院长办公室副主任岗位说明书文档格式.doc

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岗位定员

1

直接上级

院长办公室主任

所辖人数（数量）

直接下级

院长办公室主管

岗位分析日期

二、职责与工作任务描述

1.协助主任贯彻落实办公室岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作，建立起办公室良好的工作网络。

2.协助院办主任组织并督促部门人员完成本部门职责范围内的各项工作目标、指标和任务，确保上级政令的正确及时传达与执行，确保本部门各项工作的有序开展和有效管理。

3.协助制订和完善办公室行政管理工作制度、规章、管理办法，建立相关工作程序与检查路线。

4.协助主任完成医院文件的起草、审核和发文工作，及时撰写院长的发言稿和其他以医院名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理，保证文稿质量。

5.负责行政文件的收发、登记、编号、传阅及保管等工作，对上级机关和有关单位的通知，及时汇报有关领导。

6.组织收集和了解各部门的工作动态，协助院长及院领导协调各部门之间有关的业务工作，掌握医院主要活动情况，为院领导决策提供意见和建议，负责编写医院年度大事记。

7.负责组织安排、协调院级重要会议、活动，检查督促办公会议和院领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况，汇总分析结果上报。

8.负责组织全院职工思想、政治教育和理论学习工作，不断提高员工的素质和能力。

9.负责院务会议决议的整理，汇总，制订出决议执行督办时间表，查督促办公会议和院领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况。

10.负责各种行政制度的整理及存档工作，负责医院的保密工作，做好文件、资料、记录的保管、定期归档和保密。

11.负责检查和记录本条线规章制度、工作程序的施行情况，对员工的违纪行为进行处理。

12.负责组织办公会议，检查督办办公会议和院领导布置的主要工作任务的贯彻执行情况；

负责组织全院员工大会和年度总结表彰工作。

13.协助人事科做好本部门员工的选拔、调配、考勤、考核管理工作，建立员工的档案及新员工试用期考核等工作。

14.及时向院长和主任汇报办公室各项工作问题、提出建议、反馈各类信息，定期向院长汇报办公室当月工作情况及下月工作计划。

15.协助院办主任组织落实医院对外宣传、大型活动、外事和对外联络等相关工作，建立良好的医院与外界的沟通渠道。

16.做好全院汽车管理工作，合理完成全院汽车调度工作，做好全院汽车的监督、核查工作。

17.在权限范围内，负责办公用品的申请、领用、保管等。

18.负责对上访事件的协调、落实、记录、报告和反馈。

19.负责院内外来信和接待来访工作，做好详细登记。

20.完成院长和主任临时交办的各项任务。

三、权限：

建议权，办公室工作改进和优化的建议权

考核权，直接下级员工的考核权

索取权，各部门有关资料、报表的索取权

检查权，协助院办主任完成对各项管理制度和规范执行情况的检查权

监督权，协助院办主任完成对院办公会制定的制度和决议的监督执行权

参与权，医院党政工作的参与权

指导权，直接下属工作的指导权

内部协调关系

（医院内部有密切的协调关系的部门及岗位：

）

院内各科室

外部协调关系

（有经常性协调关系的外部单位及部门：

市卫生局各处室、区卫生局办公室、外事服务公司、各大医院院办，来宾，上访者等

五、任职资格

教育水平

大学专科及以上学历

专业

医院管理、公共管理、行政管理、法律、经济、文秘等相关专业

培训经历

医院管理、行政管理知识培训，公文写作培训，公共关系、公共卫生管理培训，外语知识培训

经验

大专满8年或本科满7年或硕士及以上满5年二级医院工作经历，满2年医院本岗位管理经验

知识

熟练掌握公文写作、外语、办公自动化设备，掌握医院管理、行政管理等知识，了解公共关系、公共卫生管理相关知识

能力

具备较强的宏观分析能力、宏观调控能力、计划制订能力、组织管理能力，具备一定的沟通协调能力，具有一定的创新能力和语言表达能力，熟练操作计算机办公软件的能力，一定的外语交流能力

从业资格要求

六、工作特征

使用工具/设备

计算机、一般办公设备（电话、打印机、传真机、网络设备、文件柜等）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班，偶尔出差

备注