宣贯文书档案归档范围和保管期限培训班讲义1Word文件下载.docx

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⏹①《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一。

《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，同时也是机关文书材料应归档范围，具有一表两用的功能。

⏹②改革了文书档案保管期限划分方法。

将原有的“永久”、“长期”、“短期”的三种保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”两种。

在定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。

⏹③突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，体现了“以我为主”的思想。

⏹④条款细化，充实了一些新领域的文件材料。

⏹《规定》的附件《文书档案保管期限》涉及保管期限界定的条款84项与1987年规定的63项保管期限条款相比，增加了21项。

在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。

⏹⑤与1987年规定相比较，对一些条款内容相同的档案的保管期限作了适当调整。

⏹⑥加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”。

建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度。

“以件”为单位归档文件整理方法

一、归档文件整理中的几个概念

⏹1.“归档文件”

⏹广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。

⏹《福建省归档文件整理细则》（试行）对“归档文件”概念的使用和限定，使其有了专指性的意义。

⏹“归档文件”概念：

即指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

”

2.归档文件整理

⏹这是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念，即：

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程，这一概念明确了以“件”为单位整理的基本原则，和归档文件整理工作的六个基本环节。

3.“件”的基本含义

⏹归档文件整理新方法最大的特点，就是以“件”为保管单位进行文件级整理。

“件”是归档文件整理的基本单位。

⏹“件”有两种类型：

一类是“自然件”即通常意义上的单份文件。

另一类是需要界定的“件”。

所谓需要界定的“件”是为了保持文件之间的有机联系，方便利用、检索和整理，在归档文件整理时重新界定且实体上装订在一起，编目时，体现为一条条目的“文件”。

二、如何做好归档文件的收集与整理工作

⏹归档文件整理工作是一项重要的，承上启下的工作，一方面它是公文处理工作的最后一个环节，另一方面它也是档案管理工作的开始环节，要做好归档管理工作，应从以下几个方面入手：

1.确定整理工作的承办部门及人员

2.要提倡归档文件的平时积累

⏹归档文件整理人员收集本单位（或本部门）的文件，主要从收集“账内文件”和“账外文件”两个方面进行。

⏹“账”，是收文登记簿和发文登记簿约定俗成的称谓。

⏹“账内文件”就是登记在册的文件。

收集“账内文件”就是按收发文登记簿收集文件。

“账外文件”是指未经收发文登记的文件。

⏹3.建立相关的制度并监督实施

4.加强指导、监督与检查

⏹5.做好归档文件的价值鉴定工作

⏹鉴定依据：

⏹《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）

⏹《福建省高速公路有限责任公司文件材料归档范围及保管期限表》

机关文件材料归档范围：

⏹反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

⏹机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

⏹本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

⏹其他对本机关工作具有参考价值的文件材料。

机关文件材料不归档范围：

⏹上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

⏹本机关文件材料中的重份文件，无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

⏹同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

⏹下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

归档要求：

⏹归档文件材料必须齐全、完整、准确。

⏹归档文件材料的整理必须符合《福建省高速公路系统文书档案归档整理实施细则》（试行）。

⏹归档文件材料必须是完整的原件，由主管部门负责人审定后归档，签字、印章等手续应完备。

⏹文件材料归档时，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。

⏹机关对应归档电子文件的元数据等要进行相应归档；

⏹机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档；

⏹机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

文书档案保管期限的规定：

⏹国家档案局2006年12月18日令第八号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定：

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

⏹规定还提出：

凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

永久保管的文书档案主要包括：

⏹

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

⏹

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

⏹（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

⏹（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

⏹（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

⏹（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

⏹（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

⏹（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

⏹

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

⏹

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

⏹（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

⏹（四）本机关一般性事务管理文件材料；

⏹（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

⏹（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

⏹（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

⏹（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

⏹（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的科技、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按相关规定执行。

三、归档文件整理方法与步骤

⏹归档文件整理一般按照装订—分类—排列—编号—编目—装盒的顺序依此进行。

（一）装订

⏹1.装订的要求

2.装订准备

⏹⑴文件对齐

⏹采用左上角装订的，应将文件材料左、上侧对齐。

⏹采用左侧装订的，应将文件材料左、下侧对齐。

⏹⑵归档文件装订时“可为一件”的文件排序

⏹⑶修裱破损文件；

复制字迹模糊或易褪变的文件；

折叠超规格幅面尺寸的纸张。

⏹⑷去除归档文件上易锈蚀的金属物。

3.装订方式

⏹注意：

《福建省归档文件整理细则》对装订的具体要求：

归档文件按件用线装订。

⏹一般采用缝纫机左侧轧边，装订线两端分别留线打死结。

⏹较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方式。

⏹已成册不易拆封且未使用金属材料装订的，保留原装订方式。

（二）分类

1.分类的含义

2.分类方法选择

⏹归档文件一般应采用“年度—机构—保管期限”；

“年度—问题—保管期限”；

“年度—保管期限”三种方法进行分类。

分类方案应保持相对稳定,不能一年一个样。

⏹各单位应联系本机关实际情况编制出分类方案。

因为它是机关档案室工作的基础，是规范化管理的起点，任何一个档案室都必须制定切合实际的分类方案。

以下介绍三种常用的复式分类方法:

“年度——机构——保管期限”分类法

⏹2009年办公室……永久、30年、10年

财审部……永久、30年、10年

⏹2010年办公室……永久、30年、10年

⏹…………

“年度——问题——保管期限”分类法

⏹2009年：

党群类……永久30年10年

行政类……永久30年10年

⏹2010年：

“年度—保管期限”分类法

⏹示例如下:

⏹2009年……永久、30年、10年

2010年……永久、30年、10年

2011年……

3.如何判定归档文件所属年度

⏹⑴按文件签发日期（落款日期）来判定文件所属年度。

⏹⑵按文件办结的年度来判定文件归属的年度

⏹⑶当几份文件作为一件时，年度的确定总的原则应从排序装订在前面的文件日期为准。

（三）排列

⏹《细则》规定：

归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。

⏹“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目,如按照“年度—机构—保管期限分类，“保管期限”即为最低一级类目。

此时，即将保管期限内的文件按其形成时间的先后顺序排列。

1.不同保管期限的文件，各个保管期限的文件分别排列在一起。

⏹2.分类方案的最低一级类目的文件，按《细则》规定的时间顺序进行排列。

⏹3.会议文件、统计年表、简报、非诉讼案件等成套性文件，一般应集中排列在一起。

（四）编号

⒈归档文件编号：

⏹归档文件编号:

即归档文件在全宗中位置的标识符号。

编号示例：

（年度—机构一保管期限）

⏹永久100件（件号l一100）

⏹办公室（600件）30年300件（件号l一300）

⏹10年200件（件号l一200）

▪永久50件（件号l一50）

⏹计划投资处（200件）30年100件（件号l一100）

⏹10年50件（件号l一50）

⏹人事教育处（500件）30年300件（件号l一300）

⏹10年150件（件号1—150）

⏹永久30件（件号l一30）

⏹收费管理处（200件）30年100件（件号l一100）

⏹10年70件（件号1—70）

⏹编号示例：

（年度—问题一保管期限）

⏹永久100件（件号l一100）

⏹党群类（600件）30年300件（件号l一300）

⏹10年200件（件号