物业公司档案管理规定.docx

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公司档案管理规定

为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。

一．档案工作管理机构

档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。

公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。

各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。

公司档案主管部门：

行政人事部

公司档案监管人员：

行政主任/总经办秘书公司档案管理人员：

行政人事部行政助理

各部门档案管理人员：

各部门文员、行政人事助理、结算员二．档案工作管理职责

档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。

（一）公司档案监管人员职责1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。

2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。

3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。

4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。

5.执行保密制度，确保档案的安全。

（二）公司档案管理人员职责：

1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。

2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。

检查、

3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。

4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

5.做好档案库房的管理

6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。

7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。

8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。

（三）各部门档案管理人员职责1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。

2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。

3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

4.做好本部门档案柜的管理。

5.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。

6.分年度对旧档进行归类存放，每年旧档成宗一次。

7.各部门档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。

三．档案工作管理权限

（一）有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。

（二）有权拒绝接收不符合要求的文件材料。

（三）有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。

（四）拒绝无关人员进入档案库房（开档案柜）。

（五）有对本部门档案管理工作进行监督和检查。

四．档案的种类

本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。

具体包括按记载反映的内容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等，主要载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。

（一）文书档案主要包括行政、人事、业务管理档案等。

（二）会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。

（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

如：

物业权属资料、技术资料、验收文件、业主\使用人的权属档案资料、个人资料、物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及相关合同资料等。

五.文件材料的收集和积累

（一）凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。

（二）各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。

（三）档案管理人员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。

（四）在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，可根据实际需要，确定是否收集。

（五）文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。

（六）物业档案的收集（按物业管理参与者分类）1．在物业接管移交时应与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。

2．在业主入伙时，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。

3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案 、投诉与回防记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化。

4．通过政府主管部门获取的相关信息。

（七）物业档案的收集（按物业资料来源按时间顺序分类）1．设计规划阶段信息：

土地购买合同、土地使用证等权属证书、规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。

2.竣工及验收阶段信息：

竣工图、竣工工程项目一览表、设备技术清单（设备名称规格、数量、场地、性能、单价、随机工具备件等 性能、单价、随机工具备件等）、设施技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记录（各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统）、土建施

工记录（地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等）、建（构）筑物监测记录（建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录）、隐蔽工程的验收记录、工伤事故发生及处理记录（如有）、项目图纸会审记录、设计变更通知、技术核定单、重要技术决定和文件、验收总结报告等记录文件。

3.委托管理阶段信息：

委托管理招标文件、物业管理投标文件（物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等）、物业委托管理合同（协议书）等。

4.招商阶段信息：

招标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、租赁合同、广告策划资料等。

5．用户入户信息：

用户入住通知书、入户须知、管理公约（公共契约）、用户资料（包括业主、租户）、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。

6．日常管理信息：

业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规范，管理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和预决算、保安、清洁、绿化等项目的承包合同等、用户来往信件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府有关文件、财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料。

六.文件材料的归档

本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交各部门档案人员建立专门档案柜保存的过程。

（一）归档范围

公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

（二）归档时间

1.管理类及业务类文件材料一般应在办理完毕后由业务部门档案管理员及时归档。

2.会计文件材料由财务部在会计年度终了后整理归档。

3.合同类文件应在合同审批签订后及时归档。

4.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后收集归档。

5．公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

6.录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

7.变更、修改、补充的文件材料应随时归档。

8.公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。

9.公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

10.其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。

2.归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。

3.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

4.归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

5.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

6.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

7．归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁高的和有专门需要的可适当增加份数。

8．两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的复印文件。

9．任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

如不按要求归档的，追究有关当事人或部门的责任。

七.档案的整理

（一）档案的整理分为两步进行：

1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。

2．档案归档以后，由各部门档案管理人员进行最终整理。

（二）档案整理的基本内容：

区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

（三）档案整理工作的要求：

必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

（四）档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。

（五）档案的整理应根据机构（问题）进行分类、划分保管期限。

划分保管期限方法详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

八．档案的移交和接收

（一）移交、接收要求

1.行政人事部每年一月负责接收公司各部门上年度所有档案目录（电子版）最新版本、相关重要档案（含目录），每个月月初负责接收公司各部门上月电子档案（含目录）等。

2．各部门档案管理员负责接收本部门形成的各类档案（包括电子档案）。

（二）移交、接收检验

1.各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。

2．移交的档案必须有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一并移交。

3．对检验不合格