酒厂文件控制程序文档格式.doc
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GHYQB001—A文件控制程序
1目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保文件是充分与适宜的，并清晰和易于识别，在使用处可获得有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
2范围
本程序规定了质量管理体系所要求的文件的控制范围、编写和审批、标识、发放和使用、评审、更改、换版和作废、日常管理以及外来、外发文件的控制要求和方法，并明确了相关部门和人员的职责。
本程序适用于质量管理体系运行的各有关场所对相关的管理性和技术性文件（含外来文件）进行控制。
3职责
3.1文件管理部门的职责
3.1.1文件按其内容与类别实行分类分级编审管理。
编审主管部门如下：
a）设计文件、国际标准、国家标准、行业标准和厂标准由生产部主管；
b）工艺类文件由生产部主管；
c）质量管理与检查技术文件由生产部和管理者代表主管；
d）采购文件由生产部主管；
e）顾客的要求及往来文件、售后服务资料等由销售部主管。
f）基建工程类文件由副厂长主管；
g）生产设备类文件由生产部负责主管。
3.1.2文件存档管理的分工：
a）设计、标准类文件由办公室存档、管理；
b）工艺类文件由生产部存档、管理；
c）质量文件由生产部和质量部分别存档、管理（制造现场的质量文件由各课存档、管理）；
d）顾客要求及来往文件、售后服务资料等由销售部存档、管理；
e）合同类文件由厂办公室存档、管理；
f）基建工程类文件由副厂长存档、管理；
g）设备类文件由生产部按规定存档、管理。
3.1.3文件管理部门应确保文件的充分性、适用性、现行有效性，各使用处都能获得有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
3.2文件编写人员职责
文件编写人员应对文件与规定要求的符合性和现场适用性负责。
做到：
a）文件的目的明确，满足规定要求；
b）规定的职责和权限清楚；
c）措施和方法具体（可操作）；
d）接口关系协调，不留缺口，不相互矛盾；
e）文字易懂，用词规范。
3.3文件审核批准人员职责
a）审查、核对文件内容是否与规定要求（标准、规范等）相一致；
b）审查、核对文件规定的职责是否明确和落实；
c）审查、核对文件规定的措施和方法是否可行、适用；
d）审查、核对工作环节之间接口关系是否明确和协调。
对于需归档的文件，存档审查人员应按归档要求审查签审手续是否完备，并按规定归档。
3.4文件使用人员职责
a）遵守文件规定，严格按文件要求运作；
b）只使用有效的版本，不使用失效或作废的文件；
c）按规定借阅、保管和归还，不得涂改、损坏文件。
3.5文件管理人员
a）区分文件的有效和失效版本；
b）对文件原稿、复印件的保管、保存、借阅、贯彻更改、换新、发放、复印、销毁等进行管理；
c）对文件的发放数量和文件总数进行控制，并作相应的记录，记录要求见《记录控制程序》；
d）发生重要文件遗失等重大问题时向主管领导报告。
4工作程序、内容和方法
4.1文件的控制范围
4.1.1需控制的文件包括：
a）形成文件的质量方针和质量目标；
b）质量手册和质量计划；
c）质量管理体系程序文件；
d）确保过程有效策划、运行和控制的文件，包括管理性文件和技术性文件，如管理规定、管理标准、工作细则、产品图样、设计文件、工艺文件（工艺规程、工序卡等）检验技术文件（检查指导书、检查成绩书等）、标准（技术标准、产品标准）规范（设计、试验、服务规范）、规程（操作规程）及为设计、采购、管理而收集的说明书、参考资料、比对资料、生产检验数据（库）等；
e）质量管理体系所要求的记录，按《记录控制程序》规定的范围进行控制。
4.1.2归档管理的外来文件包括：
a）工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级组织或业务主管部门下发的文件；
b）顾客提供的图样、技术要求等；
c）主要供货单位提交的使用维护、维修说明书和图样资料、工艺参考标准；
d）作为工作依据的其他外来文件（如顾客图纸、资料以及法律、法规等）。
4.1.3需进行控制的文件的媒体包括：
纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品，或它们的组合。
4.2文件的编写和审批
4.2.1按分类编写管理的原则对各类文件分别组织编写和审批：
4.2.2按分级管理的原则对厂级级、部级、车间级文件分别组织编写与审批，并根据需要经文件所涉及单位会签。
4.2.3文件编写人员应遵守3.2条的规定；
文件审批人员应遵守3.3条的规定。
4.3文件的标识、发放和使用
4.3.1文件发布前必须经过审查批准确保文件是充分与适宜的。
4.3.2自编的文件应以编号进行标识。
按分类管理的原则由各文件管理部门规定编号方法。
4.3.3工作中使用的各种技术标准由生产部确认登记，并下发有关单位使用。
4.3.4工作中使用的各种资料和外来文件，由业务主管部门确认并加盖用途印章后下发使用。
4.3.5文件的发放，应填写文件和资料发放登记表，由领取人签字（并注明日期）。
4.3.6质量管理体系自编文件的受控本应加盖“受控本”的红色印章，并标注分发号，对更改进行控制，以便追溯；
加盖“非受控本”印章的文件只对发放进行登记，不负责更改控制，本厂工作现场不准使用非受控本。
4.3.7文件使用人应遵守3.4条的规定，并保持文件清晰。
4.4文件的评审
4.4.1文件在实施中，由编写部门收集是否需要修改的信息，如需修改，应经再次评审批准。
4.4.2内、外审核发现的问题涉及文件时，由编写单位提出修改意见，经审议后办理更改手续。
4.5文件的更改、换版和作废
文件需更改时，应采用分类、分级管理原则（见4.2.1、4.2.2条），除非有专门指定，文件更改的审批应由该文件原审批单位进行，若指定其它单位审批时，该单位应获得审批所需依据的背景资料。
更改时，由文件主管单位填写《文件更改通知单》，注明更改的原因，经批准后执行。
4.5.2文件更改批准后，由文件管理人员实施更改，对原已发出的有效文件更改到位，注明更改标记和日期；
换页或换版的文件按《文件发放登记表》上的名单发放修改后的文件，同时收回作废的文件或页码。
4.5.3质量手册、质量管理体系程序文件和由我厂管理的质量管理体系工作文件的有效版本应附有《更改记录及有效页次表》，记载历次更改情况，以识别现行修改状态。
4.5.4文件经过多次更改或大幅度修改时应进行换版。
原版次文件作废，换发新版本。
4.5.5作废的文件由文件管理人员按《文件发放登记表》中的记录逐件收回，或采取防止误用的办法（如盖作废章，销毁），需作历史资料保留的作废文件应有作废保留标识；
销毁文件由文件管理人员记录后统一销毁。
4.5.6文件记录的编号方法
质量管理文件的编号：
GHYQ×
×
—×
版次号（用字母表示）
文件顺序号（用流水数字表示）
类别号（质量手册用字母A表示，程序文件用字母B表示）
*****************质量管理文件
其它文件的编号：
GHYQ×
类别号（用字母C表示）
*****************其它质量文件
质量记录表格的编号：
GHYQ×
记录表格格式顺序号（用流水数字表示）
类别号（用字母D表示）
*****************质量记录
4.6文件的日常管理
4.6.1文件经编写审批后，原版文件交文件管理人员填写《文件归档登记表》进行归档并编目，确保文件保持清晰，易于识别和检索。
4.6.2需领用文件时，应办理领用手续。
4.6.3文件破损严重、影响使用时，应由文件使用人员到文件管理员处办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。
新文件的发放号仍沿用原文件分发号，文件管理人员负责将破损的文件报废并记录。
4.6.4文件丢失后，应办理补领手续，并在领用时作出说明。
由文件管理人员再补发文件，不得借用他人的受控文件复印。
4.6.5复印文件应进行控制，给予编号、登记，并对其受控本加盖红色“受控本”章或“可用外来文件”章，现场不允许使用未加盖红色“受控本”或“可用外来文件”印章的复印件。
4.6.6需借阅文件时，可到文件管理部门办理借阅手续，原版文件不予外借，以防丢失或损毁。
4.6.7内部质量审核前，根据需要由文件管理人员检查有关在用文件的有效性，核查有关持有者手中的文件，发现问题及时处理。
4.6.8文件管理人员应将受控文件列出清单及其发放目录，控制受控文件的分发和更新。
4.7外来文件的控制
4.7.1工作中直接引用的外来文件，由各文件主管部门负责认可后加盖“可用外来文件”印章或采取其它方法标识，控制外来文件的分发和更新。
4.7.2外来文件的发放参照自编文件的管理办法执行。
4.8外发文件的控制
需发到本厂以外的受控文件，由文件管理部门负责办理发放登记手续，参照自编文件的管理办法进行管理。
4.9本厂的计算机文件的控制
本厂计算机文件包括保存文件（含设备程序、质量管理体系、设计、技术图纸等）的各种软盘、硬盘、光盘及计算机信息管理系统。
a）计算机文件应由文件管理人员统一登记、保存和管理；
b）质量管理体系文件在使用计算机保存时，须设置密码，并定期更换，密码只能告诉主管部门批准的对文件进行编写、更改、审核、批准的相关人员。
计算
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