原料进行二次生产加工的处理。

分别作入库和领料处理，即：

第一车间生产出的A产成品，作为第二车间的原料再生产B产品时，应先作为一车间的产成品入库，办理入库手续，再开据同等数量的领料单作出库，其实物不需要退回仓库。

第十六条：

车间材料退领料流程及相关规定。

注：

目前一个车间就是一条生产线，一条生产线只生产一种产品，一条生产线视同一个车间。

所以目前只规定车间的简单退领料流程。

今后一个车间有多条生产线相互退领料时另行规定。

生产线退料有“假退料”和“正常退料”两种，其目的是为了准确区分各种产品当月实际耗用的材料成本。

办理退料时，必须是库管员、车间统计员及当班班组长一起计量，并确认签名（必须保证数字真实、准确）。

办理“假退料”手续的实物不用退回仓库，但办理正常退料手续的实物必须全部退回仓库，主要出现在以下情况：

1、同一条生产线上A产品生产完后准备生产B产品，且材料同样适用于B产品，需要办理“假退料”手续，即开具A产品的退料单的同时开具B产品的领料单，将A产品未耗用的原材料数量成本转嫁给B产品继续耗用。

此种情况暂时不存在。

2、不同生产线之间材料的调拨，需办理“假退料”手续，即开具原生产线材料退料单的同时，开具新生产线材料相同名称、相同数量的领料单。

（办完手续后实物要立即转移到目标生产线）

3、月底，如生产线处于生产过程中，生产线结余的原材料应办理“假退料”手续，即开具当月最后一天某产品的退料单的同时开具次月1日的领料单，将当月未耗完的材料转嫁到下月同品种继续耗用。

4、月底，如生产线维修等原因暂时不生产，生产线结余的原材料也应办理“假退料”手续，方法同上。

5、某产品多余原材料不再使用，需办理正常退料手续，即填制当月的退料单，以冲减当月该原材料的实际领料数。

（办完手续后实物要立即转移至仓库）

第十七条：

仓库退领料。

指的是客户退货换货。

1、客户退货。

根据公司领导的通知安排，有客户退货时，由库管员（或其他经手人）根据客户退回的实际入库数量开据退料单，在退料单上注明“退货”。

再由退货单位或运输单位签字确认，并将第二联及时交财务核对入账。

2、客户换货。

根据公司领导的通知安排，有客户以原购货物换新货物时，由库管员（或其他经手人）根据客户退回的实际入库数量开据退料单，在退料单上注明“换货”。

并由退货单位或运输单位签字确认，第二联交财务。

换出货物时，由出纳员向丽姣开据发货单，在发货单上注明“换货”。

其它流程与销售货物同样。

差价根据实际情况结算。

3、库管员和出纳员必须在退货换货当天向公司领导反馈操作结果。

第十八条：

每次大宗原材料进厂入库前，必须由采购人员通知仓库，按照公司规定的流程由质检部和库管员确认后再行卸车，并及时开具入库手续。

第十九条：

仓库定期（一般为每月）对仓库原材料进行整体的盘存，如果出现实际库存和账面明显不符，在仓库提出建议后，各相关车间或部门应予以配合，尤其是对特殊物料，各车间或部门应提供真实有效的使用记录和统计资料。

盘盈盘亏情况的处理另行规定。

第二十条：

以上细则自2011年11月1日实行，请公司各车间和各部门统一遵照执行。

第二十一条：

本细则由公司经理负责解释。

湖北神源新材料有限责任公司

2011年10月22日