文书档案整理PPT课件下载推荐.ppt

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标准的总体编排和结构按标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009GB/T1.1-2009进行了进行了修改；

修改；

GB/T1.1-2009GB/T1.1-2009标准化工作导则规定了标标准化工作导则规定了标准的结构、起草表述规则和编排格式准的结构、起草表述规则和编排格式将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

电子文件材料；

调整归档文件分类方法；

增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

编页、排架要求；

增加归档文件档号结构和编制要求；

将室编件号、馆编件号统一为件号；

在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

44整理原则整理原则整理原则整理原则4.14.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

间的有机联系。

4.24.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.34.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

算机管理或计算机辅助管理。

4.44.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

统一。

3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件archivaldocument（s）立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；

电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3件item归档文件的整理单位。

3.4档号archivalcode在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

归档文件目前以件为单位进行整理。

“件件件件”的概念。

的概念。

“件件件件”是归档文件整理的基本单位。

是归档文件整理的基本单位。

一般情况下，一般情况下，一般情况下，一般情况下，以一份文件为一件。

以一份文件为一件。

“一件一件一件一件”还有这么几种情况（组合件）：

还有这么几种情况（组合件）：

a.a.文件的正本与定稿为一件；

文件的正本与定稿为一件；

b.b.正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件页数太多，也可与正文分开各为一件）；

（附件页数太多，也可与正文分开各为一件）；

c.c.文件处理单与正文为一件；

文件处理单与正文为一件；

d.d.原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；

原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；

e.e.转发件与被转发件为一件；

转发件与被转发件为一件；

f.f.来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函等都作为一件。

如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出等都作为一件。

如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为一件，这时就要在回复性文件，也可各为一件，这时就要在回复性文件，也可各为一件，这时就要在回复性文件，也可各为一件，这时就要在“归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录”的备的备的备的备注栏中加以说明）；

注栏中加以说明）；

g.g.报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。

好了的，就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。

这些作为这些作为这些作为这些作为“一件一件一件一件”的材料，的材料，的材料，的材料，实体上要装订在一起，编目时只体现实体上要装订在一起，编目时只体现实体上要装订在一起，编目时只体现实体上要装订在一起，编目时只体现为一条条目。

为一条条目。

5.1组件（件的组织）5.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；

文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；

转发文与被转发文为一件；

原件与复制件为一件；

正本与翻译本为一件；

中文本与外文本为一件；

报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

简报、周报等材料一期为一件；

会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2件内文件排序正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复制件在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

中文本在前，外文本在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

正本在前，发文稿纸和定稿在后。

6.1修整6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000档案修裱技术规范予以修复；

字迹模糊或易退变的，应予复制。

6.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6.2装订6.2.1归档文件一般以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

6.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。

为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

页数较少的，使用直角装订（见附录C图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

6.2.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

6.2.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

6.3编页6.3.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

6.3.2页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的；

拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

5.2分类5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2归档文件一般采用年度机构（问题）保管期限、年度保管期限机构（问题）等方法进行三级分类。

a）按年度分类将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b）按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。

5.3排列5.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

5.3.3会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4编号5.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2档号的结构宜为：

全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。

如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3档号按照以下要求编制：

a）全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。

b）档案门类代码年度：

归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

c）保管期限：

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y