文件管理制度Word文档格式.docx

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适用于本部门所有文档文件、图纸；

电子文件、图纸。

3职责

3.1总工负责文件、图纸的批准发布；

3.2副总工负责文件、图纸的审核；

3.3技术员负责本部门文件、图纸的归档管理。

4文件管理

4.1文件的编号

文件的编号参照*****---*****---01,为****---*****--01；

技术标准类的编号参照*****---****---****---01，为*****---*****---*****---01。

4.2文件的编写、评审与批准

4.2.1总工办主任负责本部门文件、流程的梳理、更改，副经理负责文件、流程的审核，报经理批准。

4.2.2所有批准后的文件和流程报综管部备案。

4.2.3所有电子文件经审核、批准后，由批准部门对电子文件设置文本保护，所有使用部门无修改权限。

4.3文件的发放

4.3.1所有对外发放文件、图纸，均要填写《文件发放、回收记录》。

4.3.2技术员负责对所有文件、图纸的管理，将文件和图纸汇编至《文件清单》。

4.3.4其它电子管理制度、标准汇编后，对文件统一加密受控管理，发送至各部门综管部，综管部收到电子文件后，必须进行文件回复以确保部门收到文件。

技术员将电子版回复存至《文件发放、回收记录清单》中，作为收发登记。

4.4文件的使用

4.4.1对文本文件、图纸应妥善保管，防止损坏和丢失。

4.4.2文件的使用者对文件若有异议，将文件的修改意见反馈至技术开发公司，不得私自修改。

4.5文件的修改

4.5.1文本文件需要修改时，由修改申请者填写《文件更改/申请通知单》，修改后报至部门副经理、经理审核、批准。

4.5.2文本文件的修改一般采用换页的方式，如需采用整份换版、局部修改、划改、删改等方式修改文件，须在《文件更改/申请通知单》中特别注明具体实施办法。

4.5.3当文本文件发布修改页时，其原内容页作废；

当文件作换版处理时，其原版文件作废并销毁。

4.5.4修改后的文件的发放按4.3条规定执行。

4.6文件的补发

4.6.1当文本文件被丢失、严重破损或其他情况而需申请领用时，由申请者提出书面报告，经其部门负责人批准后方可领用，并填写《文件发放、回收记录》。

因破损而重新领用的新文件沿用原使用编号，因丢失而补发的文件给予新的使用编号（图纸除外），并注明已丢失文件的使用编号失效，技术员做好发放记录。

4.7文件的保存及处置

4.7.1技术员负责编制受控文件清单。

4.7.2留作参考资料积累知识或存档的作废文件应标注“作废”字样，与现行有效文件隔离存放。

其余作废文件应由综管部收集后统一销毁，销毁文件的方法可以是烧毁、撕毁或在正文页面划×

（反面可以做其它用途），填写《文档作废处理单》。

4.7.3电子文件需要“作废”处理时，由批准部门填写《文档作废处理单》。

4.7.4总工办主任对本部门文本文件及电子文件的管理情况进行定期检查，保证文件管理按照要求执行。

4.7.5任何人不得在受控文件上乱涂划改，确保文件的清晰、整洁和完好。

4.7.6任何人不准将本部门文件私自外借；

因工作需要外借时，需经部门经理批准。

4.7.7每年对各类在用文件根据其使用情况进行适时评审，确保文件的适宜性、充分性和有效性，发现问题及时处理。

4.7.8本内部运作及外部法律、法规及标准变更时，应及时修改相应的文件。

4.8外来文件的控制

4.8.1外来设计方案、图纸的管理进行有效的控制管理，并控制分发和确保其存放。