商务秘书接待PPT文件格式下载.ppt

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交谈必须注意必要的内容和范围；

未得到领导允许不可擅将来访者带到领导那里或指引来访者自己去找！

n33，提供方便，提供方便引见；

转告、转办；

介绍情况、提供资料；

提供食宿、交通、票务等服务。

接待工作的原则与要求（2-2）n44，讲求时效，讲求时效决不浪费客、主双方的时间。

n55，遵从制度，遵从制度不搞超标准接待和计划外开支。

n66，严守纪律，严守纪律保密纪律、廉洁纪律、外事纪律3-1-2接待流程接待流程1.1.内客团组接待流程示意图内客团组接待流程示意图2.2.外宾团组接待流程示意图外宾团组接待流程示意图3.3.接待中的五个最重要的环节接待中的五个最重要的环节n制定接待工作计划制定接待工作计划（即制定接待方案）（即制定接待方案）n安排迎送来访团体安排迎送来访团体n安排食宿交通行程安排食宿交通行程n安排主宾洽谈交流安排主宾洽谈交流n安排客人参观娱乐安排客人参观娱乐接待规格种类与确定接待规格依据接待计划（方案）4项主要内容接（送）站；

用车；

见面礼节；

下榻预订餐饮客房；

宴会礼仪；

交通安全主宾会见；

洽谈交流；

签约礼仪“主随客便”确定参观内容；

娱乐礼仪接待规格标志（角度）？

标志（角度）？

主陪人主陪人接待规格的确定n主宾身份n来访目的n双方关系n连续性n突然变化高规格对等低规格接待计划（接待方案）n标题n1.导语（很重要！

）n2.明确接待规格（在方案中体现）n3.日程安排（可以表格形式列出）n4.经费预算n5.工作人员nA.工作经费（租用会议室、打印材料等）nB.住宿费nC.餐饮费nD.劳务费nE.交通费nF.参观游览娱乐费用nG.纪念品费nH.宣传、公关费用补贴部分4.4.接待计划（接待方案）的拟制接待计划（接待方案）的拟制nn模拟案例模拟案例：

金陵职业大学校长张宁同志应我校校长党继农同志的邀请，将于2011年11月1日从南京乘飞机赴乌鲁木齐，对我校进行为期4天的考察访问。

张校长一行6人（除张校长外还有教授1人、副教授4人），其中女士2人（副教授），均为汉族。

张校长一行此次主要是考察我校的改革经验。

除工作外，张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道桥国际大巴扎。

职大党政办刘主任安排您（校党政办秘书）作接待方案。

内客接待方案主要内容内客接待方案主要内容nA.A.标题标题关于接待（来客单位）（团组负责人）一行的方案nB.B.（正文）简短前言（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待规格和基本要求）nC.C.食宿安排食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障nD.D.迎接（接站）并商定活动日程迎接（接站）并商定活动日程nE.E.宴请宴请nF.F.会谈或座谈交流会谈或座谈交流nG.G.游览观光游览观光nH.H.结帐、送行结帐、送行nI.I.接待费用接待费用关于接待金陵职大张校长一行的计划金金陵陵职职大大校校长长张张宁宁一一行行66人人，应应我我校校校校长长党党继继农农同同志志的的邀邀请请，将将于于20112011年年1111月月11日日至至44日日对对我我校校进进行行考考察察访访问问。

张张校校长长一一行行此此行行主主要要是是考考察察学学习习我我校校改改革革经经验验。

南南京京市市与与乌乌鲁鲁木木齐齐市市是是姐姐妹妹城城市市，两两校校多多年年来来关关系系友友好好。

对对于于张张校校长长一一行行来来访访，我我校校应应给给予予热热情情周周到到的的接接待待。

为为此，特制定接待计划如下。

此，特制定接待计划如下。

一一、食食宿宿安安排排：

客客人人下下榻榻我我校校专专家家招招待待所所，安安排排两两个个小小套套间间房房、四四个个标标准准间间。

客客人人在在学学校校小小清清真餐厅用餐，日用餐标准真餐厅用餐，日用餐标准4040元元/人。

人。

（P.1）二、迎接：

客人乘坐的二、迎接：

客人乘坐的航班将于航班将于11月月1日（星期二）下午日（星期二）下午17：

00（北京时间，下同）（北京时间，下同）抵达乌鲁木齐地窝堡机场。

杨树新副校长率抵达乌鲁木齐地窝堡机场。

杨树新副校长率、，乘中巴车到机场迎接。

客人抵达后，乘中巴车到机场迎接。

客人抵达后，由党政办刘主任负责商定活动日程。

由党政办刘主任负责商定活动日程。

三、看望：

11月月1日下午日下午19：

00，由刘主任，由刘主任陪同党校长，到专家招待所看望张校长一行陪同党校长，到专家招待所看望张校长一行（1015分钟）并最后敲定活动日程。

分钟）并最后敲定活动日程。

四、宴请：

1日晚日晚20：

00，阿山江书记、党，阿山江书记、党校长在专家招待所一号包厢设宴招待张校长一行。

校长在专家招待所一号包厢设宴招待张校长一行。

用清真餐。

杨副校长、刘主任、用清真餐。

杨副校长、刘主任、陪同。

标准每人陪同。

标准每人80元，用新疆地产酒。

元，用新疆地产酒。

（P.2）五、座谈交流：

五、座谈交流：

22日（星期三）上午日（星期三）上午1111：

0000，在学术中心大楼三楼中会议厅，主客双方正式见在学术中心大楼三楼中会议厅，主客双方正式见面并座谈。

座谈会由阿山江书记主持并致欢迎辞，面并座谈。

座谈会由阿山江书记主持并致欢迎辞，党校长向客人介绍我校办学改革、教学改革等工党校长向客人介绍我校办学改革、教学改革等工作情况，回答客人提出的问题，并请张校长一行作情况，回答客人提出的问题，并请张校长一行介绍金陵职大办学和教学改革创新的经验。

双方介绍金陵职大办学和教学改革创新的经验。

双方讨论研究讨论研究乌鲁木齐职业大学与金陵职业大学关乌鲁木齐职业大学与金陵职业大学关于开展教学科研合作的协议书（初稿）于开展教学科研合作的协议书（初稿）。

六、客人游览观光：

22日下午，由杨副校长、日下午，由杨副校长、刘主任陪同客人，游览乌鲁木齐红山、水磨沟风刘主任陪同客人，游览乌鲁木齐红山、水磨沟风景区、二道桥国际大巴扎，并陪同客人在大巴扎景区、二道桥国际大巴扎，并陪同客人在大巴扎用风味晚餐、观看民族歌舞及用风味晚餐、观看民族歌舞及“达瓦孜达瓦孜”表演。

表演。

（P.3）3日（星期四）全天，刘主任陪同客人游览吐日（星期四）全天，刘主任陪同客人游览吐鲁番。

鲁番。

4日（星期五）上午，刘主任陪同客人游览天日（星期五）上午，刘主任陪同客人游览天池，中午在阜康市用风味餐。

下午池，中午在阜康市用风味餐。

下午16：

00返回，返回，送客人至下榻处休息。

送客人至下榻处休息。

七、签订合作协议：

4日下午日下午18：

00，在学术，在学术中心大楼五楼中会议厅，双方正式签订中心大楼五楼中会议厅，双方正式签订乌鲁木齐乌鲁木齐职业大学、南京金陵职业大学关于开展教学科研改职业大学、南京金陵职业大学关于开展教学科研改革合作的协议书革合作的协议书。

我校校长党继农、副校长杨树。

我校校长党继农、副校长杨树新、教务处处长、党政办主任等及客人全体出席；

新、教务处处长、党政办主任等及客人全体出席；

由党校长、张校长签署协议书。

全过程录像。

协议由党校长、张校长签署协议书。

协议书正式文本由刘主任事先与客方商定。

书正式文本由刘主任事先与客方商定。

签约后，主客方全体人员在学校签约后，主客方全体人员在学校大楼前合大楼前合影留念。

影留念。

（P.4）八、话别、结帐：

八、话别、结帐：

4日晚日晚19：

30，党校长，党校长在专家招待所清真餐厅在专家招待所清真餐厅号包厢，为张宁校长号包厢，为张宁校长一行饯行，杨副校长及出席下午签字仪式的我一行饯行，杨副校长及出席下午签字仪式的我校各部门领导作陪。

席间，党校长向客人赠送校各部门领导作陪。

席间，党校长向客人赠送新疆特产（羊毛衫、时鲜水果等）。

新疆特产（羊毛衫、时鲜水果等）。

话别后，刘主任陪客方结帐。

住宿费按客话别后，刘主任陪客方结帐。

住宿费按客人能够报销的金额交费；

用餐费用全免。

人能够报销的金额交费；

九、客人离校：

5日（星期六）晨日（星期六）晨7：

40，客人用早餐，客人用早餐，8：

30客人离开，党校长在专家客人离开，党校长在专家招待所门口为张宁校长一行送行，杨副校长和招待所门口为张宁校长一行送行，杨副校长和1日参加迎接的部门领导到机场送行（客人返日参加迎接的部门领导到机场送行（客人返程机票由行政接待处负责提前订购）。

程机票由行政接待处负责提前订购）。

（P5）十、接待费用及车辆安排：

本次接待预算费十、接待费用及车辆安排：

本次接待预算费用用元（见附表二），报党校长批准后由总务元（见附表二），报党校长批准后由总务处财务室在专项费用中列支。

处财务室在专项费用中列支。

接待全过程由总务处安排中巴车一辆。

附：

1.接待活动日程表；

接待活动日程表；

2.来宾名单；

来宾名单；

3.我校接待陪同人员名单；

我校接待陪同人员名单；

4.接待经费预算表。

接待经费预算表。

乌鲁木齐职业大学党政办乌鲁木齐职业大学党政办二一一年十月二十五日二一一年十月二十五日（P6）

【附表附表1号号】除接待日程表外，还有3份简单的附表（编号分别为附表2、附表3、附表4）附表2金陵职大张宁校长一行简况表金陵职大张宁校长一行简况表附表3乌鲁木齐职大接待金陵职大来宾陪乌鲁木齐职大接待金陵职大来宾陪同人员、工作人员表同人员、工作人员表附表4接待金陵职大张宁校长一行经费预接待金陵职大张宁校长一行经费预算表算表n您会绘制这几种表吗？

课外作业：

模拟制定一个接待方案n模拟内容：

秘书学概论主编、成都大学教授常崇宜先生，将携夫人并在3位研究生（二男一女）陪同下，于11月21日至24日对我校进行访问。

常先生一行21日下午乘飞机由蓉来乌。

此行主要是征求对秘书学概论一书的修订意见；

访问期间，将在我校讲学半天；

此外，欲游览乌市及附近有特色的二三个景点。

24日晨，离乌飞西安。

（常先生夫妇均已年逾古稀）5.5.接待工作若干重要细节接待工作若干重要细节n接站牌n接站时团体见面礼仪（主人一方先自我介绍）n接过客人行李并安排客人乘车n活动日程安排必须与客方团组秘书长共商并经双方领导确认n“主随客便”n宴会敬酒礼仪n礼品馈赠时机n会谈、合影的位次客人乘车A.A.驾驶者是主人驾驶者是主人双排五座车三排七座车B.B.驾驶者是专职司机驾驶者是专职司机双排五座车三排七座车合影位次图“1”为主人，“2”为主宾，“3”为第二主宾，“4”为主客陪同插排，“5”为主方陪同（不可让客人站在每排的两边），“6”为摄影师3-1-3涉外接待涉外接待1.1.涉外接待的原则涉外接待的原则n不卑不亢；

n依法办事（WTO规则）；

n内外有别；

n尊重个人（宴请时、不干涉衣着打扮、个人隐私、身体状况等）；

n女士优先；

n入乡随俗。

2.2.礼宾次序礼宾次序（5（5种常见的排列方法种常见的排列方法）n国家（地区）名称的拉丁字母先后；

国家（地区）名称的拉丁字母先后；

n身份与职务；

身份与职务；

n抵达现场时间；

抵达现场时间；

n来宾告知东道主自己决定到访的具体时来宾告知东道主自己决定到访的具体时间先后；

间先后；

n不排列不排列特殊的排列方法特殊的