档案管理第九章PPT文件格式下载.ppt

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著录工作的档案著录是编制档案检索工具的前提和基础。

著录工作的质量直接影响检索工具的质量。

质量直接影响检索工具的质量。

第二节第二节著录项目及标识符号著录项目及标识符号一著录项目一著录项目著录项目是用以揭示档案内容和外形特征的记录事项，由大项和小著录项目是用以揭示档案内容和外形特征的记录事项，由大项和小项组成。

如题名、责任者、发文编号、文本、密级与保管期限、时项组成。

如题名、责任者、发文编号、文本、密级与保管期限、时间、载体形态等。

间、载体形态等。

（一）题名和责任者项

（一）题名和责任者项党政机关的公务文件一般称作标题，科技文件叫名称，在档案管理党政机关的公务文件一般称作标题，科技文件叫名称，在档案管理中统一叫题名中统一叫题名编号是指文件在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，编号是指文件在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等。

包括发文字号、图号等。

责任者，档案部门习惯称为作者，公务文件的作者通常是机关、机责任者，档案部门习惯称为作者，公务文件的作者通常是机关、机关内的某一个组织机构，有时是机关的领导人。

关内的某一个组织机构，有时是机关的领导人。

（二）文本项

（二）文本项文本是文件稿本的名称。

通常可分为正本、副本、草稿、定稿。

著文本是文件稿本的名称。

著录文件的文本，能反映文件的形成过程及其有效性，对于确定档案录文件的文本，能反映文件的形成过程及其有效性，对于确定档案的价值，有一定的作用。

的价值，有一定的作用。

（三）密级与保管期限项（三）密级与保管期限项绝密绝密机密机密秘密秘密,永久、长期、短期永久、长期、短期（四）时间项（四）时间项文件上的成文时间，案卷封面上的卷内文件起止时间，著录文件的文件上的成文时间，案卷封面上的卷内文件起止时间，著录文件的时间，有助于了解文件形成的时代背景，也是查找档案的重要途径。

时间，有助于了解文件形成的时代背景，也是查找档案的重要途径。

（五）载体形态项（五）载体形态项档案载体的物质形态特征，数量、单位、规格、附件等情况档案载体的物质形态特征，数量、单位、规格、附件等情况（六）丛编项（六）丛编项在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件。

在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件。

多用于会议文件、丛书、丛刊书稿档案的著录。

一般可省略多用于会议文件、丛书、丛刊书稿档案的著录。

一般可省略（七）附注项（七）附注项是对各个著录项目中需要说明和补充的事项，凡一切能进一步说明是对各个著录项目中需要说明和补充的事项，凡一切能进一步说明档案内容、价值及有关考证方面的材料，均可著录在附注项里。

档案内容、价值及有关考证方面的材料，均可著录在附注项里。

（八）提要项（八）提要项是对文件或案卷内容的简介与评述，是认识档案，了解档案内容和是对文件或案卷内容的简介与评述，是认识档案，了解档案内容和价值，指引利用者正确选择所需要的档案材料具有重要意义的著录价值，指引利用者正确选择所需要的档案材料具有重要意义的著录事项。

事项。

（九）排检与编号项（九）排检与编号项是档案馆业务注记项。

是档案馆业务注记项。

分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词，除主题词外都是档分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词，除主题词外都是档案案馆的业务注记，业务注记不是档案本身特征的记载，而是在档案案馆的业务注记，业务注记不是档案本身特征的记载，而是在档案管理和编目工作中的业务需要而确定的著录事项。

主题词是揭示案管理和编目工作中的业务需要而确定的著录事项。

主题词是揭示档案主题内容的规范词，是进行主题检索必不可少的项目。

档案主题内容的规范词，是进行主题检索必不可少的项目。

二、标识符号二、标识符号分为著录项目标识符和著录内容标识符。

标识符号能把复杂的概念，分为著录项目标识符和著录内容标识符。

标识符号能把复杂的概念，转换与简洁、概括的书写称谓形式，指代某一特定的实在内容。

具转换与简洁、概括的书写称谓形式，指代某一特定的实在内容。

具有固定著录项目排列的顺序和准确认识不同著录项目的功能。

有固定著录项目排列的顺序和准确认识不同著录项目的功能。

（一）著录项目标识符

（一）著录项目标识符在各大小著录项目之前完以点、横、斜线等符号，用来识别所代表在各大小著录项目之前完以点、横、斜线等符号，用来识别所代表的项目的项目.各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）之各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）之前用此符号。

圆点标前略靠下，占半个字的位置，横线占一个半字前用此符号。

圆点标前略靠下，占半个字的位置，横线占一个半字的位置的位置=并列题名并列题名：

副题名及说明题名文字、文件编号、规格：

副题名及说明题名文字、文件编号、规格/第一责任者。

若有两个第一责任者，只在第一个责任者前使用。

第一责任者。

；

（分号）其它责任者、保管期限；

（分号）其它责任者、保管期限，相同责任者，用于有两个第一责任者或几个其他责任者之间，相同责任者，用于有两个第一责任者或几个其他责任者之间+附件。

附件。

注意：

11、除、除“.”符占两格外，其他符号占一格，在它们前后符占两格外，其他符号占一格，在它们前后都不空格。

都不空格。

22、除题名和责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。

、除题名和责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。

33、凡重复著录一个项目，需重复添加该项目的标识符；

不进行著、凡重复著录一个项目，需重复添加该项目的标识符；

不进行著录的项目，其符号连同项目一同省略。

录的项目，其符号连同项目一同省略。

（二）著录内容标识符

（二）著录内容标识符用来识别著录内容的属性和可靠程度用来识别著录内容的属性和可靠程度（）责任者所属机构名称（谢和平，中国矿业大学）、责任者真实（）责任者所属机构名称（谢和平，中国矿业大学）、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代（清）、外国责任者国别及姓姓名、责任者职务、中国责任者时代（清）、外国责任者国别及姓名原文、从编项名原文、从编项自拟著录内容、载体类型标识自拟著录内容、载体类型标识？

推测的不能确定的著录内容与？

推测的不能确定的著录内容与结合使用，如结合使用，如19601960？

表示每一个残缺文字、未考证出的责任者，时间及难计数的残缺文表示每一个残缺文字、未考证出的责任者，时间及难计数的残缺文字用三个字用三个“”号号起止联结起止联结第三节第三节著录格式著录格式一、著录格式，是指条目内各个著录事项的组织、排列顺序及其表一、著录格式，是指条目内各个著录事项的组织、排列顺序及其表示方法。

示方法。

段落式标识符号法、段落式空格法、表格法段落式标识符号法、段落式空格法、表格法段落式标识符号法，是将全部著录项目划分成几个著录段落，每一段落式标识符号法，是将全部著录项目划分成几个著录段落，每一段落单起一行。

同一著录段落内不同大项之间，同一大项内不同小段落单起一行。

同一著录段落内不同大项之间，同一大项内不同小项之间，均有特定的标识符号来分隔，第一个特定标识符号代表一项之间，均有特定的标识符号来分隔，第一个特定标识符号代表一定项目，便于识别。

定项目，便于识别。

优点：

便于根据符号识别不同项目，无论用什么文字著录，只要能优点：

便于根据符号识别不同项目，无论用什么文字著录，只要能识别标识符号就可以。

识别标识符号就可以。

分类号分类号档案馆代号档案馆代号档档号号缩微号缩微号正题名正题名=并列题名：

副题名及说明题名文字：

文件编并列题名：

文件编号号载体类型标识载体类型标识/第一责任者；

其他责任者第一责任者；

其他责任者.文文本本.密级；

保管期限密级；

保管期限.文件形成时间文件形成时间.数量数量及单位：

规格及单位：

规格+附件附件.（从编）（从编）.附注附注主题词主题词提要提要二、著录的详简级次二、著录的详简级次取舍程度，并非在一切情况下任何档案材料都要全部著录这些取舍程度，并非在一切情况下任何档案材料都要全部著录这些项目。

应根据档案的实际情况，加以取舍。

项目。

必要项目和选择项目必要项目和选择项目必要项目：

正题名、第一责任者、时间、分类号、档案号、缩必要项目：

正题名、第一责任者、时间、分类号、档案号、缩微号、主题词微号、主题词选择项目：

副题名及说明题名文字，文件编号、载体类型标识，选择项目：

副题名及说明题名文字，文件编号、载体类型标识，其他责任者、文本、密级与保管期限、载体形态、从编、附注、其他责任者、文本、密级与保管期限、载体形态、从编、附注、提要、档案馆代号提要、档案馆代号三、著录用文字三、著录用文字规范、清晰、美观，便于识别，用简化字规范、清晰、美观，便于识别，用简化字出现的数字，除题名中数字照原有写法著录外，凡出现在文出现的数字，除题名中数字照原有写法著录外，凡出现在文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字，一件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字，一律用阿拉伯数字。

律用阿拉伯数字。

练习1文件名称：

关于印发档案馆开放档案暂行办法的通知文件内容：

“经请示国务院，现将档案馆开放档案暂行办法发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。

”有关数据：

分类号：

A-236档号：

2-1-3-3文号：

国档发（1986）2号；

作者：

国家档案局保管期限：

长期公开发行文本：

正本发文日期：

1986年2月7日附件：

档案馆开放档案暂行办法规格：

16开，3页关健词：

档案馆；

档案局；

开放档案；

办法练习2浙江省劳动厅文件浙劳培1994215号关于印发浙江省职业技能鉴定实施办法的通知各市、地、县劳动局（劳动人事局）、省级有关部门：

浙江省职业技能鉴定实施办法已经劳动部批准，现印发给你们，请按照执行。

附：

浙江省职业技能鉴定实施办法一九九四年十一月十四日分类号为GF96618;

档号为6116;

档案馆室号为00066;

缩微号为16/6;

需长期保存,共5页主题词：

职业技能；

鉴定办法第四节第四节档案著录的主要规则档案著录的主要规则一、题名与责任者项一、题名与责任者项

（一）题名

（一）题名题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字正题名：

文件或案卷的主要题名，系指文件文首的题目名称和案卷正题名：

文件或案卷的主要题名，系指文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，一个题名则为正题名。

封面上的题目名称，一个题名则为正题名。

一份