办公室邮件处理PPT资料.ppt

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以备存，原件邮寄给对方；

33、处理寄给人事部刘部长的、处理寄给人事部刘部长的包裹包裹；

44、处理由市商业局发来的一份、处理由市商业局发来的一份政策性文件政策性文件，上面有总经理的批，上面有总经理的批办意见：

办意见：

“交各部门负责人传阅交各部门负责人传阅”；

55、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个送本公司的一个商品的样本商品的样本过去；

过去；

66、处理一批收到的、处理一批收到的商业信函商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料印刷材料；

77、三个、三个客户的邮件客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要需要在四小时内回复，江苏分公司催要广广告宣传单告宣传单等文字材料。

等文字材料。

会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo项目任务项目任务如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？

工作而不致于影响其他工作？

会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo任务分析任务分析宏利公司秘书贾珊在周三这天上班时工作很忙乱，临近下班也没有完成宏利公司秘书贾珊在周三这天上班时工作很忙乱，临近下班也没有完成这一天的工作任务，主要是她没有按照正常的程序和规范的要求正确及时地这一天的工作任务，主要是她没有按照正常的程序和规范的要求正确及时地处理今天的邮件收发工作，以致于影响了其它的工作，对于办公室里那一大处理今天的邮件收发工作，以致于影响了其它的工作，对于办公室里那一大堆需要处理的邮件，她应该如何来做呢？

堆需要处理的邮件，她应该如何来做呢？

首先首先，要区别收发件的轻重缓急。

，要区别收发件的轻重缓急。

应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。

在这商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。

在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。

些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。

其次其次，要注，要注意公私函件的不同处理。

收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的意公私函件的不同处理。

收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；

对于要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；

对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。

难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。

再次再次，寄发函件要讲求效率。

能，寄发函件要讲求效率。

能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。

特别要了解邮政方面的规定和要求，注返邮局会浪费时间影响自己的工作。

特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。

意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。

会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo办公室的邮件类型办公室的邮件类型会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人程序!

方法!

电子邮件电子邮件邮政邮件邮政邮件传真、电传、E-mail等各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收基本程序!

邮件分类邮件拆封邮件登记邮件呈送会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件邮件分类分类将私人邮件与公务邮件分开；

将私人邮件与公务邮件分开；

将重要或紧急邮件和普通邮件分开；

把优先考虑的邮件放在一起。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人方法方法方法方法!

CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人邮件邮件拆封拆封开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损；

使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损；

用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕；

不能用手撕；

开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅；

回形针等订在一起，以备查阅；

取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏；

核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。

方法方法!

哪些邮件不能拆封?

CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人开封刀飞鸟牌电动信封启封器CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收邮件登记表邮件登记表年月日年月日会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人序号收件时间邮件名称发件人及单位名称邮件种类或主题收件人办理期限备注方法!

邮件邮件登记哪些邮件不要登记哪些邮件不要登记?

CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人重要的邮件放置在上面，重要的邮件放置在上面，一般处理要求的邮件放在下面；

一般处理要求的邮件放在下面；

做些旁注或在重要的词句下做些旁注或在重要的词句下画线，以便引起领导的注意和重视；

画线，以便引起领导的注意和重视；

需要由其他部门答复的信件，应先需要由其他部门答复的信件，应先请示领导，而不能擅自将其交给具体的承办人。

请示领导，而不能擅自将其交给具体的承办人。

邮件呈送呈送方法!

CompanyLogoCompanyLogoLogo小技法可用不同颜色的文件夹放置可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：

用不同处理要求的邮件，如：

用红色红色文件文件夹放置优先考虑的信函，用夹放置优先考虑的信函，用黄色黄色文件夹文件夹放置例行性备忘录，用放置例行性备忘录，用蓝色蓝色文件夹放置文件夹放置特殊信函，用特殊信函，用绿色绿色文件夹放置私人事务文件夹放置私人事务信函。

信函。

呈送前可以使用带颜色的笔在信呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用件上标出重要的词句，但最好使用黄色黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。

如的笔，这样复印时就不会留有痕迹。

如果有些办公室不允许在信上写字或做记果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条。

号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的接收邮件的接收顺序传阅人签名简单意见日期会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人传阅顺序单传阅顺序单方法!

如何有效控制传阅过程如何有效控制传阅过程?

CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的寄发邮件的寄发基本程序!

邮件签发邮件查核邮件封装、登记选择寄发方式会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的寄发邮件邮件签发签发除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在一起，请领导签字后才能寄发。

一起，请领导签字后才能寄发。

查核查核邮件邮件查核附件是否准确和齐全；

查核信封、信皮的格式、姓查核附件是否准确和齐全；

查核信封、信皮的格式、姓名、地址、邮编是否正确。

名、地址、邮编是否正确。

2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说会写会写会做事会做事会做人会做人方法!

CompanyLogoCompanyLogoLogo邮件的寄发邮件邮件封装和登记封装和登记为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约纸边留出大约0055厘米厘米的距离；

的距离；

若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出；

的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出；

给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水份，以免玷污信封。

干过量的水份，以免玷污信封。

秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。

与跟踪。

CompanyLogoCompanyLogoLogo小技法折叠要注意整齐美观，根据所使折叠要注意整齐美观，根据所使用信封的大小，信纸可不折叠，用信封的大小，信纸可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。

也可采用二折法、三折法或四折法。

多页应按顺序折叠成一叠，多页应按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。

不能单页折叠。

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