第四章 信息组织Word格式文档下载.docx

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7、元数据的概念、类型、功能及其结构。

【学习指南】

本章的重点是第1节、第2节。

【预习思考题】

1、什么是信息组织？

信息组织应遵循的原则有哪些？

为什么要进行信息组织？

2、信息组织的广义与狭义过程各包含哪些内容？

3、如何搜集一手信息和二手信息？

搜集信息时应遵循哪些原则？

4、如何描述不同类型的信息的外在特征？

描述的方法主要有哪些？

在不同的信息载体发展阶段，人们所使用的描述方法产生了哪些变化？

5、如何揭示信息的内在特征？

揭示的方法主要有哪些？

6、网络信息资源的描述与揭示对传统方法提出了哪些挑战？

如何描述与揭示网络信息资源？

7、传统与现代时期的信息存储方法各有哪些？

发生了什么样的变化？

8、什么是信息分析？

信息分析的主要方法有哪些？

9、什么是元数据？

元数据有哪几种主要类型？

元数据具有哪些功能？

元数据的结构是怎样的？

10、试述元数据在人类信息组织活动历史中的名称、形态、功能的变化。

◇第一节信息组织的基本问题

本节内容

一、信息组织的含义与目的　　二、信息组织的对象范围分析　　三、信息组织的功能　　四、信息组织的原则　

　　明确信息组织的基本问题是做好信息组织工作的基础。

在信息组织工作开展之前，首先要了解信息组织的目的与功能、做好信息组织工作应遵循的原则等基本问题。

一、信息组织的含义与目的

1、信息组织的定义：

　　★信息组织也称信息有序化或信息整序，是根据信息资源检索的需要，利用一定的科学方法和规则，通过对信息外在特征和内容特征的分析、选择、标引、处理，使其有序化，从而保证用户对信息的有效获取和利用，实现信息的有效流通和组合。

　★含义：

　　　从此定义中可以看出，信息组织的前提是信息资源检索的需要，保证是有一定的科学规则和方法，对象是根据检索需要而采集的各种类型的信息，手段是分析和处理信息的外在和内容特征，目的是保证用户的有效获取和利用。

这里包含两层意思：

一是序化，即是整序，把杂乱无序的事物整理为有序的活动；

二是重组，即信息开发，是信息组织的深化和优化，它是把无序的信息整理为有序，进而重组激活，挖掘信息潜在价值，使信息得到充分有效的利用，满足用户各层次、多种类需求的过程。

信息的重组是通过不同的新思路，使信息建立不同的新联系，通过思维加工使信息功能放大，实现更大的价值，通过重组激活，才能充分有效地被用户吸收利用，产生相应的社会效益和经济效益。

　★信息管理的目的:

　　信息组织是信息管理的重要活动，是沟通用户和信息的管理“桥梁”的“桥基工程”。

信息管理的目的是解决日益增长的信息需求和相对滞后的信息服务的矛盾，信息组织是解决这一矛盾的关键环节。

通过信息组织活动对信息进行序化和整理，从而达到甄别信息、精化信息、重组信息的作用，方便用户对各种类型信息资源的检索和利用，最终实现其有益于社会的目的。

二、信息组织的对象范围分析

1、信息的外在特征和内容特征

　　★信息的外在特征就是指信息的物质载体所反映的特征，构成信息载体的外在的、形式的特征，如信息的物理形态、题名和责任者、信息的类型、信息生产和流通状况等方面的特征。

　　★信息的内容特征就是信息所包含和承载的具体内容，也即通过信息载体传递和交流的具体信息内容。

信息的这种特征共同统一于信息本身，也是信息组织的基本对象和管理依据。

　信息组织的对象可从不同的层面来划分和理解，对每一不同层面的对象使用的组织方法也不相同。

（一）信息内容层次的组织

　信息内容层面包括叙述层、含义层、效用层三个层面，它们分别对应着语法信息、语义信息和语用信息。

　　★叙述层信息是按照语法规则从信息编码中摄取表面状态的信息而成，叙述层信息组织往往采用号码法、物名法、引证关系法、时序法、地序法等；

　　★含义层信息是以叙述层信息为基础或现象的深层信息，其组织多采用分类法或主题法；

　　★效用层信息是指信息所表述的内容的价值与效用，其组织采用权值或逻辑序化等方法。

（二）信息加工层次的组织

　　信息依其产生的先后与组织加工的深度可分为零次信息、一次信息、二次信息、三次信息。

（三）信息载体的组织

　　信息的存在必然要依赖于一定的载体，潜在信息以大脑为载体，现实信息以口语、体语、文献、实物为载体表现出来。

这时信息组织大致可分为：

动态信息组织（包括对口语、体语、实物等信息的组织）、文献信息组织、数据组织、网络信息组织。

（四）信息学科内容的组织

　　按信息的内容区分，信息组织可分为政务信息、军事信息、经济信息、科技信息、管理信息等不同领域的信息组织，多成为行业性的信息资源建设或行业性网络信息资源建设的重要部分，进而形成各自信息系统、行业网络或网络站点的数据库等。

三、信息组织的功能

　　信息组织在信息管理流程中处于“承上启下”的地位。

“承上”是指在信息采集的基础上进行，也即在一定的信息范围内进行；

“启下”是指为信息传播和利用创造有利条件，也即提供信息传播和利用的信息组织成果。

　★信息组织功能主要表现为：

　　第一，基本功能——全面揭示和再现信息的特征，科学反映和描述信息的特色。

信息组织通过一定的方法表征信息的外在特征和内容特征，并根据这些特征将信息进行聚类和体系化，达到集中相关信息和相同信息、反映不同信息的差异的目的，使信息集合从一种自然汇集的无序状态或经过信息有目的的采集活动形成的初步有序状态过渡到完全的有序状态中。

　　第二，增值优化功能——信息单元、数据依据逻辑方法再现和重组的过程是一个序化增值过程。

信息经过一定的方法进行组织后形成索引、文摘、综述等二、三次信息，信息被再现和重组后得以浓缩，单位信息的价值得到了提升，信息单元之间的联系也得到了优化重组，所以说信息组织具有增值优化功能。

　　第三，目标功能——有效减除或减少信息之间的干扰，准确控制信息的运动方向，使之与特定用户需求相结合，从而方便有效地为用户提供服务。

信息组织可以降低信息集合的混乱程度，使信息的各种特征特别是内容特征得以充分地显示，有利于信息的有针对性的提供，也有利于用户的有针对性的选择，加强了“特定用户一特定信息”的联系，并且使用户能够多途径查找信息，也使信息能够多途径展示特色。

因此，从总的方面看，信息组织就是为用户的信息需求满足和信息的使用价值实现提供有利的条件和方法，形成一系列经过组织化和序化的信息成果以供利用。

　　第四，社会功能——规范、控制信息流向的社会目标。

世界、国家乃至各行业的目录控制（包括网络信息的目录控制）、搜索引擎及导航库、网站栏目对网络信息的筛选和过滤、信息资源评价、搜索引擎评价与网站评价，这些方法与手段都是在规范和控制信息的流向。

实现一定的社会目标。

四、信息组织的原则

★在信息组织中，我们必须坚持以下基本原则。

（一）客观性原则

　　信息组织中进行描述和揭示的基本依据就是信息本身（theitem0b—tained），因此，我们描述和揭示信息的外在特征和内容特征必须客观而准确，要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和序化，形成相应的信息组织的成果。

客观性原则率先确定了信息描述和揭示的数据来源必须是客观存在的信息本身。

同时，客观性原则也为我们具体进行信息组织工作提出了相应的要求，要完整地、全面地、精确地反映信息的客观特征，就必须建立在对信息本身客观地了解和判断的基础上。

另外，信息组织的客观性原则还要求我们不断跟踪信息源的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致性。

（二）系统性原则

　　系统性的信息组织工作为实现其整体目标奠定基础，其实质即为协调。

为实现信息组织的系统性，我们必须把握四个关系：

一是宏观信息组织和微观信息组织的关系。

二是信息组织部门与其他部门的关系。

三是信息组织工作的各个环节之间的关系。

四是不同信息处理方法之间的关系。

（三）目的性原则

　　信息组织具有鲜明的目的性，必须充分围绕用户的信息需求开展工作，必须充分注意信息机构的目标市场的需求状态及其变化特征。

信息管理的一切环节都必须以“用户第一”为宗旨，信息传播及其效果如何在很大程度上是由信息组织水平所决定的。

（四）现代化原则

　　信息组织的现代化主要表现在两个方面，一是信息组织的思想观念现代化，二是信息组织的技术手段现代化。

信息组织的思想观念现代化集中体现在信息组织的标准化。

信息组织的标准化主要体现在信息组织工作的统一性、信息组织方法的规范性、信息组织系统的兼容性和信息组织成果的通用性。

信息组织的标准化是整个信息交流和管理的标准化的重要组成部分，主要包括：

基本术语标准，有关信息技术标准（如信息交换格式、程序设计与数据库语言、网络标准与协议、信息分享和信息传输格式等），信息组织技术标准（如信息描述规则、信息代码、信息标引规则、信息组织成果编排规则等），其他相关标准。

为此，信息领域的若干国际性和国家性标准组织已经制定和实施了一系列有关信息组织工作的标准，为促进信息组织的整体化、科学化发展创造了良好的条件。

（五）方便性原则

　　方便性原则，即采用用户认可和习惯的方式。

这也是以用户为中心的信息组织工作所要求的。

信息组织的目的就是为了把信息与知识激活，让人们更加有效地利用信息，开发出信息的价值，所以信息组织工作要紧密地配合用户对信息的利用环节，最大限度地方便用户。

（六）重要性递减原则

　　即依据信息的重要程度序化信息，通常的做法是突出重要信息使其处于醒目位置，而将其他次要信息置于不显著的相应位置。

这个原则是根据用户查询信息的心理规律提出的。

◇第二节 

信息组织过程及其内容

一、信息采集　　二、信息描述　　三、信息揭示　　四、信息存储　五、信息分析　　六、信息服务

　　信息组织是信息管理中的重要组成部分。

从狭义上说，单纯指信息整序，即利用一定的科学方法，通过对信息外在特征和内容特征的分析、选择、标引、处理，从而将无序的社会信息流转换为有序的社会信息流的过程。

但从广义上说，信息组织的内容范围非常广，从信息采集、信息描述与揭示、信息存储、信息分析一直到服务的这个完整的过程中，都渗透着信息组织的活动。

信息采集是信息组织的前提；

信息描述是对信息的初级组织；

信息揭示是核心，是对信息的中级组织；

信息分析是深化，是对信息的高级组织；

信息存储是对信息及其他信息组织的成果的空间组织；

而信息服务则是宗旨，是信息组织这个微观信息管理过程重要环节的目标。

虽然这几个方面并不是严格意义上的逐次推进的几个阶段，但它们之间既相互独立而又保持联系，共同构成信息组织的完整内容和全部意义。

一、信息采集

　★信息的采集，简而言之，就是信息的选择和提取的过程，是根据不断变化的用户需求从信息源中搜索、选择和提取的连续过程。

它是信息组织的前提，是开展其他信息工作的物质基础，采集到信息的质量好坏、数量多少往往直接影响和决定着信息工作的效益。

　★信息采集要遵循一定的原则：

一是准确性原则，即准确是信息的生命力；

二是针对性原则，即信息采集的目的要明确，适合用户的需求，并据此确定信息采集的范围和重点；

三是及时性原则，即以最短的时间、最快的速度搜集需要的信