绿洲公司工程技术档案管理制度文档格式.doc

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4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。

在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。

三、管理内容与要求

（一）归档办法：

（二）管理要求：

（三）竣工图的编制：

（四）归档范围、收集保管单位、保存期限（见附表）

（五）工程档案使用：

汇总上报：

工程文档管理制度，工程档案管理制度

一、总则

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。

项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一）主管经理

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

（二）档案管理室

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。

（三）各分部

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。

并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。

归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。

其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。

归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1、归档文件、齐全完整；

2、分类清楚，保持联系；

3、题名确定，容易查找；

4、卷内排列，系统条理；

5、保管期限准确；

6、密级划分恰当；

7、蓝图折叠，符合要求；

8、卷皮书写，正楷整法；

9、案卷装订，整齐美观；

10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

附：

1、工程档案管理流程图

2、工程档案管理组织机构图

工程档案管理制度

一、工程档案管理制度

　　1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。

工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。

　　2、各类档案应按系统分类：

强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴上标签。

　3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。

　　4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

二、维修档案管理制度

　　1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。

　　2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

　　3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

　　4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

　　5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

　　6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

　　7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。

保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。

过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

工程技术档案管理制度

为认真贯彻执行《山东煤矿安全技术工作专项监察办法（试行）》的有关规定，切实加强对我矿技术档案的管理，做到技术档案管理的科学化、规范化、标准化，实现技术档案的科学管理和有效利用，特制定如下管理制度。

第一章　总　则 

1．技术档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》制定。

2．技术档案是在生产、建设、科研活动中形成的、具有保存价值的、并按归档制度保存起来的科技文件材料。

主要形式有图纸、图表、文字、声像等。

主要种类有生产、基建、地测、设备、安全、选煤、能源、环保等。

3．技术档案管理是企业管理的重要组成部分，技术档案是企业的宝贵材富，各单位要对技术文件的整理和归档工作高度重视。

4．技术档案管理工作实行统一领导，由总工程师直接领导技术档案管理工作，坚持集中统一和分级管理相结合的原则，维护档案的完整与安全，任何个人不得将企业技术档案据为己有。

5．技术档案管理人员必须由热心档案事业，由具有较好档案管理基础的工程技术人员担任。

第二章　技术资料的形成和归档

1．生产活动中形成的各种材料，由项目负责人作好日常积累、整理和归档工作。

2．归档材料必须真实、完整、系统。

3．归档材料必须符合国家规定的文件格式的有关要求，书写工整，适宜长期保存。

4．归档时间：

生产技术文件材料，次年一季度归档；

科技文件材料，成果鉴定后一个月内归档；

基建文件材料竣工验收前归档，底图两个月内修改归档，设备仪器文件材料试车合格后归档；

外购设备技术资料，开箱时立即归档；

委托外单位设计的成套图纸资料，进矿时首先归档一套。

5．归档份数：

一般档案归档两份；

重要档案归档三份；

需要向上级档案馆移交的档案归档三份；

声像资料全部归档。

6．，地测科、技术科、机电科、安监处分专业设立技术档案室，生产中正在使用的技术档案分别存放在各生产科室档案室，在项目竣工后，及时将技术档案移交矿档案室。

第三章　分类目录与检索

1．技术档案的分类要遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以及便于保管、查询、利用的原则。

2．技术档案分类编号严格《企业档案分类编号办法》执行。

3．各类技术档案要根据实际需要编制档案检索工具，并逐步采用现代化技术，应用计算机存贮和检索档案。

第四章　日常管理与借阅

1．接收技术档案必须认真验收，确保技术档案的成套性和完整性，并办理交接手续。

2．存放技术档案必须有专用柜，排架一律从左到右，从上到下。

3．借阅技术档案必须严格办理借阅手续。

4．职工调离本矿必须归档所借技术档案，经档案管理部门盖章后，方可办理离矿手续。

5．蓝图按四号图大小，琴式折叠装盒存放。

6．底图一律不得外借，并严格保持与蓝图的一致性。

7．每年对所存技术档案进行一次全面检查，做到帐物相符，对所有受损技术档案及时进行修补、复制。

8．技术档案库房要具备良好的卫生环境，并做好防火、防盗、防潮、防尘、防光、防有害生物等的安全措施。

第五章　保存期限与密级 

1．保存期限：

在生产建设和科研中需要长期利用的技术档案，列为永久保管（50年以上）；

较长时间需要查考利用的档案，列为长期保管（16～50年）；

短时间内需要查考利用的档案，列为短期保管（15年以下）。

2．技术档案鉴定每3～5年进行一次。

3．技术档案销毁必须严格、慎重。

对通过鉴定无保存价值的技术档案，必须登记造册，经总工程师和主管矿长批准后，由保卫科和档案室共同监督销毁。

4．档案密级：

技术档案共分绝密、机密和秘密三级，其确定标准严格按《科技保密条例》执行。

绝密档案不准外借，经主管矿长和总工程师签字批准可以在档案室查阅，如需摘录，必须登记；

机密档案经总工程师批准可以在档案室查阅或借阅；

秘密档案持本单位证明信可以到档案室查阅或借阅。

第六章　技术档案管理的法律责任

1．对于损坏、丢失或擅自销毁技术档案，擅自提供、抄录、公布技术档案，涂改伪造技术档案，出卖技术档案，倒卖技术档案或擅自把技术档案卖给外国人，携带禁止出境的技术档案及其复制品出境，玩忽职守造成技术档案损失的行为，根据情节轻重给予行政处分，造成损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，追究其刑事责任。

2．凡使用技术保密档案者，必须承担保密义务，如果造成失密或泄密必须承担法律责任。

该制度自公布之日起实施。

2005年7月18日

档案管理制度

第一节行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。

二、文件档案的处理