正旗文化传播有限公司文书制度PPT文件格式下载.ppt
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已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（超大纸张应折叠为A4或16开幅面）v装订归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。
装订要求装订要求：
v归档文件以件为单位归档文件以件为单位用线或不锈钢钉用线或不锈钢钉进行装订进行装订（工具准备：
缝纫机、线；
钉书机、不锈钢钉；
电工具准备：
电钻。
钻。
）v符合保护需要，左下整齐。
分前后顺序排列后装符合保护需要，左下整齐。
分前后顺序排列后装订。
（正本在前定稿在后；
正文在前，附件在后；
订。
原件在前，复制件在后；
收文处理单在前，收文原件在前，复制件在后；
收文处理单在前，收文在后；
转发文在前，被转发文在后；
复文在前，在后；
复文在前，来文在后）来文在后）2、分类v档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
（如：
证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
v公司档案大致分为以下几类：
公司档案大致分为以下几类：
（11）证照类：
营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、）证照类：
营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
公司章程等；
（22）文件类：
分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内）文件类：
分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
部文件；
（33）制度类：
管理制度汇编；
）制度类：
（44）合同类：
分内部经营管理合同和业务合同两种。
）合同类：
（55）计划总结类：
分年度计划及总结等；
）计划总结类：
（66）会议纪要类：
办公例会纪要等）会议纪要类：
办公例会纪要等33、排列、排列v归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
合时间、重要程度等排列。
v会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
v（企事业：
可按照各企事业单位制定的分类方案顺序排（企事业：
可按照各企事业单位制定的分类方案顺序排列。
采用列。
采用“大类大类年度分类的，按同一大类下同一年年度分类的，按同一大类下同一年度的集中排列；
采用度的集中排列；
采用“年度年度组织机构或问题组织机构或问题”的，的，按同一年度下同一机构或问题的集中排列。
）按同一年度下同一机构或问题的集中排列。
）44、编号、编号v归档文件应逐件加盖归档章，依分类排列的顺序逐归档文件应逐件加盖归档章，依分类排列的顺序逐件编号（室编件号）。
件编号（室编件号）。
v每年三个号，各期限分别从每年三个号，各期限分别从“1”起号，下年不得接起号，下年不得接上年号。
上年号。
v（企事业编号：
在同一类别内不同年度中分别编一（企事业编号：
在同一类别内不同年度中分别编一流水号，即同类别中一年一号；
或同一年度内不同流水号，即同类别中一年一号；
或同一年度内不同机构问题分别编一流水号，即同一年度中一机构一机构问题分别编一流水号，即同一年度中一机构一号。
不同期限的文件在同一类别同一年度或同一年号。
不同期限的文件在同一类别同一年度或同一年度同一机构问题中可混排编号）度同一机构问题中可混排编号）v归档章的盖制：
自制文件在文件首页上端空白位置盖，收文在文归档章的盖制：
自制文件在文件首页上端空白位置盖，收文在文件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置“全宗号、保管期限、全宗号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号年度、室编件号、馆编件号”，示样如下，示样如下:
（长（长宽：
宽：
65mm18mm）全宗号保管期限年度室编件号馆编件号134830年20081v提示：
企事业单位按照提示：
企事业单位按照归档文件整理规归档文件整理规则则执行归档章的格式执行归档章的格式。
66mm16mm（长（长宽）宽）全宗号类目名称年度件号保管期限页数55、编制归档文件目录、编制归档文件目录归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
式样如下：
日期、页数、备注。
（企事业：
件号栏为（企事业：
件号栏为“档号档号”（格式：
全宗号（格式：
全宗号+分类号分类号+件号），另页数与备注间多件号），另页数与备注间多“保管期限保管期限”栏）栏）录入方式：
一是用档案管理软件系统录入方式：
一是用档案管理软件系统二是用手工制表录入二是用手工制表录入件号责任者文号题名日期页数备注6、录入要求、录入要求件号：
文件的排列顺序号。
件号：
（档号：
填写全宗号（档号：
填写全宗号+分类号分类号+件号，如件号，如106DQ20091）责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
全称或规范简称，如多个责任者，可关或署名者。
全称或规范简称，如多个责任者，可填写有其文号的责任者另再填写一个并加填写有其文号的责任者另再填写一个并加“等等”即即可，制定录入细则和责任者简称表可，制定录入细则和责任者简称表文件编号：
文件的发文字号，包括发文机关代字、文件编号：
文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用方括号发文年度（用方括号括入）、发文顺序号。
括入）、发文顺序号。
录入要求录入要求题名：
文件标题。
没有标题或标题不规范的，可题名：
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加自拟标题，外加“”号号日期：
文件的形成时间。
日期：
8位阿拉伯数字标注位阿拉伯数字标注页数：
每一件文件总的页数，凡有图文的一面都页数：
每一件文件总的页数，凡有图文的一面都算一页算一页备注：
注释文件需说明的情况。
备注：
（企事业单位：
在备注前加（企事业单位：
在备注前加“保管期限保管期限”栏，填该栏，填该件之期限）件之期限）归档文件目录全宗名称保管期限年度297mm210mm（297mm210mm（长长宽宽）77、装盒、装盒v将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表项目。
盒脊、备考表项目。
v一盒内只能装同年度同期限的一盒内只能装同年度同期限的（按大类（按大类年度的：
一盒内装同一大类同一年度的）年度的：
一盒内装同一大类同一年度的）（按年度（按年度机构（问题）的：
一盒内装同年度同机构问题的机构（问题）的：
一盒内装同年度同机构问题的）v档案盒封面填写项目：
全宗号、保管期限、年度、室编件号、档案盒封面填写项目：
全宗号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号；
背脊比封面上多一馆编件号；
背脊比封面上多一“盒号盒号”。
（见下图）。
（见下图）v提示：
封面上的室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件提示：
封面上的室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用文件的件号，中间用“”号连接；
号连接；
盒脊上的室编起止件号填写：
左上角填写盒内第一件文件件号，盒脊上的室编起止件号填写：
左上角填写盒内第一件文件件号，右下角填写盒内最后一件文件的件号，中间用右下角填写盒内最后一件文件的件号，中间用“/”号连接；
v盒号即档案盒排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆的要求盒号即档案盒排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆的要求编制。
编制。
310mm220mm（长长宽宽）310mm20、30、40mm（长长宽宽）v档案盒封面式样档案盒封面式样档案盒脊式样档案盒脊式样（全宗名称）全宗号1348保管期限年度室编起止件号馆编起止件号30年2008150全宗号1348保管期限30年年度2008起止件号室1/50馆盒号297mm210mm（长长宽宽）备考表式样备考表式样备考表盒内文件情况说明整理人检查人年月日88、上架、上架v档案按保管期限的不同分三条线存放。
同一保管期档案按保管期限的不同分三条线存放。
同一保管期限内按年度顺序上架排列。
限内按年度顺序上架排列。
v（企事业则在大类内按年度顺序上架排列，或在年（企事业则在大类内按年度顺序上架排列，或在年度内按机构问题排序上架）度内按机构问题排序上架）不归档文件的处理不归档文件的处理v
（1）属于清退范围的按规定清退（即时清退、）属于清退范围的按规定清退（即时清退、照单限时清退）照单限时清退）v
（2）其他不归档文件，登记造）其他不归档文件，登记造1册册1销毁，数销毁，数量大的送指定的保密纸厂化浆销毁，少的可量大的送指定的保密纸厂化浆销毁，少的可用碎纸机或烧毁的方式销毁。
禁止混入废旧用碎纸机或烧毁的方式销毁。
禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。
报纸出售，防止失泄密。
符合档案保护要求：
v一是文件制作材料的纸张一是文件制作材料的纸张（不能是复写不能是复写纸、热敏性传真纸纸、热敏性传真纸;
尺寸要求尺寸要求）v二是字迹材料（需是耐久性字迹，如炭二是字迹材料（需是耐久性字迹，如炭素、蓝黑墨水。
杜绝用铅笔、圆珠笔、素、蓝黑墨水。
杜绝用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等）纯蓝墨水、红墨水等）
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