第七章 降龙990会计核算软件的凭证管理Word文件下载.docx

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（1）人工录入凭证

由人工在制证界面，直接录入，这类凭证的基础和原始的数据，是会计电算化条件下工作量最为集中的内容，有些业务每个月都要发生，而且每个月变化不大或没有变化，这时可用系统提供的自动复制凭证的功能进行复制或使用凭证模板功能。

（2）复制凭证

可以将某号凭证原样复制，如有变动，只需在原有基础上稍作改动，即可完成所需制作的凭证。

这类凭证主要用于经常或定期发生的经济业务，因此凭证的内容基本相同，一般只需对借贷方金额稍作改动即可。

（3）凭证模板

我们可以将经常或定期制作的凭证定义成凭证模板，下次发生相同或类似的经济业务时，可以随时调出该凭证模板，并自动生成凭证。

（4）自动转账凭证

这类凭证是系统根据用户事先定义的转账分录而自动生成的。

许多有规律的凭证都可以用这一方法生成，如销售成本、本年利润（收支结余）等分录。

（5）超级转账凭证

对于一些有规律但核算较复杂的业务，一般要根据（通过表格）计算结果而制作凭证，这时可用降龙990会计报表系统提供的超级转账功能制作，如工业生产成本、固定资产折旧、管理费用分摊、进销差价分摊、提取坏账准备、工资核算等。

（二）填制凭证的界面

图7-1

如图7-1所示，填制凭证的界面由四个部分组成。

基本信息显示行：

显示核算单位的名称、制证日期、凭证编号及页号、制证人姓名、附张数等内容。

业务内容输入窗：

从左到右分摘要、科目名称、借贷方发生额。

处理信息提示窗：

在制证过程中跟踪提示录入处理过程中的信息，包括出错信息。

功能按键提示行：

提示操作过程中的功能键和快捷按钮。

放大缩小功能：

可以根据用户需求，调大录入窗口

（三）系统规定

1、制证日期：

默认的制证日期为计算机的时钟日期（不包括年、月），用户可根据情况进行修改；

2、凭证编号：

自动连续编制凭证编号、多页凭证的分页号，多页凭证的编号不受限制；

3、摘要：

每条记录必须有摘要；

4、科目名称不能为空，增加同级子目时，操作员必须具有“建账”权；

5、制证者只能修改、翻阅自已制作的凭证；

6、红字冲减的记录数据，应以负数输入；

7、为便于用户核算收支（损益）类科目，系统允许制作只出现借方正负数相抵或贷方正负数相抵的有借没有贷、有贷没有借的特殊分录；

（四）操作步骤与方法

第一步，输入制证日期，可按F2键输入或点击日历按钮选择日期，也可直接点击至日期处进行修改，（修改月份：

SHIFT+F2组合键；

修改年份：

CTRL+F2）

第二步，输入摘要，可复制上行相同内容，可人工录入，可由预设的联想词组选择录入。

定义新的联想词组：

用鼠标或光标选中所需定义的词组，然后敲回车键即可。

也可在词组库中直接定义。

调用词组：

打开词组库（SHIFT+F5），输入词组打头的第一个汉字即可调出相关的词组。

第三步，输入科目名称，可在“科目盒选择法”、“代码联想法”、“科目汉字联想法”三种方法中选择一种适合自已的方法录入；

第四步，输入数据，有些汇总数据可由系统提供的计算器算出，有些差额数据可由系统直接给出（F11）；

有些数据可由上一行复制（F3）

第五步，存盘并输入附件张数；

（五）功能键与快捷按钮

1、工具按钮

为方便制作，系统在制证界面的主菜单工具栏上提供了一系列快捷按钮（如图7-2）

图7-2

这些17个快捷按钮从左到右依次为：

删除凭证、指定凭证号、插行、删行、复制、自动平衡、第一号、前一号、后一号、末一号、上页、下页、存盘、打印、其他、帮助、退出

2、其他热键：

通过SHIFT+F1可以弹出热键说明窗。

详细说明：

*****************************************************

ESC退出　　　Shift+F1打开此帮助

F2修改凭证日　Shift+F2修改凭证月

Ctrl+F2修改凭证年

F4进入自动转帐　Shift+F4进入自动转帐定义

F5上一号凭证　Ctrl+F5第一号凭证

Shift+F5摘要联想开关Shift+F8摘要核算开关

F6下一号凭证Shift+F6最末号凭证

F7选择凭证号Shift+F7修改凭证号

Ctrl+F7凭证自动连续编号（过滤掉空号）

F9凭证存盘　　Shift+F9　凭证插入保存

Ctrl+F9调出AC990计算器

Ctrl+Alt+F9保存凭证的同时将其存为模板

F10根据当前所在行的科目调帐查询

PageUp上翻一页PageDown下翻一页

Ctrl+B删除当前凭证

Ctrl+D删除当前页　Alt+D　回到录入窗口

Ctrl+F复制当前凭证　Ctrl+Alt+F　批量复制凭证

Ctrl+I修改原始凭证张数

Alt+I查看凭证信息

Ctrl+K删除一批凭证

Ctrl+Alt+M打开凭证模板列表

Ctrl+N插入一行　Ctrl+P　打印当前凭证

Ctrl+R打开日历

Ctrl+S打开当前行的数量金额录入窗

Ctrl+W打开当前行的外币汇率录入窗

Ctrl+Y删除一行

当光标在摘要栏时可使用以下功能键：

“回车键”复制上一行摘要

当词组被选中时，“回车键”即将其存入摘要库（可用

Shift+左右光标键或鼠标拖动方式选中词组）

Ctrl+M将当前摘要存入摘要库

F3复制上一行摘要

+摘要联想时在摘要列表中后翻一页

-摘要联想时在摘要列表中前翻一页

当光标在科目栏时可使用以下功能键：

F3复制上一行科目

Ctrl+U调出科目盒

当光标在金额栏时可使用以下功能键：

F3复制上一行金额

F11自动平衡凭证借贷金额

当光标在科目列表时可使用以下功能键：

F8增加同级子目

（六）录入技巧

1、摘要的录入

（1）新摘要的录入：

新词必须由人工录入，如该词以后会经常用到，则可以定义联想词组；

如图7-3所示，要将“提现金”定义为联想词组，首先由人工录入该词，当光标停留在该词末尾时，左手按住“SHIFT”键，右手按光标左键向左移动直至该词全部置于篮色方块内时（如图7-3）按回车键，系统自动将“提现金”这一词组追加到词组库中，下次只要输入“提”时，“提现金”这一词自动在联想词组窗中弹出供用户选择。

图7-3

（2）与上行相同的摘要直接回车复制，或用F3功能键复制。

（3）词组库中已存在某一词如“提现金”，键入该词的第一个汉字“提”时，该词组自动在联想窗口中弹出（如图7-4所示）。

图7-4

（4）摘要标识：

摘要中的特定字符，在查账时可以作为查询条件，在报表取数中可以作为取数标识，如果定义摘要标识核算且已打开摘要标识开关（SHITF+F8），在制证时，会自动弹出摘要标识窗如下图。

图7-5

（5）结算与业务号

在银行存款分录的摘要中，输入了结算号，或输入了其他业务信息，可以帮助用户更方便地进行账务查询。

2、科目名称的录入

（1）科目盒选择法

初级用户可用打开科目盒帮助录入，打开方法有三种：

一是在科目名称栏直接回车弹出，二是按组合键“CTRL+U”弹出，三是点击图标“科目树”（如图7-6）。

图7-6

（2）科目代码联想法

可以输入类别代码、一级科目代码或任一级科目的代码（如图7-7所示）

图7-7

（3）科目名称汉字联想法

例如某科目的编码为

如要输入“南京”这一个明细科目，制证时可以输入“库存商品”、“香烟”、“南京”三个科目中任何一级科目名称打头的汉字，回车后系统自动弹出科目联想窗口（如图7-8）。

图7-8

上述三种输入法中，科目盒输入法操作比较简单，但输入速度较慢；

代码联想法，也比较方便，但需要记住科目代码，对明细科目如往来账的输入就比较困难；

科目名联想法速度最快，但对用户的汉字输入速度要求较高，用户应根据自己的情况选择使用。

3、金额、数量、外币的输入

在填制涉及数量、单价、汇率方面的凭证时，系统自动开启数量、外币窗口（如图7-9），这时用户在输完金额后，系统将自动弹出一个可输入数量、单价、汇率的小窗口供用户输入，在输入数量后，系统自动计算出单价、外币金额，以提高输入效率。

如果不需要输入数量、汇率，按一下ESC键，即可将窗口关上。

当凭证行中输入了相应的数量、汇率后，数量、单价、汇率、外币金额信息会反映在打印出的记账凭证摘要文字中，如摘要段没有足够的书写空间则不予反映。

图7-9

规定：

A．在科目设置中，如设定了该科目的数量或外币单位，在制证时，输完借贷方金额后则自动弹出数量或外币核算窗。

B．修改凭证时，一旦改变了金额，则再次弹出数量或外币核算窗。

C．人工打开数量核算窗：

CTRL+S人工打开外币核算窗：

CTRL+W

4、重要功能键

F3复制：

使用本功能键可以将当前栏上行的内容复制下来，提高输入速度。

（包括摘要、科目、金额的复制）

F4自动转账：

此功能与“六、自动转账”相同，详见后。

F8增加同级子目：

具有建账、制证权的用户在制证时要输入新的子目（如农业银行），只须输入该新子目的上级科目（银行存款）的代码或名称，系统在屏幕下方打开科目联想窗口，显示同类子目，此时按下F8键，系统自动连续编码（如银行存款中已有1002001工商银行、1002002交通银行，则系统将农业银行代码自动编为1002003）并提示用户输入新增子目名称（农业银行），输完后单击“确定”，系统自动将此科目存入科目库，并依次排列在屏幕窗口中，供用户选择。

为避免制证会计因不熟悉科目体系而误增子目（特别是往来账），引起数据混乱，系统将F8与这一功能的使用权交由主管在“会计分工”中设定，主管宜将F8增加同级子目的权力授予熟悉会计核算业务和本单位科目体系的制证会计。

F10调账

通过此键（或在科目名称处双击鼠标左键）可直接调出当前光标所在科目的账簿，用户可随时了解该科目的发生额及余额。

同时还可再双击账簿某一行，调出该号凭证。

F11取入差额：

如果会计分录的借贷金额不相等，当按“F11”时，系统便自动计算出借贷方的差额，并将差额自动输入少的一方。

结算（Alt+J）：

此功能按钮在凭证左下角，可以输入结算方式及结算号以便查询。

业务（Alt+Y）：

在此输入业务编号以便查询。

Ctrl+F：

复制凭证。

进入所需复制的凭证，按此键可将其复制到当前月份最末一号凭证。

Ctrl+Alt+F：

复制一批凭证。

按此键将出现一窗口，可在该窗中直接输入所需复制的凭证号数，用“，”隔开，如：

1，3，……；

也可单击