公文写作技巧Word文档格式.docx

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2.决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定在各级单位当中都可以有，使用范围比较宽泛。

3.命令（令）。

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（《宪法》规定，国家主席、国务院、国务院各部和各委员会，县级以上地方各级政府有权发布命令，一般分为：

发布令、行政令（通缉令）、嘉奖令、任免令。

党的各级领导机关一般不单独使用"

命令（令）这一文种。

）

决定和命令都有奖励，嘉奖，奖惩。

决定可以奖也可以惩，可以奖励也可以处分。

命令只奖不惩，就是只嘉奖，没有处分，所以在应用上决定一般是对本机关的工作人员做出的，命令是上级机关对同级，就是他的主管单位和下级机关做出的。

4.公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

公告、公报、通告在使用范围上有区别，公告适用于国内外、范围最广；

公报适用于党和国家级管理机关、范围次之；

通告则面向一个特定的地区，适用于各级行政机关和企事业单位，范围最窄，比如停水通告、征收通告。

7.意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

意见与通知都可以用来安排部署工作，但意见带有参考性，可以适当变通；

通知则具有指令性，必须不折不扣的遵照执行。

9.通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

请示与报告有四点区别：

一是行文时间不同，请示必须在事前，报告可以事前、事中、事后。

二是行文范围不同，请示必须“一文一事”，报告可以“一文一事”，也可以“一文多事”。

三是行文目的不同，请示是请求上级机关指示、批准，报告则是向上级机关汇报工作、反映情况。

四是处理方式不同，请示，上级机关一定批复；

报告，上级机关不必批复。

12.批复。

适用于答复下级机关请示事项。

13.议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或者人大常委会提请审议事项。

14.函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（函的使用范围较广，一般情况下把握好两点就行，一是无隶属关系，二是同属一个上级单位，必须平级之间。

15.纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

会议纪要和会议记录的区分有三点：

首先纪要是公文，记录不是。

其次纪要需要加工整理，记录只需记下原话，怎么说就怎么记。

第三，纪要需要印发执行，记录只需存档备查。

会议记录里面要把会议详细情况都记下来，包括研究了什么问题、谁参加的、主持人是谁、谁发言的、说的什么，最后事情怎么定的，记录人是谁等等。

上述这些文种当中我们可能用的比较多的，比如说通知、报告、请示、函、纪要，这几种可能用的比较多，特别是非领导机关，基层机关用的非常多。

在用的时候可能就会出现一些容易出现的问题，比如说请示和报告混用，有的写成关于什么问题的请示报告，这个不可以的，请示就是请示，报告就是报告；

有的就是把通知和通告混用，有的是通知和通报混用，分不清楚，有的是通知和函混用，还有的是一些其他方面的。

比如说请示和报告混用，请示是什么？

请示有几条，请示是事前，报告是事后，你事还没办呢，你请示什么，你完了事才报告，这是它的不同。

那么请示是要求回复的，你回复了以后我才能办，那报告的话是不要求回复的，告知性的。

再有一个，很重要的一点，请示是千万不能分送的，因为有分管领导，你不能分给所有的领导一人一份，所有领导都给你回复的话这个指示都不同，你按谁的执行？

这个就乱套了，出现过这种事，这种事是非常难堪的。

报告就无所谓，请示是一事一报，报告可能就是一个综合性的报告，所以这两个东西不要搞混。

请示就是请示，报告就是报告。

（二）公文的分类

以上是15种类型的公文，这15种公文从行文规范上分，可以分为三类：

第一类：

上行文，如请示、报告。

这个很好把握，要上级批复，就报请示，不需要批复，就报报告。

第二类：

平行文，如通知、函、纪要、议案（政府提请人大审议事项）。

第三类：

下行文，如命令、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要等（通知、纪要在下行文中比较常见）。

（三）公文写作特点

1.起草公文有三定

一是认定关系，二是选定文种，三是确定内容。

2.公文有三个标识

一是套红头，二是编文号，三是盖公章（纪要、决议、通报等除外），盖公章是公文印制中最后的工序。

3.行文要行公文

前面提到三个动词，批转、转发、印发，这三个动词在起草公文时常用，但是不能乱用。

（1）批转就是批示转发，一般是上级转下级。

（2）转发一般是平级转平级的文、下级转上级的文。

（3）印发有两点：

一般是发非公文，比如工作计划、工作方案、应急预案，都可以随文印发；

再是公文中的意见，其他公文不能用印发，就是可以用印发的就只有意见一个。

二、公文的格式

公文的格式分为文头、文中、文尾三部分。

（一）文头部分

文头部分必须要有的要素是发文单位名称、发文字号。

1.发文单位名称。

发文单位名称可以是全称或者规范化简称加“文件”二字。

发文单位名称一般使用红色小标宋体字，大小根据文字长短设定。

位置距上边沿35mm，下空2行（距发文字号）约20mm。

2.发文字号。

由单位代字+年份+发文序号，关于单位代字，新条例没有明确规定，一般来说，一个单位代字，不要超过六个汉字，代字一旦确定，就要固定使用，不能经常更换、改动。

确定的时候，也有规范要求，一般先取单位名称的第一个字，然后取表明单位、行业属性的字，再冠以行文机关的简称，比如崆峒区效能风暴行动协调推进领导小组办公室发文，就是崆效办发。

需要注意的是，年份要写全，如2017不能写成17，年份要用六角括号括起来，其他括号不能用。

文号不能设虚位，比如1号文不能写成01号，前面也不加“第”字。

另外，文头部分可能还要有以下要素，份号、密级、保密期限、紧急程度、签发人等。

（1）份号就是公文印制份数的序号，一般用6位阿拉伯数字，可以设虚位，份号一般标注在文头左上角第一行顶格，黑体字三号。

（2）密级和保密期限，公文密级有三个：

绝密、机密、秘密。

绝密最长30年，机密最长20年，秘密最长10年，一般保密时间不需要那么长，所以就用密级+保密期限来标注，如绝密★1年，密级和期限之间用实心五角星相隔，年之前数字用阿拉伯数字，不设虚位，这个标注在文头左上角第二行顶格（党政公文一体化前，行政公文标注在右上角），黑体字三号。

（3）紧急程度，紧急公文分为特急和加急两种，紧急电报则分为“特提”“特急”“加急”“平急”。

这个标注在文头左上角第三行顶格，如果份号和密级有一种不用标注，则紧急程度可以提到上一行，黑体字三号。

（4）签发人，签发人居右，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排，编排在发文机关标志下空两行位置，签发人三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。

（二）文中部分

文中也称作公文主体，文中部分必须要有的要素包括：

大标题、主送单位、正文、落款、成文日期。

1.大标题，由单位+事项+文种组成，用小标宋二号，位置上距红色分割线2行约20mm，下空1行约10mm写主送单位。

2.主送单位，可以是单位全称、规范化简称或者若干单位统称，要顶格写，用仿宋三号，比如：

政府办普发文件主送单位为“各乡镇人民政府、街道办事处、平凉崆峒山大景区管委会，区政府各部门，省、市驻区有关单位：

”，区委或区委办单独行文变为：

“各乡镇、街道党（工）委，平凉崆峒山大景区党工委，区委各部委，区级国家机关及各部门党组、党（工）委，区人民武装部党委，各人民团体党组，平凉新世纪集团、海螺水泥有限责任公司党委：

”。

有些公文不标注主送机关，如纪要、决议、公报、公告等。

3.正文，正文部分有层次结构，第一层是一级标题，黑体字三号，用汉字序号，后加顿号；

第二层是二级标题，用楷体加黑，用汉字序号加圆括号，后不加标点；

第三层是三级标题，用仿宋体加黑，用阿拉伯数字加圆点，不是顿号；

第四层是四级标题，用仿宋体不加黑，用阿拉伯数字加圆括号，后不加标点。

正文部分要尽量避免采用多层次结构，正文其他文字部分一般全部用三号仿宋字体。

4.落款，就是发文单位署名，需要加盖发文单位公章。

加盖公章有标准，可以总结成一句话，“上大下小齐年盖月”。

5.成文日期，一般是指签发人签发日期，成文日期右空四字编排。

年月日要齐全，用阿拉伯数字，不设虚位，7月不能写成07月，党政公文都一样。

6.附件，有时文件中含有附件，附件位置在正文下空一行、左空两格，附件后加全角冒号。

附件名称不加书名号，如果只有一个附件，直接跟在附件后面，前不加序号，后不加标点；

如果有多个附件，附件名称前要加阿拉伯数字序号，序号后面加小圆点，不是顿号，附件名称后面不加任何标点，附件名称太长需要回行，第二行首字要与上一行附件名称首字对齐。

附件内容首页左上角顶格编排附件及顺序号，附件及顺序号用3号黑体字。

7.附注，有时还有说明事项，就用附注，位置就在成文日期下一行，左空两格加圆括号，括号内不出现“附注”二字，比如：

（此件发至县团级）、（联系人XXX联系电话）、（此件可登报）等等。

（三）文尾部分

文尾也叫版记，就是文件最后有几条黑线的部分，黑线与版心等宽。

首条分割线与末条分割线都用粗线，中间的用细线。

分割线上不放东西，党政公文都取消了主题词。

文尾必须要有的要素为：

印发单位和印发日期，两者同处一行，一左一右，左空一字，右空一字，四号仿宋字体。

年月日标全，不设虚位。

抄送单位：

有的公文还有抄送单位，位置在印发单位上一行，左右各空一字编排，写成“抄送冒号”，冒号为全角，四号仿宋字体，抄送单位可以是全称，也可以是简称或统称，一行放不下就另起一行写，要与冒号后第一个字对齐，中间不加黑线，最后一个抄送单位名称后标句号。

公开属性：

有些公文还有公开属性，这个国家有最新的规定，2016年11月10日国务院办公厅印发《〈关于全面推进政务公开工作的意见〉实施细则》国办发〔2016〕80号，明确提出“行政机关拟制公文时，要明确主动公开、依申请公开、不予公开等属性；

部门上报的发文请示件没有明确的公开属性建议的，本级政府办公部门可按规定予以退文。

”公开属性分三种：

主动公开、依申请公开、不予公开，位置就在印发单位之上、抄送单位之下，左空一字，写“公开属性冒号”，四号仿宋字体，后不加标点符号，用细线隔开。