市场开发合同评审控制程序.docx
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深圳白桦家具有限公司
程序文件
文件编号：
PF-PF-11
文件名称：
市场开发和合同评审控制程序
版次：
B/0
编制部门：
外销部/内销部
编制：
审核：
批准：
生效日期：
2015-07-24
更改记录
页次
版次
更改内容
生效日期
共4页
A/0
新制定。
2012-03-01
共4页
B/0
公司组织机构图调整。
2015-07-24
1、目的
通过识别、收集、评审顾客要求，确保产品质量要求与顾客需求和期望相一致，并确保公司有能力满足顾客要求，赢得顾客满意。
2、范围
适应于公司市场开发和顾客合同/订单的评审控制。
3、职责
3.1、总经理负责公司市场开发计划的批准；
3.2、营销总监负责市场开发计划的审核与所有合同（订单）的批准；
3.3、外销部/内销部区域经理负责：
3.3.1、市场开发的策划。
3.3.2、所有合同（订单）的审核。
3.4、外销部/内销部跟单员负责：
3.4.1、主导合同、订单评审；
3.5、外销部/内销部订单复核员负责：
3.5.1、负责核对顾客回签合同（订单）与顾客需求、公司内部销售订单的一致性。
3.6、各部门参与合同（订单）的评审工作。
4、定义
4.1、常规合同（订单）：
已批量生产过的产品合同（订单），SAP系统中包括标准订单、散户订单；
4.2、特殊合同（订单）：
a）设计样品合同（订单）：
即自主开发产品合同（订单），公司自主产品设计（ODM），需制作设计样件并送交顾客确认的合同（订单）。
b）开发样品合同（订单）：
即改型产品合同（订单），公司依据客户要求进行产品改型（OEM），需制作开发样件并送交顾客确认的合同（订单）。
c）首次量产合同（订单）：
样件顾客确认通过后，顾客下达的首次批量订单。
d）退货换货补件订单：
因产品质量问题导致产品维修补件、退货、换货、补货而产生的订单，SAP系统中包括补件订单、返厂返修订单、退货订单、返厂换货订单。
e）转卖订单：
因顾客拒收产品导致的原有产品订单需转卖、变卖而产生的新订单。
5、工作程序
工作流程
流程描述
责任单位
相关文件
相关表单
一、市场开发流程
5.1
市场调查
5.1.1、外销部/内销部区域经理根据公司现有产品结构与发展方向等信息进行市场调查:
收集、整理和分析有关市场和行业的动态和发展趋势，竞争对手及其市场业绩的、顾客的发展趋势。
5.1.2、外销部/内销部区域经理根据以上信息编写“市场调查表”。
外销部/内销部
/
“市场调查表”
5.2
市场开发计划
5.2.1、营销中心总监组织外销部/内销部区域经理在每年年初，运用SWOT根据公司经营战略、业务计划、公司能力和同行、竞争对手与“市场调查表”等相关信息组织制定公司“年度市场开发计划”，营销中心总监对“年度市场开发计划”进行审核；
5.2.2、“年度市场开发计划”经总经理批准后实施。
外销部/内销部
总经理
/
“年度市场开发计划”
5.3
市场开发
5.3.1、外销部/内销部应按“年度市场开发计划”进行市场开发，对开发成功的目标顾客，主动与其进行联系，向顾客介绍公司，争取得到顾客合同（订单）与新产品开发项目；
5.3.2、通过市场开发应确定顾客的要求和期望，主要内容是：
顾客对产品质量的要求，产品数量草案、产品价格要求、各阶段进度要求、顾客特殊要求、顾客物流、包装运输要求、产品用后处置、环保要求等。
外销部/内销部
/
“年度市场开发计划”
二、合同（订单）评审流程
5.4
合同（订单）接收并分类
5.4.1、外销部/内销部业务人员在接收到顾客的合同/订单或有关招标文件时，转交跟单员，跟单人员对合同（订单）进行分类（常规订单/设计样品订单/开发样品订单/首次量产订单/退货换货补件订单/转卖订单），并登录在“合同/订单汇总表”中。
外销部/内销部
/
“合同/订单汇总表”
5.5
合同（订单）评审
5.5.1、外销部/内销部跟单员组织相关部门对合同（订单）进行评审，评审结果记录在“合同/订单评审记录表”中，并反馈给销售员；
5.5.2、参与评审的部门及方式：
A、常规合同（订单）：
评审在SAP系统中进行并在一个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→生管部→销售员），评审内容主要强调是否能在计划内交付，以产品的数量、交付日期为重点，参照《标准订单流程》执行。
B、设计样品合同（订单）：
由跟单员在OA系统中填写《产品开发申请表》，评审在OA系统中进行并在两个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→技术部（设计科）→营销总监→销售员）；
C、开发样品合同（订单）：
由跟单员在OA系统中填写《产品开发申请表》，评审在OA系统中进行并在两个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→技术部（开发科）→营销总监→销售员）；
D、首次量产合同（订单）：
评审在OA系统中进行并在两个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→生管部→生产部→技术部（开发科）→品管部→销售员），评审内容主要为：
a、产品工艺、技术等产品技术要求是否清楚齐全，能否满足（技术部）；
b、物料供应能力是否能够满足（生管部）；
c、生产能力能否保证适时供货（生产部）；
d、质检能力能否满足（品管部）；
e、产品名称或图号、数量、交付方式是否接受（外销部/内销部）。
E、退货换货补件订单：
评审在OA系统中进行并在二个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→品管部→生管部→技术部（开发科）→营销总监→销售员）。
F、转卖订单：
评审在SAP系统中进行并在一个工作日内完成（流程：
跟单员→销售员→区域经理→营销总监→总经理→销售员）。
5.5.3、通过评审应确保：
--顾客的产品要求得到规定并符合法律法规要求；
--与以前订单、合同的不一致得到解决；
--公司有能力满足要求。
外销部/内销部
《标准订单流程》
“合同/订单评审记录表”
5.6
合同（订单）签定
5.6.1、外销部/内销部销售员根据合同（订单）评审结果，制作内部销售订单，与顾客进行沟通确认，签定合同（订单）。
销售员接到顾客回签合同（订单）后，转交订单复核员。
外销部/内销部
/
/
5.7合同（订单）复核与系统录入
5.7.1、外销部/内销部订单复核员对顾客回签合同（订单）与顾客需求、公司内部销售订单进行核对，记录在“异常销售订单评审处理单”，参照《订单复核流程》执行，并将核对情况反馈对应的销售员和跟单员。
5.7.2、外销部/内销部跟单员将最终确定的合同（订单）订单信息更新录入SAP系统或OA系统，参照《标准订单流程》、《散户订单流程》、《补件订单流程》、《返厂返修订单流程》、《退货订单流程》、《返厂换货订单流程》、《转卖订单流程》执行。
外销部/内销部
《订单评审流程》
《标准订单流程》
《散户订单流程》
《补件订单流程》
《返厂返修订单流程》
《退货订单流程》
《返厂换货订单流程》
《转卖订单流程》
“异常销售订单评审处理单”
5.8
合同（订单）执行
5.8.1、生管部、技术部依据评审后合同（订单）安排生产/产品开发，各部门有序落实合同（订单）履行。
生管部
技术部
各部门
/
/
5.8.2、合同评审过程或合同履行过程中，若发生实际与约定不一致、文件不齐全、要求难以理解等情况时外销部/内销部应及时与顾客联络，协商解决，保证一致性。
外销部/内销部
/
/
5.9
合同（订单）更改
5.9.1、合同（订单）更改的提出：
5.9.1.1、外部更改：
外销部/内销部业务人员在接收到顾客提出的合同/订单更改要求时，转交跟单员，并记录在“合同/订单更改通知单”中；
5.9.1.2、内部更改：
公司相关部门提出的更改要求经本部门负责人确认后传递到外销部/内销部跟单员。
外销部/内销部
“合同/订单更改通知单”
5.9.2、合同（订单）更改的评审：
5.9.2.1、针对外部更改，由外销部/内销部跟单员重新组织评审，按5.5要求进行，并记录在“合同/订单评审记录表”中。
5.9.2.2、针对内部更改，根据更改内容与涉及范围，外销部/内销部跟单员通知涉及部门对合同/订单的更改进行评审并记录在“合同/订单更改通知单”中，以明确更改对公司和顾客的影响，重点关注公司的风险和对原有产品/过程的影响与处置等事项。
5.9.2.3跟单员将订单更改的评审结果反馈销售员，由外销部/内销部销售员及时与顾客沟通。
外销部/内销部更改涉及部门
/
“合同/订单评审记录表”
“合同/订单更改通知单”
5.9.3、合同（订单）更改的批准及执行：
5.9.3.1、外部更改应经营销总监批准后执行；
5.9.3.2、内部更改应得到顾客的批准后执行。
5.9.3.3、涉及到生产计划调整的订单变更执行参照《订单变更流程》。
各部门
营销总监
《订单变更流程》
/
5.10
合同（订单）相关资料的保存
5.10.1、外销部/内销部负责每个月的合同及合同评审记录的整理工作，完成后的合同半年后交行政部档案室归档保存，具体按《记录控制程序》执行。
外销部/内销部
行政部
《记录控制程序》
/
7、相关文件：
7.1《标准订单流程》WI-SM-0009
7.2《散户订单流程》WI-SM-0010
7.3《补件订单流程》WI-SM-0011
7.4《返厂返修订单流程》WI-SM-0012
7.5《退货订单流程》WI-SM-0013
7.6《返厂换货订单流程》WI-SM-0014
7.7《转卖订单流程》WI-SM-0015
7.8《订单变更流程》WI-SM-0016
7.9《订单评审流程》WI-SM-0022
7.10《记录控制程序》ZOY-PF-02
8、相关表单：
8.1市场调查表FM-SM-01
8.2年度市场开发计划FM-SM-02
8.3合同/订单汇总表FM-SM-03
8.4合同/订单评审记录表FM-SM-04
8.5合同/订单更改通知单FM-SM-05
8.6异常销售订单评审处理单FM-SM-10
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